企業(yè)人事檔案管理規(guī)范手冊(cè)第一章總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)人事檔案管理工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性與安全性，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的支撐作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)管理要求，結(jié)合實(shí)際情況，制定本管理規(guī)范手冊(cè)。1.2依據(jù)本手冊(cè)以《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)人力資源管理實(shí)踐制定。1.3適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)全體員工（含在職、離職、退休人員）的人事檔案管理工作，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞及銷毀等全流程。第二章管理職責(zé)2.1人力資源部門職責(zé)人力資源部門是人事檔案管理的主管部門，主要職責(zé)包括：制定并完善人事檔案管理制度，統(tǒng)籌檔案管理全流程；組織檔案的收集、整理、審核、歸檔及利用工作；監(jiān)督檔案保管條件及安全保密措施的落實(shí)；協(xié)調(diào)跨部門檔案管理工作，指導(dǎo)各部門配合檔案資料的移交。2.2檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員（含專職/兼職）具體負(fù)責(zé)檔案操作，職責(zé)包括：按規(guī)范收集、整理員工檔案材料，確保資料完整、分類清晰；定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)處理破損、霉變等問(wèn)題；嚴(yán)格執(zhí)行借閱、查閱流程，做好登記與跟蹤；配合人力資源部門完成檔案轉(zhuǎn)遞、銷毀等專項(xiàng)工作。2.3各部門配合職責(zé)各部門需在員工異動(dòng)（入職、調(diào)崗、離職等）時(shí)，及時(shí)向人力資源部門移交相關(guān)材料（如崗位變動(dòng)通知、獎(jiǎng)懲文件、離職交接清單等），確保檔案內(nèi)容與員工實(shí)際情況同步更新。第三章人事檔案內(nèi)容3.1入職階段材料入職申請(qǐng)表、個(gè)人簡(jiǎn)歷；學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書、專業(yè)技術(shù)職稱證書復(fù)印件；入職體檢報(bào)告、勞動(dòng)關(guān)系證明（如離職證明、失業(yè)登記證明）；背景調(diào)查資料（含學(xué)歷、工作經(jīng)歷核實(shí)記錄）。3.2在職階段材料勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議；崗位變動(dòng)通知、職務(wù)任免文件；績(jī)效考核報(bào)告、培訓(xùn)記錄（含培訓(xùn)證書、學(xué)習(xí)總結(jié)）；獎(jiǎng)懲文件（含表彰決定、處分通知）；薪資調(diào)整記錄、社保公積金繳納證明。3.3離職階段材料離職申請(qǐng)表、離職面談?dòng)涗?；解?終止勞動(dòng)合同協(xié)議、離職交接清單；競(jìng)業(yè)限制協(xié)議（如適用）、離職證明存根。第四章管理流程4.1收集主動(dòng)收集：?jiǎn)T工入職時(shí)，由人力資源部門指導(dǎo)其提交基礎(chǔ)材料；員工異動(dòng)時(shí)，相關(guān)部門在5個(gè)工作日內(nèi)移交材料。定期催收：檔案管理人員每季度梳理檔案缺口，向相關(guān)部門或員工催收缺失材料（如年度考核表、培訓(xùn)證明等）。4.2整理按“入職-在職-離職”階段分類，同一階段內(nèi)按時(shí)間順序排序；去除重復(fù)、無(wú)效材料（如過(guò)期的臨時(shí)證明），對(duì)破損材料進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制；為每份材料編寫頁(yè)碼，制作檔案目錄，確保“一份材料一目錄，一份檔案一總目”。4.3審核檔案管理人員對(duì)新入檔材料進(jìn)行審核，檢查內(nèi)容是否完整、簽字蓋章是否齊全、信息是否真實(shí)有效；對(duì)存疑材料（如學(xué)歷證書復(fù)印件），需與原件核對(duì)或通過(guò)官方渠道驗(yàn)證。4.4歸檔紙質(zhì)檔案：裝入專用檔案袋/盒，標(biāo)注員工姓名、部門、入職時(shí)間及檔案編號(hào)，存入檔案柜；電子檔案：掃描紙質(zhì)材料并按規(guī)范命名（如“姓名-部門-材料類型-日期”），上傳至檔案管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)檔案同步更新。4.5轉(zhuǎn)遞員工調(diào)至集團(tuán)內(nèi)其他單位或外部機(jī)構(gòu)時(shí)，憑對(duì)方出具的《調(diào)檔函》辦理轉(zhuǎn)遞；轉(zhuǎn)遞前需密封檔案，填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，通過(guò)機(jī)要通道或?qū)Ｈ怂瓦f，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案。4.6銷毀鑒定：成立由人力資源、法務(wù)、審計(jì)部門組成的鑒定小組，每5年對(duì)超期檔案（如離職滿10年且無(wú)查考價(jià)值的材料）進(jìn)行鑒定；審批：鑒定小組提出銷毀意見，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行；執(zhí)行：銷毀時(shí)需2人以上監(jiān)銷，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》并簽字存檔。第五章檔案保管5.1保管條件檔案庫(kù)房應(yīng)干燥、通風(fēng)、避光，溫度保持在14-24℃，相對(duì)濕度45%-60%；配備防火（滅火器、煙感報(bào)警器）、防盜（門禁、監(jiān)控）、防蟲（樟腦丸、除濕機(jī)）設(shè)備，定期檢查維護(hù)。5.2保管設(shè)備檔案柜需為金屬材質(zhì)，按部門、檔案類型分區(qū)存放，柜內(nèi)放置防蟲、防潮用品；電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器，定期備份（至少每月1次），并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。5.3檔案編號(hào)編號(hào)規(guī)則：部門代碼（2位字母）+入職年份（4位數(shù)字）+員工序號(hào)（3位數(shù)字），如“HR-____”；編號(hào)需標(biāo)注在檔案袋/盒封面及目錄首頁(yè)，便于快速檢索。第六章檔案利用6.1借閱管理借閱范圍：僅限企業(yè)內(nèi)部因工作需要（如職稱評(píng)審、背景調(diào)查）借閱檔案；借閱流程：填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及人力資源主管審批后，在檔案管理室查閱，嚴(yán)禁帶出；借閱期限：一般不超過(guò)3個(gè)工作日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。6.2查閱管理查閱權(quán)限：?jiǎn)T工本人可查閱個(gè)人基礎(chǔ)信息（如學(xué)歷、合同期限），需提供有效證件；跨部門查閱需經(jīng)對(duì)方部門負(fù)責(zé)人審批；查閱記錄：檔案管理人員需登記查閱人、查閱時(shí)間、內(nèi)容及用途，嚴(yán)禁復(fù)制涉密材料（如薪資明細(xì)、離職原因調(diào)查）。第七章安全與保密7.1制度建設(shè)明確檔案管理人員的保密責(zé)任，簽訂《保密協(xié)議》；定期開展檔案安全培訓(xùn)，強(qiáng)化員工保密意識(shí)（如禁止泄露員工隱私信息）。7.2保密措施紙質(zhì)檔案：庫(kù)房實(shí)行門禁管理，非檔案管理人員禁止入內(nèi)；電子檔案：設(shè)置密碼權(quán)限，僅限授權(quán)人員訪問(wèn)；檔案移交、借閱時(shí)需雙人在場(chǎng)，確保資料不遺失、不泄密；定期對(duì)電子檔案進(jìn)行加密備份，防止數(shù)據(jù)丟失或篡改。第八章附則8.1解釋權(quán)本手冊(cè)由企業(yè)人力資源部門負(fù)責(zé)解釋，如有疑問(wèn)或建議，可向人力資源部門反