會(huì)議召開與通知發(fā)布制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及行業(yè)相關(guān)準(zhǔn)則制定，同時(shí)遵循集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)管理的總體要求，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際，旨在規(guī)范會(huì)議召開與通知發(fā)布行為，防控管理風(fēng)險(xiǎn)，提升決策效率，確保信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性與時(shí)效性。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公司內(nèi)部各類會(huì)議的策劃、組織、召開及通知發(fā)布的全流程管理，包括但不限于決策類會(huì)議、業(yè)務(wù)類會(huì)議、專項(xiàng)工作協(xié)調(diào)會(huì)等。第三條本制度中下列術(shù)語(yǔ)含義：（一）“會(huì)議專項(xiàng)管理”指通過(guò)制度約束、流程規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)防控等手段，對(duì)會(huì)議組織與通知發(fā)布實(shí)施系統(tǒng)性管控的活動(dòng)。（二）“決策風(fēng)險(xiǎn)”指因會(huì)議決策不當(dāng)或流程瑕疵導(dǎo)致公司利益受損的可能性，如決策超權(quán)、信息不對(duì)稱等。（三）“合規(guī)通知”指符合規(guī)定格式、內(nèi)容完整、傳遞及時(shí)的會(huì)議通知文件。第四條會(huì)議專項(xiàng)管理遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則：（一）全面覆蓋：確保所有會(huì)議活動(dòng)納入制度化管理范疇；（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)、各崗位的職責(zé)分工；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：重點(diǎn)防控決策風(fēng)險(xiǎn)、信息安全風(fēng)險(xiǎn)等；（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估管理效果并優(yōu)化流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司會(huì)議專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)具體實(shí)施負(fù)責(zé)，確保制度落實(shí)。第六條設(shè)立會(huì)議專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人組成，統(tǒng)籌決策審批、監(jiān)督評(píng)價(jià)等職能，每年至少召開X次會(huì)議審議管理事項(xiàng)。第七條明確三類主體的職責(zé)分工：（一）牽頭部門（如綜合管理部）：負(fù)責(zé)制度修訂、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)排查、培訓(xùn)宣貫；（二）專責(zé)部門（如風(fēng)險(xiǎn)管理部）：負(fù)責(zé)合規(guī)審核、技術(shù)支持；（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：落實(shí)本領(lǐng)域會(huì)議通知要求，開展日常管理。第八條基層執(zhí)行崗的合規(guī)操作責(zé)任：崗位人員須簽署合規(guī)承諾書，按流程提交會(huì)議申請(qǐng)，及時(shí)報(bào)告異常情況。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會(huì)議策劃環(huán)節(jié)需明確議題、參會(huì)人員、時(shí)間地點(diǎn)等要素，避免議題空泛或范圍不當(dāng)。第十條會(huì)議組織須確保設(shè)施設(shè)備完好、議程準(zhǔn)時(shí)推進(jìn)，主持人需控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，防止效率低下。第十一條通知發(fā)布必須符合“五要素”要求：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)要求，嚴(yán)禁遺漏關(guān)鍵信息。第十二條通知發(fā)布時(shí)效性要求：一般會(huì)議通知應(yīng)提前X天發(fā)出，緊急會(huì)議須同步通知，并通過(guò)兩種以上渠道確認(rèn)送達(dá)。第十三條通知內(nèi)容合規(guī)性要求：必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，涉密會(huì)議需附加保密標(biāo)識(shí)。第十四條禁止性行為：嚴(yán)禁通過(guò)非正式渠道發(fā)布通知、擅自變更會(huì)議安排、以會(huì)議通知傳遞違規(guī)指令。第十五條專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)防范決策風(fēng)險(xiǎn)（如信息不充分）、信息安全風(fēng)險(xiǎn)（如電子通知泄露）、執(zhí)行偏差風(fēng)險(xiǎn)（如參會(huì)人員缺席）。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：每年X月組織評(píng)估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整修訂制度，并同步更新培訓(xùn)材料。第十七條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：每季度開展風(fēng)險(xiǎn)排查，對(duì)高頻問(wèn)題發(fā)布預(yù)警，如通知延誤、參會(huì)率低等問(wèn)題需限期整改。第十八條合規(guī)審查機(jī)制：將會(huì)議通知審核嵌入流程，未經(jīng)合規(guī)部門確認(rèn)的通知不得發(fā)布，實(shí)施“一票否決制”。第十九條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：對(duì)一般問(wèn)題由部門負(fù)責(zé)人處理，重大問(wèn)題提交領(lǐng)導(dǎo)小組決策，建立應(yīng)急聯(lián)系人臺(tái)賬。第二十條責(zé)任追究機(jī)制：明確違規(guī)情形（如通知失實(shí)、會(huì)議泄密），按情節(jié)嚴(yán)重程度實(shí)施績(jī)效考核扣分、紀(jì)律處分。第二十一條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年X月開展管理效果評(píng)估，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、案例復(fù)盤優(yōu)化流程，形成改進(jìn)報(bào)告。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)須定期檢查本領(lǐng)域執(zhí)行情況，將會(huì)議專項(xiàng)管理納入述職考核。第二十三條考核激勵(lì)機(jī)制：將部門會(huì)議通知準(zhǔn)確率、及時(shí)率納入年度評(píng)優(yōu)，對(duì)表現(xiàn)突出的予以獎(jiǎng)勵(lì)。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級(jí)開展制度培訓(xùn)，管理層側(cè)重合規(guī)履職，一線員工側(cè)重操作規(guī)范，每年不少于X場(chǎng)次。第二十五條信息化支撐：通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)會(huì)議申請(qǐng)、通知發(fā)布、參會(huì)簽到等功能自動(dòng)化，實(shí)時(shí)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)。第二十六條文化建設(shè)：編制《會(huì)議專項(xiàng)管理手冊(cè)》，要求全員簽訂合規(guī)承諾書，定期評(píng)選“合規(guī)示范崗”。第二十七條報(bào)告制度：每月提交會(huì)議通知執(zhí)行情況報(bào)告，重大風(fēng)險(xiǎn)事件須24小時(shí)內(nèi)上報(bào)至領(lǐng)