PAGE銷售單據(jù)管理規(guī)范化制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司銷售單據(jù)管理，規(guī)范銷售業(yè)務(wù)流程，確保銷售信息的準(zhǔn)確、完整和安全，提高銷售工作效率，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售業(yè)務(wù)涉及的單據(jù)管理，包括但不限于銷售合同、訂單、發(fā)貨單、發(fā)票、收款憑證等。（三）基本原則1.合法性原則：銷售單據(jù)的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：單據(jù)內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保銷售業(yè)務(wù)信息的可靠傳遞。3.完整性原則：涵蓋銷售業(yè)務(wù)全過程的各類單據(jù)，均應(yīng)妥善管理，不得遺漏。4.及時(shí)性原則：單據(jù)的填寫、審核、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，避免延誤。5.保密性原則：涉及公司商業(yè)秘密和客戶信息的銷售單據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、銷售單據(jù)的種類及內(nèi)容（一）銷售合同1.定義：銷售合同是公司與客戶之間就商品或服務(wù)買賣達(dá)成的具有法律效力的協(xié)議。2.內(nèi)容：應(yīng)包括合同雙方的基本信息、商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。（二）訂單1.定義：訂單是客戶向公司發(fā)出的購買意向，明確了所需商品或服務(wù)的具體要求。2.內(nèi)容：包含客戶信息、訂單編號、商品或服務(wù)明細(xì)、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、特殊要求等。（三）發(fā)貨單1.定義：發(fā)貨單是記錄公司向客戶發(fā)貨情況的單據(jù)。2.內(nèi)容：主要有發(fā)貨日期、發(fā)貨單號、客戶名稱、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨地址、收貨地址等。（四）發(fā)票1.定義：發(fā)票是公司向客戶開具的銷售業(yè)務(wù)憑證，也是稅務(wù)申報(bào)的重要依據(jù)。2.內(nèi)容：包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。（五）收款憑證1.定義：收款憑證是記錄公司收到客戶款項(xiàng)的證明。2.內(nèi)容：涵蓋收款日期、收款單號、客戶名稱、收款金額、收款方式等。三、銷售單據(jù)的流程管理（一）銷售合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)洽談：銷售人員與客戶就銷售商品或服務(wù)的相關(guān)事宜進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成初步意向。2.合同起草：根據(jù)洽談結(jié)果，由銷售人員負(fù)責(zé)起草銷售合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.審核審批：合同初稿完成后，提交給銷售部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括合同條款的合法性、完整性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。審核通過后，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。4.合同簽訂：經(jīng)審批后的合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表與客戶簽訂，并加蓋公司公章或合同專用章。5.合同存檔：合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時(shí)將合同副本交至檔案管理部門進(jìn)行存檔，以便后續(xù)查閱和管理。（二）訂單處理流程1.訂單接收：銷售人員收到客戶訂單后，應(yīng)及時(shí)對訂單內(nèi)容進(jìn)行核對，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。2.訂單審核：對訂單的有效性、客戶信用狀況等進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與客戶溝通解決。3.訂單下達(dá)：審核通過的訂單，下達(dá)至相關(guān)部門安排生產(chǎn)、備貨等工作。同時(shí)，將訂單信息錄入公司銷售管理系統(tǒng)，以便跟蹤訂單執(zhí)行情況。4.訂單變更：如客戶提出訂單變更要求，銷售人員應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行變更申請、審核和處理。變更后的訂單信息應(yīng)及時(shí)更新系統(tǒng)記錄。（三）發(fā)貨流程1.備貨通知：生產(chǎn)或采購部門根據(jù)訂單要求完成備貨后，向銷售部門發(fā)出備貨通知。2.發(fā)貨安排：銷售部門根據(jù)備貨通知，安排發(fā)貨事宜。確定發(fā)貨日期、發(fā)貨方式、運(yùn)輸工具等，并通知倉庫進(jìn)行發(fā)貨準(zhǔn)備。3.發(fā)貨操作：倉庫管理人員按照發(fā)貨通知，對貨物進(jìn)行清點(diǎn)、包裝、貼標(biāo)等操作，確保貨物準(zhǔn)確無誤地發(fā)出。發(fā)貨過程中，應(yīng)填寫發(fā)貨單，并由發(fā)貨人員簽字確認(rèn)。4.物流跟蹤：發(fā)貨后，銷售人員應(yīng)及時(shí)跟蹤物流信息，確保貨物按時(shí)、安全送達(dá)客戶手中。如出現(xiàn)物流異常情況，應(yīng)及時(shí)與物流公司溝通協(xié)調(diào)，并向客戶反饋相關(guān)信息。（四）發(fā)票開具流程1.開票申請：銷售業(yè)務(wù)完成后，銷售人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際銷售情況，在公司銷售管理系統(tǒng)中提交發(fā)票開具申請，填寫發(fā)票開具信息，包括客戶名稱、納稅人識別號、商品或服務(wù)明細(xì)、金額、稅額等。2.審核確認(rèn)：財(cái)務(wù)部門收到開票申請后，對申請信息進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票開具內(nèi)容與銷售業(yè)務(wù)的一致性、客戶信息的準(zhǔn)確性等。審核通過后，確認(rèn)開票金額和稅額。3.發(fā)票開具：財(cái)務(wù)人員根據(jù)審核確認(rèn)后的信息，按照國家稅務(wù)法規(guī)和公司發(fā)票管理規(guī)定開具發(fā)票。發(fā)票開具應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，不得涂改。4.發(fā)票交付：發(fā)票開具完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將發(fā)票交付給銷售人員或直接郵寄給客戶。同時(shí)，做好發(fā)票交付記錄，包括交付日期、交付方式、接收人等。（五）收款流程1.收款通知：銷售部門應(yīng)及時(shí)向客戶發(fā)出收款通知，明確收款金額、收款期限、收款方式等信息。收款通知可通過郵件、短信、電話等方式發(fā)送給客戶。2.款項(xiàng)催收：對于逾期未付款的客戶，銷售部門應(yīng)按照公司規(guī)定的催收流程進(jìn)行款項(xiàng)催收。催收方式包括電話催收、郵件催收、上門催收等。在催收過程中，應(yīng)做好催收記錄，記錄催收時(shí)間、催收方式、客戶反饋等信息。3.收款確認(rèn)：客戶付款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)確認(rèn)收款信息，并與銷售部門核對。確認(rèn)收款后，開具收款憑證，并將收款信息錄入公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)。4.壞賬處理：如客戶長期拖欠款項(xiàng)且經(jīng)多次催收仍無法收回，形成壞賬的，應(yīng)按照公司壞賬管理制度進(jìn)行處理。壞賬處理過程中，需提供充分的證據(jù)證明款項(xiàng)無法收回，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行核銷。四、銷售單據(jù)的填寫規(guī)范（一）基本要求1.銷售單據(jù)應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆填寫。2.填寫內(nèi)容應(yīng)清晰、工整、規(guī)范，不得潦草、涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋涂改章或由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。（二）具體內(nèi)容填寫規(guī)范1.日期填寫：按照實(shí)際發(fā)生業(yè)務(wù)的日期填寫，年、月、日應(yīng)填寫完整，不得省略。2.編號填寫：銷售單據(jù)的編號應(yīng)按照公司規(guī)定的編號規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號的唯一性和連續(xù)性。編號應(yīng)填寫在單據(jù)指定的位置。3.客戶信息填寫：客戶名稱、地址、聯(lián)系方式等信息應(yīng)填寫準(zhǔn)確無誤，與客戶提供的信息一致。如有變更，應(yīng)及時(shí)更新。4.商品或服務(wù)信息填寫：商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息應(yīng)填寫詳細(xì)、準(zhǔn)確。商品或服務(wù)的描述應(yīng)符合公司產(chǎn)品目錄或服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。5.金額填寫：金額的填寫應(yīng)規(guī)范，大寫金額與小寫金額應(yīng)一致。小寫金額應(yīng)精確到小數(shù)點(diǎn)后兩位，大寫金額應(yīng)按照規(guī)范的漢字書寫。6.簽字蓋章填寫：銷售單據(jù)涉及的相關(guān)人員簽字應(yīng)真實(shí)、有效，簽字人應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)。蓋章應(yīng)清晰、完整，加蓋公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等符合規(guī)定的印章。五、銷售單據(jù)的審核與審批（一）審核職責(zé)分工1.銷售部門審核：銷售部門負(fù)責(zé)人對銷售合同、訂單等單據(jù)的業(yè)務(wù)合理性、客戶信用狀況等進(jìn)行審核。銷售人員對發(fā)貨單、收款憑證等單據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審核，并確保與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。2.法務(wù)部門審核：法務(wù)部門對銷售合同等涉及法律條款的單據(jù)進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對發(fā)票開具申請、收款憑證等涉及財(cái)務(wù)核算和稅務(wù)處理的單據(jù)進(jìn)行審核，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（二）審核內(nèi)容1.合同審核內(nèi)容：合同條款是否合法、合規(guī)，是否明確雙方權(quán)利義務(wù)，是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)，付款方式和結(jié)算周期是否合理等。2.訂單審核內(nèi)容：訂單信息是否準(zhǔn)確完整，客戶信用狀況是否良好，訂單交貨期是否符合公司生產(chǎn)或采購計(jì)劃等。3.發(fā)貨單審核內(nèi)容：發(fā)貨單信息與訂單信息是否一致，貨物數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合要求，發(fā)貨日期是否準(zhǔn)確等。4.發(fā)票審核內(nèi)容：發(fā)票開具信息與銷售業(yè)務(wù)是否相符，客戶信息是否準(zhǔn)確，發(fā)票金額、稅率、稅額等計(jì)算是否正確，發(fā)票格式是否符合稅務(wù)規(guī)定等。5.收款憑證審核內(nèi)容：收款金額與銷售業(yè)務(wù)是否匹配，收款方式是否符合公司規(guī)定，收款憑證填寫是否規(guī)范等。（三）審批流程1.銷售單據(jù)審核通過后，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般銷售合同、訂單等單據(jù)由銷售部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大銷售合同或涉及金額較大的業(yè)務(wù)單據(jù)，需經(jīng)總經(jīng)理審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查單據(jù)內(nèi)容，簽署審批意見。如同意審批，應(yīng)明確簽署“同意”字樣并簽字；如不同意審批，應(yīng)詳細(xì)說明理由并簽字。3.對于審批通過的銷售單據(jù)，相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定的流程繼續(xù)執(zhí)行后續(xù)操作；對于審批未通過的單據(jù)，應(yīng)及時(shí)返回相關(guān)部門進(jìn)行修改或重新處理。六、銷售單據(jù)的傳遞與存檔（一）傳遞原則1.銷售單據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行傳遞，確保各部門及時(shí)獲取所需信息，保證銷售業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。2.傳遞過程中，應(yīng)明確單據(jù)的交接責(zé)任，確保單據(jù)傳遞的準(zhǔn)確性和完整性，避免單據(jù)丟失或延誤。（二）傳遞流程1.銷售合同簽訂后，銷售部門應(yīng)將合同副本及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)部門。2.訂單下達(dá)后，銷售部門應(yīng)將訂單信息傳遞給生產(chǎn)或采購部門、倉庫管理部門等，同時(shí)將訂單副本存檔。3.發(fā)貨單開具后，倉庫管理部門應(yīng)將發(fā)貨單第一聯(lián)留存，第二聯(lián)傳遞給銷售部門，第三聯(lián)傳遞給財(cái)務(wù)部門。銷售部門將發(fā)貨單副本與訂單副本一起存檔。4.發(fā)票開具后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將發(fā)票記賬聯(lián)留存記賬，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)傳遞給銷售人員或直接郵寄給客戶。同時(shí)，將發(fā)票存根聯(lián)按照稅務(wù)規(guī)定進(jìn)行保存。5.收款憑證開具后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將收款憑證記賬聯(lián)留存記賬，收款憑證回單聯(lián)傳遞給銷售部門。銷售部門將收款憑證副本與發(fā)貨單副本、發(fā)票副本等一起存檔。（三）存檔管理1.銷售單據(jù)應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類存檔，便于查閱和管理。2.檔案管理部門應(yīng)建立銷售單據(jù)檔案目錄，詳細(xì)記錄各類單據(jù)的名稱、編號、日期、存放位置等信息。3.銷售單據(jù)的存檔期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般銷售單據(jù)的存檔期限為[X]年；涉及重要業(yè)務(wù)或法律糾紛的銷售單據(jù)，應(yīng)長期保存。4.檔案管理人員應(yīng)定期對銷售單據(jù)檔案進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和查找。七、銷售單據(jù)的保管與保密（一）保管要求1.銷售單據(jù)應(yīng)妥善保管，存放于安全、干燥、防火、防潮、防蟲的場所。2.對于電子存儲(chǔ)的銷售單據(jù)，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.銷售單據(jù)的保管期限屆滿后，如需銷毀，應(yīng)按照公司規(guī)定的銷毀流程進(jìn)行審批和處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀數(shù)量等信息。（二）保密措施1.涉及公司商業(yè)秘密和客戶信息的銷售單據(jù)，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.接觸銷售單據(jù)的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在使用銷售單據(jù)過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制訪問權(quán)限、加密存儲(chǔ)等，防止信息泄露。4.如發(fā)現(xiàn)銷售單據(jù)信息泄露，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并按照公司規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對銷售單據(jù)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查銷售單據(jù)的流程執(zhí)行、填寫規(guī)范、審核審批、傳遞存檔等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。2.銷售部門、財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等應(yīng)定期對本部門負(fù)責(zé)的銷售單據(jù)管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)