PAGE會議承辦管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司會議承辦工作的管理，提高會議組織效率和質量，確保會議順利進行，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議的承辦工作，包括但不限于公司級會議、部門會議、專項工作會議等。（三）基本原則1.規(guī)范有序原則：會議承辦工作應按照規(guī)定的流程和標準進行，確保各項工作有序開展。2.高效優(yōu)質原則：以提高會議效率和質量為目標，精心組織，周到服務，為參會人員提供良好的會議體驗。3.勤儉節(jié)約原則：合理安排會議資源，節(jié)約會議成本，杜絕鋪張浪費。4.安全保密原則：確保會議場所安全，嚴格遵守保密規(guī)定，保護公司機密信息。二、會議承辦職責分工（一）會議主辦部門1.負責提出會議需求，明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程等內容。2.負責會議材料的準備，包括會議通知、會議議程、匯報材料、討論稿等。3.負責組織會議簽到、會議記錄、會議紀要整理等工作。4.負責會議決議的跟蹤落實，及時反饋執(zhí)行情況。（二）行政部門1.協(xié)助會議主辦部門確定會議時間、地點，負責會議場所的預訂、布置和清理。2.負責會議所需設備的調試和保障，如音響、投影儀、麥克風等。3.負責會議期間的餐飲、住宿安排（如需）。4.負責會議期間的安全保衛(wèi)工作，確保會議場所和參會人員的安全。（三）其他相關部門根據(jù)會議需要，配合會議主辦部門做好相關工作，如提供數(shù)據(jù)支持、技術保障等。三、會議承辦流程（一）會議申請1.會議主辦部門填寫《會議申請表》，詳細說明會議基本信息、會議目的、議程安排、參會人員范圍等內容。2.將《會議申請表》提交至分管領導審批，經(jīng)同意后報行政部門備案。（二）會議籌備1.確定會議時間和地點根據(jù)會議主題和參會人員情況，選擇合適時間和地點。盡量避免與重要活動或其他會議沖突，確保參會人員能夠按時參加會議。如需借用外部場地，應提前與場地提供方溝通協(xié)調，簽訂場地租賃合同，明確雙方權利義務。2.會議通知根據(jù)審批后的《會議申請表》，行政部門及時制作會議通知。會議通知應包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排、注意事項等內容。通過郵件、短信、內部辦公系統(tǒng)等方式將會議通知發(fā)送給參會人員，并確保通知傳達到位。3.會議材料準備會議主辦部門負責準備會議材料，如會議通知、會議議程、匯報材料、討論稿等。材料應內容準確、格式規(guī)范、排版整齊。提前將會議材料發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前了解會議內容，做好準備。4.會議場所布置行政部門根據(jù)會議類型和規(guī)模，對會議場所進行布置。布置應簡潔大方、舒適實用，體現(xiàn)公司文化和會議主題。擺放會議桌椅、音響設備、投影儀、麥克風等，設置簽到臺、茶水服務點等。在會議場所顯著位置張貼會議主題、時間、地點等信息。5.設備調試會議前，行政部門安排專業(yè)人員對會議所需設備進行調試，確保音響、投影儀、麥克風等設備正常運行。對可能出現(xiàn)的設備故障制定應急預案，確保在會議期間能夠及時處理。（三）會議召開1.會議簽到會議開始前，在簽到臺安排專人負責會議簽到。參會人員簽到時應出示有效證件，簽到表應記錄參會人員姓名、部門、職務等信息。對未按時簽到的參會人員進行記錄，并及時通知會議主辦部門。2.會議組織會議主辦部門負責會議的組織和主持，按照會議議程有序進行會議。會議期間，應注意維護會議秩序，確保參會人員認真聽取報告、積極參與討論。行政部門負責會議期間的服務工作，如茶水供應、設備維護等，確保會議順利進行。3.會議記錄安排專人負責會議記錄，記錄會議討論內容、決議事項等。會議記錄應準確、完整、清晰，能夠真實反映會議情況。會議記錄可采用紙質記錄或電子記錄方式，記錄完成后應及時整理歸檔。（四）會議結束1.會議紀要整理會議結束后，會議主辦部門應及時整理會議紀要。會議紀要應包括會議基本信息、會議主要內容、會議決議事項等內容。會議紀要應語言簡潔、重點突出，經(jīng)會議主辦部門負責人審核后，發(fā)送給參會人員和相關部門。2.會議場所清理會議結束后，行政部門負責組織清理會議場所，恢復原狀。清理過程中應注意保護會議場所設施設備，避免損壞。3.會議文件歸檔會議主辦部門負責將會議相關文件進行歸檔，包括會議申請表、會議通知、會議材料、會議記錄、會議紀要等。歸檔文件應分類存放，便于查閱和管理。四、會議承辦質量控制（一）會前審核1.會議主辦部門在提交會議申請前，應對會議材料進行審核，確保材料內容準確、格式規(guī)范。2.行政部門在接到會議申請后，應對會議時間、地點、場地布置等進行審核，確保各項安排符合公司規(guī)定和會議需求。（二）會中監(jiān)督1.會議主辦部門應在會議期間對會議組織情況進行監(jiān)督，確保會議按照議程有序進行，參會人員積極參與討論。2.行政部門應在會議期間對服務保障工作進行監(jiān)督，及時處理參會人員提出的問題和需求，確保會議服務質量。（三）會后評估1.會議結束后，會議主辦部門應組織參會人員對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議。2.根據(jù)評估結果，總結會議承辦工作中的經(jīng)驗教訓，提出改進措施，不斷提高會議承辦質量。五、會議承辦經(jīng)費管理（一）經(jīng)費預算1.會議主辦部門在提交會議申請時，應同時編制會議經(jīng)費預算。會議經(jīng)費預算應包括場地租賃、設備租賃、餐飲、住宿、材料印刷、交通等費用。2.會議經(jīng)費預算應合理、準確，經(jīng)分管領導審批后報財務部門備案。（二）經(jīng)費報銷1.會議結束后，會議主辦部門應及時整理會議經(jīng)費報銷憑證，按照公司財務制度進行報銷。2.報銷憑證應真實、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、合同等。報銷時應填寫報銷單，注明報銷事由、金額、報銷人等信息。3.財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。（三）經(jīng)費控制1.財務部門應加強對會議經(jīng)費的管理和控制，定期對會議經(jīng)費使用情況進行檢查和分析。2.如發(fā)現(xiàn)會議經(jīng)費超支或不合理支出，應及時查明原因，采取措施進行整改。六、會議承辦保密管理（一）保密責任1.所有參與會議承辦工作的人員應嚴格遵守公司保密制度，履行保密職責。2.會議主辦部門應明確會議材料的保密范圍和保密要求，對涉及公司機密信息的會議材料進行嚴格管理。（二）保密措施1.會議材料應妥善保管，存儲在安全的地方，防止丟失、泄露。2.會議期間，嚴禁無關人員進入會議場所，對會議內容進行錄音、錄像、拍照等。3.會議結束后，對會議材料進行清理，對不再使用的材料進行銷毀或妥善保存。（三）保密監(jiān)督1.公司保密管理