PAGE外事電子郵件規(guī)范制度一、總則1.目的為規(guī)范公司外事電子郵件的管理，確保外事溝通的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和規(guī)范性，維護(hù)公司形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及外事活動的部門及員工，包括但不限于與境外機(jī)構(gòu)、企業(yè)、合作伙伴等進(jìn)行業(yè)務(wù)往來、交流合作、信息溝通等場景下所使用的電子郵件。3.基本原則遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)外事規(guī)定，確保郵件內(nèi)容合法合規(guī)。注重郵件禮儀，體現(xiàn)公司專業(yè)形象和文化素養(yǎng)。保證郵件信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，避免虛假或誤導(dǎo)性內(nèi)容。及時(shí)處理郵件，提高溝通效率，避免延誤重要外事工作。二、郵件格式規(guī)范1.發(fā)件人信息使用公司統(tǒng)一的郵箱賬號發(fā)送外事郵件，郵箱賬號命名應(yīng)規(guī)范，便于識別和管理。一般格式為：姓名拼音全拼@公司英文名稱縮寫.com或.cn等（具體根據(jù)公司實(shí)際郵箱后綴確定）。發(fā)件人姓名應(yīng)填寫真實(shí)姓名，避免使用昵稱或別名。若因特殊原因需使用特定稱呼，應(yīng)在首次使用時(shí)進(jìn)行明確說明。2.收件人信息準(zhǔn)確填寫收件人的郵箱地址，確保收件人能夠順利接收郵件。若有多個(gè)收件人，應(yīng)按照重要程度、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)等合理順序排列，并用英文逗號隔開。對于重要的外事郵件，建議在收件人欄中同時(shí)抄送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或同事，以便及時(shí)了解郵件內(nèi)容和進(jìn)展情況。抄送時(shí)應(yīng)注明抄送原因和目的。3.主題主題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括郵件核心內(nèi)容，避免使用模糊、冗長或歧義性的表述。主題字?jǐn)?shù)一般控制在20字以內(nèi)為宜。對于緊急外事郵件，應(yīng)在主題中明確標(biāo)注“緊急”字樣，以便收件人優(yōu)先處理。例如：“緊急：關(guān)于與XX公司合作項(xiàng)目的溝通”。4.正文郵件正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清晰，邏輯連貫。開頭應(yīng)簡要說明發(fā)件人身份和郵件目的，結(jié)尾應(yīng)明確表達(dá)期望回復(fù)的內(nèi)容或時(shí)間要求等。語言表達(dá)應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確、禮貌，避免使用生僻詞匯、網(wǎng)絡(luò)用語或不恰當(dāng)?shù)谋硎?。對于專業(yè)術(shù)語和縮寫，應(yīng)在首次出現(xiàn)時(shí)進(jìn)行解釋說明。分段合理，每段內(nèi)容不宜過長，以便閱讀和理解。重要內(nèi)容可適當(dāng)加粗、下劃線或使用不同顏色字體等方式進(jìn)行突出顯示，但應(yīng)避免過度使用，以免影響郵件整體美觀。若郵件內(nèi)容涉及附件，應(yīng)在正文中明確說明附件的名稱、內(nèi)容及用途，例如：“附件為本次與XX公司商務(wù)洽談的詳細(xì)方案，請查收?！?.簽名在郵件正文結(jié)尾處應(yīng)添加規(guī)范的簽名，簽名內(nèi)容包括姓名、部門、職務(wù)、聯(lián)系電話等信息。簽名格式應(yīng)統(tǒng)一、整齊，例如：[姓名][部門][職務(wù)][聯(lián)系電話]若有公司logo等標(biāo)識，可在簽名上方適當(dāng)位置添加，但應(yīng)注意排版簡潔，不影響郵件正文內(nèi)容的閱讀。三、郵件內(nèi)容規(guī)范1.合法性郵件內(nèi)容必須符合中國法律法規(guī)以及目標(biāo)國家或地區(qū)的相關(guān)法律規(guī)定，不得包含任何違法、違規(guī)、有害或侵犯他人權(quán)益的信息。涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、公司機(jī)密等敏感信息的郵件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行加密處理，并妥善控制郵件的發(fā)送范圍，確保信息安全。2.準(zhǔn)確性提供的信息應(yīng)真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。對于重要事項(xiàng)和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行核實(shí)和確認(rèn)后再發(fā)送郵件。避免使用模糊不清或容易引起歧義的表述，確保收件人能夠準(zhǔn)確理解郵件意圖。如有必要，可對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)解釋或說明。3.禮貌性秉持尊重、友好、禮貌的態(tài)度撰寫郵件內(nèi)容，避免使用命令式、質(zhì)問式或攻擊性的語言。對于收件人的觀點(diǎn)和意見應(yīng)給予充分尊重，如有不同看法，應(yīng)通過理性、客觀的方式進(jìn)行溝通和協(xié)商，維護(hù)良好的外事溝通氛圍。4.針對性根據(jù)收件人的身份、職責(zé)和需求，有針對性地撰寫郵件內(nèi)容。避免發(fā)送與收件人無關(guān)或關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)的信息，提高郵件的有效性和閱讀價(jià)值。在回復(fù)郵件時(shí)，應(yīng)針對對方提出的問題進(jìn)行準(zhǔn)確、全面的答復(fù)，避免遺漏重要信息或答非所問。5.時(shí)效性及時(shí)處理外事郵件，對于需要回復(fù)的郵件，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)。一般情況下，緊急郵件應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)回復(fù)，普通郵件應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)回復(fù)。如有特殊情況無法按時(shí)回復(fù)，應(yīng)提前向收件人說明原因并告知預(yù)計(jì)回復(fù)時(shí)間。對于重要外事活動的相關(guān)郵件，應(yīng)按照活動安排和時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)跟進(jìn)和處理，確保各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。四、郵件審批與審核1.審批流程對于涉及重要外事決策、重大合作項(xiàng)目、敏感信息等關(guān)鍵郵件，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。郵件起草人應(yīng)填寫《外事郵件審批表》，詳細(xì)說明郵件主題、內(nèi)容、發(fā)送對象、目的及可能產(chǎn)生的影響等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將郵件及審批表提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)郵件內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，審批通過后方可發(fā)送。在審批過程中，審批人應(yīng)認(rèn)真審查郵件內(nèi)容，確保其符合法律法規(guī)、公司政策及外事工作要求，并對郵件的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。2.審核要點(diǎn)合法性審核：檢查郵件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及相關(guān)外事規(guī)定，是否存在違法違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。準(zhǔn)確性審核：核實(shí)郵件中提供的信息是否真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠，表述是否清晰明確。禮貌性審核：審查郵件語言是否禮貌得體，是否尊重對方，是否避免了不當(dāng)言辭。針對性審核：判斷郵件內(nèi)容是否針對收件人需求，是否具有明確的目的和價(jià)值，是否與外事工作相關(guān)。保密性審核：對于涉及公司機(jī)密信息的郵件，檢查是否采取了必要的保密措施，發(fā)送范圍是否合理。五、郵件存檔與管理1.存檔要求外事郵件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行及時(shí)存檔，確保郵件信息的完整性和可追溯性。郵件存檔應(yīng)包括郵件正文、附件、發(fā)件人信息、收件人信息、主題、發(fā)送時(shí)間、回復(fù)時(shí)間等所有相關(guān)內(nèi)容。存檔方式可采用電子文檔形式，按照郵件主題、年份、月份等進(jìn)行分類存儲，便于查詢和檢索。同時(shí)，應(yīng)定期對郵件存檔進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱外事郵件存檔的，應(yīng)填寫《外事郵件查閱申請表》，注明查閱目的、郵件主題及時(shí)間段等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門進(jìn)行查閱。如需借閱外事郵件存檔，應(yīng)提前向檔案管理部門提交《外事郵件借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱用途、借閱期限等，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)妥善保管郵件存檔，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露郵件內(nèi)容。檔案管理部門應(yīng)對郵件查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人或借閱人姓名、部門、查閱或借閱時(shí)間、郵件主題等信息，以備查詢和監(jiān)督。3.清理與銷毀外事郵件存檔應(yīng)根據(jù)公司檔案保管期限規(guī)定進(jìn)行定期清理，對于已超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的郵件，可按照公司規(guī)定的銷毀程序進(jìn)行銷毀。在郵件銷毀前，應(yīng)填寫《外事郵件銷毀申請表》并提交相關(guān)部門審核，審核通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，確保郵件信息徹底刪除，防止信息泄露。郵件銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、郵件主題、數(shù)量、銷毀方式等信息，記錄應(yīng)保存一定期限，以備審計(jì)和檢查。六、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定違反本制度規(guī)定，在郵件格式、內(nèi)容、審批、存檔等方面存在不符合要求的行為，均視為外事郵件違規(guī)行為。具體包括但不限于：郵件格式不規(guī)范，影響郵件正常閱讀和處理。郵件內(nèi)容違法違規(guī)、虛假不實(shí)、侵犯他人權(quán)益或泄露公司機(jī)密。未按規(guī)定進(jìn)行郵件審批，擅自發(fā)送重要外事郵件。未及時(shí)存檔或妥善管理外事郵件，導(dǎo)致郵件丟失或信息泄露。違反郵件查閱、借閱和銷毀規(guī)定，擅自查閱、借閱或銷毀外事郵件存檔。2.處理措施對于發(fā)現(xiàn)的外事郵件違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施。情節(jié)較輕的，給予警告、批評教育等處理，并要求責(zé)任人立即整改；情節(jié)嚴(yán)重的，將按照公司相關(guān)規(guī)定給予紀(jì)律處分，包括但不限于罰款、降職、辭退等，同時(shí)追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。