PAGE超市存貨采購制度不規(guī)范一、總則（一）目的為加強本超市存貨采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的順利進行，保障超市運營的正常開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本超市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本超市所有存貨采購活動，包括但不限于食品、日用品、生鮮產(chǎn)品、家電及其他各類商品的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.合理性原則：采購決策應(yīng)基于超市實際需求，確保采購數(shù)量、質(zhì)量和價格的合理性，避免浪費和過度采購。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受超市內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查，確保公平競爭。4.效益原則：在保證商品質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高超市經(jīng)濟效益。二、采購計劃管理（一）需求預(yù)測1.各部門應(yīng)定期對本部門所負責(zé)商品的銷售情況、庫存狀況進行分析，結(jié)合市場趨勢和季節(jié)變化等因素，預(yù)測未來一定時期內(nèi)的商品需求。2.采購部門應(yīng)收集各部門的需求預(yù)測信息，進行匯總和分析，形成超市整體的需求預(yù)測報告，為采購計劃的制定提供依據(jù)。（二）采購計劃制定1.根據(jù)需求預(yù)測報告，采購部門結(jié)合超市庫存水平，制定詳細的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購商品的種類、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃應(yīng)遵循“以銷定購、適量庫存”的原則，既要滿足銷售需求，又要避免庫存積壓。對于季節(jié)性商品和促銷商品，應(yīng)根據(jù)銷售特點制定相應(yīng)的采購計劃。3.采購計劃需經(jīng)相關(guān)部門審核，包括銷售部門、庫存管理部門等，確保計劃的合理性和可行性。審核通過后的采購計劃報超市管理層批準后實施。（三）采購計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、銷售情況波動、供應(yīng)商問題等原因?qū)е略少徲媱澬枰{(diào)整，相關(guān)部門應(yīng)及時提出調(diào)整申請。2.調(diào)整申請應(yīng)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容及預(yù)計對采購成本、庫存水平和銷售的影響等。采購部門對調(diào)整申請進行審核，并報超市管理層批準。3.采購計劃調(diào)整后，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，確保各部門能夠及時調(diào)整工作安排，保證采購活動的順利進行。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的資料。2.根據(jù)采購商品的特點和要求，制定供應(yīng)商選擇標準，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量認證等方面。3.通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式，從供應(yīng)商信息庫中選擇合適的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商過程中，應(yīng)進行充分的市場調(diào)研和比較，確保選擇到優(yōu)質(zhì)、可靠的供應(yīng)商。4.對于新供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況，評估其是否符合供應(yīng)商選擇標準。考察合格的新供應(yīng)商經(jīng)審批后納入供應(yīng)商信息庫。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。評估周期可根據(jù)實際情況設(shè)定，一般為每季度或每半年進行一次。2.建立供應(yīng)商評估指標體系，對供應(yīng)商的各項評估內(nèi)容進行量化打分。評估指標體系應(yīng)根據(jù)采購商品的特點和超市的實際需求進行設(shè)定，確保評估結(jié)果客觀、準確。3.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于評估優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機會和一定的獎勵；對于評估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施，如暫停合作、要求整改等，直至取消合作資格。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況以及市場動態(tài)等信息。對于供應(yīng)商提出的問題和建議，應(yīng)及時給予回應(yīng)和處理。2.建立供應(yīng)商投訴處理機制，對于供應(yīng)商的投訴和反饋，采購部門應(yīng)及時受理，并進行調(diào)查和處理。處理結(jié)果應(yīng)及時反饋給供應(yīng)商，確保供應(yīng)商的合法權(quán)益得到保障。3.與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過簽訂合作協(xié)議等方式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范合作行為。在合作過程中，應(yīng)注重與供應(yīng)商的互利共贏，共同促進超市和供應(yīng)商的發(fā)展。四、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)本部門的商品需求和庫存狀況，填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)明確采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等內(nèi)容，并說明采購的原因和用途。2.采購申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。采購部門對采購申請表進行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、庫存情況等。（二）采購審批1.根據(jù)采購金額的大小和采購商品的性質(zhì)，采購申請需經(jīng)不同層級的審批。一般情況下，采購金額較小的申請由采購部門負責(zé)人審批；采購金額較大的申請需報超市管理層審批。2.審批人員應(yīng)認真審核采購申請，確保采購行為符合超市的采購計劃和相關(guān)規(guī)定。對于不符合要求的采購申請，應(yīng)及時退回并說明原因。（三）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。2.在采購過程中，采購人員應(yīng)及時跟蹤采購進度，與供應(yīng)商保持溝通，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商延遲交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，采購人員應(yīng)及時采取措施進行處理。（四）驗收與入庫1.商品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知驗收部門進行驗收。驗收部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標準對商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行檢驗。2.驗收合格的商品辦理入庫手續(xù)，入庫人員應(yīng)根據(jù)驗收結(jié)果填寫入庫單，注明商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間等信息。入庫單經(jīng)相關(guān)人員簽字確認后，作為庫存管理的依據(jù)。3.對于驗收不合格的商品，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。處理結(jié)果應(yīng)記錄在案，并跟蹤落實情況。（五）付款結(jié)算1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和入庫單，及時辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款結(jié)算應(yīng)嚴格按照合同約定的付款方式和時間進行，確保資金支付的準確性和及時性。2.在付款前，采購部門應(yīng)核對采購發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證，確保憑證的真實性、合法性和完整性。對于不符合要求的憑證，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。3.財務(wù)部門負責(zé)對采購付款進行審核和支付，確保資金支付的安全和合規(guī)。財務(wù)部門應(yīng)定期對采購付款情況進行統(tǒng)計和分析，為超市財務(wù)管理提供依據(jù)。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.建立風(fēng)險識別機制，通過收集市場信息、分析供應(yīng)商情況、跟蹤采購合同執(zhí)行情況等方式，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險因素。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險因素進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，確定風(fēng)險等級。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略。對于高風(fēng)險因素，應(yīng)采取重點關(guān)注和嚴格控制的措施；對于低風(fēng)險因素，可適當(dāng)放寬管理要求。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對市場風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強市場調(diào)研和分析，及時掌握市場動態(tài)，合理調(diào)整采購計劃和采購策略，降低市場波動對采購活動的影響。2.對于供應(yīng)商風(fēng)險，應(yīng)加強供應(yīng)商管理，選擇優(yōu)質(zhì)、可靠的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理供應(yīng)商可能出現(xiàn)的問題。3.在質(zhì)量風(fēng)險方面，應(yīng)加強驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴格按照質(zhì)量標準進行檢驗，確保采購商品的質(zhì)量。對于質(zhì)量不合格的商品，應(yīng)及時采取措施進行處理，避免給超市帶來損失。4.為應(yīng)對價格風(fēng)險，采購部門應(yīng)建立價格監(jiān)控機制，定期收集市場價格信息，與供應(yīng)商進行談判，爭取合理的采購價格。同時，可通過簽訂長期合同、套期保值等方式，鎖定采購價格，降低價格波動風(fēng)險。5.對于合同風(fēng)險，應(yīng)加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。在合同執(zhí)行過程中，應(yīng)密切跟蹤合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.超市應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購活動的全過程監(jiān)督。審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督崗位，負責(zé)對采購人員的日常工作進行監(jiān)督和檢查。監(jiān)督人員應(yīng)定期對采購工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.各部門應(yīng)積極配合內(nèi)部監(jiān)督工作，如實提供與采購活動相關(guān)的資料和信息，確保監(jiān)督工作的順利開展。（二）外部監(jiān)督1.超市應(yīng)接受相關(guān)政府部門和行業(yè)協(xié)會的監(jiān)督檢查，積極配合有關(guān)部門的工作，及時整改存在的問題。2.建立供應(yīng)商投訴處理機制，接受供應(yīng)商的監(jiān)督和投訴。對于供應(yīng)商的投訴，應(yīng)認真調(diào)查處理，并及時反饋處理結(jié)果，維護供應(yīng)商的合法權(quán)益。（三）檢查結(jié)果處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改通知書應(yīng)明確整改的內(nèi)容、要求和期限。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通