股份有限公司行政管理制度一、總則（一）制度目的為規(guī)范股份有限公司的行政管理工作，提升公司運營效率，維護公司良好的工作秩序，確保公司各項業(yè)務的順利開展，保障公司及全體員工的合法權(quán)益，結(jié)合公司實際情況，特制定本行政管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，涵蓋公司總部及各分支機構(gòu)。（三）管理原則行政管理工作遵循統(tǒng)一領導、分級負責、規(guī)范高效、服務基層的原則，力求實現(xiàn)管理的科學化、規(guī)范化和制度化。二、組織架構(gòu)與職責（一）行政部門設置公司設立行政部門，全面負責公司的行政管理工作。行政部門根據(jù)工作需要，可設置行政管理、后勤保障、檔案管理、車輛管理等崗位，明確各崗位的職責和權(quán)限。（二）行政部門職責1.負責公司行政管理規(guī)章制度的制定、修訂和完善，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織安排公司各類會議、活動，做好會議記錄和會議決議的跟蹤落實。3.負責公司文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等管理工作。4.管理公司的公共設施設備，保障其正常運行，做好維護和保養(yǎng)工作。5.負責公司的后勤保障工作，包括辦公用品采購、食堂管理、環(huán)境衛(wèi)生維護等。6.管理公司的車輛，安排車輛使用調(diào)度，確保行車安全。7.負責公司的安全保衛(wèi)工作，制定安全防范措施，加強安全檢查，預防各類安全事故的發(fā)生。8.協(xié)調(diào)公司各部門之間的工作關系，做好對外聯(lián)絡和公共關系維護。9.完成公司領導交辦的其他行政工作任務。（三）其他部門在行政管理中的職責1.各部門應嚴格遵守公司的行政管理規(guī)章制度，積極配合行政部門的工作。2.負責本部門文件、資料的整理和保管，定期向行政部門移交需要歸檔的文件。3.做好本部門區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生和安全管理工作。4.提出行政管理方面的合理建議，共同參與公司行政管理工作的改進。三、辦公區(qū)域管理（一）辦公環(huán)境管理1.保持辦公區(qū)域的整潔、干凈，辦公用品擺放整齊，桌面不得堆放過多雜物。2.嚴禁在辦公區(qū)域內(nèi)隨地吐痰、亂扔垃圾，不得在墻壁、桌椅上亂涂亂畫。3.維護辦公區(qū)域的安靜，不得大聲喧嘩、打鬧，使用辦公設備時應盡量避免產(chǎn)生噪音。4.各部門應定期對本部門的辦公區(qū)域進行清掃，行政部門將定期進行檢查。（二）辦公設備管理1.公司為員工配備必要的辦公設備，員工應正確使用和保管辦公設備，不得擅自拆卸、改裝或轉(zhuǎn)借他人。2.如辦公設備出現(xiàn)故障，應及時向行政部門報修，由專業(yè)人員進行維修。因使用不當造成設備損壞的，使用者應承擔相應的維修費用。3.行政部門應定期對辦公設備進行檢查和維護，確保其正常運行。對于老化、損壞嚴重無法修復的設備，應及時進行更換。4.員工離職時，應將所使用的辦公設備完好歸還行政部門，辦理相關交接手續(xù)。（三）辦公區(qū)域安全管理1.加強辦公區(qū)域的消防安全管理，配備必要的消防器材，并定期進行檢查和維護。員工應熟悉消防器材的使用方法，掌握火災逃生技能。2.注意用電安全，不得私拉亂接電線，不得使用大功率電器。下班時，應關閉辦公設備和電器電源。3.加強辦公區(qū)域的防盜管理，關好門窗，貴重物品應妥善保管。如有陌生人進入辦公區(qū)域，應及時詢問并報告行政部門。4.行政部門應定期組織安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分類公司文件分為行政文件、業(yè)務文件、財務文件等。行政文件包括公司的規(guī)章制度、通知、通報、報告等；業(yè)務文件包括業(yè)務合同、項目報告、市場調(diào)研報告等；財務文件包括財務報表、會計憑證、審計報告等。2.文件起草與審核文件起草應符合公司的實際情況和相關規(guī)定，內(nèi)容應準確、清晰、簡潔。文件起草完成后，應經(jīng)相關部門審核，重要文件需經(jīng)公司領導審批。3.文件印發(fā)文件審核通過后，由行政部門統(tǒng)一印發(fā)。印發(fā)文件應注明文件編號、印發(fā)日期、印發(fā)范圍等信息。4.文件傳閱文件印發(fā)后，應按照規(guī)定的傳閱范圍進行傳閱。傳閱文件應及時、準確，閱文人應在文件傳閱單上簽字確認。5.文件歸檔文件辦理完畢后，應及時進行歸檔。歸檔文件應按照文件分類和保管期限進行整理，裝訂成冊，妥善保管。（二）檔案管理1.檔案收集行政部門負責公司檔案的收集工作，各部門應及時將需要歸檔的文件、資料移交行政部門。檔案收集應做到齊全、完整，確保檔案的真實性和準確性。2.檔案整理行政部門應對收集到的檔案進行整理，按照檔案分類和保管期限進行編號、裝訂、裝盒，并建立檔案目錄。3.檔案保管公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，確保檔案的安全。檔案庫房應保持干燥、通風、整潔，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。4.檔案查閱公司員工因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應遵守檔案查閱規(guī)定，不得涂改、損壞檔案。5.檔案銷毀對于保管期限已滿且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。檔案銷毀前，應進行鑒定，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領導批準后，由兩人以上負責監(jiān)銷。五、會議管理（一）會議分類公司會議分為董事會會議、股東大會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議等。（二）會議組織1.董事會會議和股東大會由董事會秘書負責組織，按照公司章程的規(guī)定和相關法律法規(guī)的要求進行召開。2.總經(jīng)理辦公會由行政部門負責組織，根據(jù)公司的工作需要定期召開。3.部門例會由各部門負責人負責組織，每周或每月定期召開。4.專題會議根據(jù)工作需要由相關部門或公司領導發(fā)起，行政部門協(xié)助組織。（三）會議通知會議組織部門應提前將會議通知發(fā)送給參會人員，明確會議的時間、地點、主題、參會人員等信息。重要會議應提前制定會議議程，并發(fā)送給參會人員。（四）會議記錄會議應安排專人進行記錄，記錄內(nèi)容應準確、完整，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、決議事項等。會議記錄應經(jīng)參會人員簽字確認后存檔。（五）會議決議執(zhí)行會議決議事項應明確責任人和完成時間，相關責任人應按照會議決議認真執(zhí)行，并及時向公司領導匯報執(zhí)行情況。行政部門應定期對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，確保會議決議得到有效落實。六、車輛管理（一）車輛調(diào)配行政部門負責公司車輛的調(diào)配管理，根據(jù)工作需要合理安排車輛的使用。員工因工作需要使用車輛時，應提前向行政部門提出申請，填寫車輛使用申請表，經(jīng)批準后，由行政部門安排車輛。（二）車輛駕駛1.公司車輛應由專人駕駛，駕駛員應持有有效的駕駛證，并遵守交通法規(guī)和公司的車輛管理規(guī)定。2.駕駛員應定期對車輛進行檢查和保養(yǎng)，確保車輛的性能良好。出車前，應檢查車輛的剎車、燈光、輪胎等部件，確保行車安全。3.駕駛員應嚴格按照規(guī)定的路線行駛，不得擅自變更路線或繞道行駛。因特殊情況需要變更路線的，應事先向行政部門報告。（三）車輛維修與保養(yǎng)1.車輛需要維修或保養(yǎng)時，駕駛員應及時向行政部門報告，經(jīng)批準后，到指定的維修廠進行維修或保養(yǎng)。2.維修廠應按照維修合同的要求進行維修，確保維修質(zhì)量。維修費用應按照公司的財務管理制度進行報銷。3.行政部門應定期對車輛的維修和保養(yǎng)情況進行檢查，建立車輛維修檔案。（四）車輛安全管理1.駕駛員應嚴格遵守交通法規(guī)，文明駕駛，不得酒后駕車、超速行駛、疲勞駕駛等。2.車輛停放應選擇安全、合適的地點，不得隨意停放。在停車場停放車輛時，應按照規(guī)定的車位停放。3.如發(fā)生車輛交通事故，駕駛員應及時向行政部門和保險公司報告，并保護好現(xiàn)場，配合相關部門進行處理。七、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.行政部門應根據(jù)公司的實際需求，制定辦公用品采購計劃。采購計劃應包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息。2.辦公用品采購應選擇信譽好、質(zhì)量可靠的供應商，通過招標、詢價等方式進行采購，確保采購的辦公用品性價比高。3.采購人員應嚴格按照采購計劃進行采購，不得擅自更改采購數(shù)量或規(guī)格。如因工作需要確需更改采購計劃的，應經(jīng)行政部門負責人批準。（二）辦公用品發(fā)放1.行政部門應建立辦公用品發(fā)放臺賬，記錄辦公用品的發(fā)放情況。員工領取辦公用品時，應填寫辦公用品領用申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到行政部門領取。2.辦公用品發(fā)放應遵循按需發(fā)放、節(jié)約使用的原則，嚴格控制辦公用品的發(fā)放數(shù)量。對于貴重辦公用品，應實行限量發(fā)放。（三）辦公用品使用與保管1.員工應合理使用辦公用品，不得浪費。對于已損壞的辦公用品，應及時進行修理或更換。2.員工應妥善保管好自己使用的辦公用品，如有丟失或損壞，應照價賠償。八、食堂管理（一）食堂衛(wèi)生管理1.食堂應保持整潔、衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。食堂工作人員應持健康證上崗，遵守食品衛(wèi)生安全規(guī)定。2.食品采購應選擇正規(guī)的供應商，確保食品的質(zhì)量和安全。食品儲存應分類存放，保持通風、干燥。3.食堂餐具應定期進行消毒，使用一次性餐具時，應選擇符合衛(wèi)生標準的產(chǎn)品。（二）食堂供餐管理1.食堂應根據(jù)員工的需求和口味，合理安排食譜，保證飯菜的品種豐富、營養(yǎng)均衡。2.食堂供餐時間應固定，如因特殊情況需要調(diào)整供餐時間，應提前通知員工。3.食堂應建立意見反饋機制，及時收集員工的意見和建議，不斷改進食堂的服務質(zhì)量。（三）食堂成本管理1.行政部門應加強食堂成本管理，合理控制食材采購成本、人工成本等。定期對食堂的成本進行核算和分析，確保食堂的收支平衡。2.食堂工作人員應嚴格遵守成本管理規(guī)定，不得浪費食材和能源。九、人力資源行政管理（一）人員招聘與錄用1.各部門根據(jù)工作需要提出人員招聘需求，經(jīng)公司領導批準后，由行政部門負責組織招聘工作。2.招聘工作應遵循公開、公平、公正的原則，通過多種渠道發(fā)布招聘信息，選拔優(yōu)秀的人才。3.應聘人員經(jīng)面試、筆試、體檢等環(huán)節(jié)合格后，方可辦理錄用手續(xù)。（二）員工培訓與發(fā)展1.行政部門應根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和員工的實際需求，制定員工培訓計劃。培訓內(nèi)容包括業(yè)務知識、技能培訓、職業(yè)道德培訓等。2.定期組織員工參加各類培訓活動，提高員工的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。鼓勵員工自主學習，對于取得相關專業(yè)證書的員工，給予一定的獎勵。3.建立員工培訓檔案，記錄員工的培訓情況和學習成果。（三）績效考核與薪酬管理1.建立科學合理的績效考核制度，對員工的工作業(yè)績、工作態(tài)度、工作能力等進行全面考核?？冃Э己私Y(jié)果作為員工薪酬調(diào)整、晉升、獎勵的重要依據(jù)。2.制定合理的薪酬體系，根據(jù)員工的崗位、績效等因素確定薪酬水平。定期對薪酬體系進行評估和調(diào)整，確保薪酬的公平性和競爭力。（四）員工關系管理1.加強與員工的溝通和交流，及時了解員工的需求和意見，解決員工的實際問題。2.建立和諧穩(wěn)定的勞動關系，維護員工的合法權(quán)益。處理員工的勞動糾紛時，應遵循法律法規(guī)和公司的相關規(guī)定，公正、公平地進行處理。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政部門應定期對各部門執(zhí)行行政管理規(guī)章制度的情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.設立投訴舉報渠道，接受員工對行政管理工作中的違規(guī)行為和不良現(xiàn)象的投訴舉報。對于投訴舉報的問題，應及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報人。（二）考核辦法1.將行政管理工作納入公司的績效考核體系，對各部門和員工的行政管理工作進行考核。考核內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、工作效率、服務質(zhì)量等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工進行表彰和獎勵，對違反行政管理規(guī)章制度的部門和員工進行批評和處罰。十一、制度的修訂與完善（一）修訂原則隨著公司的發(fā)展和外部環(huán)境的變化，行政管理制度應及時進行修訂和完善。修訂制度應遵循以下原則：1.適應性原則：制度應符合公司的實際情況和發(fā)展戰(zhàn)略，適應公司業(yè)務的變化和管理的需要。2.科學性原則：制度應科學合理，具有可操作性和可衡量性。3.民主性原則：制度的修訂應充分征求員工的意見和建議，體現(xiàn)員工的意愿。（二）修訂程序1.當出現(xiàn)以下情況時，應考慮對行政管理制度進行修訂：