律師事務(wù)所客戶檔案管理辦法一、總則為規(guī)范律師事務(wù)所客戶檔案管理，提升法律服務(wù)質(zhì)量，防范執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國律師法》《中華人民共和國檔案法》及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本所業(yè)務(wù)實(shí)際，制定本辦法。本辦法適用于本所及所屬執(zhí)業(yè)律師、行政人員在服務(wù)客戶過程中形成的各類檔案資料的收集、整理、保管、利用及銷毀等管理活動(dòng)?？蛻魴n案管理遵循真實(shí)完整、安全保密、便捷利用的原則，確保檔案能客觀反映服務(wù)過程，同時(shí)嚴(yán)格保護(hù)客戶隱私與商業(yè)秘密。二、客戶檔案的分類與內(nèi)容（一）檔案分類根據(jù)服務(wù)類型與階段，客戶檔案分為三類：1.訴訟案件檔案：含民事、刑事、行政訴訟及仲裁案件的代理檔案，需體現(xiàn)案件從委托到結(jié)案的全流程材料。2.非訴業(yè)務(wù)檔案：包括法律顧問、并購重組、合規(guī)審查、盡職調(diào)查等非訴服務(wù)的專項(xiàng)檔案，需反映項(xiàng)目的服務(wù)目標(biāo)、成果及過程記錄。3.法律咨詢檔案：針對單次或短期咨詢服務(wù)形成的檔案，記錄咨詢內(nèi)容、法律分析及客戶反饋。（二）檔案內(nèi)容客戶檔案應(yīng)包含以下核心材料（根據(jù)服務(wù)類型動(dòng)態(tài)補(bǔ)充）：1.客戶基礎(chǔ)信息：自然人客戶：身份信息、聯(lián)系方式、關(guān)聯(lián)方關(guān)系（必要時(shí)）；法人/組織客戶：工商登記信息、法定代表人信息、授權(quán)代表信息、聯(lián)系方式等。2.服務(wù)關(guān)聯(lián)材料：委托合同、授權(quán)委托書、收費(fèi)憑證；案件/項(xiàng)目證據(jù)材料、法律分析報(bào)告、代理意見、服務(wù)成果文件（如法律意見書、合規(guī)報(bào)告）；司法文書（如判決書、裁定書、調(diào)解書）或非訴項(xiàng)目終版文件。3.溝通與記錄材料：與客戶的郵件、會(huì)議紀(jì)要、電話記錄（需簡要記錄時(shí)間、內(nèi)容、結(jié)論）；風(fēng)險(xiǎn)告知書、客戶反饋意見、投訴處理記錄（如有）。三、檔案管理流程（一）建檔環(huán)節(jié)服務(wù)啟動(dòng)后3個(gè)工作日內(nèi)，由承辦律師或指定行政人員負(fù)責(zé)收集材料，填寫《客戶檔案登記表》（含檔案編號、客戶名稱、服務(wù)類型、建檔日期等）。紙質(zhì)檔案需整理裝訂，電子檔案同步錄入本所檔案管理系統(tǒng)，確?！耙话福?xiàng)目）一檔、紙電同步”。（二）整理與歸檔每月末對當(dāng)月形成的檔案進(jìn)行集中整理：紙質(zhì)檔案按服務(wù)類型、案件階段或時(shí)間順序編號，確保材料完整、頁碼清晰；電子檔案需與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，命名規(guī)范（如“[客戶名稱]-[服務(wù)類型]-[年份]-[序號]”），并上傳至指定存儲(chǔ)路徑。（三）借閱與使用1.內(nèi)部借閱：本所人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或檔案管理員審批后，在指定場所查閱；如需復(fù)印，需注明用途并備案。2.外部借閱：除司法機(jī)關(guān)、監(jiān)管部門依法調(diào)取外，原則上不對外借閱。確需提供檔案信息的，需經(jīng)主任辦公會(huì)審議，并要求借閱方簽署《保密協(xié)議》，且對敏感信息進(jìn)行脫敏處理（如隱去客戶隱私、商業(yè)秘密）。（四）銷毀環(huán)節(jié)對保管期限屆滿（參照行業(yè)慣例：訴訟檔案保管20年，非訴/咨詢檔案保管5年）且無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理員提出鑒定意見，經(jīng)主任辦公會(huì)審議通過后，在雙人監(jiān)銷下銷毀。銷毀記錄（含檔案清單、監(jiān)銷人簽字）需存檔備查。四、檔案的保管與保密（一）保管要求1.紙質(zhì)檔案：存放于專用檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)施；檔案管理員每季度檢查檔案狀況，發(fā)現(xiàn)損壞、缺失及時(shí)報(bào)告并修復(fù)。2.電子檔案：存儲(chǔ)于加密服務(wù)器，定期（每月）備份；嚴(yán)禁在非授權(quán)設(shè)備上存儲(chǔ)、傳輸檔案信息，防止數(shù)據(jù)泄露或丟失。（二）保密規(guī)定1.接觸檔案的人員（含律師、行政人員、實(shí)習(xí)生）需簽署《保密承諾書》，明確“嚴(yán)禁向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，尤其是客戶隱私、商業(yè)秘密”的責(zé)任。五、責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任劃分檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、借閱登記，確保檔案安全；發(fā)現(xiàn)材料缺失、損壞或違規(guī)借閱時(shí)，需立即上報(bào)并整改。承辦律師：對檔案材料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，及時(shí)移交服務(wù)過程中形成的全部材料；不得違規(guī)使用、泄露檔案信息。（二）監(jiān)督與考核1.合規(guī)部門每半年開展檔案管理專項(xiàng)檢查，對未按規(guī)定建檔、保管、泄密的行為責(zé)令整改；將檔案管理納入律師及行政人員的績效考核。2.違規(guī)處理：對未履行檔案管理職責(zé)的，視情節(jié)給予批評教育、扣減績效、暫停執(zhí)業(yè)資格等處罰；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。六、附則本辦法由本所管委會(huì)負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布