多功能會議室管理流程及規(guī)范一、管理流程（一）使用申請使用部門或個(gè)人需根據(jù)會議/活動的時(shí)間安排，提前2個(gè)工作日（如涉及重要會議或大型活動，需提前5個(gè)工作日）提交《多功能會議室使用申請表》。申請表需明確填寫使用時(shí)間（含開始、結(jié)束時(shí)間）、參與人數(shù)、活動類型、所需設(shè)備（如投影、音響、視頻會議系統(tǒng)等）及特殊需求（如會場布置、茶歇服務(wù)等）。申請表可通過線上辦公系統(tǒng)提交，或線下報(bào)送至行政部/綜合管理部。若多人申請同一時(shí)段，遵循“重要性優(yōu)先、先申請先得、緊急事務(wù)協(xié)商調(diào)劑”的原則統(tǒng)籌安排。（二）審批流程1.常規(guī)審批：部門內(nèi)部會議或小型活動（參與人數(shù)≤20人），由部門負(fù)責(zé)人審批后，提交行政部備案；跨部門或涉及外部人員的活動，需經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批。2.特殊審批：涉及公司重大決策會議、對外重要接待等活動，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，行政部全程協(xié)調(diào)保障。（三）使用執(zhí)行1.會前準(zhǔn)備：使用人需提前15分鐘到場，檢查會議室設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、燈光、網(wǎng)絡(luò)等）是否正常運(yùn)行，如有故障立即聯(lián)系行政部或運(yùn)維人員。如需特殊布置（如桌椅擺放、背景板設(shè)置），應(yīng)提前與行政部溝通，由專人協(xié)助完成。2.會中管理：使用過程中需嚴(yán)格遵守設(shè)備操作規(guī)范（詳見“設(shè)備使用規(guī)范”），保持會場秩序，避免喧嘩、隨意挪動設(shè)備或私自更改系統(tǒng)設(shè)置。若遇設(shè)備突發(fā)故障，應(yīng)暫停操作并聯(lián)系運(yùn)維人員，不得擅自拆機(jī)維修。3.會后收尾：活動結(jié)束后，使用人需關(guān)閉所有設(shè)備電源（含投影儀、電腦、燈光、空調(diào)等），整理桌椅歸位，清理會場垃圾，檢查門窗、電源是否關(guān)閉后，方可離開。若使用了會議記錄設(shè)備（如錄音筆、攝像頭），需按規(guī)定存儲或移交相關(guān)資料。二、使用規(guī)范（一）行為規(guī)范1.會議室為辦公場所，禁止吸煙、進(jìn)食（經(jīng)審批的茶歇活動除外）、亂扔雜物，不得在墻面、桌椅、設(shè)備上涂畫或粘貼物品。2.保持會場安靜，避免在會議期間頻繁進(jìn)出或大聲交談；手機(jī)調(diào)至靜音或震動模式，如需接聽電話應(yīng)到室外，避免干擾會議進(jìn)程。3.愛護(hù)會議室設(shè)施，不得隨意拉扯電源線、網(wǎng)線，不得私自拆卸設(shè)備部件；如需移動設(shè)備（如移動白板、音響），需經(jīng)行政部同意并由專人協(xié)助。（二）設(shè)備使用規(guī)范1.投影儀、音響、視頻會議系統(tǒng)等設(shè)備需按操作手冊使用，首次使用或更換操作人員時(shí)，應(yīng)提前聯(lián)系行政部獲取操作指引。2.連接個(gè)人設(shè)備（如筆記本電腦）時(shí)，需使用會議室專用轉(zhuǎn)接線，避免使用非認(rèn)證的外接設(shè)備，防止系統(tǒng)故障或信息安全風(fēng)險(xiǎn)。（三）環(huán)境管理規(guī)范1.會議結(jié)束后，使用人需將桌椅恢復(fù)原位，垃圾投入指定垃圾桶，若使用了茶水間的茶具，需清洗后歸位。2.遇雨雪天氣，使用人需檢查窗戶是否關(guān)閉，避免雨水滲入損壞設(shè)備；行政部定期檢查窗簾、地毯等軟裝的清潔狀況，必要時(shí)安排清洗。三、維護(hù)與保障（一）日常維護(hù)行政部指定專人負(fù)責(zé)會議室的日常巡檢，每日會前檢查設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、環(huán)境衛(wèi)生，會后核查設(shè)施完好情況。設(shè)備維護(hù)實(shí)行“誰使用誰反饋、專人跟進(jìn)維修”機(jī)制，運(yùn)維人員每周對設(shè)備進(jìn)行一次全面檢測，更新設(shè)備使用臺賬。（二）應(yīng)急處理若遇設(shè)備突發(fā)故障（如投影儀無法開機(jī)、網(wǎng)絡(luò)中斷），使用人應(yīng)立即聯(lián)系行政部，運(yùn)維人員需在15分鐘內(nèi)到場排查；如遇停電、漏水等突發(fā)情況，使用人需第一時(shí)間撤離會場，行政部啟動應(yīng)急預(yù)案（如啟用備用會議室、聯(lián)系物業(yè)搶修）。（三）培訓(xùn)與監(jiān)督行政部每季度組織一次設(shè)備操作培訓(xùn)，新入職員工或設(shè)備更新后需及時(shí)參與培訓(xùn)。同時(shí)，通過安裝監(jiān)控（僅用于安全與設(shè)備管理，無錄音功能）、不定期抽查等方式監(jiān)督使用規(guī)范執(zhí)行情況，對違規(guī)行為予以通報(bào)批評，情節(jié)嚴(yán)重