PAGE醫(yī)藥生產(chǎn)公司行政制度一、總則（一）目的本行政制度旨在規(guī)范醫(yī)藥生產(chǎn)公司內(nèi)部行政事務(wù)的管理，確保公司各項(xiàng)工作高效、有序運(yùn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利開展，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益，促進(jìn)公司持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)藥生產(chǎn)公司全體員工，包括公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的所有在職人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)政策規(guī)定，確保公司行政行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：明確各項(xiàng)行政事務(wù)的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，提高工作效率和質(zhì)量。3.公正性原則：對(duì)待所有員工一視同仁，在行政事務(wù)處理中做到公平、公正，保障員工的合法權(quán)益。4.服務(wù)性原則：行政部門以服務(wù)公司各部門和員工為宗旨，積極主動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，滿足公司運(yùn)營和員工工作生活的需求。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政部門組織架構(gòu)行政部門設(shè)行政經(jīng)理一名，全面負(fù)責(zé)行政部門的管理工作。行政經(jīng)理下設(shè)行政專員若干，分別負(fù)責(zé)行政管理、人力資源管理、后勤保障、法務(wù)合規(guī)等具體工作。（二）各崗位職責(zé)1.行政經(jīng)理職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司行政管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。組織協(xié)調(diào)公司行政工作，確保各項(xiàng)行政事務(wù)順利開展。負(fù)責(zé)行政部門團(tuán)隊(duì)建設(shè)，指導(dǎo)、培訓(xùn)和考核行政專員工作。參與公司重大決策，提供行政支持和建議。協(xié)調(diào)公司與外部相關(guān)部門的關(guān)系，維護(hù)公司良好形象。2.行政管理專員職責(zé)負(fù)責(zé)公司文件、檔案的管理，做好文件的收發(fā)、傳閱、歸檔等工作。安排公司會(huì)議、活動(dòng)，做好會(huì)議記錄、活動(dòng)組織和安排工作。負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購、發(fā)放和管理。協(xié)助行政經(jīng)理處理日常行政事務(wù)，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。3.人力資源管理專員職責(zé)負(fù)責(zé)公司員工招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬福利等人力資源管理工作。制定人力資源規(guī)劃，優(yōu)化人員配置，提高員工素質(zhì)和工作效率。辦理員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等手續(xù)，維護(hù)員工人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性。處理員工關(guān)系問題，協(xié)調(diào)解決員工之間及員工與公司之間的矛盾和糾紛。4.后勤保障專員職責(zé)負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期進(jìn)行清潔和消毒。維護(hù)公司辦公設(shè)備、設(shè)施的正常運(yùn)行，及時(shí)處理設(shè)備故障和維修需求。管理公司車輛，做好車輛調(diào)度、保養(yǎng)和維修工作。負(fù)責(zé)公司食堂、宿舍等后勤服務(wù)的管理，保障員工的生活需求。5.法務(wù)合規(guī)專員職責(zé)負(fù)責(zé)審查公司各類合同、協(xié)議等法律文件，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。處理公司涉法事務(wù)，包括訴訟、仲裁等法律糾紛的應(yīng)對(duì)和處理。開展法律培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的法律意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。跟蹤國家法律法規(guī)和行業(yè)政策的變化，及時(shí)調(diào)整公司行政制度和業(yè)務(wù)流程，確保公司合法合規(guī)運(yùn)營。三、行政辦公管理（一）辦公環(huán)境管理1.員工應(yīng)保持辦公區(qū)域整潔、衛(wèi)生，不得隨意丟棄垃圾，辦公用品擺放整齊有序。2.辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙、大聲喧嘩、打鬧等行為，保持安靜的工作環(huán)境。3.愛護(hù)辦公設(shè)備和設(shè)施，不得擅自拆卸、損壞或挪用公司財(cái)物。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施故障，應(yīng)及時(shí)通知后勤保障專員進(jìn)行維修。4.節(jié)約使用水電資源，下班后關(guān)閉電腦、打印機(jī)、空調(diào)等電器設(shè)備。（二）文件與檔案管理1.文件管理公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、報(bào)告等；外部文件包括政府文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、合作協(xié)議等。文件的起草、審核、批準(zhǔn)應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行。內(nèi)部文件由相關(guān)部門起草，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政經(jīng)理批準(zhǔn)；涉及重要事項(xiàng)的文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。外部文件由行政部門負(fù)責(zé)收集、整理，并按照規(guī)定進(jìn)行傳閱和存檔。文件的收發(fā)應(yīng)進(jìn)行登記，注明文件名稱、文號(hào)、來源、日期、份數(shù)等信息。文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的范圍和順序進(jìn)行，確保文件及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。傳閱完畢后，文件應(yīng)及時(shí)歸還行政部門進(jìn)行歸檔。行政部門應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行整理和歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查詢和使用。檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.檔案管理公司檔案包括人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等。各類檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。人事檔案由人力資源管理專員負(fù)責(zé)管理，包括員工個(gè)人基本信息、學(xué)歷證書、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核、薪酬福利等資料。人事檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)員工本人同意，不得擅自查閱和泄露。財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等資料。財(cái)務(wù)檔案的保管期限和銷毀程序應(yīng)按照國家財(cái)務(wù)法規(guī)執(zhí)行。業(yè)務(wù)檔案由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理，包括合同、訂單、項(xiàng)目資料、技術(shù)文件等。業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整理和歸檔，便于業(yè)務(wù)查詢和追溯。行政檔案由行政部門負(fù)責(zé)管理，包括公司文件、會(huì)議記錄、辦公用品采購記錄、車輛使用記錄等資料。行政檔案應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，為公司行政管理提供支持。（三）會(huì)議與活動(dòng)管理1.會(huì)議管理公司會(huì)議分為定期會(huì)議和不定期會(huì)議。定期會(huì)議包括公司周會(huì)、月會(huì)、季度會(huì)等；不定期會(huì)議根據(jù)工作需要臨時(shí)召開。會(huì)議組織部門應(yīng)提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備。會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議議程、要求和注意事項(xiàng)。會(huì)議主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。會(huì)議過程中，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞會(huì)議主題進(jìn)行發(fā)言和討論，確保會(huì)議秩序和效率。會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議討論要點(diǎn)、決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間等信息。會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批和發(fā)放。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議決策事項(xiàng)和工作要求，確保相關(guān)人員知曉并落實(shí)。2.活動(dòng)管理公司組織的活動(dòng)包括員工培訓(xùn)、團(tuán)建活動(dòng)、節(jié)日慶?；顒?dòng)等。活動(dòng)組織部門應(yīng)提前制定活動(dòng)方案，明確活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員等信息，并報(bào)行政經(jīng)理批準(zhǔn)?；顒?dòng)組織部門應(yīng)做好活動(dòng)的籌備工作，包括場(chǎng)地布置、物資采購、人員安排等?；顒?dòng)過程中，應(yīng)確?；顒?dòng)安全、有序進(jìn)行，保障參與人員的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全?；顒?dòng)結(jié)束后，活動(dòng)組織部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)，收集參與人員的反饋意見，為今后活動(dòng)的開展提供參考。四、人力資源管理（一）員工招聘與錄用1.根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，人力資源管理專員制定年度招聘計(jì)劃，明確招聘崗位、人數(shù)、要求等信息。2.通過多種渠道發(fā)布招聘信息，包括招聘網(wǎng)站、社交媒體、校園招聘、人才市場(chǎng)等，吸引符合條件的人員應(yīng)聘。3.對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行資格審查和初步篩選，確定參加面試的人員名單。面試分為初試和復(fù)試，由人力資源管理專員、用人部門負(fù)責(zé)人等組成面試小組進(jìn)行面試。面試過程中，應(yīng)全面了解應(yīng)聘人員的專業(yè)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)、職業(yè)素養(yǎng)、溝通能力等方面的情況。4.根據(jù)面試結(jié)果，確定擬錄用人員名單，并進(jìn)行背景調(diào)查。背景調(diào)查內(nèi)容包括應(yīng)聘人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、違法違紀(jì)記錄等信息。經(jīng)背景調(diào)查合格的人員，方可辦理錄用手續(xù)。5.新員工入職前，人力資源管理專員應(yīng)通知其準(zhǔn)備相關(guān)入職資料，包括身份證、學(xué)歷證書、離職證明等。新員工入職時(shí)，應(yīng)填寫入職登記表，簽訂勞動(dòng)合同，辦理入職手續(xù)，包括領(lǐng)取辦公用品、安排辦公座位、介紹公司規(guī)章制度等。（二）員工培訓(xùn)與發(fā)展1.人力資源管理專員根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和員工培訓(xùn)需求，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、方式、時(shí)間、對(duì)象等信息。2.培訓(xùn)方式包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等。內(nèi)部培訓(xùn)由公司內(nèi)部專業(yè)人員或邀請(qǐng)外部專家進(jìn)行授課；外部培訓(xùn)根據(jù)培訓(xùn)需求，組織員工參加外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程；在線學(xué)習(xí)通過公司內(nèi)部學(xué)習(xí)平臺(tái)提供的在線課程，供員工自主學(xué)習(xí)。3.培訓(xùn)過程中，應(yīng)建立培訓(xùn)檔案，記錄員工的培訓(xùn)情況，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)成績(jī)等信息。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)組織員工進(jìn)行培訓(xùn)考核，考核方式包括考試、撰寫培訓(xùn)心得、實(shí)際操作等?？己撕细竦膯T工，頒發(fā)培訓(xùn)證書；考核不合格的員工，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或重新參加培訓(xùn)。4.為員工提供職業(yè)發(fā)展規(guī)劃指導(dǎo)，根據(jù)員工的個(gè)人興趣、專業(yè)技能和工作表現(xiàn)，幫助員工制定職業(yè)發(fā)展目標(biāo)和計(jì)劃。鼓勵(lì)員工參加各類職業(yè)資格考試和技能競(jìng)賽，提升自身職業(yè)素養(yǎng)和競(jìng)爭(zhēng)力。（三）績(jī)效考核與激勵(lì)1.人力資源管理專員制定績(jī)效考核制度，明確績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)、流程、方法和周期?？?jī)效考核分為月度考核、季度考核和年度考核，考核內(nèi)容包括工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度等方面。2.考核過程中，員工應(yīng)填寫績(jī)效考核自評(píng)表，對(duì)自己的工作表現(xiàn)進(jìn)行自我評(píng)價(jià)。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)員工的工作實(shí)際情況，填寫績(jī)效考核評(píng)價(jià)表，對(duì)員工進(jìn)行評(píng)價(jià)。人力資源管理專員匯總考核結(jié)果，進(jìn)行審核和反饋。3.根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升等；對(duì)表現(xiàn)不佳的員工進(jìn)行輔導(dǎo)和改進(jìn)，如連續(xù)兩個(gè)考核周期考核不合格，公司有權(quán)解除勞動(dòng)合同。4.建立員工激勵(lì)機(jī)制，除績(jī)效考核獎(jiǎng)勵(lì)外，還可通過設(shè)立創(chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)、團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)勵(lì)等方式，激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造力，提高員工的工作效率和業(yè)績(jī)。（四）薪酬福利管理1.人力資源管理專員根據(jù)公司薪酬政策和市場(chǎng)行情，制定薪酬體系，明確薪酬結(jié)構(gòu)、薪資標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)整機(jī)制等內(nèi)容。薪酬結(jié)構(gòu)包括基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、津貼等部分。2.每月按時(shí)核算員工工資，確保工資準(zhǔn)確無誤發(fā)放到員工手中。工資發(fā)放應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行，不得拖欠或克扣員工工資。3.為員工繳納社會(huì)保險(xiǎn)和住房公積金，包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)。按照國家規(guī)定和公司政策，為員工提供其他福利待遇，如帶薪年假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等法定假期，以及節(jié)日福利、生日福利、定期體檢等。4.定期對(duì)薪酬福利體系進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，根據(jù)公司經(jīng)營狀況、市場(chǎng)行情和員工反饋意見，優(yōu)化薪酬福利結(jié)構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)，提高薪酬福利的競(jìng)爭(zhēng)力和激勵(lì)作用。五、后勤保障管理（一）辦公用品管理1.行政管理專員負(fù)責(zé)制定辦公用品采購計(jì)劃，根據(jù)公司各部門的需求，定期采購辦公用品。采購過程中，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)。2.建立辦公用品庫存管理制度，對(duì)采購的辦公用品進(jìn)行分類、登記和保管。辦公用品的領(lǐng)用應(yīng)進(jìn)行登記，注明領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、辦公用品名稱和數(shù)量等信息。3.定期對(duì)辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于庫存積壓或過期的辦公用品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和處理。4.鼓勵(lì)員工節(jié)約使用辦公用品，提倡無紙化辦公，減少紙張浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的辦公用品，應(yīng)進(jìn)行回收和再利用。（二）辦公設(shè)備與設(shè)施管理1.后勤保障專員負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備和設(shè)施的日常管理和維護(hù)，包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、空調(diào)、電梯等設(shè)備，以及辦公桌椅、文件柜等設(shè)施。2.建立辦公設(shè)備和設(shè)施檔案，記錄設(shè)備設(shè)施的型號(hào)、購置時(shí)間、維修記錄、保養(yǎng)情況等信息。定期對(duì)辦公設(shè)備和設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備設(shè)施故障，確保設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行。3.對(duì)于需要維修或更換的辦公設(shè)備和設(shè)施，后勤保障專員應(yīng)及時(shí)填寫維修申請(qǐng)單或采購申請(qǐng)單，報(bào)行政經(jīng)理審批后進(jìn)行維修或采購。維修和采購過程中，應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家和供應(yīng)商，確保維修質(zhì)量和采購價(jià)格合理。4.員工應(yīng)愛護(hù)辦公設(shè)備和設(shè)施，不得擅自拆卸、損壞或挪用公司財(cái)物。如因個(gè)人原因造成設(shè)備設(shè)施損壞，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。（三）車輛管理1.公司車輛由后勤保障專員統(tǒng)一管理和調(diào)度，根據(jù)工作需要安排車輛使用。車輛使用應(yīng)進(jìn)行登記，注明使用日期、使用部門、使用人、目的地、事由等信息。2.建立車輛檔案，記錄車輛的型號(hào)、購置時(shí)間、行駛里程、維修記錄、保養(yǎng)情況等信息。定期對(duì)車輛進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保車輛性能良好，安全行駛。3.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車。不得酒后駕車、疲勞駕車、超速行駛等違規(guī)行為。車輛使用完畢后，應(yīng)及時(shí)返回公司，將車輛停放在指定位置，并做好車輛清潔和交接工作。4.車輛維修和保養(yǎng)應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行，由后勤保障專員填寫維修申請(qǐng)單或保養(yǎng)計(jì)劃，報(bào)行政經(jīng)理審批后進(jìn)行維修和保養(yǎng)。維修和保養(yǎng)過程中，應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家和供應(yīng)商，確保維修質(zhì)量和保養(yǎng)效果。（四）食堂與宿舍管理1.后勤保障專員負(fù)責(zé)公司食堂的管理，確保食堂食品安全、衛(wèi)生、營養(yǎng)。制定食堂管理制度，規(guī)范食堂工作人員的操作流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.定期對(duì)食堂進(jìn)行清潔和消毒，檢查食品原材料的采購渠道和質(zhì)量，確保食品符合國家食品安全標(biāo)準(zhǔn)。合理安排食堂飯菜品種和口味，滿足員工的飲食需求。3.公司為員工提供宿舍的，后勤保障專員應(yīng)負(fù)責(zé)宿舍的管理和維護(hù)。制定宿舍管理制度，規(guī)范員工的住宿行為。定期對(duì)宿舍進(jìn)行檢查和維修，確保宿舍設(shè)施完好，安全舒適。4.員工應(yīng)遵守食堂和宿舍管理制度，愛護(hù)公共設(shè)施，保持環(huán)境衛(wèi)生。不得在宿舍內(nèi)使用大功率電器、私拉亂接電線等違規(guī)行為。六、法務(wù)合規(guī)管理（一）合同管理1.法務(wù)合規(guī)專員負(fù)責(zé)審查公司各類合同、協(xié)議等法律文件，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。合同簽訂前，應(yīng)要求業(yè)務(wù)部門提供合同草案，并對(duì)合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審查，重點(diǎn)審查合同主體資格、合同內(nèi)容合法性、合同條款完整性、合同履行可能性等方面。審查意見應(yīng)及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門與對(duì)方協(xié)商修改合同條款。2.合同簽訂過程中，法務(wù)合規(guī)專員應(yīng)監(jiān)督合同簽訂程序的合法性，確保合同簽訂符合公司規(guī)定的流程。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同文本歸檔，并跟蹤合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.對(duì)于重大合同或涉及法律風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，法務(wù)合規(guī)專員應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題討論和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定應(yīng)對(duì)措施，確保公司合法權(quán)益得到