一、適用范圍與典型場景本規(guī)范適用于各類企事業(yè)單位、機關(guān)及社會組織的日常辦公文件歸檔管理，尤其適用于需系統(tǒng)性處理大量紙質(zhì)或電子文件的部門，如行政部、人力資源部、項目管理部等。典型場景包括：年度工作總結(jié)與計劃歸檔、會議紀要整理、項目過程文件存檔、合同協(xié)議管理、內(nèi)部制度文件匯編、員工檔案資料保存等。通過標準化歸檔流程，可保證文件查找便捷、管理規(guī)范，同時滿足審計、追溯及長期保存需求。二、規(guī)范操作流程詳解（一）文件收集與初步篩選明確收集范圍：根據(jù)部門職能及工作需求，確定需歸檔的文件類型，包括但不限于正式文件（紅頭文件、通知）、業(yè)務(wù)文件（合同、項目方案）、會議文件（紀要、簽到表）、人事文件（勞動合同、考核記錄）、財務(wù)憑證（非發(fā)票類，如報銷單、預(yù)算表）等。指定收集責任人：各部門指定專人（如行政助理或部門文員）負責本部門文件收集，保證文件完整性（含正本、附件、審批單等）。初步篩選與核對：收集時檢查文件是否為最終版本、審批手續(xù)是否齊全（如簽字、蓋章）、是否有破損或模糊內(nèi)容，對不符合要求的文件退回原經(jīng)辦人*補充完善。（二）文件分類與編碼建立分類體系：采用“一級分類+二級分類+三級分類”邏輯，一級分類按部門劃分（如“行政部”“人力資源部”），二級分類按文件類型劃分（如“制度文件”“會議文件”），三級分類按具體用途或年度劃分（如“2024年制度文件”“第1季度會議紀要”）。制定編碼規(guī)則：文件編號需唯一且可追溯，格式為“部門代碼-文件類型代碼-年度-流水號”。示例：部門代碼：行政部（XZ）、人力資源部（RL）、項目管理部（XM）；文件類型代碼：制度文件（01）、會議文件（02）、合同文件（03）；年度：4位數(shù)字（如2024）；流水號：3位數(shù)字（如001、002）。示例編號：“XZ-01-2024-001”（行政部2024年制度文件第1號）。（三）文件整理與登記物理整理（紙質(zhì)文件）：按編號順序?qū)ξ募判?，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，使用無酸檔案袋或文件夾封裝，每袋（夾）內(nèi)附文件清單；在檔案袋封面標注編號、文件名稱、形成日期、頁數(shù)、密級（如“內(nèi)部公開”“機密”）及保管期限（如“10年”“永久”）。電子整理：按分類體系建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，文件名與編號一致（如“XZ-01-2024-001_行政管理制度.docx”）；電子文件需轉(zhuǎn)換為PDF、PDF/A等格式，保證長期可讀，重要文件需加密存儲并備份至指定服務(wù)器。填寫歸檔登記表：使用統(tǒng)一模板（詳見第三部分）逐項登記文件信息，保證編號、名稱、日期、存放位置等與實物一致，登記人簽字確認。（四）歸檔存儲與保管存儲位置管理：紙質(zhì)文件存放于專用檔案柜，按編號順序排列，檔案柜標注部門及文件類型索引；電子文件存儲于指定服務(wù)器或云端平臺，設(shè)置訪問權(quán)限（如僅部門負責人*可修改），定期（每季度）檢查存儲狀態(tài)。環(huán)境要求：檔案室需保持通風、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防蟲、防潮設(shè)備；電子存儲介質(zhì)需遠離磁場、強光，定期（每年）檢測數(shù)據(jù)完整性。（五）借閱、更新與銷毀借閱管理：借閱人填寫《文件借閱申請表》，注明借閱用途、歸還時間，經(jīng)部門負責人審批后，由檔案管理員*辦理借閱手續(xù)；紙質(zhì)文件借閱期限不超過3個工作日，電子文件通過OA系統(tǒng)在線借閱，借閱記錄需長期保存。文件更新：文件內(nèi)容變更時，由原經(jīng)辦部門*出具修訂說明，重新編號并替換原文件，同時更新登記表及電子目錄；作廢文件需標注“作廢”字樣，單獨存放，待保管期滿后統(tǒng)一銷毀。銷毀管理：對超過保管期限且無保存價值的文件，由檔案管理員編制《銷毀清單》，經(jīng)部門負責人及分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，至少2人監(jiān)銷，銷毀過程記錄存檔。三、歸檔管理模板表格示例表1：辦公文件歸檔登記表文件編號文件名稱形成部門形成日期密級頁數(shù)存放位置（柜/層/盒）歸檔人歸檔日期備注XZ-01-2024-001行政管理制度匯編行政部2024-01-15內(nèi)部公開45A柜/1層/3盒張*2024-01-20含3項修訂RL-02-2024-0052024年第一季度會議紀要人力資源部2024-03-30內(nèi)部公開12B柜/2層/1盒李*2024-04-02電子版同步存檔XM-03-2024-012項目合作協(xié)議項目管理部2024-02-10機密8C柜/3層/5盒王*2024-02-15涉及保密條款表2：文件借閱申請表借閱人*所在部門借閱日期歸還日期趙*市場部2024-05-102024-05-15文件編號文件名稱借閱用途審批人*XZ-01-2024-001行政管理制度匯編參考制定部門考核細則錢*備注：借閱期間文件不得涂改、轉(zhuǎn)借，損壞需照價賠償檔案管理員簽字：孫*借閱人簽字：趙*日期：2024-05-10四、關(guān)鍵注意事項與風險規(guī)避文件完整性保障：歸檔前需核對文件是否包含所有必要環(huán)節(jié)（如審批簽字、附件），避免重要信息缺失；電子文件需保留修改痕跡，保證版本可追溯。保密與權(quán)限控制：涉密文件（如機密級）需單獨存放，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；電子文件設(shè)置分級訪問權(quán)限，防止非授權(quán)泄露。定期檢查與維護：每半年對紙質(zhì)檔案進行一次清點，檢查是否有蟲蛀、霉變；電子文件每半年進行一次備份，保證數(shù)據(jù)