訂購(gòu)流程與請(qǐng)示文件標(biāo)準(zhǔn)模板一、訂購(gòu)流程規(guī)范（一）需求發(fā)起與梳理需求由使用部門或項(xiàng)目組結(jié)合業(yè)務(wù)開(kāi)展、設(shè)備更新、物資補(bǔ)充等實(shí)際場(chǎng)景提出，需明確訂購(gòu)標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)等核心要素）、使用場(chǎng)景（如辦公系統(tǒng)升級(jí)、生產(chǎn)原料補(bǔ)給等）、交付時(shí)限等關(guān)鍵信息，形成書面需求說(shuō)明并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初步確認(rèn)。（二）供應(yīng)商調(diào)研與比價(jià)1.供應(yīng)商篩選：優(yōu)先從合格供應(yīng)商庫(kù)選取合作方；若需新增供應(yīng)商，需通過(guò)背景調(diào)查（企業(yè)資質(zhì)、信譽(yù)記錄、服務(wù)能力等）確認(rèn)合規(guī)性；涉密或特殊物資采購(gòu)需嚴(yán)格遵循行業(yè)準(zhǔn)入要求。2.報(bào)價(jià)采集與分析：至少向3家供應(yīng)商采集書面報(bào)價(jià)（含單價(jià)、總價(jià)、付款方式、售后服務(wù)等明細(xì)），對(duì)比價(jià)格合理性、產(chǎn)品適配性及服務(wù)承諾，形成《供應(yīng)商比價(jià)分析表》并標(biāo)注差異項(xiàng)、推薦理由。（三）內(nèi)部審批流程1.部門初審：需求部門將需求說(shuō)明、比價(jià)分析表提交分管領(lǐng)導(dǎo)，審核需求必要性、預(yù)算匹配度（涉及預(yù)算時(shí)），分管領(lǐng)導(dǎo)簽署初審意見(jiàn)。2.跨部門會(huì)簽（如需）：若訂購(gòu)事項(xiàng)涉及財(cái)務(wù)（預(yù)算）、法務(wù)（合同風(fēng)險(xiǎn)）、技術(shù)（參數(shù)合規(guī)）等多部門，需發(fā)起會(huì)簽流程，各部門從專業(yè)維度提意見(jiàn)并形成會(huì)簽記錄。3.最終審批：根據(jù)企業(yè)審批權(quán)限（如金額分級(jí)制度），將材料提交至對(duì)應(yīng)審批人（部門經(jīng)理、總經(jīng)理或董事會(huì)等），審批通過(guò)后出具書面批復(fù)。（四）合同簽訂與執(zhí)行1.合同起草與審核：采購(gòu)或法務(wù)部門牽頭起草合同，明確標(biāo)的、價(jià)格、履約期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款；需求、財(cái)務(wù)部門聯(lián)合審核，確保條款與需求及審批要求一致。2.合同簽署：雙方確認(rèn)無(wú)誤后，由授權(quán)代表簽署合同，按檔案管理要求歸檔。3.訂單執(zhí)行與跟蹤：采購(gòu)部門按合同發(fā)起訂單，跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)、物流進(jìn)度并反饋需求部門；需求部門配合做好收貨準(zhǔn)備（場(chǎng)地、人員安排等）。（五）驗(yàn)收與結(jié)算1.到貨驗(yàn)收：需求部門聯(lián)合技術(shù)、質(zhì)檢人員對(duì)照合同及需求標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收貨物，填寫《驗(yàn)收單》（含外觀、數(shù)量、性能測(cè)試等結(jié)果）；若存在問(wèn)題，需注明并及時(shí)溝通整改。2.結(jié)算與歸檔：驗(yàn)收合格后，財(cái)務(wù)部門憑驗(yàn)收單、發(fā)票、合同等完成付款；采購(gòu)部門整理全流程文件（需求、比價(jià)、審批、合同、驗(yàn)收、結(jié)算憑證）歸檔，形成完整采購(gòu)檔案。二、請(qǐng)示文件標(biāo)準(zhǔn)模板與撰寫要求（一）文件結(jié)構(gòu)規(guī)范請(qǐng)示文件需遵循“標(biāo)題-主送機(jī)關(guān)-正文-落款-附件（可選）”格式，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔正式、邏輯清晰。1.標(biāo)題采用“關(guān)于+事由+的請(qǐng)示”結(jié)構(gòu)，明確核心事項(xiàng)，示例：《關(guān)于申請(qǐng)訂購(gòu)XX型號(hào)服務(wù)器的請(qǐng)示》《關(guān)于采購(gòu)年度辦公耗材的請(qǐng)示》。2.主送機(jī)關(guān)僅限一個(gè)直接上級(jí)機(jī)關(guān)（如“XX部”“XX總經(jīng)理”），頂格書寫規(guī)范全稱或簡(jiǎn)稱。3.正文請(qǐng)示緣由：闡述訂購(gòu)必要性（業(yè)務(wù)發(fā)展、設(shè)備老化、合規(guī)要求等），結(jié)合數(shù)據(jù)或場(chǎng)景增強(qiáng)說(shuō)服力。示例：“因我部門承接的XX項(xiàng)目需處理海量數(shù)據(jù)，現(xiàn)有服務(wù)器算力不足，日均任務(wù)延遲率達(dá)X%，嚴(yán)重影響項(xiàng)目進(jìn)度，故申請(qǐng)訂購(gòu)新服務(wù)器。”請(qǐng)示事項(xiàng)：明確訂購(gòu)標(biāo)的、數(shù)量、預(yù)算、供應(yīng)商（或采購(gòu)方式）、交付要求等，需具體可操作。示例：“擬向XX科技公司訂購(gòu)XX型號(hào)服務(wù)器2臺(tái)，單價(jià)XX元，總價(jià)XX元，預(yù)算從XX項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)列支，要求X月X日前交付并調(diào)試?！苯Y(jié)語(yǔ)：使用規(guī)范用語(yǔ)，如“妥否，請(qǐng)批示”“以上請(qǐng)示，盼復(fù)”等，單獨(dú)成段。4.落款注明發(fā)文部門（或個(gè)人）及成文日期（漢字小寫數(shù)字，如“二〇二四年五月十日”），右對(duì)齊。5.附件（可選）若需補(bǔ)充說(shuō)明（報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)表、前置文件等），正文后標(biāo)注“附件：1.XX文件；2.XX材料”并隨文附上。（二）請(qǐng)示文件模板示例標(biāo)題：關(guān)于申請(qǐng)訂購(gòu)XX辦公軟件的請(qǐng)示主送機(jī)關(guān)：XX總經(jīng)理辦公室正文：因我部門推進(jìn)數(shù)字化辦公轉(zhuǎn)型，現(xiàn)有辦公軟件無(wú)法滿足多人協(xié)同編輯、版本管理及安全加密需求。經(jīng)調(diào)研，XX品牌XX版本軟件可實(shí)現(xiàn)文檔實(shí)時(shí)協(xié)作、權(quán)限分級(jí)管理及云端加密存儲(chǔ)，能有效提升部門工作效率（當(dāng)前協(xié)同任務(wù)因工具限制，平均耗時(shí)增加30%）。現(xiàn)申請(qǐng)訂購(gòu)該軟件企業(yè)版授權(quán)（含50個(gè)用戶賬號(hào)），供應(yīng)商為XX科技有限公司，報(bào)價(jià)XX元（含1年運(yùn)維服務(wù)），預(yù)算擬從2024年信息化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列支，交付后需于10個(gè)工作日內(nèi)完成部署培訓(xùn)。妥否，請(qǐng)批示。落款：XX部門日期：二〇二四年五月十日附件：1.XX軟件功能對(duì)比表；2.XX科技有限公司報(bào)價(jià)單（三）撰寫注意事項(xiàng)1.一事一請(qǐng)示：一份請(qǐng)示僅限一個(gè)事項(xiàng)，避免多事項(xiàng)混合導(dǎo)致審批邏輯混亂。2.數(shù)據(jù)支撐：緣由部分用數(shù)據(jù)、案例說(shuō)明需求必要性，減少模糊表述（如“影響較大”改為“日均任務(wù)延遲率達(dá)X%”）。3.合規(guī)性核查：涉及預(yù)算、采購(gòu)方式（招標(biāo)、單一來(lái)源等）的，需提前確認(rèn)企業(yè)制度要求。4.語(yǔ)言風(fēng)格：避免口語(yǔ)化（如“我們覺(jué)得”改為“經(jīng)調(diào)研分析”），避免絕對(duì)化表述