PAGE內(nèi)部公文通報(bào)制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范公文通報(bào)行為，確保公司信息的及時(shí)、準(zhǔn)確、有效傳遞，提高工作效率，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則：公文通報(bào)應(yīng)確保信息內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，及時(shí)傳達(dá)至相關(guān)人員，不得延誤、漏報(bào)或錯(cuò)報(bào)。2.規(guī)范統(tǒng)一原則：公文通報(bào)的格式、流程、用語等應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定執(zhí)行，保持統(tǒng)一規(guī)范。3.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)公文內(nèi)容的重要性和涉及范圍，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)通報(bào)，明確各級(jí)責(zé)任主體。4.保密原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的公文通報(bào)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、公文分類及定義（一）決策性公文1.定義：用于公司做出重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、政策制定等具有決定性作用的公文。2.示例：公司年度發(fā)展規(guī)劃、重大投資決策文件、重要政策調(diào)整通知等。（二）規(guī)范性公文1.定義：對(duì)公司各項(xiàng)工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)、制度等進(jìn)行規(guī)范和約束的公文。2.示例：公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度、人力資源管理制度、業(yè)務(wù)操作規(guī)范手冊(cè)等。（三）指導(dǎo)性公文1.定義：為指導(dǎo)公司各部門、各崗位工作開展，提供工作方向、方法和要求的公文。2.示例：業(yè)務(wù)部門季度工作計(jì)劃指導(dǎo)意見、項(xiàng)目推進(jìn)指導(dǎo)方案等。（四）周知性公文1.定義：向公司全體員工或特定范圍內(nèi)人員傳達(dá)一般性信息、通知事項(xiàng)等的公文。2.示例：公司會(huì)議通知、節(jié)假日放假通知、辦公區(qū)域調(diào)整通知等。（五）記錄性公文1.定義：用于記錄公司重要會(huì)議、活動(dòng)、工作過程等情況的公文。2.示例：會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目進(jìn)展記錄、工作匯報(bào)文檔等。三、公文格式規(guī)范（一）標(biāo)題1.要求：準(zhǔn)確概括公文的主要內(nèi)容，簡潔明了，一般不超過20個(gè)字。2.字體字號(hào)：二號(hào)宋體，加粗，居中排列。（二）主送單位1.要求：明確公文的送達(dá)對(duì)象，即接收并執(zhí)行公文內(nèi)容的部門或人員。2.字體字號(hào)：四號(hào)宋體，頂格書寫。（三）正文1.要求：內(nèi)容應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)密、表述準(zhǔn)確。開頭應(yīng)簡要說明發(fā)文目的，主體部分詳細(xì)闡述具體內(nèi)容，結(jié)尾應(yīng)明確要求或提出希望。2.字體字號(hào)：小四號(hào)宋體，段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。（四）附件1.要求：如有附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱及序號(hào)，并在附件首頁左上角標(biāo)注“附件[X]”。2.字體字號(hào)：與正文一致。（五）發(fā)文單位1.要求：注明公文的制發(fā)部門或機(jī)構(gòu)。2.字體字號(hào)：四號(hào)宋體，居右書寫。（六）發(fā)文日期1.要求：寫明公文的制發(fā)時(shí)間，精確到年、月、日。2.字體字號(hào)：四號(hào)宋體，與發(fā)文單位對(duì)齊。四、公文通報(bào)流程（一）起草1.責(zé)任部門：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)公文的起草工作。2.起草要求：內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定。語言表達(dá)準(zhǔn)確、簡潔、通順，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。涉及多個(gè)部門的公文，起草部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保內(nèi)容的一致性和可行性。起草完成后，起草人應(yīng)在公文上簽字，并注明日期。（二）審核1.審核部門：公文起草完成后，應(yīng)提交至上級(jí)主管部門或相關(guān)職能部門進(jìn)行審核。2.審核要點(diǎn)：內(nèi)容審核：重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，是否與公司整體戰(zhàn)略和政策一致。格式審核：檢查公文格式是否符合本制度規(guī)范要求，包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期等的排版是否規(guī)范。語言審核：審查公文語言表達(dá)是否清晰、流暢、準(zhǔn)確，有無錯(cuò)別字、語病或歧義之處。審核人應(yīng)在審核意見欄簽署明確的審核意見，并簽字注明日期。（三）簽發(fā)1.簽發(fā)人：根據(jù)公文的重要程度和涉及范圍，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。2.簽發(fā)權(quán)限：決策性公文、規(guī)范性公文等重要文件，一般由公司總經(jīng)理或董事長簽發(fā)。指導(dǎo)性公文、周知性公文等，根據(jù)其內(nèi)容涉及范圍，由分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，對(duì)公文的準(zhǔn)確性、完整性和可行性負(fù)責(zé)，并在簽發(fā)欄簽字注明日期。（四）編號(hào)1.編號(hào)部門：由公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)已簽發(fā)的公文進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)規(guī)則：公文編號(hào)應(yīng)按照一定的順序編排，格式為“[公司簡稱][年份][序號(hào)]”，例如“[XX公司][20XX][001]”。3.編號(hào)作用：便于公文的登記、查詢、存檔和管理，確保公文的唯一性和可追溯性。（五）印發(fā)1.印發(fā)部門：公司辦公室根據(jù)公文編號(hào)及簽發(fā)意見，負(fù)責(zé)公文的印發(fā)工作。2.印發(fā)要求：按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行打印或復(fù)印，確保公文清晰、整潔。在公文首頁加蓋公司公章，并注明印發(fā)份數(shù)、印發(fā)日期等信息。將印發(fā)后的公文及時(shí)送達(dá)主送單位，并做好發(fā)放記錄。（六）存檔1.存檔部門：公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公文進(jìn)行分類存檔，建立公文檔案。2.存檔要求：按照公文的類別、年份、編號(hào)等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存檔，并定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案應(yīng)妥善保管，便于查閱和調(diào)用，保存期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。五、公文通報(bào)的使用與管理（一）傳達(dá)與執(zhí)行責(zé)任1.主送單位責(zé)任：主送單位收到公文后，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行傳達(dá)和學(xué)習(xí)，并按照公文要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行。2.傳達(dá)方式：根據(jù)公文內(nèi)容的性質(zhì)和緊急程度，可采用會(huì)議傳達(dá)、文件傳閱、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布等方式進(jìn)行傳達(dá)。3.執(zhí)行監(jiān)督：各部門應(yīng)建立公文執(zhí)行情況的跟蹤檢查機(jī)制，確保公文要求得到有效落實(shí)。對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門反饋，并采取措施加以解決。（二）保密管理1.保密范圍：涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶資料等敏感信息的公文，均屬于保密范疇。2.保密措施：對(duì)保密公文應(yīng)嚴(yán)格限定知悉范圍，按照“誰使用、誰負(fù)責(zé)”的原則，確保信息安全。在公文傳遞、存儲(chǔ)、使用過程中，應(yīng)采取加密、專人保管等措施，防止信息泄露。對(duì)于因工作需要借閱保密公文的人員，應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。嚴(yán)禁私自復(fù)印、傳播、泄露保密公文內(nèi)容，如有違反，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）文件查閱與借閱1.查閱權(quán)限：公司員工因工作需要查閱公文檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行申請(qǐng)。一般情況下，普通員工可查閱與本人工作相關(guān)的一般性公文；涉及重要決策、機(jī)密信息等的公文，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。2.借閱流程：如需借閱公文檔案原件，借閱人應(yīng)填寫《公文借閱申請(qǐng)表》，注明借閱事由、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司辦公室批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱借閱要求：查閱或借閱人員應(yīng)愛護(hù)公文檔案，不得在文件上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，確保檔案的完整性和安全性。（四）文件清理與銷毀1.清理原則：公司辦公室應(yīng)定期對(duì)公文檔案進(jìn)行清理，根據(jù)文件的保存期限和實(shí)際使用價(jià)值確定清理范圍。2.銷毀流程：對(duì)于需要銷毀的公文檔案，應(yīng)填寫《公文銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，由公司辦公室組織專人進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀方式：銷毀公文檔案應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的公文檔案隨意丟棄或出售給無關(guān)人員。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按照本制度規(guī)定的流程起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)公文的。2.公文內(nèi)容存在錯(cuò)誤、虛假信息，導(dǎo)致工作失誤或造成不良影響的。3.擅自擴(kuò)大公文知悉范圍，泄露公司機(jī)密信息的。4.對(duì)公文傳達(dá)和執(zhí)行不力，影響工作正常開展的。5.違反公文管理其他規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，由公司辦公室責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改，并給予批評(píng)教育。2.對(duì)于情節(jié)較重的違規(guī)行為，視情況給予警告、記過、降職、撤職等處分，并責(zé)令其采取措施消