辦公室文秘人員公文寫作規(guī)范及范例公文作為黨政機關(guān)、企事業(yè)單位傳遞決策意圖、協(xié)調(diào)工作事務(wù)的核心載體，其寫作質(zhì)量直接關(guān)乎行政效能與組織形象。辦公室文秘人員作為公文寫作的直接執(zhí)行者，需以專業(yè)規(guī)范為筆、以務(wù)實內(nèi)容為墨，在方寸之間搭建起精準(zhǔn)高效的溝通橋梁。本文結(jié)合實務(wù)經(jīng)驗，系統(tǒng)梳理公文寫作的規(guī)范要點與典型范例，助力文秘人員提升公文處理能力。一、公文寫作的規(guī)范基石（一）格式規(guī)范：公文權(quán)威性的視覺表達公文格式需嚴(yán)格遵循《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T____），從版頭到版記形成完整閉環(huán)：版頭：包含份號（涉密公文標(biāo)注）、密級（如“秘密”“機密”）、緊急程度（“特急”“加急”）、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志（全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合行文需并列標(biāo)注）、發(fā)文字號（機關(guān)代字+年份+序號，如“XX辦發(fā)〔2024〕X號”）、簽發(fā)人（上行文需標(biāo)注）。主體：標(biāo)題采用“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”結(jié)構(gòu)（如《XX公司關(guān)于開展安全生產(chǎn)檢查的通知》），主送機關(guān)頂格標(biāo)注，正文以“一、（一）1.”為層級展開，附件說明標(biāo)注附件名稱，成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字（如2024年X月X日），聯(lián)合行文需同時標(biāo)注所有發(fā)文機關(guān)署名。版記：抄送機關(guān)標(biāo)注需抄送的機關(guān)，印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期居版記末行，分隔線采用反線（粗線）。字體排版上，正文用仿宋GB2312三號字，行距設(shè)為28磅，頁碼居右空一字標(biāo)注“-X-”。（二）語言規(guī)范：精準(zhǔn)簡潔的政務(wù)表達公文語言需摒棄冗余修飾，堅守“準(zhǔn)確、簡潔、莊重”原則：準(zhǔn)確性：慎用模糊表述，如“大約”“可能”需替換為“約”“擬”；區(qū)分近義詞邊界，“制訂”側(cè)重擬制方案，“制定”側(cè)重形成規(guī)章。簡潔性：刪除客套話與重復(fù)表述，如“現(xiàn)結(jié)合我單位實際情況，就相關(guān)事宜通知如下”可簡化為“現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下”。莊重性：采用書面語體系，如“商量”改為“商洽”，“要求”根據(jù)對象調(diào)整為“懇請”（上行文）、“請予”（平行文）、“現(xiàn)予”（下行文）。（三）邏輯規(guī)范：條理清晰的思維呈現(xiàn)公文邏輯需遵循“問題導(dǎo)向—分析論證—解決方案”的閉環(huán)結(jié)構(gòu)：結(jié)構(gòu)邏輯：正文采用“總分總”框架，開頭闡明目的（“為貫徹落實XX精神”），主體分條列項（“一、工作目標(biāo)；二、重點任務(wù)”），結(jié)尾明確要求（“請各部門于X日前報送材料”）。論證邏輯：請示類公文需“一事一請”，并以數(shù)據(jù)、政策為支撐（如“因年度預(yù)算不足，申請追加經(jīng)費X萬元，用于XX項目”）；報告類公文需區(qū)分“工作進展”與“成果總結(jié)”，避免夾帶請示事項。二、常見公文類型及寫作范例（一）通知：部署工作的指令性文書適用場景：傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行或有關(guān)單位周知的事項。范例：XX市人民政府辦公室關(guān)于召開全市優(yōu)化營商環(huán)境工作會議的通知主送機關(guān)：各縣（區(qū)）人民政府，市政府各部門：為總結(jié)2024年營商環(huán)境建設(shè)成果，部署2025年重點任務(wù)，經(jīng)市政府研究，決定召開全市優(yōu)化營商環(huán)境工作會議?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：一、會議時間：2024年X月X日（周五）上午9:00二、會議地點：市政務(wù)中心三樓會議室三、參會人員：各縣（區(qū)）政府分管領(lǐng)導(dǎo)，市發(fā)改委、市工信局等部門主要負(fù)責(zé)人四、有關(guān)要求：1.請參會人員提前15分鐘到場，攜帶本單位營商環(huán)境工作總結(jié)（紙質(zhì)版一式兩份）；2.嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，無特殊情況不得請假。XX市人民政府辦公室2024年X月X日（二）請示：請求批準(zhǔn)的呈請性文書核心要求：一文一事，主送機關(guān)單一，結(jié)語用“妥否，請批示”“以上請示，盼復(fù)”。范例：XX縣教育局關(guān)于申請修繕縣一中教學(xué)樓的請示主送機關(guān)：XX縣人民政府：我縣第一中學(xué)教學(xué)樓建于1998年，因年久失修，部分墻體出現(xiàn)裂縫、屋頂滲漏，存在安全隱患。經(jīng)專業(yè)機構(gòu)評估，需投入修繕資金X萬元。鑒于縣教育局年度預(yù)算不足，特申請從縣級財政專項資金中撥付該筆費用。妥否，請批示。XX縣教育局2024年X月X日（三）報告：匯報工作的陳述性文書關(guān)鍵區(qū)別：報告無請示事項，側(cè)重“已做什么、做了多少、效果如何”。范例：XX集團關(guān)于2024年上半年安全生產(chǎn)工作的報告主送機關(guān)：XX市國資委：2024年上半年，我集團深入貫徹“安全第一、預(yù)防為主”方針，扎實推進安全生產(chǎn)專項整治，現(xiàn)將工作情況報告如下：一、工作開展情況（一）制度建設(shè)：修訂《安全生產(chǎn)責(zé)任制》，新增《外包單位安全管理辦法》；（二）隱患排查：累計檢查下屬企業(yè)X家次，整改隱患X項，整改率100%。二、存在問題部分老舊廠區(qū)消防設(shè)施更新滯后，外包單位安全培訓(xùn)覆蓋率不足80%。三、下一步計劃1.投入X萬元更新消防設(shè)施，9月底前完成；2.開展外包單位專項培訓(xùn)，確保8月底前全覆蓋。XX集團2024年X月X日（四）函：平行溝通的商洽性文書適用場景：不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問答復(fù)問題。范例：XX市文化館關(guān)于商洽文化交流活動場地的函主送機關(guān)：XX市圖書館：為弘揚傳統(tǒng)文化，我館擬于2024年X月X日舉辦“非遺技藝展”，需使用貴館一樓展廳（約500平方米）?，F(xiàn)商請貴館予以支持，具體合作事宜可另行協(xié)商。盼復(fù)為荷。XX市文化館2024年X月X日三、公文寫作的避坑指南（一）文種混用：警惕“請示報告”“函與通知”混淆請示需上級批復(fù)，報告無需回復(fù)；若既匯報工作又請求批準(zhǔn)，應(yīng)分開發(fā)文。平行機關(guān)商洽用“函”，上級對下級布置工作用“通知”，不可用“函”向下級發(fā)號施令。（二）格式硬傷：規(guī)避常見細(xì)節(jié)失誤發(fā)文字號年份用六角括號（〔〕），不可用方括號（[]）；成文日期標(biāo)注“2024年X月X日”，不可用“二〇二四年X月X日”；附件名稱后不加標(biāo)點，如“附件：1.XX方案”（正確），“附件：1.XX方案?！保ㄥe誤）。（三）語言失范：拒絕口語化與情緒化表達避免“我們覺得”“大概”等模糊表述，改為“我單位建議”“約”；上行文忌用命令性語氣（如“必須支持”），改為“懇請協(xié)調(diào)”；數(shù)據(jù)表述需精確，如“約X萬元”改為“X.XX萬元”（無特殊要求時）。四、公文寫作的進階之道（一）建立“三審三?！睓C制一審格式：檢查版頭、主體、版記是否完整，字號行距是否合規(guī)；二審內(nèi)容：核對政策依據(jù)、數(shù)據(jù)邏輯、行文目的是否清晰；三審語言：通讀全文，刪除冗余表述，調(diào)整語氣措辭。（二）構(gòu)建“案例庫+學(xué)習(xí)圈”體系整理本單位近三年優(yōu)秀公文，按“通知、請示、報告、函”分類標(biāo)注亮點（如“請示的理由論證充分”“通知的要求清晰具體”）；每月組織“公文互評會”，選取典型案例（含錯誤案例）集體研討，分析改進方向。（三）適配數(shù)字化辦公趨勢電子公文需保留“紅頭”“印章”等要素，PDF版本確保格式無損；運用“公文模板庫”（含標(biāo)題、結(jié)構(gòu)