PAGE行政會(huì)議室使用規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范行政會(huì)議室的使用，提高會(huì)議室的使用效率，確保各類(lèi)會(huì)議及活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、各層級(jí)人員使用行政會(huì)議室的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合理安排：根據(jù)會(huì)議需求和會(huì)議室資源情況，合理安排會(huì)議室的使用，避免資源浪費(fèi)。2.高效利用：充分發(fā)揮會(huì)議室的功能，提高使用效率，確保會(huì)議及活動(dòng)的順利開(kāi)展。3.遵守規(guī)定：所有使用人員必須遵守本制度的各項(xiàng)規(guī)定，愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備。二、會(huì)議室管理職責(zé)（一）行政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理，包括會(huì)議室的清潔、設(shè)備維護(hù)、物資配備等。2.制定會(huì)議室使用計(jì)劃，根據(jù)各部門(mén)的申請(qǐng)，合理安排會(huì)議室的使用時(shí)間和場(chǎng)次。3.對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保使用人員遵守本制度的規(guī)定。4.負(fù)責(zé)會(huì)議室鑰匙的管理，做好鑰匙的借用和歸還登記工作。（二）使用部門(mén)職責(zé)1.使用部門(mén)應(yīng)提前向行政部門(mén)提交會(huì)議室使用申請(qǐng)，說(shuō)明使用時(shí)間、會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)等信息。2.使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)會(huì)議及活動(dòng)的組織和安排，確保會(huì)議及活動(dòng)的順利進(jìn)行。3.使用人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備，保持會(huì)議室的整潔衛(wèi)生，使用完畢后及時(shí)清理會(huì)議室。4.使用部門(mén)如發(fā)現(xiàn)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障或問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)進(jìn)行維修。三、會(huì)議室使用申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.使用部門(mén)需提前[X]個(gè)工作日填寫(xiě)《行政會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用時(shí)間、會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類(lèi)型（如部門(mén)例會(huì)、項(xiàng)目會(huì)議、跨部門(mén)會(huì)議等）等信息。2.將申請(qǐng)表提交至行政部門(mén)，行政部門(mén)根據(jù)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行審核。（二）審批權(quán)限1.部門(mén)內(nèi)部會(huì)議，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.涉及多個(gè)部門(mén)的會(huì)議或重要會(huì)議，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司級(jí)會(huì)議，由公司總經(jīng)理審批。（三）特殊情況處理如遇緊急會(huì)議或特殊情況需要臨時(shí)使用會(huì)議室，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)與行政部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，行政部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行安排。使用部門(mén)在會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)申請(qǐng)和審批手續(xù)。四、會(huì)議室使用安排（一）使用時(shí)間行政會(huì)議室的正常使用時(shí)間為工作日的[具體時(shí)間段]，如需在非工作時(shí)間使用會(huì)議室，需提前向行政部門(mén)申請(qǐng)，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）優(yōu)先使用原則1.重要會(huì)議、緊急會(huì)議優(yōu)先安排。2.跨部門(mén)會(huì)議優(yōu)先于部門(mén)內(nèi)部會(huì)議。3.參會(huì)人數(shù)較多的會(huì)議優(yōu)先于參會(huì)人數(shù)較少的會(huì)議。（三）沖突協(xié)調(diào)如出現(xiàn)多個(gè)部門(mén)申請(qǐng)同一時(shí)間段使用會(huì)議室的情況，行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議的重要性、緊急程度等因素進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。使用部門(mén)應(yīng)積極配合行政部門(mén)的協(xié)調(diào)工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。五、會(huì)議室使用規(guī)范（一）會(huì)前準(zhǔn)備1.使用部門(mén)應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議室，做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作，如擺放會(huì)議資料、調(diào)試投影儀、音響設(shè)備等。2.如需使用投影儀、音響設(shè)備等，應(yīng)提前通知行政部門(mén)安排技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)參會(huì)人數(shù)合理安排座位，確保參會(huì)人員有舒適的參會(huì)環(huán)境。（二）會(huì)中要求1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到達(dá)會(huì)議室，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請(qǐng)假，應(yīng)提前通知會(huì)議組織者。2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議室內(nèi)接聽(tīng)電話(huà)或玩手機(jī)。如有緊急情況需要接聽(tīng)電話(huà)，應(yīng)到會(huì)議室外接聽(tīng)。3.會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，應(yīng)保持會(huì)議室的安靜，不得大聲喧嘩、交頭接耳。如有意見(jiàn)或建議，應(yīng)舉手示意，經(jīng)會(huì)議主持人同意后發(fā)言。4.使用部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和主持工作，確保會(huì)議按照預(yù)定議程進(jìn)行，提高會(huì)議效率。（三）會(huì)后清理1.會(huì)議結(jié)束后，使用部門(mén)應(yīng)組織參會(huì)人員清理會(huì)議室，將會(huì)議資料、文件等整理好帶走，不得遺留在會(huì)議室。2.使用部門(mén)應(yīng)關(guān)閉會(huì)議室的投影儀、音響設(shè)備、燈光等電器設(shè)備，關(guān)好門(mén)窗，確保會(huì)議室安全。3.使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《行政會(huì)議室使用情況登記表》，記錄會(huì)議的使用情況，如會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間等信息。六、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理（一）設(shè)施設(shè)備清單行政會(huì)議室配備的設(shè)施設(shè)備包括投影儀、音響設(shè)備、電腦、桌椅、空調(diào)、照明設(shè)備等。行政部門(mén)應(yīng)建立會(huì)議室設(shè)施設(shè)備清單，詳細(xì)記錄設(shè)施設(shè)備的名稱(chēng)、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間等信息。（二）設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專(zhuān)業(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.使用人員在使用設(shè)施設(shè)備過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)，不得擅自拆卸或維修設(shè)備。3.對(duì)于經(jīng)常使用的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備等，行政部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行清潔和調(diào)試，延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命。（三）設(shè)備借用與歸還1.如需借用會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備，使用部門(mén)應(yīng)提前向行政部門(mén)提交借用申請(qǐng)，說(shuō)明借用設(shè)備的名稱(chēng)、型號(hào)、數(shù)量、借用時(shí)間等信息。2.行政部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借用手續(xù)。使用人員應(yīng)在借用設(shè)備時(shí)檢查設(shè)備的完好情況，并簽字確認(rèn)。3.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時(shí)將借用的設(shè)施設(shè)備歸還行政部門(mén)，并確保設(shè)備的完好無(wú)損。行政部門(mén)在接收歸還設(shè)備時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有損壞情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求使用人員承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、會(huì)議室安全管理（一）消防安全1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)施設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并確保設(shè)施設(shè)備完好有效。2.使用人員應(yīng)熟悉消防設(shè)施設(shè)備的使用方法，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙或使用明火。3.行政部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)會(huì)議室的消防安全進(jìn)行檢查，及時(shí)消除火災(zāi)隱患。（二）用電安全1.會(huì)議室的電器設(shè)備應(yīng)按照規(guī)定正確使用，不得超負(fù)荷運(yùn)行。2.使用人員在離開(kāi)會(huì)議室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉所有電器設(shè)備的電源，確保用電安全。3.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室的用電線(xiàn)路進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除電氣故障。（三）其他安全事項(xiàng)1.會(huì)議室應(yīng)保持通道暢通，不得在通道內(nèi)堆放雜物。2.使用人員應(yīng)妥善保管會(huì)議室的鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如鑰匙丟失，應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)更換門(mén)鎖。3.行政部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的安全管理，制定安全應(yīng)急預(yù)案，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)、有效地進(jìn)行處置。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定提前申請(qǐng)會(huì)議室使用的。2.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用會(huì)議室的。3.未按申請(qǐng)時(shí)間使用會(huì)議室，擅自延長(zhǎng)使用時(shí)間的。4.在會(huì)議室內(nèi)吸煙、使用明火或亂扔垃圾的。5.損壞會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，未及時(shí)報(bào)告或未承擔(dān)賠償責(zé)任的。6.違反會(huì)議室使用規(guī)范，影響會(huì)議正常進(jìn)行的其他行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)行為，行政部門(mén)將給予口頭警告，并要求違規(guī)人員立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)行為或情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，行政部門(mén)將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如通報(bào)批評(píng)、