企業(yè)檔案管理與保密制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》及行業(yè)相關(guān)標準制定，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部檔案管理需求與風(fēng)險防控要求，旨在規(guī)范企業(yè)檔案的形成、收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等全過程管理，防范泄密風(fēng)險，保障檔案信息安全，促進企業(yè)合規(guī)運營。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司經(jīng)營管理、技術(shù)研發(fā)、人力資源、財務(wù)審計等所有業(yè)務(wù)場景下的檔案管理與保密工作，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案及其他形式載體檔案的管理。第三條本制度下列術(shù)語定義如下：（一）“XX專項管理”指企業(yè)圍繞檔案管理風(fēng)險防控建立的制度體系、操作規(guī)范及監(jiān)督機制，涵蓋檔案全生命周期各環(huán)節(jié)的管理要求。（二）“XX風(fēng)險”指因檔案管理不善導(dǎo)致的信息泄露、篡改、損毀或非法利用等可能引發(fā)的法律責(zé)任、經(jīng)濟賠償或聲譽損失。（三）“XX合規(guī)”指企業(yè)檔案管理活動符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及內(nèi)部制度要求，確保檔案管理合法、安全、高效。第四條檔案管理與保密工作遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：檔案管理范圍覆蓋企業(yè)所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域及檔案類型，不留管理空白。（二）責(zé)任到人原則：明確各層級、各部門及崗位的檔案管理與保密責(zé)任，確保責(zé)任可追溯。（三）風(fēng)險導(dǎo)向原則：聚焦高風(fēng)險環(huán)節(jié)，實施差異化管控措施，優(yōu)先防范重大風(fēng)險。（四）持續(xù)改進原則：定期評估檔案管理效果，動態(tài)優(yōu)化制度流程，提升管理效能。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負責(zé)人對公司檔案管理與保密工作負總責(zé)，統(tǒng)籌決策重大事項；分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，負責(zé)組織落實制度執(zhí)行，協(xié)調(diào)解決重大問題。第六條設(shè)立公司檔案管理與保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負責(zé)人任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，成員包括各部門負責(zé)人及專責(zé)部門代表。領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理與保密工作，審批重大管理制度，監(jiān)督評價管理成效。第七條公司檔案管理部門（或指定牽頭部門）承擔(dān)以下職責(zé)：（一）統(tǒng)籌制定和修訂檔案管理與保密制度，組織培訓(xùn)宣貫；（二）開展檔案管理風(fēng)險識別與評估，建立風(fēng)險臺賬；（三）監(jiān)督檢查制度執(zhí)行情況，提出改進建議；（四）管理檔案信息系統(tǒng)，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。第八條公司合規(guī)管理部（或指定專責(zé)部門）承擔(dān)以下職責(zé)：（一）審核檔案管理業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性，優(yōu)化操作規(guī)范；（二）處置重大檔案管理風(fēng)險事件，提供合規(guī)咨詢；（三）參與檔案保密審查，指導(dǎo)部門開展保密自查。第九條各部門及下屬單位承擔(dān)以下職責(zé)：（一）落實本領(lǐng)域檔案管理要求，指定專人負責(zé)日常管理；（二）開展員工保密教育，確保崗位操作符合制度規(guī)定；（三）及時上報檔案管理問題，配合風(fēng)險處置工作。第十條基層執(zhí)行崗位員工應(yīng)履行以下義務(wù)：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確保密責(zé)任；（二）按規(guī)定處理涉密檔案，禁止違規(guī)復(fù)制、傳遞或銷毀；（三）發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險及時上報，協(xié)助調(diào)查處置。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十一條檔案收集與形成管理檔案收集應(yīng)遵循完整性、及時性原則，確保業(yè)務(wù)活動檔案完整記錄關(guān)鍵信息，禁止遺漏或偽造。各部門應(yīng)建立檔案目錄，明確歸檔范圍及時間要求。第十二條檔案整理與分類管理檔案整理應(yīng)遵循原始性原則，按業(yè)務(wù)類型、保管期限分類歸檔，確保檔案信息準確、條理清晰。電子檔案應(yīng)采用統(tǒng)一格式存儲，禁止使用非授權(quán)系統(tǒng)歸檔。第十三條檔案保管與安全防護管理（一）紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在符合保密要求的專用庫房，實施“雙人雙鎖”管理；（二）電子檔案應(yīng)定期備份，存儲在加密服務(wù)器，禁止違規(guī)外傳或共享；（三）涉密檔案應(yīng)分級標注密級，實行“定密授權(quán)”制度，禁止非授權(quán)人員接觸。第十四條檔案利用與借閱管理（一）檔案利用需經(jīng)部門負責(zé)人審批，涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)核準；（二）借閱涉密檔案應(yīng)全程登記，使用完畢后立即歸還，禁止拍照或復(fù)??；（三）檔案銷毀應(yīng)嚴格履行審批程序，由檔案管理部門監(jiān)督執(zhí)行，并記錄銷毀情況。第十五條檔案鑒定與移交管理（一）定期開展檔案鑒定，區(qū)分保管期限，對到期檔案編制銷毀清冊；（二）對外合作項目檔案應(yīng)實行集中管理，禁止擅自提供給合作方；（三）重大建設(shè)項目檔案應(yīng)納入集團統(tǒng)一監(jiān)管，確保信息完整可追溯。第十六條檔案信息化管理（一）統(tǒng)一建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案全流程在線管理；（二）系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置遵循“最小授權(quán)”原則，定期開展權(quán)限核查；（三）信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問日志等功能，確保數(shù)據(jù)安全。第十七條檔案保密風(fēng)險防控（一）制定檔案保密應(yīng)急預(yù)案，明確緊急情況下的處置流程；（二）定期開展保密自查，對發(fā)現(xiàn)的漏洞及時整改；（三）禁止使用非涉密設(shè)備處理涉密檔案，禁止在公共網(wǎng)絡(luò)傳輸敏感信息。第四章專項管理運行機制第十八條制度動態(tài)更新機制檔案管理部門應(yīng)每年評估制度有效性，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及風(fēng)險事件動態(tài)修訂制度，確保制度適用性。第十九條風(fēng)險識別預(yù)警機制（一）每季度開展檔案管理風(fēng)險排查，重點檢查保管、利用等環(huán)節(jié)；（二）對高風(fēng)險事項發(fā)布預(yù)警通知，要求相關(guān)部門限期整改；（三）建立風(fēng)險趨勢分析模型，提前識別潛在風(fēng)險。第二十條合規(guī)審查機制（一）重大檔案管理事項需經(jīng)合規(guī)審查，未經(jīng)審查禁止實施；（二）合同簽訂、項目啟動等環(huán)節(jié)嵌入檔案合規(guī)審查節(jié)點；（三）審查結(jié)果納入部門績效考核，確保審查剛性約束。第二十一條風(fēng)險應(yīng)對機制（一）一般風(fēng)險由部門自行處置，重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；（二）制定風(fēng)險事件上報流程，禁止隱瞞或遲報；（三）建立跨部門協(xié)同機制，確保風(fēng)險處置高效聯(lián)動。第二十二條責(zé)任追究機制（一）違規(guī)情形包括擅自銷毀檔案、違規(guī)傳遞涉密信息等，根據(jù)情節(jié)嚴重程度實施警告、降級等處罰；（二）重大泄密事件追究部門負責(zé)人連帶責(zé)任，涉嫌犯罪的移交司法機關(guān)；（三）處罰結(jié)果與績效考核、評優(yōu)評先掛鉤，形成正向約束。第二十三條評估改進機制（一）每年開展檔案管理成效評估，從制度覆蓋率、風(fēng)險控制率等維度考核；（二）針對評估發(fā)現(xiàn)的問題制定優(yōu)化方案，閉環(huán)管理；（三）定期向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報評估結(jié)果，推動體系持續(xù)完善。第五章專項管理保障措施第二十四條組織保障（一）各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理與保密工作納入年度工作計劃，明確推進責(zé)任；（二）設(shè)立檔案管理與保密專項經(jīng)費，保障制度落實所需資源。第二十五條考核激勵機制（一）將檔案管理與保密情況納入部門年度考核，權(quán)重不低于X%；（二）對表現(xiàn)突出的部門和個人給予獎勵，對違規(guī)行為實施負面積分；（三）考核結(jié)果與干部任免、評優(yōu)評先直接掛鉤。第二十六條培訓(xùn)宣傳機制（一）新員工入職必須接受檔案管理與保密培訓(xùn)，考核合格后方可上崗；（二）每年開展全員培訓(xùn)，重點講解制度更新及典型案例；（三）制作宣傳手冊，在辦公區(qū)顯著位置張貼合規(guī)提示。第二十七條信息化支撐（一）采用電子簽名、人臉識別等技術(shù)手段強化檔案操作管控；（二）建立風(fēng)險實時監(jiān)控平臺，對異常操作自動報警；（三）與財務(wù)、人力資源等系統(tǒng)對接，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動歸集。第二十八條文化建設(shè)（一）每年開展“檔案保密月”活動，營造全員合規(guī)氛圍；（二）組織簽訂合規(guī)承諾書，明確崗位責(zé)任；（三）評選“檔案管理標兵”，樹立先進典型。第二十九條報告制度（一）每月上報風(fēng)險事件處置情況，季度匯總分析管理成效；（二）年度提交檔案管理與保密工作報告，內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、風(fēng)險