PAGE公證送達(dá)制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織的公證送達(dá)行為，確保各類(lèi)重要文件、通知等能夠準(zhǔn)確、及時(shí)、合法地送達(dá)相關(guān)方，保障公司/組織及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范要求。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，涉及需要通過(guò)公證方式進(jìn)行送達(dá)的各類(lèi)文件、通知、函件等，包括但不限于合同履行相關(guān)文件、催款通知、解除通知、重要決策告知等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：公證送達(dá)行為必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保送達(dá)程序合法有效。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：保證送達(dá)文件的內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成送達(dá)，避免因延誤或錯(cuò)誤導(dǎo)致的不利后果。3.記錄完整原則：對(duì)公證送達(dá)的全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括送達(dá)文件的內(nèi)容、送達(dá)方式、送達(dá)時(shí)間、送達(dá)對(duì)象等信息，以備查證。二、公證送達(dá)的適用情形（一）重要合同相關(guān)文件1.合同履行過(guò)程中的變更通知、補(bǔ)充協(xié)議等，涉及雙方權(quán)利義務(wù)的調(diào)整，通過(guò)公證送達(dá)可確保對(duì)方準(zhǔn)確知曉并確認(rèn)收到相關(guān)文件，避免后續(xù)糾紛。2.合同終止通知、解除通知等，公證送達(dá)可作為具有法律效力的送達(dá)憑證，證明通知已有效傳達(dá)至對(duì)方，保障合同解除等行為的合法性。（二）催款通知對(duì)于逾期未付款項(xiàng)的催款通知，采用公證送達(dá)可增強(qiáng)通知的嚴(yán)肅性和證明力，為后續(xù)可能的法律追討提供有力證據(jù)。（三）重大決策告知公司/組織做出的重大決策，如戰(zhàn)略調(diào)整、重大投資決策等，向相關(guān)利益方進(jìn)行公證送達(dá)，確保各方及時(shí)了解決策內(nèi)容，保障決策的有效執(zhí)行。（四）其他重要文件根據(jù)公司/組織的具體業(yè)務(wù)需求，對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、可能引發(fā)爭(zhēng)議或需要明確送達(dá)時(shí)間和對(duì)象的文件，均可采用公證送達(dá)方式。三、公證機(jī)構(gòu)的選擇（一）資質(zhì)要求選擇具有合法資質(zhì)且信譽(yù)良好的公證機(jī)構(gòu)進(jìn)行送達(dá)業(yè)務(wù)。公證機(jī)構(gòu)應(yīng)具備司法行政部門(mén)頒發(fā)的公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)證書(shū)，其公證員應(yīng)具備相應(yīng)的執(zhí)業(yè)資格。（二）考察評(píng)估1.對(duì)擬合作的公證機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其內(nèi)部管理機(jī)制、業(yè)務(wù)流程、人員配備等情況，評(píng)估其是否能夠滿(mǎn)足本公司/組織的公證送達(dá)需求。2.查閱公證機(jī)構(gòu)的業(yè)績(jī)記錄、客戶(hù)評(píng)價(jià)等，了解其在公證業(yè)務(wù)方面的專(zhuān)業(yè)能力和服務(wù)質(zhì)量，優(yōu)先選擇口碑良好、業(yè)務(wù)熟練的公證機(jī)構(gòu)。（三）合作協(xié)議與選定的公證機(jī)構(gòu)簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、保密條款等事項(xiàng)。合作協(xié)議應(yīng)確保公證機(jī)構(gòu)能夠按照本公司/組織的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地完成公證送達(dá)工作，并對(duì)送達(dá)過(guò)程中的相關(guān)問(wèn)題承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、公證送達(dá)的流程（一）文件準(zhǔn)備1.確定需要進(jìn)行公證送達(dá)的文件內(nèi)容，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整、表述清晰，不存在歧義或違法違規(guī)之處。2.對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、登記，建立詳細(xì)的文件清單，記錄文件名稱(chēng)、文號(hào)、擬送達(dá)對(duì)象、擬送達(dá)時(shí)間等信息，便于跟蹤和管理。（二）申請(qǐng)公證1.填寫(xiě)公證申請(qǐng)表，向選定的公證機(jī)構(gòu)提交申請(qǐng)材料，包括需要公證送達(dá)的文件原件或復(fù)印件、送達(dá)對(duì)象的相關(guān)信息（如姓名、地址、聯(lián)系方式等）。2.按照公證機(jī)構(gòu)的要求，配合提供必要的證明材料或說(shuō)明，如授權(quán)委托書(shū)、身份證明等，以確保公證申請(qǐng)的順利受理。（三）公證受理與審查1.公證機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行受理和審查，核實(shí)文件內(nèi)容的真實(shí)性、合法性以及送達(dá)對(duì)象信息的準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與本公司/組織溝通，要求補(bǔ)充或修改相關(guān)材料。2.公證機(jī)構(gòu)根據(jù)審查結(jié)果，決定是否予以公證。如予以公證，確定公證費(fèi)用及公證完成時(shí)間，并告知本公司/組織。（四）送達(dá)方式選擇1.根據(jù)送達(dá)對(duì)象的實(shí)際情況和文件性質(zhì)，選擇合適的送達(dá)方式。常見(jiàn)的送達(dá)方式包括直接送達(dá)、郵寄送達(dá)、留置送達(dá)、公告送達(dá)等。直接送達(dá)：適用于能夠直接接觸到送達(dá)對(duì)象且其愿意簽收的情況。公證機(jī)構(gòu)可安排公證員直接將文件送達(dá)給送達(dá)對(duì)象，并由送達(dá)對(duì)象在送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)。郵寄送達(dá)：對(duì)于無(wú)法直接送達(dá)或直接送達(dá)不便的情況，可采用郵寄送達(dá)方式。選擇具有良好信譽(yù)的郵政機(jī)構(gòu)，使用掛號(hào)信、特快專(zhuān)遞等方式寄送文件，并要求郵政機(jī)構(gòu)提供送達(dá)回執(zhí)。公證機(jī)構(gòu)對(duì)郵寄過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保文件準(zhǔn)確送達(dá)。留置送達(dá)：在直接送達(dá)時(shí)，如果送達(dá)對(duì)象拒絕簽收，公證員可邀請(qǐng)有關(guān)基層組織或者所在單位的代表到場(chǎng)，說(shuō)明情況，在送達(dá)回執(zhí)上記明拒收事由和日期，由送達(dá)人、見(jiàn)證人簽名或者蓋章，把文件留在送達(dá)對(duì)象的住所；也可以把文件留在送達(dá)對(duì)象的住所，并采用拍照、錄像等方式記錄送達(dá)過(guò)程，即視為送達(dá)。公告送達(dá)：對(duì)于送達(dá)對(duì)象下落不明或者通過(guò)其他方式無(wú)法送達(dá)的情況，可采用公告送達(dá)方式。在公開(kāi)發(fā)行的報(bào)刊、信息網(wǎng)絡(luò)等媒體上刊登公告，公告內(nèi)容應(yīng)包括送達(dá)文件的主要內(nèi)容、送達(dá)對(duì)象的相關(guān)信息以及公告期限等。公告期滿(mǎn)，即視為送達(dá)。2.在選擇送達(dá)方式時(shí)，應(yīng)充分考慮送達(dá)的有效性和成本效益，確保送達(dá)能夠達(dá)到預(yù)期效果，同時(shí)避免不必要的費(fèi)用支出。（五）公證送達(dá)實(shí)施1.根據(jù)選定的送達(dá)方式，由公證機(jī)構(gòu)按照相關(guān)規(guī)定和程序進(jìn)行送達(dá)操作。在送達(dá)過(guò)程中，公證員應(yīng)嚴(yán)格遵守公證職業(yè)道德和執(zhí)業(yè)紀(jì)律，確保送達(dá)行為的公正、合法、規(guī)范。2.對(duì)于直接送達(dá)、留置送達(dá)等方式，公證員應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)制作送達(dá)筆錄，記錄送達(dá)時(shí)間、地點(diǎn)、送達(dá)對(duì)象、送達(dá)文件內(nèi)容等信息，并由送達(dá)對(duì)象、見(jiàn)證人等簽字確認(rèn)。送達(dá)筆錄應(yīng)作為公證送達(dá)的重要證據(jù)材料留存。3.對(duì)于郵寄送達(dá)方式，公證員應(yīng)監(jiān)督郵政機(jī)構(gòu)按照規(guī)定進(jìn)行封裝和寄送，并要求郵政機(jī)構(gòu)提供送達(dá)回執(zhí)。送達(dá)回執(zhí)應(yīng)注明郵件號(hào)碼、寄送日期、收件日期、簽收情況等信息，作為郵寄送達(dá)的證明。4.對(duì)于公告送達(dá)方式，公證員應(yīng)按照規(guī)定在指定的媒體上刊登公告，并保存公告原件或電子記錄。公告期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證明材料，證明公告送達(dá)已完成。（六）公證文書(shū)出具1.公證機(jī)構(gòu)在完成公證送達(dá)后，根據(jù)送達(dá)過(guò)程的記錄和相關(guān)證據(jù)材料，出具公證書(shū)。公證書(shū)應(yīng)詳細(xì)記載送達(dá)文件的內(nèi)容、送達(dá)方式、送達(dá)時(shí)間、送達(dá)對(duì)象等信息，證明送達(dá)行為的真實(shí)性、合法性。2.公證書(shū)應(yīng)采用規(guī)范的格式和語(yǔ)言，表述準(zhǔn)確、清晰、嚴(yán)謹(jǐn)。公證書(shū)一式多份，根據(jù)需要分別提供給本公司/組織、送達(dá)對(duì)象及其他相關(guān)方。（七）送達(dá)記錄與存檔1.本公司/組織應(yīng)建立完善的公證送達(dá)記錄檔案，將公證申請(qǐng)表、申請(qǐng)材料、送達(dá)過(guò)程記錄（如送達(dá)筆錄、郵寄回執(zhí)、公告原件等）、公證書(shū)等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保存。2.送達(dá)記錄檔案應(yīng)按照時(shí)間順序、文件類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)管理，便于查詢(xún)和調(diào)閱。同時(shí)，應(yīng)制定檔案保管期限和銷(xiāo)毀制度，確保檔案資料的安全和有效管理。五、公證送達(dá)的效力與證明作用（一）法律效力公證送達(dá)的文件具有法定的證明效力，在法律糾紛中可作為有力的證據(jù)使用。一旦經(jīng)過(guò)公證送達(dá)，對(duì)方不能輕易否認(rèn)已收到相關(guān)文件，除非能夠提供相反的證據(jù)證明送達(dá)存在瑕疵或違法違規(guī)之處。（二）證明作用1.對(duì)于合同履行過(guò)程中的各類(lèi)通知、變更等文件，公證送達(dá)可證明雙方已就相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行了有效溝通和確認(rèn)，避免因口頭傳達(dá)或其他非正規(guī)方式導(dǎo)致的爭(zhēng)議。2.在催款通知等涉及債權(quán)債務(wù)關(guān)系的文件送達(dá)中，公證送達(dá)可證明債權(quán)人已依法履行了通知義務(wù)，為后續(xù)追討欠款提供有力的證據(jù)支持。3.在重大決策告知等情況下，公證送達(dá)可證明相關(guān)方已及時(shí)了解公司/組織的決策內(nèi)容，保障決策的順利實(shí)施和各方的知情權(quán)。六、保密與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）保密要求1.本公司/組織及公證機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)公證送達(dá)過(guò)程中涉及的商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等信息予以嚴(yán)格保密。未經(jīng)授權(quán)，不得向任何第三方披露相關(guān)信息。2.在與公證機(jī)構(gòu)簽訂的合作協(xié)議中，應(yīng)明確保密條款，要求公證機(jī)構(gòu)對(duì)送達(dá)文件的內(nèi)容、送達(dá)對(duì)象信息等承擔(dān)保密責(zé)任。如因公證機(jī)構(gòu)原因?qū)е滦畔⑿孤?，?yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）風(fēng)險(xiǎn)防范1.加強(qiáng)對(duì)公證送達(dá)流程的管理和監(jiān)督，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都符合法律法規(guī)和公司/組織的要求。定期對(duì)公證送達(dá)工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.關(guān)注送達(dá)對(duì)象的反饋和異議，對(duì)于送達(dá)過(guò)程中出現(xiàn)的爭(zhēng)議或問(wèn)題，及時(shí)與公證機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施加以解決。如因送達(dá)程序瑕疵或文件內(nèi)容問(wèn)題導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)相關(guān)工作。3.建立應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如送達(dá)對(duì)象拒絕簽收、送達(dá)地址變更、郵政機(jī)構(gòu)延誤等，制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，確保公證送達(dá)工作能夠順利完成，避免因突發(fā)情況影響公司/組織的正常經(jīng)營(yíng)和權(quán)益保障。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織本公司/組織內(nèi)部相關(guān)人員參加公證送達(dá)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其對(duì)公證送達(dá)制度的認(rèn)識(shí)和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括公證送達(dá)的法律法規(guī)、業(yè)務(wù)流程、文書(shū)制作、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面。2.通過(guò)案例分析、模擬演練等方式，增強(qiáng)培訓(xùn)效果，使相關(guān)人員能夠熟練掌握公證送達(dá)的實(shí)際操作方法，確保在工作中能夠正確、有效地運(yùn)用公證送達(dá)制度。（二）宣傳1.向公司/組織內(nèi)部各部門(mén)宣傳公證送達(dá)制度的重要性和作用，提高全體員工對(duì)公證送達(dá)工作的重視程度，確保在日常工作中能夠積極配合和支持公證送達(dá)工作。2.向外部合作伙伴、客戶(hù)等宣傳本公司/組織的公證送達(dá)制度，增強(qiáng)其對(duì)公司/組織管理規(guī)范和法律意識(shí)的認(rèn)可，維護(hù)良好的合作關(guān)系和市場(chǎng)形象。八、附則（一）解釋權(quán)本