適用工作情境在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中，合同管理是規(guī)范業(yè)務(wù)開(kāi)展、防范法律風(fēng)險(xiǎn)的重要環(huán)節(jié)。無(wú)論是采購(gòu)合同、服務(wù)協(xié)議，還是合作框架協(xié)議，均需經(jīng)過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徟鞒桃员ＷC條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰。本工具表適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（如采購(gòu)部、銷售部、行政部等）在合同發(fā)起、流轉(zhuǎn)、審批及歸檔全流程中使用，尤其適合需要跨部門協(xié)作、明確審批權(quán)限的場(chǎng)景，幫助標(biāo)準(zhǔn)化合同管理，避免因流程混亂導(dǎo)致的延誤或風(fēng)險(xiǎn)。操作流程詳解一、合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備操作主體：合同發(fā)起部門（如業(yè)務(wù)部、采購(gòu)部）操作內(nèi)容：明確合同需求：根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)（如采購(gòu)物資、提供服務(wù)、合作開(kāi)發(fā)等），確定合同類型、核心條款（標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任等）。準(zhǔn)備附件材料：包括但不限于合作方資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書(shū)等）、需求說(shuō)明書(shū)、技術(shù)規(guī)格書(shū)、過(guò)往合作記錄（如有），保證材料真實(shí)、完整。填寫《合同審批表》：在工具表中填寫合同基本信息（合同名稱、編號(hào)、合作方名稱、合同金額、簽訂日期等），并附件材料。關(guān)鍵要點(diǎn)：合同名稱需簡(jiǎn)明反映合同內(nèi)容，編號(hào)按企業(yè)規(guī)則統(tǒng)一編制（如“年份-部門-序號(hào)”）；合作方資質(zhì)需核實(shí)有效期，避免與無(wú)資質(zhì)主體簽約。二、部門初審操作主體：發(fā)起部門負(fù)責(zé)人*操作內(nèi)容：審核合同內(nèi)容：重點(diǎn)核對(duì)合同條款與業(yè)務(wù)需求是否一致，金額、數(shù)量、履行期限等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確，附件材料是否齊全。評(píng)估業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：結(jié)合市場(chǎng)情況、合作方歷史履約記錄，判斷合同是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)（如履約能力不足、條款模糊等）。填寫審批意見(jiàn)：在工具表“部門初審”欄簽署意見(jiàn)（“同意”“需修改后重審”“不同意”），并注明修改建議（如“需明確違約金計(jì)算方式”）。關(guān)鍵要點(diǎn)：部門負(fù)責(zé)人需對(duì)業(yè)務(wù)真實(shí)性負(fù)責(zé)，若發(fā)覺(jué)條款不清晰或風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，應(yīng)及時(shí)與發(fā)起人溝通補(bǔ)充，不得直接通過(guò)存在明顯漏洞的合同。三、法務(wù)合規(guī)審核操作主體：法務(wù)專員*操作內(nèi)容：合法性審查：檢查合同條款是否符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)，是否存在無(wú)效條款（如違反強(qiáng)制性規(guī)定、顯失公平等）。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查：重點(diǎn)關(guān)注知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、爭(zhēng)議解決方式、保密條款、違約責(zé)任等是否明確，是否存在法律漏洞（如未約定不可抗力處理方式）。出具審核意見(jiàn)：在工具表“法務(wù)審核”欄簽署意見(jiàn)，對(duì)合法條款標(biāo)注“通過(guò)”，對(duì)需修改條款列出具體調(diào)整建議（如“建議增加爭(zhēng)議解決管轄法院約定”）。關(guān)鍵要點(diǎn)：法務(wù)審核以“合法合規(guī)”為核心，若合同存在法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)暫緩審批并退回發(fā)起部門修改，不得通過(guò)“先簽后改”規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。四、財(cái)務(wù)審核（如涉及資金往來(lái)）操作主體：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人*操作內(nèi)容：金額與預(yù)算核對(duì)：檢查合同金額是否符合部門預(yù)算，付款方式、節(jié)點(diǎn)是否與企業(yè)財(cái)務(wù)制度一致（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款支付條件）。稅費(fèi)與成本評(píng)估：確認(rèn)合同中稅費(fèi)承擔(dān)方式是否合規(guī)，成本核算是否合理，避免企業(yè)承擔(dān)不必要的稅費(fèi)或隱性成本。審批意見(jiàn)簽署：在工具表“財(cái)務(wù)審核”欄簽署意見(jiàn)，明確“同意按流程付款”“需調(diào)整付款方式”或“預(yù)算不足不予通過(guò)”。關(guān)鍵要點(diǎn)：財(cái)務(wù)部門需重點(diǎn)關(guān)注資金安全，對(duì)大額合同（如超過(guò)10萬(wàn)元）應(yīng)額外評(píng)估合作方收款賬戶信息是否與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，防范詐騙風(fēng)險(xiǎn)。五、領(lǐng)導(dǎo)審批（根據(jù)合同金額或重要性確定審批層級(jí)）操作主體：分管副總*/總經(jīng)理*/董事會(huì)*操作內(nèi)容：權(quán)限匹配：根據(jù)企業(yè)《合同管理辦法》，按合同金額或類型確定審批人（如5萬(wàn)元以下由分管副總審批，50萬(wàn)元以上需總經(jīng)理審批）。綜合評(píng)估：審批人結(jié)合業(yè)務(wù)必要性、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、企業(yè)戰(zhàn)略等因素，最終決定是否批準(zhǔn)合同。簽署審批意見(jiàn)：在工具表“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽署“同意”“否決”或“補(bǔ)充說(shuō)明”（如“同意簽訂，但需增加履約保證金條款”）。關(guān)鍵要點(diǎn)：領(lǐng)導(dǎo)審批需在收到完整材料后2個(gè)工作日內(nèi)完成，不得無(wú)故拖延；若否決合同，需明確理由并反饋至發(fā)起部門。六、用印與簽訂操作主體：行政部（或公章管理崗）*操作內(nèi)容：審核審批流程：確認(rèn)《合同審批表》各環(huán)節(jié)均已簽署通過(guò)，附件材料齊全無(wú)誤，無(wú)“修改后重審”等待辦狀態(tài)。規(guī)范用?。涸诤贤谋局付ㄎ恢眉由w企業(yè)公章（或合同專用章），保證騎縫章、公章清晰可辨，用印日期與簽訂日期一致。合同分發(fā)：簽訂后，正本由行政部歸檔，副本交業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門存檔，合作方留存副本時(shí)需簽收確認(rèn)。關(guān)鍵要點(diǎn)：嚴(yán)禁在空白合同或未完成審批的合同上蓋章；用印記錄需在工具表“用印登記”欄注明日期、用印人、份數(shù)。七、歸檔與履約跟蹤操作主體：業(yè)務(wù)部門、行政部操作內(nèi)容：合同歸檔：行政部將簽訂完成的合同正本、審批表、附件材料整理歸檔，建立電子臺(tái)賬（含合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、到期日、負(fù)責(zé)人等信息）。履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門按合同約定履行義務(wù)，定期跟蹤履約進(jìn)度（如付款節(jié)點(diǎn)、交付時(shí)間），在工具表“履約記錄”欄更新進(jìn)展，對(duì)逾期情況及時(shí)上報(bào)。合同到期處理：提前30天提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人評(píng)估是否續(xù)簽，若終止合同需辦理交接手續(xù)（如驗(yàn)收確認(rèn)、款項(xiàng)結(jié)清）。關(guān)鍵要點(diǎn)：歸檔材料需保存至少合同到期后5年；履約中發(fā)覺(jué)問(wèn)題（如合作方違約），應(yīng)立即啟動(dòng)爭(zhēng)議解決機(jī)制并留存書(shū)面記錄。工具表單模板合同基本信息合同名稱合同編號(hào)合作方名稱合作方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合同類型（□采購(gòu)□服務(wù)□合作□其他）合同金額（元）簽訂日期履行期限發(fā)起部門發(fā)起人審批流程記錄審核環(huán)節(jié)審批人審批意見(jiàn)審批時(shí)間部門初審法務(wù)合規(guī)審核財(cái)務(wù)審核領(lǐng)導(dǎo)審批用印與歸檔用印日期用印人用印份數(shù)歸檔編號(hào)履約跟蹤履約節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際日期完成情況（□正?！跤馄冢╆P(guān)鍵要點(diǎn)提醒時(shí)效性要求：各環(huán)節(jié)審批需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急合同可標(biāo)注“加急”并同步審批人，避免因流程延誤影響業(yè)務(wù)。資料完整性：發(fā)起時(shí)需保證附件齊全（如資質(zhì)文件、需求說(shuō)明），缺失材料可能導(dǎo)致審批退回，影響進(jìn)度。合規(guī)優(yōu)先：法務(wù)審核意見(jiàn)為“否決”或“重大修改”的，必須完成調(diào)整后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，不得“先斬后奏”。溝通機(jī)制：審批過(guò)程中若存在分歧，發(fā)起人需主動(dòng)與審批人溝通，必要時(shí)組織跨部門會(huì)議明確