會議會務(wù)籌備與場地布置制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國合同法》等相關(guān)國家法律法規(guī)，參照行業(yè)先進管理實踐，結(jié)合集團母公司關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制與風險管理的規(guī)定，以及公司內(nèi)部提升管理效能、防控專項風險的客觀需求，為規(guī)范會議會務(wù)籌備與場地布置工作，確?；顒影踩?、高效、合規(guī)，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公司內(nèi)部各類會議、活動、培訓(xùn)等場景的會務(wù)籌備與場地布置全過程，包括需求申請、方案審批、物資準備、現(xiàn)場執(zhí)行、后續(xù)總結(jié)等環(huán)節(jié)。第三條本制度下列術(shù)語含義：（一）“會議會務(wù)專項管理”指公司針對會議、活動等事務(wù)性工作，從需求發(fā)起到資源調(diào)配、現(xiàn)場執(zhí)行及效果評估的全流程管控活動。（二）“專項風險”指在會務(wù)籌備與場地布置過程中可能出現(xiàn)的組織協(xié)調(diào)不力、資源浪費、安全隱患、合規(guī)問題等潛在威脅。（三）“XX合規(guī)”指會務(wù)活動必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度要求，杜絕形式主義、鋪張浪費及違規(guī)操作。第四條會議會務(wù)專項管理遵循“全面覆蓋、責任到人、風險導(dǎo)向、持續(xù)改進”的原則。（一）全面覆蓋：所有會務(wù)活動納入制度化管理范疇，確保無死角、無遺漏。（二）責任到人：明確各級組織、部門及崗位的職責分工，建立責任追溯機制。（三）風險導(dǎo)向：重點關(guān)注安全、合規(guī)、成本、效率等關(guān)鍵風險點，實施分級管控。（四）持續(xù)改進：定期復(fù)盤會務(wù)活動，優(yōu)化管理流程，提升資源利用效率。第二章管理組織機構(gòu)與職責第五條公司主要負責人為會議會務(wù)專項管理的第一責任人，對會務(wù)活動的總體質(zhì)量、安全及合規(guī)負最終責任；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責任人，統(tǒng)籌日常管理，審批重大事項方案。第六條設(shè)立會議會務(wù)專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負責人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，各相關(guān)部門負責人為成員，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、決策審批、監(jiān)督評價等工作。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)在[牽頭部門名稱]，承擔日常事務(wù)管理職能。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責：（一）審議會務(wù)專項管理制度及重大方案；（二）協(xié)調(diào)跨部門會務(wù)資源，解決復(fù)雜問題；（三）監(jiān)督會務(wù)活動執(zhí)行情況，評估管理成效；（四）定期召開會議，研究風險處置與優(yōu)化措施。第八條牽頭部門職責：（一）負責會務(wù)專項管理制度建設(shè)與修訂；（二）組織專項風險識別、評估及預(yù)警；（三）監(jiān)督會務(wù)活動執(zhí)行標準，開展績效考核；（四）統(tǒng)籌會務(wù)培訓(xùn)宣貫，提升全員管理意識。第九條專責部門職責：（一）審核會務(wù)方案，確保符合合規(guī)要求；（二）優(yōu)化場地布置方案，推動流程標準化；（三）指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門規(guī)范操作，處理違規(guī)問題；（四）收集行業(yè)動態(tài)，引入先進管理方法。第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責：（一）落實會務(wù)專項管理要求，細化執(zhí)行方案；（二）開展本領(lǐng)域風險自查，及時上報異常情況；（三）配合資源調(diào)配，確?；顒禹樌麑嵤唬ㄋ模┛偨Y(jié)活動經(jīng)驗，持續(xù)改進工作質(zhì)量。第十一條基層執(zhí)行崗責任：（一）嚴格遵守會務(wù)操作規(guī)范，簽署崗位合規(guī)承諾；（二）發(fā)現(xiàn)風險隱患或違規(guī)操作，須立即上報；（三）全程記錄會務(wù)活動情況，保證資料完整；（四）參與應(yīng)急演練，提升突發(fā)事件處置能力。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十二條需求管理：業(yè)務(wù)部門須提交會務(wù)申請表，明確活動類型、規(guī)模、時間、預(yù)算及預(yù)期目標，經(jīng)部門負責人審批后報牽頭部門備案。第十三條場地選擇：優(yōu)先使用公司內(nèi)部會議室，如需外部場地，須比選三家以上供應(yīng)商，綜合評估價格、設(shè)施、安全性等因素，經(jīng)專責部門審核后方可確定。第十四條物資籌備：（一）會議物資須提前采購或租賃，確保數(shù)量充足、質(zhì)量合格；（二）涉及保密內(nèi)容的資料，須采取加密措施或限制傳播范圍；（三）電子設(shè)備須進行測試，保障活動期間正常運行。第十五條安全管理：（一）場地布置須符合消防安全規(guī)定，疏散通道保持暢通；（二）大型活動需制定應(yīng)急預(yù)案，配備急救物資及專業(yè)人員；（三）用電設(shè)備須由專業(yè)人員進行安裝調(diào)試，嚴禁超負荷使用。第十六條人員管理：（一）主持人、演講人等外部人員須提前審核資質(zhì)，簽訂保密協(xié)議；（二）現(xiàn)場工作人員須明確分工，佩戴標識，服從指揮；（三）重要會議須安排專人記錄，保證信息完整。第十七條成本控制：（一）預(yù)算編制須科學合理，避免重復(fù)支出；（二）供應(yīng)商價格須公開透明，杜絕利益輸送；（三）非必要開支須集體決策，壓縮非核心支出。第十八條合規(guī)審查：（一）會務(wù)方案須包含合規(guī)性聲明，涉及招投標活動須履行相應(yīng)程序；（二）涉外活動需遵守外事紀律，不得泄露商業(yè)機密；（三）廣告宣傳內(nèi)容須經(jīng)法務(wù)部門審核，符合廣告法要求。第十九條風險防控重點：（一）場地安全風險：重點排查消防設(shè)施、用電負荷、結(jié)構(gòu)承重等問題；（二）信息安全風險：涉密資料須全程監(jiān)控，活動后及時銷毀；（三）輿情風險：敏感會議須加強宣傳管控，避免信息外泄。第四章專項管理運行機制第十二條制度動態(tài)更新機制：牽頭部門每年至少開展一次制度評估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及案例復(fù)盤，修訂完善制度條款。第十三條風險識別預(yù)警機制：牽頭部門每季度組織一次專項風險排查，對發(fā)現(xiàn)的問題進行分級（一般/重大），發(fā)布預(yù)警通知并抄送相關(guān)單位。第十四條合規(guī)審查機制：將會務(wù)方案合規(guī)審查嵌入審批流程，明確“未經(jīng)專責部門審核不得實施”，重大事項須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議。第十五條風險應(yīng)對機制：（一）一般風險由業(yè)務(wù)部門自行處置，事后上報備案；（二）重大風險由領(lǐng)導(dǎo)小組啟動應(yīng)急程序，協(xié)調(diào)資源限時解決；（三）突發(fā)事件須第一時間上報，嚴禁瞞報、漏報。第十六條責任追究機制：（一）違規(guī)操作導(dǎo)致經(jīng)濟損失的，按金額比例追償；（二）重復(fù)出現(xiàn)同類問題的，對相關(guān)責任人給予警告以上處分；（三）情節(jié)嚴重的，取消評優(yōu)資格并移交紀律部門處理。第十七條評估改進機制：牽頭部門每年聯(lián)合專責部門開展會務(wù)活動復(fù)盤，形成評估報告并納入績效考核，持續(xù)優(yōu)化管理流程。第五章專項管理保障措施第十八條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)須定期聽取會務(wù)工作匯報，協(xié)調(diào)解決跨部門難題，確保制度有效落地。第十九條考核激勵機制：將會務(wù)合規(guī)情況納入部門年度考核，優(yōu)秀案例予以獎勵，考核結(jié)果與績效工資、評優(yōu)評先掛鉤。第二十條培訓(xùn)宣傳機制：（一）管理層須接受合規(guī)履職培訓(xùn)，重點學習風險管控要求；（二）一線員工須掌握操作規(guī)范，每月開展案例分享；（三）制作《會議會務(wù)管理手冊》，供全員學習參考。第二十一條信息化支撐：開發(fā)會務(wù)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)需求申請、資源調(diào)度、費用結(jié)算等環(huán)節(jié)的線上化，提升管理效率。第二十二條文化建設(shè)：通過內(nèi)部刊物、宣傳欄等形式，弘揚節(jié)約高效理念，營造“人人重合規(guī)、事事講規(guī)范”的氛圍。第二十三條報告制度：（一）風險事件須在24小時內(nèi)上報至牽頭部門，并抄送專責部門；（二）年度管理情況須于次年X月X日前提交總結(jié)報告，內(nèi)容包含活動數(shù)量、成本