2025年企業(yè)內(nèi)部文件管理與規(guī)范第1章企業(yè)內(nèi)部文件管理總體原則1.1文件管理目標與原則1.2文件分類與編碼規(guī)范1.3文件歸檔與保管要求1.4文件銷毀與處置規(guī)定第2章電子文件管理規(guī)范2.1電子文件與歸檔要求2.2電子文件存儲與備份機制2.3電子文件訪問與查閱規(guī)定2.4電子文件安全與保密措施第3章業(yè)務文件管理規(guī)范3.1業(yè)務文件分類與歸檔標準3.2業(yè)務文件簽發(fā)與審批流程3.3業(yè)務文件傳遞與簽收管理3.4業(yè)務文件銷毀與處置規(guī)定第4章人事文件管理規(guī)范4.1人事文件分類與歸檔要求4.2人事文件簽發(fā)與審批流程4.3人事文件傳遞與簽收管理4.4人事文件銷毀與處置規(guī)定第5章管理文件管理規(guī)范5.1管理文件分類與歸檔標準5.2管理文件簽發(fā)與審批流程5.3管理文件傳遞與簽收管理5.4管理文件銷毀與處置規(guī)定第6章專項文件管理規(guī)范6.1專項文件分類與歸檔要求6.2專項文件簽發(fā)與審批流程6.3專項文件傳遞與簽收管理6.4專項文件銷毀與處置規(guī)定第7章文件管理責任與監(jiān)督7.1文件管理責任分工與落實7.2文件管理監(jiān)督檢查機制7.3文件管理違規(guī)處理規(guī)定7.4文件管理考核與獎懲制度第8章附則8.1本規(guī)范的適用范圍8.2本規(guī)范的實施與修訂8.3本規(guī)范的解釋權與生效日期第1章企業(yè)內(nèi)部文件管理總體原則一、（小節(jié)標題）1.1文件管理目標與原則1.1.1文件管理目標在2025年，隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的加速推進，企業(yè)內(nèi)部文件管理已不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件處理，而是逐步向數(shù)字化、智能化、標準化方向發(fā)展。企業(yè)內(nèi)部文件管理的目標，是確保文件的完整性、安全性、可追溯性與高效利用，從而支撐企業(yè)的戰(zhàn)略決策、業(yè)務運營與合規(guī)管理。根據(jù)《企業(yè)文件管理規(guī)范》（GB/T34577-2017）及《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）等國家標準，2025年企業(yè)文件管理應以“規(guī)范管理、分類有序、安全可控、高效利用”為核心原則。1.1.2文件管理原則文件管理應遵循以下基本原則：-統(tǒng)一標準：文件管理應建立統(tǒng)一的分類、編碼、歸檔、銷毀等標準，確保不同部門、不同層級、不同業(yè)務線之間的文件管理一致。-分級管理：根據(jù)文件的敏感性、重要性、使用頻率等，實行分級分類管理，確保關鍵文件的管理責任明確，流程清晰。-安全保密：文件管理應注重保密性與安全性，防止信息泄露、篡改或丟失，符合《信息安全技術信息安全風險評估規(guī)范》（GB/T22239-2019）等相關要求。-動態(tài)更新：文件管理應結合企業(yè)業(yè)務發(fā)展和信息技術應用，動態(tài)調(diào)整管理策略，確保文件管理體系與企業(yè)發(fā)展同步。-責任落實：明確文件管理的責任人和操作流程，確保文件的創(chuàng)建、歸檔、使用、銷毀等環(huán)節(jié)有據(jù)可查，責任可追溯。1.1.3文件管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型2025年，企業(yè)文件管理將全面向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。根據(jù)《企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型白皮書（2025版）》，企業(yè)應構建統(tǒng)一的文件管理系統(tǒng)（如電子檔案管理系統(tǒng)），實現(xiàn)文件的電子化、標準化、可視化管理。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），電子文件應遵循“一檔一碼”原則，確保文件的可追溯性與可驗證性。同時，企業(yè)應建立文件生命周期管理機制，涵蓋文件的、歸檔、使用、銷毀等全生命周期，確保文件管理的規(guī)范性與可持續(xù)性。1.2文件分類與編碼規(guī)范1.2.1文件分類標準2025年企業(yè)文件管理應依據(jù)《企業(yè)文件分類標準》（GB/T34577-2017）進行分類，主要分類標準包括：-按文件性質(zhì)：如業(yè)務文件、管理文件、技術文件、法律文件、財務文件等；-按文件內(nèi)容：如合同、計劃、報告、審批單、會議紀要、培訓材料等；-按文件重要性：如核心文件、重要文件、一般文件等；-按文件使用范圍：如內(nèi)部文件、對外文件、共享文件等。文件分類應確保分類清晰、層次分明，便于查找、歸檔與使用。1.2.2文件編碼規(guī)范根據(jù)《企業(yè)文件編碼規(guī)范》（GB/T34577-2017），文件應采用統(tǒng)一的編碼體系，編碼應包含以下要素：-文件類別編碼：如“B”代表業(yè)務文件，“M”代表管理文件，“T”代表技術文件等；-文件版本編碼：如“V1.0”、“V2.1”等，用于區(qū)分不同版本；-文件編號：如“2025-001”、“2025-002”等，用于標識文件的唯一性；-文件日期：如“2025-03-15”等，用于記錄文件時間。文件編碼應遵循“統(tǒng)一標準、便于追溯、便于管理”的原則，確保文件的可識別性和可追溯性。1.3文件歸檔與保管要求1.3.1文件歸檔原則2025年企業(yè)文件管理應遵循“按需歸檔、分類歸檔、便于查閱”的原則。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），文件歸檔應滿足以下要求：-歸檔范圍：包括企業(yè)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的所有文件，如合同、計劃、報告、審批單、會議紀要、培訓材料、財務憑證等；-歸檔時間：文件應在后及時歸檔，確保文件的完整性與可追溯性；-歸檔方式：文件應按類別、編號、日期等進行歸檔，可采用紙質(zhì)或電子形式，確保文件的可讀性和可檢索性；-歸檔地點：文件應存放在專用檔案室或電子檔案庫中，確保安全、防潮、防塵、防蟲等環(huán)境條件。1.3.2文件保管要求根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），文件的保管應滿足以下要求：-保管期限：根據(jù)文件的重要性和保存價值，確定保管期限，如永久、長期、短期等；-保管環(huán)境：文件應存放在干燥、通風、恒溫的環(huán)境中，避免受潮、霉變、蟲蛀等影響；-保管安全：文件應采取防盜竊、防損壞、防破壞等安全措施，確保文件的安全性；-保管記錄：文件的保管情況應有記錄，包括保管人、保管日期、保管狀態(tài)等，確?？勺匪菪?。1.4文件銷毀與處置規(guī)定1.4.1文件銷毀原則根據(jù)《企業(yè)文件銷毀管理規(guī)范》（GB/T34577-2017），文件銷毀應遵循“合法合規(guī)、分類處理、責任明確”的原則，確保文件銷毀的合法性與安全性。-銷毀條件：文件在達到保管期限后，或因業(yè)務終止、技術淘汰等原因，需進行銷毀；-銷毀方式：文件銷毀可采用物理銷毀（如粉碎、燒毀）或電子銷毀（如刪除、加密、銷毀）；-銷毀記錄：銷毀文件應有完整的記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀人、銷毀依據(jù)等，確?？勺匪菪?；-銷毀審批：銷毀文件需經(jīng)相關部門審批，確保銷毀的合法性和合規(guī)性。1.4.2文件處置規(guī)定文件處置應遵循“分類處理、規(guī)范操作、責任到人”的原則，確保文件的處置過程透明、合規(guī)。-處置范圍：包括文件的銷毀、調(diào)閱、歸檔、借閱、返還等；-處置流程：文件的處置應有明確的流程，包括申請、審批、執(zhí)行、記錄等環(huán)節(jié)；-處置責任：文件的處置責任人應明確，確保處置過程的可追溯性與責任落實；-處置記錄：文件的處置過程應有完整的記錄，包括處置時間、處置方式、處置人、處置依據(jù)等，確?？勺匪菪浴?025年企業(yè)內(nèi)部文件管理應以“規(guī)范管理、分類有序、安全可控、高效利用”為核心原則，結合數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢，構建科學、規(guī)范、高效的文件管理體系，確保企業(yè)文件的完整性、安全性與可追溯性，為企業(yè)的戰(zhàn)略決策、業(yè)務運營與合規(guī)管理提供堅實保障。第2章電子文件管理規(guī)范一、電子文件與歸檔要求2.1電子文件與歸檔要求電子文件的與歸檔是企業(yè)信息化管理的重要組成部分，應當遵循《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18824-2020）等相關國家標準，確保電子文件的完整性、準確性、可追溯性和可訪問性。根據(jù)2025年企業(yè)內(nèi)部文件管理與規(guī)范要求，電子文件的應當遵循“統(tǒng)一標準、分級管理、責任到人”的原則。企業(yè)應建立電子文件流程，明確部門、責任人及操作規(guī)范，確保文件內(nèi)容真實、完整、及時歸檔。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定，電子文件后應及時歸檔，歸檔周期應根據(jù)文件類型和重要性確定。對于涉密文件，應按照《中華人民共和國保守國家秘密法》及《黨政機關電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18824-2020）要求，進行分類管理、分級歸檔，確保涉密信息的安全可控。據(jù)2025年國家檔案局發(fā)布的《電子文件管理指南》，企業(yè)應建立電子文件生命周期管理制度，涵蓋、存儲、使用、歸檔、銷毀等全過程。根據(jù)《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18824-2020），電子文件應按照“一檔一碼”原則進行編號，確保文件可追溯、可查證。2.2電子文件存儲與備份機制電子文件的存儲與備份是保障數(shù)據(jù)安全和業(yè)務連續(xù)性的重要措施，應遵循《電子文件存儲規(guī)范》（GB/T18824-2020）和《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18824-2020）的相關要求。根據(jù)2025年企業(yè)內(nèi)部文件管理與規(guī)范，電子文件應采用安全、可靠、可擴展的存儲系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的完整性、可用性和安全性。企業(yè)應建立電子文件存儲體系，包括本地存儲、云存儲、混合存儲等，確保數(shù)據(jù)在不同場景下的可用性。根據(jù)《電子文件存儲規(guī)范》要求，電子文件的存儲應滿足以下條件：1.存儲介質(zhì)應具備防磁、防潮、防塵、防震等防護措施；2.存儲系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)完整性校驗機制，確保存儲數(shù)據(jù)的準確性；3.存儲系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)備份與恢復機制，確保數(shù)據(jù)在發(fā)生故障或丟失時能夠及時恢復。根據(jù)《電子檔案管理規(guī)范》要求，企業(yè)應建立電子文件備份機制，包括定期備份、異地備份、版本備份等。根據(jù)《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18824-2020），電子文件的備份應遵循“定期備份、異地備份、版本備份”原則，確保數(shù)據(jù)的可恢復性。2.3電子文件訪問與查閱規(guī)定電子文件的訪問與查閱應當遵循《電子文件管理規(guī)范》（GB/T18824-2020）和《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18824-2020）的相關要求，確保文件的可訪問性、可查閱性和可追溯性。根據(jù)2025年企業(yè)內(nèi)部文件管理與規(guī)范，電子文件的訪問與查閱應遵循以下規(guī)定：1.電子文件的訪問應通過統(tǒng)一的文件管理系統(tǒng)進行，確保訪問權限的可控性；2.電子文件的查閱應遵循“誰、誰負責、誰查閱、誰負責”的原則，確保查閱過程的可追溯性；3.電子文件的查閱應遵循“先審批、后使用”的原則，確保查閱內(nèi)容的合法性與合規(guī)性。根據(jù)《電子文件管理規(guī)范》要求，企業(yè)應建立電子文件的訪問控制機制，包括用戶權限管理、訪問日志記錄、權限變更記錄等，確保電子文件的訪問安全。2.4電子文件安全與保密措施電子文件的安全與保密是企業(yè)信息安全管理的重要組成部分，應遵循《信息安全技術信息安全風險評估規(guī)范》（GB/T22239-2019）和《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18824-2020）的相關要求，確保電子文件的安全性、保密性和可訪問性。根據(jù)2025年企業(yè)內(nèi)部文件管理與規(guī)范，電子文件的安全與保密應采取以下措施：1.電子文件的存儲應采用加密技術，確保數(shù)據(jù)在存儲過程中的安全性；2.電子文件的傳輸應采用加密傳輸機制，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全性；3.電子文件的訪問應采用權限控制機制，確保數(shù)據(jù)在訪問過程中的安全性；4.電子文件的銷毀應采用安全銷毀機制，確保數(shù)據(jù)在銷毀過程中的安全性。根據(jù)《信息安全技術信息安全風險評估規(guī)范》要求，企業(yè)應建立電子文件的安全管理制度，包括風險評估、安全防護、安全審計等，確保電子文件的安全可控。根據(jù)《電子檔案管理規(guī)范》要求，企業(yè)應建立電子文件的保密管理制度，包括保密等級、保密期限、保密責任等，確保電子文件的保密性。2025年企業(yè)內(nèi)部文件管理與規(guī)范應圍繞電子文件的、存儲、訪問、查閱、安全與保密等方面，構建系統(tǒng)、規(guī)范、可追溯的電子文件管理體系，確保企業(yè)信息資產(chǎn)的安全、完整和有效利用。第3章業(yè)務文件管理規(guī)范一、業(yè)務文件分類與歸檔標準3.1業(yè)務文件分類與歸檔標準業(yè)務文件是企業(yè)運營過程中形成的各類管理、技術、財務、法律等重要資料，其分類與歸檔管理是保障信息完整性和可追溯性的基礎。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T13426-2018）及《企業(yè)文件材料歸檔范圍規(guī)定》（GB/T12682-2010），業(yè)務文件應按照其內(nèi)容性質(zhì)、使用頻率、保存期限等進行科學分類，并建立統(tǒng)一的歸檔標準。根據(jù)2025年企業(yè)內(nèi)部文件管理與規(guī)范要求，業(yè)務文件應分為以下幾類：1.管理類文件：包括企業(yè)管理制度、部門職責說明、會議紀要、工作計劃、預算報告等，此類文件通常具有長期保存價值，保存期限一般為5年以上。2.技術類文件：包括技術方案、設計圖紙、技術參數(shù)、測試報告、設備清單等，保存期限一般為3至5年，部分涉及技術保密的文件可延長至10年。3.財務類文件：包括財務報表、預算執(zhí)行情況、資金使用記錄、稅務申報材料等，保存期限一般為5年，部分涉及重大財務決策的文件可延長至10年。4.法律與合規(guī)類文件：包括合同、協(xié)議、法律咨詢報告、合規(guī)審查結果、法律糾紛處理記錄等，保存期限一般為5年，涉及重大法律事務的文件可延長至15年。5.業(yè)務操作類文件：包括業(yè)務流程文檔、操作手冊、培訓材料、客戶溝通記錄等，保存期限一般為3年，部分重要業(yè)務操作記錄可延長至5年。在歸檔過程中，應遵循“按需歸檔、分類管理、便于檢索”的原則，確保文件的完整性、準確性和可追溯性。企業(yè)應建立統(tǒng)一的歸檔目錄體系，明確文件編號規(guī)則、保存位置、責任人及歸檔時間，確保文件管理的標準化和規(guī)范化。二、業(yè)務文件簽發(fā)與審批流程3.2業(yè)務文件簽發(fā)與審批流程業(yè)務文件的簽發(fā)與審批是企業(yè)內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)，是確保文件內(nèi)容合法、合規(guī)、有效的重要保障。根據(jù)《企業(yè)文件簽發(fā)與審批管理辦法》（企業(yè)內(nèi)部文件管理規(guī)范），業(yè)務文件的簽發(fā)與審批流程應遵循“誰主管、誰負責、誰簽發(fā)、誰審批”的原則，確保文件內(nèi)容的準確性和權威性。在2025年企業(yè)內(nèi)部文件管理與規(guī)范下，業(yè)務文件的簽發(fā)與審批流程應包含以下關鍵環(huán)節(jié)：1.文件起草與審核：由相關部門或人員根據(jù)業(yè)務需求起草文件，經(jīng)內(nèi)部審核部門或負責人審核后，形成初稿。2.簽發(fā)與審批：初稿經(jīng)審核通過后，由相關責任人簽發(fā)，必要時需經(jīng)上級或分管領導審批。簽發(fā)文件應遵循“先審核、后簽發(fā)”的原則，確保內(nèi)容的準確性與合規(guī)性。3.文件歸檔：簽發(fā)后的文件應及時歸檔，確保文件的完整性和可追溯性。歸檔文件應按照分類標準進行管理，確保文件的可查性。根據(jù)《企業(yè)文件管理規(guī)范》，企業(yè)應建立文件簽發(fā)與審批的電子化流程，實現(xiàn)文件的電子簽發(fā)與審批，提高文件流轉(zhuǎn)效率，減少人為錯誤。三、業(yè)務文件傳遞與簽收管理3.3業(yè)務文件傳遞與簽收管理業(yè)務文件的傳遞與簽收是確保文件及時、準確、完整傳遞的關鍵環(huán)節(jié)。根據(jù)《企業(yè)文件傳遞與簽收管理辦法》，文件的傳遞應遵循“誰接收、誰負責、誰簽收”的原則，確保文件的傳遞過程可追溯、可驗證。在2025年企業(yè)內(nèi)部文件管理與規(guī)范下，業(yè)務文件的傳遞與簽收管理應包含以下內(nèi)容：1.文件傳遞方式：企業(yè)應采用電子文件與紙質(zhì)文件相結合的方式，確保文件的可查閱性與可追溯性。電子文件應通過企業(yè)內(nèi)部的文件管理系統(tǒng)進行傳輸，確保文件的完整性與安全性。2.文件簽收管理：文件簽收應由接收人簽字確認，并記錄簽收時間、簽收人、簽收內(nèi)容等信息。簽收記錄應作為文件歸檔的重要組成部分，確保文件的可追溯性。3.文件傳遞記錄：企業(yè)應建立文件傳遞記錄，包括傳遞時間、傳遞人、接收人、傳遞內(nèi)容等信息，確保文件傳遞的可追溯性。4.文件簽收驗證：文件簽收后，應進行驗證，確保文件內(nèi)容與原始文件一致，避免傳遞過程中的信息失真。根據(jù)《企業(yè)文件管理規(guī)范》，企業(yè)應建立文件傳遞與簽收的電子化管理機制，實現(xiàn)文件傳遞的全程可追溯，提高文件管理的效率與準確性。四、業(yè)務文件銷毀與處置規(guī)定3.4業(yè)務文件銷毀與處置規(guī)定業(yè)務文件在保存期限屆滿后，根據(jù)其內(nèi)容性質(zhì)、保存價值及法律要求，應按照規(guī)定進行銷毀或處置。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T13426-2018）及《企業(yè)文件銷毀管理辦法》，企業(yè)應建立科學、規(guī)范的文件銷毀與處置機制，確保文件銷毀的合法性和可追溯性。在2025年企業(yè)內(nèi)部文件管理與規(guī)范下，業(yè)務文件的銷毀與處置應遵循以下原則：1.銷毀依據(jù)：文件銷毀應根據(jù)其保存期限、內(nèi)容性質(zhì)、法律要求及企業(yè)內(nèi)部文件管理規(guī)定進行判斷。例如，保存期限屆滿且無保留價值的文件，應按規(guī)定銷毀；涉及保密或敏感信息的文件，應按保密管理要求處理。2.銷毀方式：文件銷毀應采用專業(yè)銷毀方式，如粉碎、焚燒、化學處理等，確保文件信息無法恢復。銷毀過程應由具備資質(zhì)的第三方機構進行，確保銷毀的合法性與安全性。3.銷毀記錄：文件銷毀應建立銷毀記錄，包括銷毀時間、銷毀人、銷毀方式、銷毀文件編號等信息，確保銷毀過程可追溯。4.處置要求：對于無保留價值的文件，應按規(guī)定進行銷毀；對于有保留價值的文件，應按規(guī)定進行歸檔或繼續(xù)使用。根據(jù)《企業(yè)文件銷毀管理辦法》，企業(yè)應建立文件銷毀的電子化管理機制，確保文件銷毀過程的可追溯性，同時遵循國家相關法律法規(guī)，確保文件銷毀的合法性與合規(guī)性。企業(yè)應建立科學、規(guī)范、高效的業(yè)務文件管理機制，確保文件的分類、簽發(fā)、傳遞、簽收、銷毀等環(huán)節(jié)符合國家相關法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理要求，提高文件管理的效率與安全性，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。第4章人事文件管理規(guī)范一、人事文件分類與歸檔要求4.1人事文件分類與歸檔要求人事文件是企業(yè)運營和管理過程中形成的具有保存價值的各類文書材料，其分類與歸檔管理是確保信息完整、安全、可追溯的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第40號），結合2025年企業(yè)內(nèi)部文件管理與規(guī)范要求，人事文件應按照以下標準進行分類與歸檔：1.分類標準人事文件按其內(nèi)容性質(zhì)和使用目的可分為以下幾類：-人事管理類文件：包括員工入職、離職、調(diào)動、晉升、考核、獎懲等文件；-人事統(tǒng)計類文件：如員工花名冊、人事報表、招聘計劃、培訓記錄等；-人事制度類文件：如員工手冊、崗位職責說明書、績效考核制度等；-人事檔案類文件：包括員工個人資料、學歷證明、勞動合同、社會保險記錄等；-人事培訓類文件：如培訓計劃、培訓記錄、培訓考核結果等。2.歸檔要求根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第12條，人事文件應按以下要求歸檔：-歸檔時間：自文件形成之日起，一般應在1個月內(nèi)完成歸檔；-歸檔范圍：凡涉及員工人事信息、組織架構、管理決策、制度執(zhí)行等事項的文件均需歸檔；-歸檔方式：采用紙質(zhì)或電子形式，電子文件應按“文件編號+日期+內(nèi)容”進行分類存儲；-歸檔保管期限：根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》，人事文件的保管期限一般為30年，涉及員工個人檔案的保管期限為長期；-歸檔管理責任：由人事部門負責歸檔，檔案管理員需定期檢查歸檔情況，確保文件完整、準確、有序。3.信息化管理2025年起，企業(yè)應逐步實現(xiàn)人事文件的電子化管理，利用檔案管理系統(tǒng)（如檔案管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)）進行分類、存儲、檢索和調(diào)閱。根據(jù)《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2020），人事文件的電子檔案應符合以下要求：-電子文件應按“文件編號+日期+內(nèi)容”進行命名；-電子文件應定期備份，確保數(shù)據(jù)安全；-電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步管理，形成“一檔一碼”或“一檔多碼”模式；-電子檔案的歸檔與紙質(zhì)檔案的歸檔應同步進行，確保信息一致。二、人事文件簽發(fā)與審批流程4.2人事文件簽發(fā)與審批流程人事文件的簽發(fā)與審批是確保文件內(nèi)容合法、合規(guī)、有效執(zhí)行的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)《企業(yè)文件簽發(fā)與審批管理辦法》（企業(yè)內(nèi)部文件管理規(guī)范），人事文件的簽發(fā)與審批流程應遵循以下原則：1.簽發(fā)權限人事文件的簽發(fā)權限應根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容確定，一般包括：-部門負責人簽發(fā)：涉及員工人事信息、制度執(zhí)行、管理決策等文件；-人事部門負責人簽發(fā)：涉及員工入職、離職、調(diào)動、獎懲等人事事務；-公司高層簽發(fā)：涉及公司戰(zhàn)略、人事政策、重大人事決策等文件。2.審批流程人事文件的審批流程應遵循“誰簽發(fā)、誰審批、誰負責”的原則，具體流程如下：-初審：由相關部門負責人初審文件內(nèi)容，確保內(nèi)容合法、合規(guī)；-復審：由人事部門負責人復審文件內(nèi)容，確保文件格式、內(nèi)容、權限等符合規(guī)定；-終審：由公司高層或人事部門負責人終審，確保文件最終生效。3.簽發(fā)與審批記錄人事文件的簽發(fā)與審批應記錄在案，包括簽發(fā)人、審批人、簽發(fā)時間、文件編號、文件內(nèi)容等信息。根據(jù)《企業(yè)文件管理檔案管理規(guī)定》，這些記錄應作為人事文件管理的重要依據(jù)。4.簽發(fā)文件的格式要求人事文件應符合以下格式要求：-文件標題應明確、規(guī)范，如“關于員工X的入職通知”；-文件正文應簡潔、清晰，符合企業(yè)公文寫作規(guī)范；-文件落款應包括簽發(fā)人、簽發(fā)日期、文件編號等信息；-文件應加蓋公章，確保文件的正式性和權威性。三、人事文件傳遞與簽收管理4.3人事文件傳遞與簽收管理人事文件的傳遞與簽收管理是確保文件及時、準確、完整傳遞的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)《企業(yè)文件管理規(guī)范》（企業(yè)內(nèi)部文件管理規(guī)范），人事文件的傳遞與簽收應遵循以下要求：1.文件傳遞方式人事文件的傳遞方式包括：-紙質(zhì)傳遞：通過公司內(nèi)部郵遞、快遞、部門間傳遞等方式；-電子傳遞：通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)、電子郵件、電子檔案管理系統(tǒng)等方式。2.文件傳遞流程人事文件的傳遞流程應遵循以下步驟：-文件準備：由相關部門或人員起草文件，填寫文件編號、標題、內(nèi)容等信息；-文件簽發(fā)：由簽發(fā)人簽發(fā)文件，加蓋公章；-文件傳遞：通過指定方式傳遞至接收部門或人員；-文件簽收：接收人簽收文件，并在簽收單上簽字確認；-文件歸檔：簽收后，文件應按規(guī)定歸檔，確保文件完整、可查。3.簽收管理要求人事文件的簽收應做到：-簽收人簽字：接收人必須簽字確認，確保文件接收無誤；-簽收時間記錄：簽收時間應記錄在案，作為文件流轉(zhuǎn)的依據(jù)；-簽收反饋：接收人應在簽收后2個工作日內(nèi)反饋文件處理情況；-文件存檔：簽收后，文件應按規(guī)定歸檔，確保文件完整、可查。4.文件傳遞與簽收的信息化管理2025年起，企業(yè)應逐步實現(xiàn)人事文件的電子傳遞與簽收管理，利用企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)或電子檔案管理系統(tǒng)進行管理，確保文件傳遞的及時性、準確性和可追溯性。四、人事文件銷毀與處置規(guī)定4.4人事文件銷毀與處置規(guī)定人事文件的銷毀與處置是確保企業(yè)信息安全管理、防止信息泄露的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及《電子檔案管理規(guī)范》，人事文件的銷毀與處置應遵循以下規(guī)定：1.銷毀條件人事文件的銷毀應滿足以下條件：-保管期限屆滿：文件已超過保管期限，且無保存價值；-法律或政策要求：因法律法規(guī)或政策要求，文件需銷毀；-銷毀程序合規(guī)：銷毀前需經(jīng)相關部門審批，確保銷毀程序合法合規(guī)。2.銷毀方式人事文件的銷毀方式包括：-物理銷毀：通過焚燒、粉碎、銷毀等物理方式處理；-電子銷毀：通過刪除、加密、銷毀等電子方式處理。3.銷毀流程人事文件的銷毀流程應遵循以下步驟：-審批：由人事部門或檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司高層批準；-登記：銷毀文件應登記在案，記錄銷毀時間、銷毀人、銷毀方式等信息；-執(zhí)行：由指定人員執(zhí)行銷毀操作，確保銷毀過程合法、合規(guī)；-歸檔：銷毀后的文件應按規(guī)定歸檔，確保銷毀記錄可查。4.銷毀記錄管理人事文件的銷毀記錄應作為企業(yè)檔案管理的重要組成部分，確保銷毀過程可追溯、可查。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，銷毀記錄應保存至少30年。5.銷毀后的文件處理銷毀后的文件應按規(guī)定處理，不得再用于任何用途，確保信息不被濫用。人事文件的分類、歸檔、簽發(fā)、傳遞、簽收、銷毀等環(huán)節(jié)均需嚴格遵循相關法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)范，確保文件管理的規(guī)范性、安全性與可追溯性，為企業(yè)的高效運營和可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。第5章管理文件管理規(guī)范一、管理文件分類與歸檔標準5.1管理文件分類與歸檔標準根據(jù)《企業(yè)文件管理規(guī)范》（GB/T24404-2009）及2025年企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求，管理文件應按照其內(nèi)容性質(zhì)、使用頻率、保存期限及重要性進行科學分類與歸檔。2025年企業(yè)文件管理將全面推行“分類管理、分級歸檔、動態(tài)更新”原則，確保文件管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性和可追溯性。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T12222-2019），管理文件應分為以下幾類：1.基礎管理類文件：包括企業(yè)管理制度、組織架構圖、崗位職責說明書、年度工作計劃等，這類文件具有長期保存價值，保存期限一般為5年以上。2.業(yè)務操作類文件：如項目立項報告、合同文本、審批流程表、會議紀要等，保存期限通常為3-5年。3.技術文檔類文件：包括技術規(guī)范書、設計圖紙、測試報告、系統(tǒng)架構圖等，保存期限根據(jù)技術復雜程度和更新頻率而定，一般為3-10年。4.管理決策類文件：如管理層會議紀要、決策文件、審計報告等，保存期限為5年以上。在歸檔過程中，應遵循“按需歸檔、分類清晰、便于檢索”的原則。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T12222-2019），文件應按類別、時間、重要性進行歸檔，同時建立電子文件與紙質(zhì)文件的同步管理機制，確保文件的完整性與可追溯性。根據(jù)2025年企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型規(guī)劃，文件管理將全面引入電子檔案管理系統(tǒng)（EAM），實現(xiàn)文件的電子化、信息化管理。2025年企業(yè)將實現(xiàn)文件歸檔率100%，電子文件歸檔率95%以上，紙質(zhì)文件歸檔率90%以上，確保文件管理的高效性與安全性。二、管理文件簽發(fā)與審批流程5.2管理文件簽發(fā)與審批流程根據(jù)《企業(yè)文件管理規(guī)范》（GB/T24404-2009）及2025年企業(yè)文件管理要求，管理文件的簽發(fā)與審批流程應遵循“誰起草、誰負責、誰審批”的原則，確保文件的合法性、合規(guī)性和可追溯性。1.文件起草與審核：文件起草人應依據(jù)企業(yè)規(guī)章制度和業(yè)務需求，起草文件內(nèi)容。起草完成后，需提交給相關部門或負責人進行審核，審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、內(nèi)容完整性及可行性。2.審批流程：審核通過后，文件需按照企業(yè)內(nèi)部審批流程逐級上報，一般包括：部門負責人、分管領導、企業(yè)管理層等。審批通過后，文件方可正式簽發(fā)。3.簽發(fā)與歸檔：簽發(fā)文件后，應按照歸檔標準進行歸檔，確保文件的完整性和可追溯性。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T12222-2019），簽發(fā)文件應建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理機制，確保文件的可查性。2025年企業(yè)將全面推行電子簽發(fā)流程，實現(xiàn)文件簽發(fā)的數(shù)字化管理。根據(jù)《電子簽名法》（2020年修訂版），電子簽發(fā)文件應具備法律效力，確保文件的合法性和可追溯性。三、管理文件傳遞與簽收管理5.3管理文件傳遞與簽收管理根據(jù)《企業(yè)文件管理規(guī)范》（GB/T24404-2009）及2025年企業(yè)文件管理要求，管理文件的傳遞與簽收應遵循“統(tǒng)一標準、規(guī)范流程、確保安全”的原則，確保文件的傳遞準確性和簽收有效性。1.文件傳遞方式：文件傳遞可通過電子郵件、內(nèi)部網(wǎng)絡、紙質(zhì)文件或電子簽章等方式進行。2025年企業(yè)將全面推行電子文件傳遞，確保文件傳遞的時效性與安全性。2.簽收管理：文件簽收應由指定接收人負責，簽收后需記錄簽收時間和簽收人信息。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T12222-2019），文件簽收應建立電子簽收記錄，確保簽收過程的可追溯性。3.文件流轉(zhuǎn)記錄：文件流轉(zhuǎn)過程中，應建立完整的流轉(zhuǎn)記錄，包括傳遞時間、傳遞人、接收人、簽收狀態(tài)等信息。2025年企業(yè)將全面推行電子流轉(zhuǎn)記錄，確保文件流轉(zhuǎn)的可追溯性。根據(jù)《企業(yè)文件管理規(guī)范》（GB/T24404-2009），文件傳遞與簽收應遵循“誰傳遞、誰負責、誰簽收”的原則，確保文件的傳遞安全與簽收有效。四、管理文件銷毀與處置規(guī)定5.4管理文件銷毀與處置規(guī)定根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T12222-2019）及2025年企業(yè)文件管理要求，管理文件的銷毀與處置應遵循“依法依規(guī)、分類管理、確保安全”的原則，確保文件的銷毀過程合法、合規(guī)、可追溯。1.銷毀標準：文件銷毀應根據(jù)其保存期限和重要性進行判斷。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T12222-2019），文件銷毀分為以下幾種情況：-永久銷毀：保存期限超過5年的文件，如企業(yè)管理制度、年度財務報告等，應按國家檔案管理規(guī)定進行銷毀。-長期保存：保存期限在3-5年的文件，如項目立項報告、合同文本等，應按企業(yè)內(nèi)部規(guī)定進行保存。-短期保存：保存期限在3年以下的文件，如臨時會議紀要、臨時項目計劃等，應按企業(yè)內(nèi)部規(guī)定進行處理。2.銷毀流程：文件銷毀應按照企業(yè)內(nèi)部銷毀流程進行，一般包括：銷毀申請、審批、銷毀執(zhí)行、銷毀記錄等步驟。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T12222-2019），銷毀文件應建立電子銷毀記錄，確保銷毀過程可追溯。3.處置管理：文件處置應遵循“分類管理、統(tǒng)一處理”的原則，確保文件的處置過程合法、合規(guī)、可追溯。2025年企業(yè)將全面推行電子文件處置系統(tǒng)，確保文件處置的可追溯性。根據(jù)《電子簽名法》（2020年修訂版），文件銷毀應確保文件內(nèi)容的完整性與安全性，確保銷毀過程的合法性與合規(guī)性。2025年企業(yè)文件管理將全面推行分類管理、分級歸檔、電子化管理、規(guī)范化流程、安全化處置，確保文件管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性和可追溯性。通過科學分類、嚴格審批、規(guī)范傳遞、安全銷毀，全面提升企業(yè)文件管理的效率與質(zhì)量。第6章專項文件管理規(guī)范一、專項文件分類與歸檔要求6.1專項文件分類與歸檔要求專項文件是企業(yè)在日常運營、項目實施、管理決策等過程中形成的具有特定用途和重要性的文件資料，其分類與歸檔管理是確保信息完整、安全、可追溯的重要保障。根據(jù)《企業(yè)文件管理規(guī)范》（GB/T25057-2010）及相關行業(yè)標準，專項文件應按照以下原則進行分類與歸檔：1.分類標準專項文件應依據(jù)其內(nèi)容性質(zhì)、使用目的、涉密程度、重要性等進行分類。常見的分類方式包括：-按內(nèi)容性質(zhì)分類：包括技術文件、管理文件、財務文件、法律文件等；-按使用目的分類：如項目立項文件、合同文件、審批文件、會議紀要等；-按涉密程度分類：分為公開文件、內(nèi)部文件、機密文件、絕密文件等；-按文件形成時間分類：按年度、季度、月度等時間維度進行歸檔。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T13858-2017），專項文件應按“分類—編號—歸檔”原則進行管理，確保文件的可查性與可追溯性。2025年，企業(yè)文件管理將更加注重數(shù)字化歸檔，推動“一檔一碼”（一檔一碼）管理模式的普及，以提升文件管理效率與信息化水平。2.歸檔要求專項文件的歸檔需遵循以下要求：-完整性：確保文件內(nèi)容完整，無遺漏、無損毀；-準確性：文件內(nèi)容應真實、準確，符合法律法規(guī)及企業(yè)制度；-及時性：文件應在形成后及時歸檔，避免因延遲導致信息丟失；-規(guī)范性：文件應按照統(tǒng)一格式、標準編號、分類存放，便于檢索與使用；-保密性：涉及保密內(nèi)容的文件應按規(guī)定進行加密、存檔，防止泄露。2025年，企業(yè)將推行“電子檔案+紙質(zhì)檔案”雙軌制管理，推動文件數(shù)字化存檔，確保文件在電子與紙質(zhì)載體上的統(tǒng)一性與一致性。同時，企業(yè)將加強文件歸檔的監(jiān)督與考核，確保各項管理要求落實到位。二、專項文件簽發(fā)與審批流程6.2專項文件簽發(fā)與審批流程專項文件的簽發(fā)與審批是確保文件內(nèi)容合法、合規(guī)、有效的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)《企業(yè)文件管理規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部管理制度》的相關規(guī)定，專項文件的簽發(fā)與審批流程應遵循以下原則：1.簽發(fā)權限專項文件的簽發(fā)權限應根據(jù)文件的性質(zhì)、重要性及管理要求確定。通常涉及以下權限：-部門負責人：負責簽發(fā)本部門內(nèi)部文件；-分管領導：負責簽發(fā)涉及企業(yè)戰(zhàn)略、重大決策、跨部門協(xié)作等重要文件；-總經(jīng)理/董事長：負責簽發(fā)涉及企業(yè)重大事項、對外合作等重要文件。2.審批流程專項文件的簽發(fā)需經(jīng)過嚴格的審批流程，確保文件內(nèi)容符合企業(yè)制度、法律法規(guī)及上級要求。審批流程一般包括以下步驟：-初審：由文件起草部門負責人初審文件內(nèi)容，確保內(nèi)容符合規(guī)定；-復審：由分管領導或相關部門負責人復審，確保文件內(nèi)容合法、合規(guī)；-終審：由總經(jīng)理或董事長終審，確保文件內(nèi)容符合企業(yè)戰(zhàn)略方向及管理要求。2025年，企業(yè)將推行“電子審批系統(tǒng)”與“紙質(zhì)審批流程”相結合的管理模式，提升審批效率與透明度。同時，企業(yè)將加強對審批流程的監(jiān)督與考核，確保審批流程的規(guī)范性與有效性。三、專項文件傳遞與簽收管理6.3專項文件傳遞與簽收管理專項文件的傳遞與簽收是確保文件及時、準確、完整傳遞的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)《企業(yè)文件管理規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部管理制度》，專項文件的傳遞與簽收應遵循以下要求：1.傳遞方式專項文件的傳遞方式應根據(jù)文件的重要性、緊急程度及使用需求確定，通常包括以下方式：-電子傳遞：通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡、電子郵件、云平臺等進行傳遞；-紙質(zhì)傳遞：通過郵寄、快遞、專人遞送等方式傳遞；-線下傳遞：通過部門間紙質(zhì)文件傳遞，確保文件在傳遞過程中的安全與保密。2.簽收管理專項文件的簽收需做到“簽收登記、及時反饋、閉環(huán)管理”。具體要求如下：-簽收登記：文件簽收時，應填寫簽收單，注明簽收人、簽收時間、文件編號、內(nèi)容等信息；-及時反饋：文件簽收后，應及時反饋文件內(nèi)容，確保相關人員及時了解文件內(nèi)容；-閉環(huán)管理：文件簽收后，應建立閉環(huán)管理機制，確保文件在傳遞、簽收、使用、歸檔等各環(huán)節(jié)的可追溯性。2025年，企業(yè)將推行“電子簽收系統(tǒng)”與“紙質(zhì)簽收登記”相結合的管理模式，提升文件傳遞的效率與準確性。同時，企業(yè)將加強對文件傳遞與簽收的監(jiān)督與考核，確保文件傳遞的規(guī)范性與有效性。四、專項文件銷毀與處置規(guī)定6.4專項文件銷毀與處置規(guī)定專項文件的銷毀與處置是確保文件信息不被濫用、不被泄露的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)《企業(yè)文件管理規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部管理制度》，專項文件的銷毀與處置應遵循以下規(guī)定：1.銷毀條件專項文件的銷毀需滿足以下條件：-文件內(nèi)容已不再使用：文件內(nèi)容不再需要，且無進一步使用價值；-文件已過期或失效：文件內(nèi)容已過期、失效或不再適用；-文件涉及保密或敏感信息：文件內(nèi)容涉及國家秘密、企業(yè)秘密或個人隱私，需按規(guī)定銷毀。2.銷毀方式專項文件的銷毀方式應根據(jù)文件內(nèi)容、保密等級及使用需求確定，通常包括以下方式：-物理銷毀：通過粉碎、焚燒、丟棄等方式進行銷毀；-電子銷毀：通過刪除、加密、銷毀數(shù)據(jù)等方式進行銷毀；-第三方銷毀：委托專業(yè)機構進行銷毀，確保銷毀過程符合國家及行業(yè)標準。3.處置要求專項文件的處置需做到“銷毀登記、責任明確、過程可追溯”。具體要求如下：-銷毀登記：銷毀文件時，應填寫銷毀登記表，注明銷毀人、銷毀時間、文件編號、內(nèi)容等信息；-責任明確：銷毀文件的責任人應明確，確保銷毀過程可追溯；-過程可追溯：銷毀過程應有記錄，確保銷毀過程的合法、合規(guī)與可追溯。2025年，企業(yè)將推行“電子銷毀系統(tǒng)”與“紙質(zhì)銷毀登記”相結合的管理模式，提升文件銷毀的效率與準確性。同時，企業(yè)將加強對文件銷毀與處置的監(jiān)督與考核，確保銷毀過程的規(guī)范性與有效性。專項文件的管理規(guī)范是企業(yè)信息化、規(guī)范化、制度化建設的重要組成部分。2025年，企業(yè)將更加注重專項文件的分類、簽發(fā)、傳遞、簽收、銷毀與處置等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理，確保文件管理的高效、安全與合規(guī)。第7章文件管理責任與監(jiān)督一、文件管理責任分工與落實7.1文件管理責任分工與落實文件管理是企業(yè)運營中至關重要的環(huán)節(jié)，是確保信息準確、完整、及時傳遞和有效利用的基礎保障。根據(jù)《企業(yè)文件管理規(guī)范》（GB/T31125-2014）及相關管理要求，企業(yè)應建立科學、規(guī)范、高效的文件管理體系，明確各級管理人員和崗位在文件管理中的職責，確保文件的全生命周期管理。在2025年企業(yè)內(nèi)部文件管理與規(guī)范主題下，文件管理責任分工應遵循“誰主管、誰負責”和“誰產(chǎn)生、誰歸檔”的原則。企業(yè)應設立專門的文件管理部門，負責文件的收集、分類、歸檔、保管、借閱、銷毀等全過程管理，并定期進行文件狀態(tài)評估與更新。根據(jù)《企業(yè)文件管理標準》（2025版），企業(yè)應明確以下職責：-企業(yè)高層管理：負責制定文件管理戰(zhàn)略，批準文件管理制度，監(jiān)督文件管理工作的整體實施情況。-文件管理部門：負責文件的分類、歸檔、保管、借閱、銷毀等具體事務，確保文件的完整性、安全性和可追溯性。-業(yè)務部門：負責根據(jù)業(yè)務需要、歸檔和使用文件，確保文件內(nèi)容真實、準確、完整。-檔案管理部門：負責文件的保管、調(diào)閱、銷毀及檔案的規(guī)范化管理。-信息技術部門：負責文件數(shù)字化管理，確保電子文件的存儲、傳輸、共享和安全。企業(yè)應建立文件管理責任清單，明確各崗位在文件管理中的具體職責，避免職責不清、推諉扯皮。同時，應定期開展文件管理責任落實情況檢查，確保責任到人、落實到位。7.2文件管理監(jiān)督檢查機制7.2文件管理監(jiān)督檢查機制為確保文件管理工作的規(guī)范性和有效性，企業(yè)應建立完善的監(jiān)督檢查機制，定期對文件管理的各個環(huán)節(jié)進行檢查與評估。監(jiān)督檢查機制應涵蓋文件的、歸檔、保管、借閱、銷毀等全過程，并結合信息化手段提升監(jiān)督效率。根據(jù)《企業(yè)文件管理監(jiān)督檢查辦法》（2025版），監(jiān)督檢查應遵循以下原則：-定期檢查：企業(yè)應定期組織內(nèi)部文件管理檢查，檢查頻率不少于每季度一次，重大事項檢查可適當增加頻次。-專項檢查：針對文件管理中的重點環(huán)節(jié)，如電子文件管理、檔案保管、文件借閱等，開展專項檢查。-外部審計：邀請第三方審計機構對文件管理進行獨立評估，確保檢查的客觀性和權威性。-信息化監(jiān)督：利用信息化系統(tǒng)對文件的、歸檔、借閱、銷毀等過程進行實時監(jiān)控，提升監(jiān)督效率。監(jiān)督檢查結果應形成報告，作為企業(yè)文件管理考核的重要依據(jù)，并納入績效考核體系。同時，監(jiān)督檢查應注重發(fā)現(xiàn)問題、整改落實、持續(xù)改進，形成閉環(huán)管理。7.3文件管理違規(guī)處理規(guī)定7.3文件管理違規(guī)處理規(guī)定為維護文件管理的嚴肅性和規(guī)范性，防止文件管理中的違規(guī)行為，企業(yè)應制定明確的違規(guī)處理規(guī)定，確保違規(guī)行為得到及時糾正和有效處理。根據(jù)《企業(yè)文件管理違規(guī)處理辦法》（2025版），違規(guī)行為主要包括以下幾類：-文件丟失、損毀、泄密：涉及文件丟失、損毀或泄露，造成嚴重后果的，應視情節(jié)輕重給予相應處理，包括但不限于通報批評、經(jīng)濟處罰、崗位調(diào)整等。-文件歸檔不及時或不完整：未按規(guī)定及時歸檔或歸檔內(nèi)容不完整，影響文件的可追溯性，應責令限期整改，情節(jié)嚴重的予以問責。-文件借閱管理不規(guī)范：未按規(guī)定辦理借閱手續(xù)、未及時歸還或借閱超期，造成文件損壞或丟失的