技術(shù)資料檔案管理制度文檔第一章總則1.1制度目的為規(guī)范企業(yè)技術(shù)資料的收集、整理、歸檔、保管及使用流程，保障技術(shù)資料的完整性、安全性和可追溯性，促進(jìn)技術(shù)知識共享與高效利用，降低因資料管理混亂導(dǎo)致的項(xiàng)目風(fēng)險與信息泄露風(fēng)險，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有技術(shù)資料的檔案管理活動，涵蓋研發(fā)部門、項(xiàng)目組、技術(shù)支持部、生產(chǎn)技術(shù)部等涉及技術(shù)資料產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、使用的部門及員工。第二章職責(zé)分工2.1技術(shù)資料歸檔責(zé)任部門各項(xiàng)目組、研發(fā)部門為技術(shù)資料歸檔的第一責(zé)任單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定專人（資料專員）負(fù)責(zé)本部門/項(xiàng)目技術(shù)資料的日常收集、初步整理及提交歸檔工作。2.2檔案管理部門企業(yè)檔案管理部（或綜合管理部下設(shè)檔案崗）為技術(shù)資料檔案管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)檔案的接收、審核、分類、編目、保管、借閱審批及銷毀組織工作，指定檔案管理員*具體執(zhí)行。2.3相關(guān)部門配合技術(shù)資料使用部門（如生產(chǎn)部、客服部）需配合檔案管理部門辦理借閱、歸還手續(xù)，并反饋資料使用中的問題；保密部門負(fù)責(zé)對涉密技術(shù)資料的密級認(rèn)定與保密監(jiān)督。第三章技術(shù)資料分類與編碼規(guī)則3.1資料分類技術(shù)資料按內(nèi)容與用途分為以下大類，具體子類可根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)細(xì)化：研發(fā)設(shè)計(jì)類：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、圖紙（CAD/3D）、BOM表、測試報(bào)告、專利申請文件等；生產(chǎn)技術(shù)類：工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書、設(shè)備操作手冊、生產(chǎn)流程圖、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、原材料技術(shù)規(guī)格書等；項(xiàng)目管理類：項(xiàng)目計(jì)劃書、會議紀(jì)要、進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告、合同技術(shù)附件等；標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類：國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范手冊等；其他類：技術(shù)培訓(xùn)資料、技術(shù)交流文獻(xiàn)、外部合作技術(shù)資料等。3.2編碼規(guī)則技術(shù)資料采用“分類代碼-年份-流水號”的編碼方式，保證唯一性與可檢索性，示例：研發(fā)設(shè)計(jì)類資料：R&D-2024-001（R&D為研發(fā)設(shè)計(jì)類分類代碼，2024為年份，001為當(dāng)年流水號）；生產(chǎn)技術(shù)類資料：P&T-2024-015（P&T為生產(chǎn)技術(shù)類分類代碼）。編碼由檔案管理員*在資料歸檔時統(tǒng)一編制，并標(biāo)注于資料封面及檔案臺賬中。第四章技術(shù)資料歸檔管理流程4.1資料收集步驟1：明確收集范圍項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或資料專員需根據(jù)項(xiàng)目階段或業(yè)務(wù)需求，提前梳理需歸檔的技術(shù)資料清單（參考附件1《技術(shù)資料歸檔范圍清單》），保證資料無遺漏。步驟2：及時收集整理項(xiàng)目/研發(fā)過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料，由資料專員*在完成后24小時內(nèi)收集，核對資料完整性（如圖紙需簽字確認(rèn)、報(bào)告需含審批頁）；電子資料需同步收集源文件（如CAD原文件、Word文檔）及PDF掃描件（紙質(zhì)資料歸檔時需同步掃描），存儲于指定服務(wù)器文件夾（如“\服務(wù)器名\2024”）。4.2資料整理與初審步驟1：分類排序資料專員*按第三章分類標(biāo)準(zhǔn)對收集的資料進(jìn)行分類，按時間順序或邏輯順序排序，保證同類資料有序排列。步驟2：編制目錄填寫《技術(shù)資料歸檔清單》（附件2），包含序號、資料名稱、編號、密級、頁數(shù)、形成日期、責(zé)任人等字段，電子版與紙質(zhì)版目錄保持一致。步驟3：部門初審項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*對整理后的資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查資料內(nèi)容準(zhǔn)確性、簽字完整性及歸檔及時性，審核無誤后在《歸檔清單》上簽字確認(rèn)。4.3檔案接收與入庫步驟1：提交歸檔資料專員*將審核通過的紙質(zhì)資料（一式兩份，原件存檔，復(fù)印件備用）及電子資料（刻錄光盤或至檔案管理系統(tǒng)）提交至檔案管理部，同步提交《歸檔清單》紙質(zhì)版及電子版。步驟2：檔案審核檔案管理員*在收到資料后3個工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)檢查：資料是否與《歸檔清單》一致，有無缺失；編碼是否符合規(guī)則，目錄是否清晰；紙質(zhì)資料是否整潔無破損，電子資料是否可正常打開。步驟3：入庫上架審核通過后，檔案管理員*按分類及編碼順序?qū)⒓堎|(zhì)資料存入檔案柜（標(biāo)注編碼及存放位置），電子資料導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)（錄入關(guān)鍵詞、密級、借閱權(quán)限等信息），更新《技術(shù)檔案臺賬》（附件3），并在《歸檔清單》上簽字確認(rèn)，返還一份給提交部門存檔。第五章技術(shù)資料借閱與使用管理5.1借閱權(quán)限普通資料：企業(yè)內(nèi)部員工憑工卡填寫《技術(shù)資料借閱申請表》（附件4），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后可借閱；涉密資料（如核心專利、未公開技術(shù)方案）：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及保密部門負(fù)責(zé)人審批，借閱權(quán)限僅限與工作直接相關(guān)的人員，且借閱期限不超過3天；外部單位借閱：需提供單位介紹信及借閱人證件號碼明，經(jīng)分管技術(shù)副總*審批，僅限查閱，不得帶離檔案室。5.2借閱流程步驟1：提交申請借閱人填寫《技術(shù)資料借閱申請表》，注明資料名稱、編號、借閱事由、借閱期限及用途，附審批人簽字。步驟2：資料發(fā)放檔案管理員*核對申請表與審批權(quán)限，確認(rèn)無誤后從檔案柜調(diào)取資料（涉密資料需在涉密檔案柜中領(lǐng)取），登記《技術(shù)資料借閱臺賬》（附件5），由借閱人簽字確認(rèn)。步驟3：使用與歸還借閱人僅可在指定區(qū)域（如檔案室閱覽區(qū)）查閱普通資料，涉密資料需在保密人員監(jiān)督下使用；借閱期限屆滿前1個工作日，借閱人需歸還資料，檔案管理員*檢查資料完整性（如無涂改、無缺頁），確認(rèn)后注銷借閱記錄；如需續(xù)借，需在到期前1天提交續(xù)借申請，經(jīng)原審批人同意后可延長借閱期限（最長不超過原期限的1/2）。5.3復(fù)制與傳閱技術(shù)資料原則上不得復(fù)制，確因工作需要復(fù)制的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，檔案管理員登記復(fù)制份數(shù)及用途，涉密資料復(fù)制需經(jīng)保密部門批準(zhǔn)；復(fù)制資料需標(biāo)注“復(fù)制件”及復(fù)制日期，與原件同等管理，不得外傳或用于非工作用途。第六章技術(shù)資料保管與保護(hù)6.1存儲環(huán)境要求紙質(zhì)檔案：存放在專用檔案室，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防霉設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子檔案：存儲于企業(yè)專用服務(wù)器，定期進(jìn)行異地備份（每月1次），服務(wù)器需設(shè)置訪問權(quán)限（雙人雙鎖管理），定期殺毒（每周1次）。6.2保管期限根據(jù)資料價值及法規(guī)要求，設(shè)定保管期限：永久保管：企業(yè)核心技術(shù)專利、重大研發(fā)項(xiàng)目成果、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定文件等；長期保管（10年以上）：項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告、重要工藝文件、設(shè)備技術(shù)手冊等；短期保管（5-10年）：日常技術(shù)通知、臨時培訓(xùn)資料、普通項(xiàng)目會議紀(jì)要等。保管期限到期前3個月，由檔案管理部組織鑒定，仍有保存價值的需重新劃定期限。6.3安全保密措施涉密資料需單獨(dú)存放，檔案柜加裝密碼鎖，密碼由檔案管理員與保密專員共同保管，每月更換1次；檔案室入口設(shè)置門禁系統(tǒng)，僅檔案管理員*及相關(guān)授權(quán)人員可進(jìn)入，進(jìn)入人員需登記《檔案室出入登記表》（附件6）；電子檔案管理系統(tǒng)需操作權(quán)限分級管理，普通員工僅可查詢，管理員負(fù)責(zé)權(quán)限配置與變更，操作日志留存至少2年。第七章技術(shù)資料鑒定與銷毀7.1鑒定組織保管期限屆滿的技術(shù)資料，由檔案管理部牽頭，組織技術(shù)部門負(fù)責(zé)人、保密部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員*組成鑒定小組，對資料價值進(jìn)行評估，形成《技術(shù)資料鑒定意見表》（附件7）。7.2銷毀流程步驟1：提交銷毀申請對鑒定為無保存價值的資料，檔案管理部填寫《技術(shù)資料銷毀審批表》（附件8），注明資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因及鑒定意見，經(jīng)檔案管理部負(fù)責(zé)人、分管技術(shù)副總審批。步驟2：監(jiān)銷執(zhí)行審批通過后，由檔案管理員*負(fù)責(zé)銷毀（紙質(zhì)資料采用粉碎或焚燒處理，電子資料進(jìn)行徹底刪除并銷毀存儲介質(zhì)），保密部門派專人監(jiān)銷，保證資料無法恢復(fù)。步驟3：記錄備案銷毀完成后，監(jiān)銷人與執(zhí)行人在《銷毀審批表》上簽字確認(rèn)，檔案管理部將《銷毀審批表》及《鑒定意見表》存檔保存，保存期不少于5年。第八章監(jiān)督與考核8.1日常監(jiān)督檔案管理部每季度對各部門技術(shù)資料歸檔情況、借閱記錄、保管環(huán)境進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查：是否按制度要求及時歸檔，有無拖延或遺漏；借閱資料是否按時歸還，有無違規(guī)復(fù)制或外傳；檔案存儲環(huán)境是否符合要求，有無安全隱患。8.2考獎懲機(jī)制獎勵：對年度技術(shù)資料歸檔及時、保管規(guī)范、借閱服務(wù)優(yōu)秀的部門或個人，給予通報(bào)表揚(yáng)及適當(dāng)績效獎勵；處罰：對未按時歸檔導(dǎo)致資料丟失、違規(guī)借閱或復(fù)制涉密資料、保管不當(dāng)造成資料損壞的部門或個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分，情節(jié)嚴(yán)重的按《員工違紀(jì)管理辦法》處理。第九章附則9.1制度解釋權(quán)本制度由企業(yè)檔案管理部負(fù)責(zé)解