第1篇第一章總則第一條為加強(qiáng)職工檔案托管公司的管理，規(guī)范檔案托管業(yè)務(wù)，保障職工合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》等法律法規(guī)，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于本公司職工檔案托管業(yè)務(wù)的管理。第三條本公司職工檔案托管業(yè)務(wù)的管理應(yīng)遵循以下原則：（一）依法管理：嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和公司制度進(jìn)行檔案托管業(yè)務(wù)管理。（二）安全保密：確保職工檔案的保密性、完整性和真實(shí)性。（三）規(guī)范操作：建立健全檔案托管業(yè)務(wù)流程，確保業(yè)務(wù)操作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。（四）服務(wù)至上：以職工需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案托管服務(wù)。第二章組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條公司設(shè)立檔案托管管理部門，負(fù)責(zé)職工檔案托管業(yè)務(wù)的組織實(shí)施、監(jiān)督和管理。第五條檔案托管管理部門的主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)制定職工檔案托管業(yè)務(wù)管理制度，并組織實(shí)施。（二）負(fù)責(zé)職工檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。（三）負(fù)責(zé)職工檔案的保密工作，確保檔案安全。（四）負(fù)責(zé)職工檔案的查詢、借閱、復(fù)制等工作。（五）負(fù)責(zé)職工檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)。（六）負(fù)責(zé)與相關(guān)部門協(xié)調(diào)，確保職工檔案托管業(yè)務(wù)的順利開展。第三章檔案收集與整理第六條職工檔案的收集范圍：（一）職工的身份證、戶口簿、學(xué)歷證書、專業(yè)技術(shù)資格證書等個(gè)人身份證明材料。（二）職工的勞動(dòng)合同、工資單、社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)憑證等勞動(dòng)用工證明材料。（三）職工的獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)記錄、工作業(yè)績(jī)等個(gè)人成長(zhǎng)記錄。（四）其他與職工權(quán)益相關(guān)的材料。第七條檔案收集要求：（一）及時(shí)性：檔案收集應(yīng)確保在職工入職、離職等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)完成。（二）完整性：檔案收集應(yīng)確保收集到所有與職工權(quán)益相關(guān)的材料。（三）準(zhǔn)確性：檔案收集應(yīng)確保收集到的材料真實(shí)、準(zhǔn)確。第八條檔案整理要求：（一）分類整理：按照檔案類型、時(shí)間順序等要求進(jìn)行分類整理。（二）編號(hào)管理：對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，確保檔案的有序管理。（三）歸檔要求：檔案歸檔應(yīng)按照檔案類型、時(shí)間順序等要求進(jìn)行歸檔。第四章檔案保管與利用第九條檔案保管要求：（一）安全保管：確保檔案在存放、運(yùn)輸、使用等環(huán)節(jié)的安全。（二）保密保管：嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，確保檔案的保密性。（三）定期檢查：定期對(duì)檔案進(jìn)行清理、檢查，確保檔案的完好。第十條檔案利用要求：（一）合法利用：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司制度進(jìn)行。（二）實(shí)名登記：檔案利用者應(yīng)進(jìn)行實(shí)名登記，確保檔案利用的合法性。（三）借閱手續(xù)：檔案借閱應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限。第五章檔案數(shù)字化與信息化第十一條檔案數(shù)字化要求：（一）掃描質(zhì)量：確保檔案掃描圖像清晰、完整。（二）格式轉(zhuǎn)換：將檔案轉(zhuǎn)換為便于存儲(chǔ)、傳輸、利用的格式。（三）存儲(chǔ)備份：對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行存儲(chǔ)備份，確保檔案的安全。第十二條檔案信息化要求：（一）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)：將檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。（二）開發(fā)檔案管理系統(tǒng)：開發(fā)適用于公司實(shí)際情況的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率。（三）加強(qiáng)信息安全：確保檔案信息系統(tǒng)的安全，防止信息泄露。第六章職責(zé)追究與獎(jiǎng)懲第十三條違反本制度，造成檔案丟失、損壞、泄露等后果的，按照公司相關(guān)規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十四條對(duì)在檔案托管業(yè)務(wù)管理工作中表現(xiàn)突出的個(gè)人和集體，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第七章附則第十五條本制度由公司檔案托管管理部門負(fù)責(zé)解釋。第十六條本制度自發(fā)布之日起施行。注：本制度僅供參考，具體內(nèi)容可根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。第2篇第一章總則第一條為了加強(qiáng)職工檔案托管公司的管理，規(guī)范檔案托管業(yè)務(wù)，保障職工合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于我公司職工檔案托管業(yè)務(wù)的全過(guò)程，包括檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。第三條本制度遵循合法、規(guī)范、安全、高效的原則，確保職工檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和保密。第二章檔案收集與整理第四條檔案收集1.我公司應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和政策要求，建立健全職工檔案收集制度。2.檔案收集范圍包括：職工個(gè)人信息、勞動(dòng)合同、社會(huì)保險(xiǎn)繳納證明、工資支付證明、培訓(xùn)證明、獎(jiǎng)懲記錄等。3.檔案收集應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏或者偽造。第五條檔案整理1.檔案整理應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。2.檔案整理應(yīng)包括以下內(nèi)容：（1）職工基本信息：姓名、性別、出生年月、民族、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、聯(lián)系方式等。（2）勞動(dòng)合同：勞動(dòng)合同書、續(xù)訂勞動(dòng)合同、解除勞動(dòng)合同等相關(guān)文件。（3）社會(huì)保險(xiǎn)繳納證明：社會(huì)保險(xiǎn)登記表、繳費(fèi)憑證、報(bào)銷憑證等。（4）工資支付證明：工資條、銀行工資支付憑證、個(gè)人所得稅納稅證明等。（5）培訓(xùn)證明：培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等。（6）獎(jiǎng)懲記錄：表彰獎(jiǎng)勵(lì)、處分決定等相關(guān)文件。3.檔案整理應(yīng)當(dāng)保持檔案的完整性和連續(xù)性，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可靠性。第三章檔案保管第六條檔案保管1.我公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，配備專職或兼職檔案管理人員。2.檔案室應(yīng)保持整潔、安全、防盜、防火、防潮、防蟲、防霉，確保檔案的物理安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、檢查、維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容保密，不得泄露職工個(gè)人信息。第四章檔案利用第七條檔案利用1.職工本人有權(quán)查閱、復(fù)制自己的檔案材料。2.職工因工作需要或者其他正當(dāng)理由，可以申請(qǐng)查閱、復(fù)制其檔案材料。3.查閱、復(fù)制檔案材料應(yīng)當(dāng)遵守以下規(guī)定：（1）出示有效身份證件；（2）填寫查閱、復(fù)制申請(qǐng)表；（3）遵守檔案保密制度。4.查閱、復(fù)制檔案材料應(yīng)當(dāng)在檔案室進(jìn)行，不得擅自帶出檔案室。第五章檔案銷毀第八條檔案銷毀1.檔案達(dá)到保管期限，或者因職工離職、退休等原因，不再具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)當(dāng)符合以下條件：（1）檔案達(dá)到保管期限；（2）檔案不再具有保存價(jià)值；（3）職工本人或者其代理人同意銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)當(dāng)由檔案管理人員負(fù)責(zé)，并履行以下程序：（1）編制檔案銷毀清單；（2）報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（3）在檔案室進(jìn)行銷毀；（4）銷毀后，由檔案管理人員進(jìn)行記錄，并報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)備案。第六章責(zé)任與處罰第九條責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和保密。2.職工應(yīng)當(dāng)遵守檔案管理制度，不得擅自查閱、復(fù)制、篡改、銷毀檔案。第十條處罰1.對(duì)違反本制度，泄露職工個(gè)人信息或者故意損毀、偽造檔案的，給予警告、記過(guò)、降職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.對(duì)違反本制度，不履行檔案保管職責(zé)，導(dǎo)致檔案丟失、損壞的，給予警告、記過(guò)、降職等處分；給公司造成重大損失的，依法追究刑事責(zé)任。第七章附則第十一條本制度由我公司負(fù)責(zé)解釋。第十二條本制度自發(fā)布之日起施行。職工檔案托管公司管理制度共分為七章，從檔案收集與整理、檔案保管、檔案利用、檔案銷毀、責(zé)任與處罰等方面進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，旨在規(guī)范職工檔案托管公司的管理，保障職工合法權(quán)益。第3篇第一章總則第一條為規(guī)范職工檔案托管公司的管理，確保檔案資料的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于我公司所有職工檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等工作。第三條本制度遵循以下原則：（一）安全第一：確保檔案資料在收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的安全，防止檔案資料丟失、損毀、泄露。（二）完整準(zhǔn)確：確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性，保證檔案資料的真實(shí)性、可靠性。（三）便于利用：確保檔案資料便于查閱、利用，提高檔案資料的使用效率。（四）規(guī)范管理：嚴(yán)格按照檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，建立健全檔案管理制度。第二章檔案收集第四條職工檔案的收集范圍：（一）職工個(gè)人基本信息檔案，包括身份證、戶口簿、學(xué)歷證書、專業(yè)技術(shù)資格證書等。（二）職工工作經(jīng)歷檔案，包括勞動(dòng)合同、工資發(fā)放記錄、績(jī)效考核記錄等。（三）職工獎(jiǎng)懲檔案，包括獎(jiǎng)勵(lì)決定、處分決定等。（四）職工培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。（五）其他需要保存的檔案資料。第五條檔案收集方式：（一）職工入職時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)檔案資料。（二）職工工作期間，由相關(guān)部門按照規(guī)定收集相關(guān)檔案資料。（三）職工離職時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)檔案資料。第六條檔案收集要求：（一）檔案資料應(yīng)齊全、完整，無(wú)破損、污損。（二）檔案資料應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)。（三）檔案資料收集后，應(yīng)及時(shí)歸檔。第三章檔案整理第七條檔案整理原則：（一）按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。（二）按照檔案編號(hào)順序排列。（三）保持檔案資料之間的邏輯關(guān)系。第八條檔案整理程序：（一）對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，剔除破損、污損的資料。（二）按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。（三）對(duì)分類后的檔案資料進(jìn)行編號(hào)。（四）編制檔案目錄。（五）編制檔案檢索工具。第九條檔案整理要求：（一）檔案資料整理后，應(yīng)保持整潔、有序。（二）檔案資料編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。（三）檔案目錄和檢索工具應(yīng)完整、準(zhǔn)確。第四章檔案保管第十條檔案保管原則：（一）確保檔案資料安全，防止火災(zāi)、水災(zāi)、蟲蛀、鼠咬等災(zāi)害。（二）保持檔案資料清潔、干燥，防止霉變、銹蝕。（三）確保檔案資料便于查閱、利用。第十一條檔案保管設(shè)施：（一）配備防火、防盜、防潮、防蟲蛀、防鼠咬等設(shè)施。（二）配備檔案柜、檔案架等存放設(shè)備。（三）配備檔案查閱室。第十二條檔案保管要求：（一）檔案資料應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放。（二）檔案資料存放環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥。（三）檔案資料不得隨意借閱、復(fù)制、翻閱。（四）檔案資料查閱時(shí)，應(yīng)做好登記、歸還工作。第五章檔案利用第十三條檔案利用原則：（一）保證檔案資料的真實(shí)性、可靠性。（二）確保檔案資料在利用過(guò)程中的安全。（三）提高檔案資料的使用效率。第十四條檔案利用方式：（一）提供檔案查閱服務(wù)。（二）提供檔案復(fù)制服務(wù)。（三）提供檔案咨詢服務(wù)。第十五條檔案利用要求：（一）查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)遵守檔案保管規(guī)定。（二）復(fù)制檔案資料時(shí)，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)。（三）檔案咨詢服務(wù)應(yīng)提供準(zhǔn)確、及時(shí)的信息。第六章檔案銷毀第十六條檔案銷毀原則：（一