企業(yè)合同管理及審批流程手冊(cè)一、手冊(cè)說(shuō)明本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，明確合同起草、審核、審批、簽署、歸檔及履行等環(huán)節(jié)的操作要求，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，提高合同管理效率。手冊(cè)適用于企業(yè)各部門（含分支機(jī)構(gòu)）在業(yè)務(wù)開展中涉及的所有合同管理活動(dòng)，涵蓋采購(gòu)、銷售、服務(wù)、合作等各類經(jīng)濟(jì)合同。二、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景（一）適用合同類型本手冊(cè)適用于企業(yè)對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為時(shí)訂立的所有書面合同，包括但不限于：采購(gòu)類合同（原材料、設(shè)備、服務(wù)等采購(gòu)）；銷售類合同（產(chǎn)品、服務(wù)等銷售）；服務(wù)類合同（咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、外包服務(wù)等）；合作類合同（聯(lián)營(yíng)、合資、代理合作等）；其他經(jīng)濟(jì)合同（租賃、借款、贈(zèng)與等）。（二）典型業(yè)務(wù)場(chǎng)景業(yè)務(wù)合作啟動(dòng)場(chǎng)景：企業(yè)與外部單位達(dá)成初步合作意向，需通過(guò)合同明確雙方權(quán)利義務(wù)、合作范圍、費(fèi)用結(jié)算等條款時(shí)；采購(gòu)執(zhí)行場(chǎng)景：企業(yè)為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要向供應(yīng)商采購(gòu)物資或服務(wù)，需簽訂采購(gòu)合同以規(guī)范交付、驗(yàn)收、付款流程時(shí)；服務(wù)外包場(chǎng)景：企業(yè)將非核心業(yè)務(wù)（如IT運(yùn)維、保潔服務(wù)等）委托給外部服務(wù)商，需通過(guò)合同約定服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、考核方式、違約責(zé)任時(shí)；資產(chǎn)處置場(chǎng)景：企業(yè)轉(zhuǎn)讓、租賃固定資產(chǎn)或無(wú)形資產(chǎn)，需簽訂資產(chǎn)處置合同明確權(quán)屬轉(zhuǎn)移、對(duì)價(jià)支付等事項(xiàng)時(shí)。三、合同管理全流程操作指引（一）合同起草階段發(fā)起主體：由業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求發(fā)起，指定專人作為合同起草人（以下簡(jiǎn)稱“起草人”）。起草準(zhǔn)備：（1）收集合作背景資料：包括合作意向書、招投標(biāo)文件、往來(lái)函件、技術(shù)規(guī)格要求等；（2）核實(shí)合作方主體資格：通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道查詢合作方是否存續(xù)、有無(wú)經(jīng)營(yíng)異?；驀?yán)重違法記錄，必要時(shí)要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人證件號(hào)碼明書、授權(quán)委托書（如由代理人簽約）；（3）明確合同核心要素：包括合同主體（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代理人）、標(biāo)的物（名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限（開始/結(jié)束時(shí)間、節(jié)點(diǎn)要求）、履行方式（運(yùn)輸、驗(yàn)收、交付地點(diǎn)）、費(fèi)用及支付方式（金額、幣種、賬戶、支付條件）、違約責(zé)任（違約情形、賠償計(jì)算方式）、爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁、管轄法院/機(jī)構(gòu)）等。文本擬定：（1）優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如《采購(gòu)合同模板》《銷售合同模板》），無(wú)模板時(shí)參考國(guó)家或行業(yè)示范文本；（2）合同條款應(yīng)完整、明確、無(wú)歧義，避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金額、數(shù)量等關(guān)鍵信息需同時(shí)使用大小寫；（3）涉及技術(shù)附件的（如圖紙、技術(shù)參數(shù)），需在合同中注明“附件為本合同組成部分，與具有同等法律效力”，并作為合同附件一并提交。內(nèi)部初審：起草人完成文本擬定后，交由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核合作必要性、業(yè)務(wù)條款與實(shí)際需求是否匹配、合同金額是否符合預(yù)算等。（二）合同審核階段審核主體：法務(wù)部門（或指定法務(wù)人員）為合同審核的主要責(zé)任部門，業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、風(fēng)控部門（如設(shè)）根據(jù)職責(zé)參與審核。審核職責(zé)分工：（1）業(yè)務(wù)部門：審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，標(biāo)的物、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等業(yè)務(wù)條款是否準(zhǔn)確，合作方履約能力是否滿足要求；（2）財(cái)務(wù)部門：審核合同金額、支付方式、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開具要求、財(cái)務(wù)處理合規(guī)性等，重點(diǎn)防范資金風(fēng)險(xiǎn)；（3）法務(wù)部門：審核合同法律效力、條款合法性、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、違約責(zé)任明確性、爭(zhēng)議解決方式合理性、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)條款等，識(shí)別法律風(fēng)險(xiǎn)并提出修改建議；（4）風(fēng)控部門（如設(shè)）：審核合同是否涉及企業(yè)重大經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（如反壟斷、數(shù)據(jù)安全等），是否符合企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制政策。審核流程：（1）起草人將合同文本（含附件）、合作方資質(zhì)材料、業(yè)務(wù)需求說(shuō)明等資料通過(guò)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)流程提交至法務(wù)部門；（2）法務(wù)部門收到材料后，在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核并出具《合同審核意見表》（見模板一），明確“審核通過(guò)”“修改后通過(guò)”或“不通過(guò)”的結(jié)論；（3）若需修改，法務(wù)部門在《合同審核意見表》中列明修改意見，起草人根據(jù)意見調(diào)整文本后重新提交審核；（4）涉及跨部門爭(zhēng)議的，由法務(wù)部門牽頭組織協(xié)調(diào)，必要時(shí)提請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)裁定。（三）合同審批階段審批權(quán)限：根據(jù)合同金額、類型及重要性，實(shí)行分級(jí)審批，具體權(quán)限如下（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：一般合同：金額≤10萬(wàn)元，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；重要合同：10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元，在上述基礎(chǔ)上增加分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同：金額＞50萬(wàn)元或涉及核心業(yè)務(wù)/重大資產(chǎn)，需經(jīng)分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理（或總經(jīng)理授權(quán)人）審批，必要時(shí)提交董事會(huì)審議。審批流程：（1）審核通過(guò)的合同，由起草人通過(guò)審批流程提交至相應(yīng)審批人；（2）審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，重點(diǎn)審核合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、風(fēng)險(xiǎn)是否可控；（3）審批意見為“同意”的，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；審批意見為“不同意”的，需注明理由，合同退回業(yè)務(wù)部門重新協(xié)商或終止。（四）合同簽署階段簽署準(zhǔn)備：（1）審批通過(guò)的合同，由法務(wù)部門（或起草人）加蓋企業(yè)合同專用章（或公章，根據(jù)企業(yè)規(guī)定），合同專用章由行政部門專人保管，實(shí)行“用印登記”制度；（2）合作方簽署：需與合作方確認(rèn)簽署人是否為法定代表人或授權(quán)代理人，授權(quán)代理人需提供加蓋合作方公章的《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限；（3）簽署要求：合同文本一式多份（至少企業(yè)留存2份，合作方份數(shù)根據(jù)實(shí)際需要確定），各方在合同騎縫處、每頁(yè)頁(yè)腳（如有）加蓋公章或合同專用章，法定代表人/授權(quán)代理人簽字（或蓋章），簽署日期需為同一天或企業(yè)方簽署日期在后。簽署交付：（1）企業(yè)簽署完畢后，由業(yè)務(wù)部門將合同正本交付合作方，并留存副本/掃描件；（2）合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，法務(wù)部門將合同原件（含附件）統(tǒng)一歸檔至行政部門，行政部門建立《合同臺(tái)賬》（見模板二）進(jìn)行登記管理。（五）合同履行與變更階段履行跟蹤：（1）業(yè)務(wù)部門為合同履行的第一責(zé)任部門，指定專人跟蹤合同履行情況，包括標(biāo)的物交付、驗(yàn)收、付款節(jié)點(diǎn)等，建立《合同履行跟蹤表》（見模板三）；（2）發(fā)覺(jué)合作方未按約定履行（如延遲交貨、質(zhì)量不合格）時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)書面催告，并收集相關(guān)證據(jù)（如驗(yàn)收記錄、往來(lái)函件），必要時(shí)啟動(dòng)違約責(zé)任條款。合同變更：（1）履行過(guò)程中需變更合同主體、標(biāo)的、金額、履行期限等核心條款的，由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》，變更協(xié)議需履行與原合同相同的審核審批流程；（2）變更協(xié)議簽署后，業(yè)務(wù)部門及時(shí)更新《合同臺(tái)賬》和《履行跟蹤表》，并將變更協(xié)議作為原合同附件一并歸檔。（六）合同歸檔與終止階段歸檔管理：（1）合同履行完畢（或終止）后，業(yè)務(wù)部門在15個(gè)工作日內(nèi)將合同正本、附件、履行記錄（如驗(yàn)收單、付款憑證）、變更協(xié)議、往來(lái)函件等資料移交行政部門歸檔；（2）行政部門按“一合同一檔”原則整理，檔案袋標(biāo)注合同編號(hào)、名稱、簽署日期、存檔部門，檔案電子化后至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，保存期限不少于合同終止后10年（法律法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定）。合同終止：（1）合同因履行完畢、解除、抵銷等原因終止的，業(yè)務(wù)部門書面通知合作方，并確認(rèn)終止后事宜（如尾款結(jié)算、資料返還）；（2）涉及違約終止的，業(yè)務(wù)部門聯(lián)合法務(wù)部門收集證據(jù)，依法主張權(quán)利，并將處理結(jié)果記錄存檔。四、常用模板表格示例模板一：合同審核意見表合同名稱編號(hào)起草部門起草人合作方名稱合同類型金額（萬(wàn)元）提交日期審核部門審核意見審核人審核日期業(yè)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門法務(wù)部門風(fēng)控部門（如設(shè)）綜合審核結(jié)論□審核通過(guò)□修改后通過(guò)□不通過(guò)修改意見說(shuō)明：（法務(wù)部門填寫修改條款及具體建議，若無(wú)需修改可填“無(wú)”）||||模板二：合同臺(tái)賬序號(hào)合同編號(hào)合同名稱合作方名稱簽署日期履行期限金額（萬(wàn)元）合同狀態(tài)（履行中/已履行/終止）存檔位置備注1CG-2024-001采購(gòu)合同（設(shè)備）科技有限公司2024-03-152024-03-15至2024-09-1525.6履行中檔案柜-01-032XS-2024-002銷售合同（產(chǎn)品）商貿(mào)有限公司2024-02-202024-02-20至2024-08-2018.3已履行電子檔案-2024模板三：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱合作方名稱履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履行情況說(shuō)明（交付/驗(yàn)收/付款等）責(zé)任人附件（如驗(yàn)收單）CG-2024-001采購(gòu)合同（設(shè)備）科技有限公司設(shè)備交付2024-04-302024-05-02設(shè)備延遲2天交付，已合作方確認(rèn)交付確認(rèn)函CG-2024-001采購(gòu)合同（設(shè)備）科技有限公司首款支付2024-05-102024-05-10款項(xiàng)已支付至合作方指定賬戶銀行轉(zhuǎn)賬憑證五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與合規(guī)要點(diǎn)主體資格風(fēng)險(xiǎn)：合作方為企業(yè)的，需核實(shí)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)許可（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等）；為自然人的，需核實(shí)其證件號(hào)碼件及履約能力，避免與無(wú)民事行為能力或限制民事行為能力人簽約。條款完整性風(fēng)險(xiǎn)：合同中必須包含“當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決”等核心條款，避免因條款缺失導(dǎo)致權(quán)利義務(wù)不明。印章使用風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁在空白合同、空白紙張或未審核通過(guò)的合同上加蓋公章或合同專用章；合作方印章需與名稱一致，避免使用“財(cái)務(wù)專用章”“項(xiàng)目部章”等非合同專用章（除非有明確授權(quán)）。保密義務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：涉及商業(yè)秘密（如技術(shù)資料、客戶信息）的合同，需約定保密條款明保證密范圍、期限及違