PAGE非處方藥品采購制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司非處方藥品采購管理，規(guī)范采購行為，確保所采購的非處方藥品質(zhì)量合格、供應(yīng)及時(shí)、價(jià)格合理，滿足公司業(yè)務(wù)需求，保障公眾用藥安全有效，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及非處方藥品采購的部門、崗位及人員，包括但不限于采購部門、質(zhì)量控制部門、銷售部門等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)、藥品管理相關(guān)政策以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.質(zhì)量第一原則：把藥品質(zhì)量放在首位，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，從源頭上保障所采購非處方藥品的質(zhì)量。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明、公正，在符合條件的供應(yīng)商中進(jìn)行公平競爭，不得有歧視或偏袒行為。4.成本效益原則：在保證藥品質(zhì)量和供應(yīng)的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。二、采購計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測1.銷售部門應(yīng)定期對(duì)非處方藥品的銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，結(jié)合市場動(dòng)態(tài)、季節(jié)變化、疾病流行趨勢等因素，預(yù)測各類非處方藥品的市場需求。2.根據(jù)銷售歷史數(shù)據(jù)，運(yùn)用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法和模型，制定不同時(shí)間段（月度、季度、年度）的銷售預(yù)測報(bào)告，為采購計(jì)劃的制定提供依據(jù)。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門依據(jù)銷售部門提供的需求預(yù)測報(bào)告，結(jié)合庫存狀況，制定詳細(xì)的非處方藥品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確藥品名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.在制定采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮藥品的有效期、季節(jié)性需求變化以及供應(yīng)商的生產(chǎn)供應(yīng)能力等因素，確保采購計(jì)劃的合理性和可行性。3.采購計(jì)劃需經(jīng)相關(guān)部門審核，審核內(nèi)容包括需求的合理性、庫存的準(zhǔn)確性、資金預(yù)算的可行性等。審核通過后的采購計(jì)劃作為采購活動(dòng)的執(zhí)行依據(jù)。（三）采購計(jì)劃調(diào)整1.如市場需求發(fā)生重大變化、藥品質(zhì)量問題、供應(yīng)商供貨異常等情況，導(dǎo)致原采購計(jì)劃無法滿足實(shí)際需求時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)提出采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)。2.采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)需詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容以及對(duì)公司業(yè)務(wù)可能產(chǎn)生的影響，并提交相關(guān)證明材料。3.采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)相關(guān)部門再次審核通過后，方可實(shí)施調(diào)整。調(diào)整后的采購計(jì)劃應(yīng)及時(shí)通知各相關(guān)部門，確保信息傳遞準(zhǔn)確、及時(shí)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立合格供應(yīng)商名錄，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件。準(zhǔn)入條件應(yīng)包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、信譽(yù)狀況、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選和評(píng)估。3.對(duì)符合準(zhǔn)入條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況、倉儲(chǔ)物流條件等。實(shí)地考察結(jié)束后，形成考察報(bào)告，作為是否選擇該供應(yīng)商的重要依據(jù)。4.采購部門組織相關(guān)部門（如質(zhì)量控制部門、法務(wù)部門等）對(duì)擬選擇的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^后，將其納入合格供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.定期對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與考核，評(píng)估周期一般為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括藥品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商所供藥品進(jìn)行質(zhì)量抽檢，根據(jù)抽檢結(jié)果評(píng)估供應(yīng)商的藥品質(zhì)量穩(wěn)定性。如發(fā)現(xiàn)藥品質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施，并記錄在供應(yīng)商評(píng)估檔案中。3.采購部門根據(jù)供應(yīng)商的交貨情況，統(tǒng)計(jì)交貨準(zhǔn)時(shí)率、交貨數(shù)量準(zhǔn)確性等指標(biāo)，評(píng)估供應(yīng)商的交貨能力。對(duì)于交貨頻繁延遲或數(shù)量不符的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其改進(jìn)。4.定期收集公司內(nèi)部各部門對(duì)供應(yīng)商售后服務(wù)的反饋意見，如響應(yīng)速度、解決問題的能力等，綜合評(píng)估供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量。5.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估與考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商提出警告，要求其限期整改；如連續(xù)多次評(píng)估不合格，將其從合格供應(yīng)商名錄中剔除。（三）供應(yīng)商信息管理1.建立供應(yīng)商信息檔案，詳細(xì)記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明文件、考察報(bào)告、評(píng)估與考核結(jié)果等內(nèi)容。供應(yīng)商信息檔案應(yīng)及時(shí)更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行分類管理，如按照藥品類別、區(qū)域等進(jìn)行分類，便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。3.嚴(yán)格保密供應(yīng)商信息，未經(jīng)供應(yīng)商同意，不得向第三方泄露其商業(yè)機(jī)密和敏感信息。四、采購流程控制（一）采購申請(qǐng)1.各部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，填寫非處方藥品采購申請(qǐng)表。采購申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明藥品名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨日期等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購申請(qǐng)表提交至采購部門后，采購人員對(duì)其進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括申請(qǐng)的必要性、采購數(shù)量的合理性、庫存情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通核實(shí)，并要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。（二）采購審批1.采購部門根據(jù)采購申請(qǐng)表的審核情況，按照公司制定的采購審批權(quán)限，將采購申請(qǐng)?zhí)峤恢料鄳?yīng)的審批部門或人員進(jìn)行審批。2.審批部門或人員應(yīng)根據(jù)采購金額、藥品類別、采購緊急程度等因素，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審查。如涉及重大采購項(xiàng)目或特殊藥品采購，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審。3.審批通過后的采購申請(qǐng)，由采購部門下達(dá)采購任務(wù)單，明確采購的具體要求和責(zé)任分工。（三）采購實(shí)施1.采購人員根據(jù)采購任務(wù)單，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。采購談判應(yīng)明確藥品價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款，并形成采購合同草案。2.采購合同草案經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、有效性和可操作性。3.采購人員按照采購合同約定，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況，確保藥品按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求其承擔(dān)違約責(zé)任，并向公司報(bào)告。（四）驗(yàn)收入庫1.藥品到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量控制部門和倉儲(chǔ)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量控制部門制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法；倉儲(chǔ)部門安排好驗(yàn)收?qǐng)龅睾腿藛T。2.藥品到貨時(shí)，由質(zhì)量控制部門按照驗(yàn)收方案對(duì)藥品的外觀、包裝、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量證明文件等進(jìn)行逐一檢查驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的藥品，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的藥品，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理，做好記錄。3.倉儲(chǔ)部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和入庫憑證，將驗(yàn)收合格的藥品入庫存儲(chǔ)，并按照藥品的特性和儲(chǔ)存要求，合理安排存儲(chǔ)位置，確保藥品質(zhì)量安全。（五）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同約定和驗(yàn)收入庫情況，及時(shí)辦理付款申請(qǐng)手續(xù)。付款申請(qǐng)應(yīng)附采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、準(zhǔn)確。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括合同條款執(zhí)行情況、發(fā)票真實(shí)性、金額準(zhǔn)確性等。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款結(jié)算手續(xù)。3.建立采購付款跟蹤機(jī)制，定期對(duì)采購付款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決付款過程中出現(xiàn)的問題，確保公司資金安全和供應(yīng)商利益。五、質(zhì)量控制與風(fēng)險(xiǎn)管理（一）質(zhì)量控制1.質(zhì)量控制部門應(yīng)全程參與非處方藥品采購過程，對(duì)采購藥品的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把控。在供應(yīng)商選擇階段，協(xié)助采購部門對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行評(píng)估；在采購合同簽訂前，審核合同中的質(zhì)量條款。2.加強(qiáng)對(duì)采購藥品的檢驗(yàn)檢測工作，嚴(yán)格按照國家藥品標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部質(zhì)量控制要求，對(duì)到貨藥品進(jìn)行逐批檢驗(yàn)。檢驗(yàn)項(xiàng)目應(yīng)包括藥品的外觀、性狀、鑒別、檢查、含量測定等。對(duì)于特殊藥品或質(zhì)量不穩(wěn)定的藥品，應(yīng)增加檢驗(yàn)頻次和項(xiàng)目。3.建立藥品質(zhì)量追溯體系，記錄采購藥品的來源、采購日期、供應(yīng)商信息、驗(yàn)收情況、儲(chǔ)存條件、銷售流向等信息，確保一旦發(fā)現(xiàn)藥品質(zhì)量問題，能夠迅速追溯到問題源頭，采取有效的召回和處理措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)管理1.識(shí)別采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、藥品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、政策法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等，并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，可以通過與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款、建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)；對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同管理，明確違約責(zé)任，增加違約保證金等措施；對(duì)于藥品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)化質(zhì)量控制，嚴(yán)格檢驗(yàn)檢測，加大對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)管力度；對(duì)于政策法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)關(guān)注政策法規(guī)變化，調(diào)整采購策略，確保采購活動(dòng)符合最新要求。3.定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)管理措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，確保采購風(fēng)險(xiǎn)始終處于可控狀態(tài)。六、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)或崗位，對(duì)非處方藥品采購活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購人員的廉潔自律情況、供應(yīng)商選擇與管理情況、質(zhì)量控制情況等。2.監(jiān)督機(jī)構(gòu)或崗位應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行檢查，查閱相關(guān)文件、記錄、合同等資料，與采購人員、供應(yīng)商、驗(yàn)收人員等進(jìn)行溝通訪談，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題。3.建立采購活動(dòng)舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)公司內(nèi)部員工對(duì)采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，依法依規(guī)對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理，并保護(hù)舉報(bào)人權(quán)益。（二）內(nèi)部審計(jì)1.定期開展非處方藥品采購內(nèi)部審計(jì)工作，審計(jì)周期一般為每年一次。內(nèi)部審計(jì)內(nèi)容包括采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性、采購效益的評(píng)估等。2.審計(jì)部門應(yīng)制定詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃和審計(jì)方案，采用適當(dāng)?shù)膶徲?jì)方法，如查閱資料、實(shí)地走訪、數(shù)據(jù)分析等，對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行全面、深入的審計(jì)。3.內(nèi)部審計(jì)結(jié)束后，出具審計(jì)報(bào)告，針對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。通過內(nèi)部審計(jì)，不斷完善采購制度和流程，提高采購管理水平。七、培訓(xùn)與教育（一）采購人員培訓(xùn)1.定期組織采購人員參加專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括藥品法律法規(guī)、采購業(yè)務(wù)知識(shí)、質(zhì)量管理知識(shí)、供應(yīng)商管理技巧等。培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式。2.通過培訓(xùn)，提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，使其熟悉采購流程和相關(guān)政策法規(guī)，掌握采購談判技巧和質(zhì)量控制方法，增強(qiáng)廉潔自律意識(shí)，確保采購工作的順利開展。3.建立采購人員培訓(xùn)檔案，記錄培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、考核成績等信息，作為采購人員績效考核和職業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)。（二）全員培訓(xùn)教育1.開展非處方藥品采購制度規(guī)范的全員培訓(xùn)教育活動(dòng)，使公司全體員工了解采購工作的重要性和相關(guān)流程，明確各自在采購活動(dòng)中的職責(zé)和義務(wù)