PAGE外購樣衣管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司外購樣衣管理，規(guī)范外購樣衣的采購、驗收、使用、保管及處置等流程，確保外購樣衣滿足公司業(yè)務(wù)需求，提高樣衣使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外購樣衣的管理活動，包括但不限于服裝、飾品、鞋類等各類產(chǎn)品樣衣的采購、驗收、使用、保管及處置等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保外購樣衣管理活動合法合規(guī)。2.需求導(dǎo)向原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理采購樣衣，避免盲目采購，提高樣衣使用價值。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、款式新穎、符合市場趨勢的樣衣，確保樣衣能夠為公司產(chǎn)品研發(fā)、市場推廣等提供有力支持。4.成本控制原則：在保證樣衣質(zhì)量和滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制采購成本、使用成本及處置成本，提高公司經(jīng)濟效益。5.責(zé)任明確原則：明確各部門在外購樣衣管理過程中的職責(zé)，確保各項工作有序開展，責(zé)任落實到人。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，制定外購樣衣采購計劃，明確采購樣衣的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求等。2.選擇合格的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、比價、議價等采購活動，并簽訂采購合同。3.負(fù)責(zé)跟蹤采購樣衣的到貨情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（二）質(zhì)量檢驗部門1.制定外購樣衣檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程，對外購樣衣進(jìn)行嚴(yán)格檢驗。2.對檢驗合格的樣衣出具檢驗報告，對不合格樣衣提出處理意見，并跟蹤處理結(jié)果。3.參與樣衣質(zhì)量問題的分析和解決，提供技術(shù)支持和質(zhì)量改進(jìn)建議。（三）使用部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出外購樣衣的使用申請，明確使用目的、使用期限等。2.負(fù)責(zé)樣衣的日常使用和保管，確保樣衣的安全和完整。3.在樣衣使用過程中，及時反饋樣衣存在的問題，配合相關(guān)部門進(jìn)行處理。（四）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)外購樣衣的入庫、存儲、保管及出庫管理，建立樣衣庫存臺賬。2.定期對樣衣進(jìn)行盤點，確保賬實相符。3.按照規(guī)定的存儲條件和要求，妥善保管樣衣，防止樣衣?lián)p壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。（五）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核外購樣衣采購合同及相關(guān)費用報銷，確保費用支出合理合規(guī)。2.對外購樣衣的成本進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、采購管理（一）采購計劃制定1.采購部門應(yīng)定期收集各使用部門的樣衣需求信息，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、市場趨勢等因素，制定年度、季度和月度外購樣衣采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確樣衣的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、交貨及時的供應(yīng)商作為樣衣采購對象。2.對新供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件的審核，并實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系等情況。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的交貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況，調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確樣衣的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款。2.采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)明確，避免合同糾紛。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。（四）采購過程跟蹤1.采購部門應(yīng)跟蹤采購樣衣的生產(chǎn)進(jìn)度和運輸情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保樣衣按時、按質(zhì)、按量到貨。2.如遇采購過程中出現(xiàn)問題，如供應(yīng)商交貨延遲、樣衣質(zhì)量不符合要求等，采購部門應(yīng)及時采取措施解決，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。四、驗收管理（一）驗收標(biāo)準(zhǔn)制定1.質(zhì)量檢驗部門應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司要求，制定外購樣衣驗收標(biāo)準(zhǔn)，明確樣衣的外觀、尺寸、材質(zhì)、工藝等方面的質(zhì)量要求。2.驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)具體、明確、可操作，確保驗收人員能夠準(zhǔn)確判斷樣衣是否合格。（二）驗收流程1.樣衣到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行驗收。2.質(zhì)量檢驗部門按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對樣衣進(jìn)行逐件檢驗，填寫驗收記錄，記錄樣衣編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息。3.對驗收合格的樣衣，質(zhì)量檢驗部門出具檢驗報告，并在樣衣上加蓋“合格”標(biāo)識；對驗收不合格的樣衣，質(zhì)量檢驗部門出具不合格報告，注明不合格原因，并提出處理意見。（三）驗收結(jié)果處理1.對于驗收合格的樣衣，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，將樣衣存入指定倉庫，并更新樣衣庫存臺賬。2.對于驗收不合格的樣衣，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至樣衣符合要求。如因供應(yīng)商原因?qū)е聵右虏缓细窠o公司造成損失的，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。五、使用管理（一）使用申請1.使用部門如需使用外購樣衣，應(yīng)填寫樣衣使用申請表，注明樣衣編號、名稱、規(guī)格、使用目的、使用期限、預(yù)計歸還時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據(jù)樣衣庫存情況，對使用申請進(jìn)行審核，如庫存有可用樣衣，則辦理樣衣出庫手續(xù)，并將樣衣發(fā)放給使用部門；如庫存無可用樣衣，則及時通知采購部門進(jìn)行采購。（二）使用期限管理1.使用部門應(yīng)按照樣衣使用申請表中注明的使用期限使用樣衣，如需延長使用期限，應(yīng)提前向倉庫管理部門提出申請，并經(jīng)相關(guān)部門審批同意。2.倉庫管理部門應(yīng)定期對樣衣使用期限進(jìn)行跟蹤檢查，對超過使用期限未歸還的樣衣，及時催還，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（三）樣衣使用過程管理1.使用部門在樣衣使用過程中，應(yīng)妥善保管樣衣，避免樣衣?lián)p壞、丟失等情況發(fā)生。如因使用不當(dāng)導(dǎo)致樣衣?lián)p壞的，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)修復(fù)或賠償。2.使用部門應(yīng)保持樣衣的清潔衛(wèi)生，定期對樣衣進(jìn)行清洗、保養(yǎng)，確保樣衣外觀良好。3.在樣衣使用過程中，使用部門如發(fā)現(xiàn)樣衣存在質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行處理。六、保管管理（一）倉庫存儲條件1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)樣衣的材質(zhì)、特性等要求，提供適宜的存儲條件，確保樣衣不受潮、發(fā)霉、變形、損壞等。2.樣衣應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、溫度適宜的倉庫內(nèi)，避免陽光直射和與腐蝕性物質(zhì)接觸。（二）庫存管理1.倉庫管理部門應(yīng)建立樣衣庫存臺賬，詳細(xì)記錄樣衣的編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、出庫時間、使用部門、存放位置等信息，確保賬實相符。2.定期對樣衣進(jìn)行盤點，每月至少盤點一次，盤點結(jié)果應(yīng)形成盤點報告，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。3.按照樣衣的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明樣衣的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。（三）樣衣保管措施1.對貴重樣衣、限量版樣衣等應(yīng)采取特殊保管措施，如單獨存放、專人保管等，確保樣衣的安全。2.定期對樣衣進(jìn)行檢查，查看樣衣是否有損壞、變質(zhì)等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。3.做好倉庫的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，確保樣衣存儲環(huán)境安全。七、處置管理（一）處置申請1.使用部門或倉庫管理部門如發(fā)現(xiàn)樣衣已無使用價值或因其他原因需要處置樣衣時，應(yīng)填寫樣衣處置申請表，注明樣衣編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置原因等信息，并經(jīng)相關(guān)部門審批后提交給公司領(lǐng)導(dǎo)。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)樣衣的實際情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后由倉庫管理部門負(fù)責(zé)組織樣衣處置工作。（二）處置方式1.報廢：對于無法修復(fù)、已過使用期限且無其他利用價值的樣衣，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行報廢處理。報廢樣衣應(yīng)進(jìn)行登記造冊，并按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或處理。2.捐贈：對于仍有一定使用價值但公司不再需要的樣衣，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以捐贈給相關(guān)慈善機構(gòu)、學(xué)校、社區(qū)等單位或個人。捐贈樣衣應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。3.出售：對于具有一定市場價值的樣衣，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行出售。出售樣衣應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行定價、招標(biāo)等程序，確保出售過程公開、公正、透明。出售所得款項應(yīng)及時上繳公司財務(wù)部門。（三）處置過程監(jiān)督1.在樣衣處置過程中，相關(guān)部門應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督，確保處置工作按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行，防止國有資產(chǎn)流失。2.倉庫管理部門應(yīng)做好樣衣處置記錄，記錄處置時間、處置方式、處置數(shù)量、處置價格等信息，并將處置記錄存檔備案。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對外購樣衣管理情況進(jìn)行審計，檢查采購、驗收、使用、保管及處置等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作、浪費資源等問題。2.審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查1.采購部門、質(zhì)量檢驗部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對本部門負(fù)責(zé)的外購樣衣管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.公司應(yīng)建立外購樣衣管理工作定期檢查制度，由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人帶隊，對各部門外購樣衣管理工作進(jìn)行全面檢查，確保制度執(zhí)行到位。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的部門和個人，公司將視