人力資源管理（HRM）制度執(zhí)行情況自查清單工具一、適用場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)HRM制度執(zhí)行情況的常態(tài)化內(nèi)部評(píng)估，具體包括：新制定或修訂的HRM制度推行后1-3個(gè)月的效果檢驗(yàn)；年度/半年度HRM工作合規(guī)性全面梳理；上級(jí)單位、審計(jì)部門或外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求提交的執(zhí)行情況佐證材料準(zhǔn)備；企業(yè)因戰(zhàn)略調(diào)整、組織架構(gòu)優(yōu)化后，現(xiàn)有HRM制度與實(shí)際管理匹配度的核查。二、自查操作流程（一）明確自查目標(biāo)與范圍確定核心目標(biāo)：根據(jù)自查觸發(fā)原因，聚焦制度執(zhí)行的“合規(guī)性”（是否按條款落實(shí)）、“有效性”（是否達(dá)成制度設(shè)計(jì)目的）、“一致性”（不同部門/層級(jí)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)是否統(tǒng)一）三大維度。劃定制度范圍：梳理本次需覆蓋的HRM制度模塊，如招聘與配置管理、培訓(xùn)與發(fā)展管理、績(jī)效與激勵(lì)管理、員工關(guān)系管理、人事檔案管理等，明確各模塊對(duì)應(yīng)的制度文件名稱、版本號(hào)及生效日期。界定對(duì)象范圍：確定自查涉及的部門（如各業(yè)務(wù)部門、HRM部）、人員層級(jí)（如管理層、基層員工、新入職員工）及時(shí)間周期（如某季度、某年度）。（二）組建自查工作小組小組構(gòu)成：由HRM部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括HRM各模塊專員（如招聘專員、績(jī)效專員）、法務(wù)部門代表（可選）、2-3個(gè)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或員工代表*，保證自查視角兼顧專業(yè)性與實(shí)操性。職責(zé)分工：組長(zhǎng)統(tǒng)籌自查進(jìn)度與質(zhì)量；HRM專員提供制度條款解讀及執(zhí)行數(shù)據(jù)支持；業(yè)務(wù)部門代表反饋一線執(zhí)行中的實(shí)際問題；法務(wù)負(fù)責(zé)核查制度條款與法律法規(guī)的合規(guī)性。前置培訓(xùn)：組織小組成員學(xué)習(xí)本次自查的制度文件、自查標(biāo)準(zhǔn)及記錄規(guī)范，明確“合格/不合格”的判定界限（如“員工培訓(xùn)檔案記錄完整”需包含培訓(xùn)簽到表、考核結(jié)果、反饋表等完整材料）。（三）收集制度執(zhí)行證據(jù)證據(jù)類型清單：根據(jù)各制度模塊要求，提前準(zhǔn)備需調(diào)取的資料清單，例如：招聘模塊：崗位需求審批表、招聘啟事、面試評(píng)估記錄、錄用通知書、勞動(dòng)合同簽訂臺(tái)賬；培訓(xùn)模塊：年度培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施方案、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告、員工培訓(xùn)檔案；績(jī)效模塊：績(jī)效考核制度、績(jī)效指標(biāo)庫、績(jī)效評(píng)估表、績(jī)效結(jié)果應(yīng)用記錄（如調(diào)薪、晉升審批表）；員工關(guān)系模塊：?jiǎn)T工手冊(cè)簽收記錄、勞動(dòng)合同變更協(xié)議、離職面談?dòng)涗洝趧?dòng)爭(zhēng)議處理臺(tái)賬。收集方式：通過查閱電子檔案（如HRM系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)）、紙質(zhì)文件存檔、訪談相關(guān)人員（如部門負(fù)責(zé)人、員工）等方式獲取證據(jù)，保證來源真實(shí)、可追溯。（四）逐項(xiàng)對(duì)照檢查與記錄拆解制度條款：將各制度模塊的條款拆解為可檢查的“具體動(dòng)作+標(biāo)準(zhǔn)要求”，例如“員工入職30日內(nèi)必須簽訂勞動(dòng)合同”拆解為：①是否在入職30日內(nèi)簽訂；②勞動(dòng)合同文本是否包含法定必備條款；③簽訂流程是否有審批記錄。執(zhí)行情況判定：對(duì)照條款要求，結(jié)合收集的證據(jù)逐項(xiàng)判定執(zhí)行結(jié)果，分為“符合”（完全滿足標(biāo)準(zhǔn)）、“部分符合”（基本滿足但有輕微偏差）、“不符合”（未滿足標(biāo)準(zhǔn)或存在明顯缺失）。問題記錄規(guī)范：對(duì)“部分符合”“不符合”項(xiàng)，詳細(xì)記錄問題描述（如“3名員工勞動(dòng)合同簽訂時(shí)間為入職后35天，超期5天”）、涉及范圍（如“涉及銷售部、運(yùn)營(yíng)部共3名員工”）、證據(jù)編號(hào)（如“勞動(dòng)合同臺(tái)賬-2023年第X頁”）。（五）匯總分析并制定整改計(jì)劃問題分類統(tǒng)計(jì)：按制度模塊、問題性質(zhì)（如流程遺漏、記錄缺失、執(zhí)行偏差）、嚴(yán)重程度（一般/重要）對(duì)問題進(jìn)行分類，計(jì)算各模塊問題發(fā)生率（如“招聘模塊問題占比30%”），識(shí)別高頻問題領(lǐng)域。根因分析：針對(duì)典型問題，組織小組討論分析根本原因，例如“勞動(dòng)合同簽訂超期”可能是因HRM專員對(duì)新員工入職流程不熟悉，或業(yè)務(wù)部門未及時(shí)提交入職材料導(dǎo)致。整改措施制定：針對(duì)每個(gè)問題明確整改措施、責(zé)任部門/人（如“HRM部招聘專員*負(fù)責(zé)梳理新員工入職材料清單，并每周跟蹤未簽訂合同員工”）、完成時(shí)限（如“15個(gè)工作日內(nèi)完成整改”），保證措施可落地、可驗(yàn)證。（六）形成自查報(bào)告與歸檔報(bào)告內(nèi)容框架：包括自查背景與目標(biāo)、自查范圍與方法、制度執(zhí)行總體評(píng)價(jià)（分模塊說明符合率、主要亮點(diǎn)）、存在問題及根因分析、整改計(jì)劃與進(jìn)度跟蹤建議、下一步工作改進(jìn)建議。審核與簽發(fā)：報(bào)告初稿經(jīng)自查小組內(nèi)部討論修訂后，提交企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，正式簽發(fā)至各相關(guān)部門。資料歸檔：將自查記錄表、問題證據(jù)材料、整改計(jì)劃、自查報(bào)告等整理成冊(cè)，電子版存入HRM系統(tǒng)檔案庫，紙質(zhì)版保存期限不少于3年。三、自查記錄模板表格HRM制度執(zhí)行情況自查記錄表制度模塊制度條款編號(hào)及內(nèi)容執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)自查方式執(zhí)行情況問題描述（含證據(jù)編號(hào)）整改措施責(zé)任部門/人完成時(shí)限備注招聘與配置管理《招聘管理制度》第3.2條：“崗位需求需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后，報(bào)HRM部復(fù)核”需求審批表有部門負(fù)責(zé)人*及HRM部負(fù)責(zé)人簽字查閱2023年Q3崗位需求審批臺(tái)賬符合////無遺留問題培訓(xùn)與發(fā)展管理《培訓(xùn)管理辦法》第5.1條：“年度培訓(xùn)計(jì)劃需經(jīng)總經(jīng)理*審批后實(shí)施”計(jì)劃文件有總經(jīng)理*簽字查閱2023年度培訓(xùn)計(jì)劃文件部分符合計(jì)劃文件無總經(jīng)理*簽字，僅HRM部負(fù)責(zé)人簽字（證據(jù)編號(hào)：培訓(xùn)計(jì)劃-2023-001）重新提交計(jì)劃補(bǔ)簽總經(jīng)理*審批，后續(xù)嚴(yán)格執(zhí)行審批流程HRM部培訓(xùn)專員*3個(gè)工作日內(nèi)涉及年度培訓(xùn)計(jì)劃績(jī)效與激勵(lì)管理《績(jī)效考核制度》第4.3條：“績(jī)效結(jié)果需與員工面談確認(rèn)并簽字”績(jī)效評(píng)估表有員工簽字抽查銷售部10份績(jī)效評(píng)估表不符合3份評(píng)估表無員工簽字（證據(jù)編號(hào)：績(jī)效評(píng)估-銷售部-005/008/012）組織部門負(fù)責(zé)人*與員工補(bǔ)簽面談?dòng)涗?，加?qiáng)績(jī)效流程培訓(xùn)銷售部負(fù)責(zé)人、HRM部績(jī)效專員10個(gè)工作日內(nèi)需跟蹤補(bǔ)簽情況員工關(guān)系管理《員工手冊(cè)》第6.1條：“員工入職7日內(nèi)需完成手冊(cè)簽收”手冊(cè)簽收記錄包含員工姓名及簽字查閱2023年新員工入職檔案部分符合2名員工簽收日期為入職后第8天（證據(jù)編號(hào)：入職檔案-2023-023/045）聯(lián)系員工補(bǔ)簽確認(rèn)，優(yōu)化入職材料提交提醒機(jī)制HRM部員工關(guān)系專員*5個(gè)工作日內(nèi)新入職員工重點(diǎn)核查四、執(zhí)行要點(diǎn)提示保證客觀性：自查過程需以制度條款和實(shí)際證據(jù)為依據(jù)，避免主觀臆斷，對(duì)“部分符合”“不符合”項(xiàng)的判定需有明確事實(shí)支撐，不得模糊記錄。聚焦可改進(jìn)性：?jiǎn)栴}記錄不僅要指出“不符合”，更要分析“為什么不符合”，保證整改措施能有效解決根本問題，而非簡(jiǎn)單表面整改。強(qiáng)化保密意識(shí)：自查中涉及的員工個(gè)人信息（如績(jī)效結(jié)果、薪酬數(shù)據(jù)）、部門管理信息等需嚴(yán)格保密，僅限小組