PAGE公章信息核驗(yàn)制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織公章管理，規(guī)范公章信息核驗(yàn)流程，保障公司/組織合法權(quán)益，維護(hù)正常辦公秩序，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有涉及公章使用的部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公章使用合法合規(guī)。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：對(duì)公章信息核驗(yàn)進(jìn)行全面、細(xì)致審查，防止信息錯(cuò)誤或虛假。3.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人員，確保公章使用過程可追溯、責(zé)任可追究。二、公章管理職責(zé)（一）公章保管部門1.負(fù)責(zé)公司/組織各類公章的日常保管，確保公章存放安全。2.建立公章使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄公章使用情況。（二）信息核驗(yàn)部門1.對(duì)涉及公章使用的相關(guān)信息進(jìn)行核驗(yàn)，包括文件內(nèi)容、用章申請(qǐng)等。2.核實(shí)信息真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，確保符合規(guī)定要求。（三）審批部門1.根據(jù)公司/組織規(guī)定，對(duì)公章使用申請(qǐng)進(jìn)行審批。2.審查用章必要性、合法性及相關(guān)信息，做出審批決定。三、公章信息核驗(yàn)流程（一）用章申請(qǐng)1.申請(qǐng)部門或個(gè)人填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章事由、用章文件名稱及份數(shù)、用章時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保申請(qǐng)事項(xiàng)真實(shí)、合理。（二）信息提交1.將填寫完整的申請(qǐng)表及相關(guān)文件資料一并提交至信息核驗(yàn)部門。2.提交的文件資料應(yīng)清晰、完整，能夠充分證明用章事項(xiàng)的合法性和必要性。（三）信息核驗(yàn)1.信息核驗(yàn)部門收到申請(qǐng)后，對(duì)提交的信息進(jìn)行全面審查。核對(duì)文件內(nèi)容與用章事由是否相符，是否存在違法違規(guī)、虛假不實(shí)等情況。檢查文件格式、簽字蓋章等是否符合公司/組織內(nèi)部規(guī)定及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。核實(shí)申請(qǐng)用章的文件份數(shù)、用章時(shí)間等信息是否準(zhǔn)確。2.通過多種方式進(jìn)行信息核實(shí)，如與相關(guān)部門或人員溝通、查閱檔案資料、網(wǎng)絡(luò)查詢等。3.對(duì)于重要事項(xiàng)或存在疑問的申請(qǐng)，可組織相關(guān)人員進(jìn)行專題討論或?qū)嵉卣{(diào)查。（四）審批1.信息核驗(yàn)部門完成核驗(yàn)后，將申請(qǐng)表及核驗(yàn)結(jié)果提交至審批部門。2.審批部門根據(jù)公司/組織規(guī)定及核驗(yàn)情況進(jìn)行審批。對(duì)于一般性用章申請(qǐng)，由相應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的用章申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)集體決策審批。3.審批通過后，在申請(qǐng)表上簽署審批意見并簽字蓋章。（五）用章1.公章保管部門憑審批通過的申請(qǐng)表及相關(guān)文件資料，嚴(yán)格按照規(guī)定程序用章。2.用章時(shí)應(yīng)確保公章清晰、端正，與文件內(nèi)容相符。3.用章完畢后，在《公章使用登記臺(tái)賬》上詳細(xì)記錄用章時(shí)間、文件名稱、用章份數(shù)、申請(qǐng)人等信息。（六）備案1.對(duì)于重要文件或涉及對(duì)外重大事項(xiàng)的用章，需進(jìn)行備案。2.備案內(nèi)容包括用章文件復(fù)印件、申請(qǐng)表、審批意見等相關(guān)資料。3.備案資料應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。四、信息核驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)（一）文件內(nèi)容合法性1.用章文件內(nèi)容不得違反國家法律法規(guī)、政策規(guī)定及公司/組織內(nèi)部規(guī)章制度。2.涉及合同、協(xié)議等法律文件，應(yīng)確保條款清晰、合法有效，不存在歧義或潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。（二）信息真實(shí)性1.申請(qǐng)用章所涉及的事項(xiàng)、人員、數(shù)據(jù)等信息應(yīng)真實(shí)可靠。2.提供的證明材料、授權(quán)文件等應(yīng)具備真實(shí)性，可通過核實(shí)原件、查詢相關(guān)機(jī)構(gòu)或人員等方式進(jìn)行驗(yàn)證。（三）格式規(guī)范性1.文件格式應(yīng)符合公司/組織內(nèi)部規(guī)定及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.包括字體、字號(hào)、排版格式、簽字蓋章位置等應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一。（四）簽字蓋章完整性1.文件上涉及的簽字、蓋章應(yīng)齊全，符合規(guī)定要求。2.簽字人應(yīng)具備相應(yīng)授權(quán)，蓋章應(yīng)清晰、完整，與預(yù)留印鑒一致。五、特殊情況處理（一）緊急用章1.對(duì)于緊急且需立即用章的事項(xiàng)，申請(qǐng)部門可先電話或口頭向?qū)徟块T說明情況，經(jīng)同意后先行用章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)及審批手續(xù)。2.信息核驗(yàn)部門應(yīng)在補(bǔ)辦手續(xù)時(shí)進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保用章合規(guī)。（二）異地用章1.因工作需要在異地用章的，應(yīng)提前與當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門或機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，確保用章環(huán)境安全、合規(guī)。2.可通過郵寄、傳真等方式提交申請(qǐng)及相關(guān)文件資料，信息核驗(yàn)部門和審批部門應(yīng)加強(qiáng)溝通，及時(shí)完成核驗(yàn)和審批工作。（三）涉及多方合作的用章1.對(duì)于涉及多方合作的項(xiàng)目或事項(xiàng)，需明確各方責(zé)任和權(quán)利，并在相關(guān)協(xié)議或文件中約定用章事宜。2.信息核驗(yàn)部門應(yīng)審查各方合作協(xié)議及相關(guān)文件，確保用章符合合作要求及整體利益。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查信息核驗(yàn)制度執(zhí)行情況。2.審計(jì)內(nèi)容包括用章申請(qǐng)、審批、使用登記、備案等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）日常監(jiān)督1.公章保管部門、信息核驗(yàn)部門及審批部門應(yīng)加強(qiáng)日常工作監(jiān)督，確保各環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照制度規(guī)范執(zhí)行。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)用章行為或信息核驗(yàn)不嚴(yán)格等情況，應(yīng)及時(shí)糾正并追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）投訴舉報(bào)處理1.設(shè)立投訴舉報(bào)渠道，接受公司/組織內(nèi)部員工及外部相關(guān)方對(duì)公章使用違規(guī)行為的舉報(bào)。2.對(duì)舉報(bào)事項(xiàng)進(jìn)行及時(shí)調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用公章。2.用章信息核驗(yàn)不嚴(yán)格，導(dǎo)致虛假或違法文件加蓋公章。3.偽造、篡改用章申請(qǐng)及相關(guān)文件資料。4.違反公章保管規(guī)定，造成公章丟失、損壞或被盜用。5.其他違反本制度規(guī)范的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予批評(píng)教育、警告等處分。2.對(duì)于造成公司/組織經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，責(zé)令賠償損失，并給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如降職、撤職等。3.對(duì)于構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（三）責(zé)任連帶1.因信息核驗(yàn)部門、審批部門審核把關(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致違規(guī)用章的，相關(guān)審核人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.公章保管人員因保管不善導(dǎo)致公章違規(guī)使用的，應(yīng)承擔(dān)直接責(zé)任。八、附