行政辦公用品采購(gòu)管理辦法為規(guī)范行政辦公用品采購(gòu)流程，提升采購(gòu)效率與資金使用效益，保障辦公活動(dòng)有序開展，結(jié)合單位實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，特制定本管理辦法。一、適用范圍本辦法適用于本單位各部門（含下屬分支機(jī)構(gòu)）的行政辦公用品采購(gòu)活動(dòng)，涵蓋日常辦公消耗品、辦公設(shè)備、家具及其他與辦公相關(guān)的物資采購(gòu)。二、職責(zé)分工（一）行政部門作為采購(gòu)管理的牽頭部門，統(tǒng)籌辦公用品采購(gòu)全流程：收集各部門采購(gòu)需求，結(jié)合庫(kù)存與預(yù)算編制采購(gòu)計(jì)劃；篩選、維護(hù)合格供應(yīng)商名錄，組織采購(gòu)談判或招標(biāo)工作；跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，協(xié)調(diào)物資驗(yàn)收、入庫(kù)及配送；建立采購(gòu)臺(tái)賬，定期分析成本與使用效率。（二）財(cái)務(wù)部門參與年度采購(gòu)預(yù)算編制，審核資金使用合規(guī)性；依據(jù)驗(yàn)收憑證與合同約定，辦理款項(xiàng)支付；監(jiān)督資金流向，定期開展成本分析。（三）使用部門結(jié)合工作實(shí)際填報(bào)采購(gòu)需求，確保需求真實(shí)合理；參與物資驗(yàn)收，對(duì)質(zhì)量、規(guī)格提出反饋意見；規(guī)范使用、保管所領(lǐng)用物資，落實(shí)節(jié)約要求。三、采購(gòu)流程管理（一）需求申報(bào)與計(jì)劃編制1.需求申報(bào)：各部門于每月固定日期（如5日前）提報(bào)次月需求（含物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)等），特殊需求（如臨時(shí)項(xiàng)目、應(yīng)急物資）可隨時(shí)申報(bào)。2.計(jì)劃審核：行政部門匯總需求后，結(jié)合庫(kù)存、預(yù)算編制采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；單筆采購(gòu)金額超限額的，需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇：常規(guī)物資優(yōu)先從“合格供應(yīng)商名錄”中選擇，名錄由行政部牽頭，聯(lián)合財(cái)務(wù)、使用部門每年度復(fù)核更新；新供應(yīng)商引入需經(jīng)部門聯(lián)評(píng)（行政、財(cái)務(wù)、使用部門參與），審核其資質(zhì)、價(jià)格、服務(wù)能力等，通過(guò)后納入名錄試用。2.采購(gòu)方式：小額采購(gòu)（金額≤限額）采用“定點(diǎn)采購(gòu)”或“比價(jià)采購(gòu)”（至少對(duì)比3家報(bào)價(jià)）；大額采購(gòu)（金額>限額）采用“招標(biāo)采購(gòu)”或“競(jìng)爭(zhēng)性談判”，確保過(guò)程公開透明。（三）采購(gòu)實(shí)施與驗(yàn)收1.合同簽訂：采購(gòu)金額≥限額的，需簽訂書面合同，明確物資規(guī)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式及違約責(zé)任；小額采購(gòu)需留存報(bào)價(jià)單、送貨單等憑證。2.到貨驗(yàn)收：行政部門聯(lián)合使用部門于到貨后3個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，核對(duì)物資與訂單一致性，檢驗(yàn)質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)。驗(yàn)收不合格的，立即聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，同步暫停付款。（四）付款結(jié)算驗(yàn)收合格后，行政部門提交驗(yàn)收單、發(fā)票、合同（或報(bào)價(jià)單）等憑證至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門于5個(gè)工作日內(nèi)完成付款審核，按合同約定支付款項(xiàng)。四、日常管理規(guī)范（一）預(yù)算管控年度采購(gòu)預(yù)算納入單位整體預(yù)算體系，需求申報(bào)不得突破預(yù)算額度；特殊情況需超預(yù)算采購(gòu)的，需提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可實(shí)施。（二）庫(kù)存管理行政部門建立庫(kù)存臺(tái)賬，實(shí)時(shí)更新出入庫(kù)信息，每月末開展實(shí)物盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符；對(duì)常用物資設(shè)置安全庫(kù)存線，庫(kù)存低于警戒線時(shí)自動(dòng)觸發(fā)補(bǔ)貨流程，避免斷貨影響辦公。（三）使用與節(jié)約辦公用品實(shí)行“按需領(lǐng)用”制度，員工領(lǐng)用需登記（含物資名稱、數(shù)量、用途），禁止超額領(lǐng)用或私用公物；倡導(dǎo)無(wú)紙化辦公，推廣可重復(fù)使用文具，對(duì)閑置物資定期組織內(nèi)部調(diào)劑，減少資源浪費(fèi)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制審計(jì)部門（或紀(jì)檢小組）不定期抽查采購(gòu)流程合規(guī)性，重點(diǎn)核查供應(yīng)商選擇、合同簽訂、資金支付等環(huán)節(jié)；設(shè)立舉報(bào)渠道，接受員工對(duì)采購(gòu)違規(guī)行為的反饋，查實(shí)后嚴(yán)肅處理。（二）考核與獎(jiǎng)懲行政部門每季度匯報(bào)采購(gòu)成本節(jié)約率、物資及時(shí)供應(yīng)率、供應(yīng)商滿意度等指標(biāo)；對(duì)采購(gòu)管理表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人（如提出降本建議、優(yōu)化流程等），給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違規(guī)操作（如虛報(bào)需求、收受回扣、驗(yàn)收不嚴(yán)等），視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、扣減績(jī)效、調(diào)離崗位等處罰，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)。六、附則本辦法自發(fā)布之日起施行，原有規(guī)定與本辦法沖