PAGE規(guī)范辦案介紹信使用制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織辦案介紹信的管理，規(guī)范辦案介紹信的使用行為，確保公司/組織各項業(yè)務活動的合法、合規(guī)、有序進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部所有涉及使用辦案介紹信開展相關業(yè)務活動的部門、人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織內部的各項規(guī)章制度，確保辦案介紹信的使用符合法律要求。2.規(guī)范嚴謹原則明確辦案介紹信的申請、審批、開具、使用、保管、核銷等流程，做到手續(xù)完備、程序規(guī)范、記錄清晰。3.責任明確原則明確各環(huán)節(jié)使用人員的職責，對因辦案介紹信使用不當導致的法律風險和不良后果，追究相關人員的責任。二、辦案介紹信的定義與內容（一）定義辦案介紹信是公司/組織出具的，用于證明持信人身份及授權其代表公司/組織辦理特定案件相關事務的書面憑證。（二）內容1.公司/組織名稱、地址、聯系方式。2.持信人姓名、職務、身份證號碼。3.案件基本情況，包括案件名稱、案件來源、涉及事項等。4.授權辦理的具體事項，如調查取證、參與訴訟、處理糾紛等。5.有效期限。6.介紹信編號。7.公司/組織公章及法定代表人簽字（或授權簽字人簽字）。三、辦案介紹信的申請與審批（一）申請1.需要使用辦案介紹信的部門或人員，應提前填寫《辦案介紹信申請表》，詳細說明申請事由、案件基本情況、授權辦理事項、預計使用期限等內容。2.申請表應經部門負責人審核簽字，確保申請事項真實、合理、必要。（二）審批1.《辦案介紹信申請表》提交至公司/組織指定的審批部門，審批部門應根據案件性質、重要程度、風險評估等因素進行嚴格審核。2.對于重大、復雜案件或涉及金額較大的案件，審批部門應組織相關部門進行會審，必要時征求法律顧問或外部專家的意見。3.審批通過后，審批部門負責人在申請表上簽字批準，并注明審批意見。四、辦案介紹信的開具（一）開具流程1.經審批同意后，由公司/組織指定的專人負責開具辦案介紹信。2.開具人員應嚴格按照申請表內容填寫介紹信，確保信息準確無誤。3.填寫完畢后，在介紹信上加蓋公司/組織公章及法定代表人簽字（或授權簽字人簽字）。（二）編號管理1.辦案介紹信應進行編號管理，編號應具有唯一性和連續(xù)性。2.編號規(guī)則應明確、規(guī)范，便于查詢和統(tǒng)計。每次開具介紹信后，應及時記錄編號、開具時間、持信人、案件情況等信息。五、辦案介紹信的使用（一）使用范圍1.持信人只能在授權辦理的事項范圍內使用辦案介紹信，不得超出授權范圍從事其他活動。2.辦案介紹信僅用于公司/組織與案件相關的業(yè)務往來，不得轉借、出租、出售給其他單位或個人。（二）使用要求1.持信人在使用辦案介紹信時，應主動向對方出示，并表明身份和來意。2.涉及重要事項或需要對方簽字確認的，持信人應要求對方在介紹信復印件上注明使用情況，并簽字蓋章。3.使用過程中，如因特殊情況需要變更授權辦理事項或延長使用期限的，持信人應及時向公司/組織報告，經審批同意后，重新開具介紹信或辦理相關變更手續(xù)。六、辦案介紹信的保管（一）保管責任1.辦案介紹信開具后，應由持信人負責妥善保管，不得隨意丟棄、損毀。2.如持信人因工作調動、離職等原因不再持有介紹信，應及時將介紹信交回公司/組織指定的保管部門。（二）保管方式1.公司/組織應設立專門的辦案介紹信保管檔案，對介紹信的申請、審批、開具、使用、核銷等全過程進行詳細記錄和存檔。2.保管檔案應分類存放，便于查詢和查閱。同時，應采取必要的安全措施，如防火、防潮、防盜等，確保檔案的安全和完整。七、辦案介紹信的核銷（一）核銷條件1.持信人完成授權辦理的事項后，應及時將辦案介紹信交回公司/組織，并提交相關辦理結果的證明材料。2.如因案件終止、撤銷等原因導致介紹信無需繼續(xù)使用的，持信人也應及時交回介紹信。（二）核銷流程1.持信人提交介紹信及辦理結果證明材料后，由公司/組織指定的審核人員進行審核。2.審核人員應核實介紹信的使用情況、辦理結果是否符合授權要求，相關證明材料是否真實、有效。3.審核通過后，審核人員在介紹信上注明核銷情況，并簽字確認。同時，將介紹信及相關材料存檔保管。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司/組織內部審計部門應定期對辦案介紹信的使用情況進行審計檢查，重點檢查介紹信的申請、審批、開具、使用、保管、核銷等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。2.各部門負責人應加強對本部門辦案介紹信使用情況的日常監(jiān)督，發(fā)現問題及時糾正，并向公司/組織報告。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構的監(jiān)督檢查，積極配合提供辦案介紹信的使用情況資料。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，應及時整改，并將整改情況報告公司/組織管理層。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經審批擅自使用辦案介紹信。2.超出授權范圍使用辦案介紹信。3.轉借、出租、出售辦案介紹信。4.偽造、變造辦案介紹信。5.未按規(guī)定保管或核銷辦案介紹信。6.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)使用辦案介紹信的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予警告、通報批評、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)行為給公司/組織造成經濟損失或法律風險的，違規(guī)人員應承擔相應