PAGE人員信息使用規(guī)范制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司人員信息的使用，保護(hù)員工個(gè)人信息安全，維護(hù)公司正常運(yùn)營秩序，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、各部門以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部合作伙伴。（三）基本原則1.合法性原則：人員信息的收集、使用、存儲(chǔ)和傳輸必須符合國家法律法規(guī)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保所使用的人員信息準(zhǔn)確、完整，避免因信息錯(cuò)誤給員工或公司帶來不利影響。3.保密性原則：嚴(yán)格保密人員信息，防止信息泄露、篡改或丟失。4.必要性原則：僅在必要的范圍內(nèi)收集、使用人員信息，不得過度收集或?yàn)E用。二、人員信息的收集（一）收集主體公司各部門在履行職責(zé)過程中，根據(jù)工作需要可收集員工及相關(guān)人員的信息。（二）收集范圍1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.崗位信息：入職時(shí)間、崗位名稱、崗位職責(zé)、薪資待遇等。3.工作經(jīng)歷：過往工作單位、工作時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)等。4.培訓(xùn)與教育信息：學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)、培訓(xùn)經(jīng)歷等。5.績效與考核信息：工作業(yè)績、考核結(jié)果等。6.其他信息：根據(jù)工作需要收集的其他相關(guān)信息，如健康狀況、緊急聯(lián)系人等。（三）收集方式1.通過員工入職登記表、調(diào)查問卷、面談等方式直接收集員工信息。2.從人力資源管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等內(nèi)部系統(tǒng)中獲取相關(guān)信息。3.在經(jīng)員工同意的情況下，從合法的第三方渠道獲取必要的信息。（四）收集要求1.收集信息前，應(yīng)向員工明確告知收集信息的目的、范圍、方式以及使用規(guī)則，并征得員工的同意。2.對(duì)于涉及員工個(gè)人隱私的信息，如身份證號(hào)碼、健康狀況等，應(yīng)采取加密等安全措施進(jìn)行保護(hù)。3.確保收集信息的過程合法、合規(guī)，不得通過欺詐、脅迫等手段獲取員工信息。三、人員信息的使用（一）使用目的人員信息主要用于公司的人力資源管理、行政管理、財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)運(yùn)營等工作，以支持公司的決策制定、業(yè)務(wù)開展和員工服務(wù)。（二）使用范圍1.公司內(nèi)部各部門在其職責(zé)范圍內(nèi)使用人員信息，如人力資源部門用于員工招聘、培訓(xùn)、績效考核等；財(cái)務(wù)部門用于薪資核算、稅務(wù)申報(bào)等；行政部門用于考勤管理、辦公用品分配等。2.在與外部合作伙伴進(jìn)行業(yè)務(wù)往來時(shí)，根據(jù)合作需要，在確保信息安全和合法的前提下提供必要的人員信息，但應(yīng)事先與合作伙伴簽訂保密協(xié)議。（三）使用方式1.內(nèi)部使用：通過公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)、文件檔案等進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)、分析和使用。2.外部提供：按照與外部合作伙伴簽訂的協(xié)議，以安全、可靠的方式提供人員信息，如通過加密郵件、數(shù)據(jù)接口等方式傳輸。（四）使用要求1.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用目的和范圍使用人員信息，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非法目的。2.在使用人員信息過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，防止信息泄露、篡改或丟失。如對(duì)涉及敏感信息的系統(tǒng)進(jìn)行加密、設(shè)置訪問權(quán)限等。3.對(duì)于因工作需要共享人員信息的，應(yīng)確保接收方具備相應(yīng)的信息安全管理能力，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.定期對(duì)人員信息的使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。四、人員信息的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子存儲(chǔ)方式，將人員信息存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫等信息系統(tǒng)中，并進(jìn)行定期備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.對(duì)于重要的紙質(zhì)人員信息檔案，應(yīng)進(jìn)行分類歸檔，存放在專門的檔案柜中，并做好防潮、防火、防蟲等保護(hù)措施。（二）存儲(chǔ)期限1.員工在職期間，其人員信息應(yīng)按照公司規(guī)定的期限進(jìn)行存儲(chǔ)，以便于各項(xiàng)工作的開展。2.員工離職后，根據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定，在一定期限內(nèi)保留其必要的人員信息，如離職手續(xù)辦理記錄、薪資結(jié)算記錄等，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）存儲(chǔ)安全1.建立健全信息存儲(chǔ)安全管理制度，設(shè)置專人負(fù)責(zé)信息存儲(chǔ)設(shè)備的管理和維護(hù)。對(duì)存儲(chǔ)人員信息的服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫等進(jìn)行安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.對(duì)存儲(chǔ)人員信息的場所進(jìn)行安全管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保信息存儲(chǔ)環(huán)境的安全。3.定期對(duì)存儲(chǔ)的人員信息進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)信息存在問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更新。五、人員信息的傳輸（一）傳輸主體公司內(nèi)部各部門之間以及與外部合作伙伴之間在工作需要時(shí)可進(jìn)行人員信息的傳輸。（二）傳輸方式1.內(nèi)部傳輸：通過公司內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化軟件等進(jìn)行信息傳輸，確保傳輸過程的安全、快捷。2.外部傳輸：與外部合作伙伴傳輸人員信息時(shí)，應(yīng)根據(jù)合作內(nèi)容和安全要求選擇合適的傳輸方式，如加密郵件、安全的數(shù)據(jù)接口、專用的文件傳輸工具等，并對(duì)傳輸過程進(jìn)行監(jiān)控和記錄。（三）傳輸要求1.在傳輸人員信息前，應(yīng)確保接收方具備接收和處理該信息的能力，并已獲得員工的同意（如涉及員工隱私信息）。2.對(duì)傳輸?shù)娜藛T信息進(jìn)行加密處理，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。加密方式應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)要求。3.建立人員信息傳輸記錄制度，對(duì)每次傳輸?shù)男畔?nèi)容、傳輸時(shí)間、接收方等進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查詢和審計(jì)。4.在傳輸人員信息過程中，如發(fā)現(xiàn)傳輸異?；蛐畔G失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向相關(guān)部門報(bào)告。六、人員信息的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及人員信息的工作崗位，明確保密責(zé)任，與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，規(guī)定保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.在公司內(nèi)部加強(qiáng)保密宣傳教育，提高員工的保密意識(shí)，使其了解人員信息保密的重要性和相關(guān)規(guī)定。3.對(duì)人員信息存儲(chǔ)場所、設(shè)備等采取物理隔離、訪問控制、加密存儲(chǔ)等安全措施，防止信息泄露。4.嚴(yán)格限制人員信息的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要為不同人員設(shè)置相應(yīng)級(jí)別和范圍的訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相關(guān)信息。（二）安全管理1.建立人員信息安全管理體系，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的安全維護(hù)，定期更新系統(tǒng)軟件、補(bǔ)丁，防止因系統(tǒng)漏洞導(dǎo)致信息安全事故。3.對(duì)涉及人員信息的設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障影響信息安全。4.在發(fā)生人員信息安全事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，如及時(shí)通知受影響的員工、采取數(shù)據(jù)恢復(fù)措施、向相關(guān)部門報(bào)告等，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。七、人員信息的查詢與更正（一）查詢權(quán)限1.員工本人有權(quán)查詢自己的人員信息，可通過公司規(guī)定的渠道提出查詢申請(qǐng)。2.公司內(nèi)部經(jīng)授權(quán)的管理人員在履行工作職責(zé)需要時(shí)，可按照規(guī)定的程序查詢相關(guān)人員信息。3.外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人因法定事由需要查詢公司人員信息的，必須提供合法有效的證明文件，并經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行查詢。（二）查詢程序1.員工查詢本人信息的，應(yīng)填寫查詢申請(qǐng)表，注明查詢內(nèi)容和用途，提交至人力資源部門或相關(guān)信息管理部門。2.公司內(nèi)部管理人員查詢?nèi)藛T信息的，應(yīng)填寫查詢審批表，說明查詢目的、范圍和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交至信息管理部門進(jìn)行查詢。3.外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人查詢?nèi)藛T信息的，應(yīng)提交查詢申請(qǐng)函、證明文件等材料，經(jīng)公司法律合規(guī)部門審核通過后，由信息管理部門按照規(guī)定的程序提供相關(guān)信息。（三）信息更正1.員工發(fā)現(xiàn)本人人員信息存在錯(cuò)誤或不準(zhǔn)確的，有權(quán)向公司提出更正申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料。2.公司信息管理部門收到員工更正申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行核實(shí)，如情況屬實(shí)，應(yīng)及時(shí)予以更正，并通知相關(guān)部門和人員。3.對(duì)于因公司原因?qū)е氯藛T信息錯(cuò)誤的，應(yīng)采取措施及時(shí)糾正，并對(duì)可能受到影響的員工進(jìn)行妥善處理。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對(duì)人員信息使用規(guī)范制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.人員信息的收集、使用、存儲(chǔ)、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.信息安全措施是否落實(shí)到位，是否存在信息泄露、篡改等安全隱患。3.員工對(duì)人員信息保密制度的遵守情況。4.信息查詢與更正程序是否規(guī)范。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督部門定期對(duì)公司各部門的人員信息管理情況進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括信息系統(tǒng)運(yùn)行情況、文件檔案管理情況、人員操作記錄等。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門或重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)人員信息管理中的特定問題或風(fēng)險(xiǎn)，開展專項(xiàng)檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用人員信息的部門或個(gè)人，監(jiān)督部門應(yīng)責(zé)令其立即整改，并視情節(jié)