PAGE生產(chǎn)記錄存檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司生產(chǎn)記錄的管理，確保生產(chǎn)記錄真實、完整、可追溯，規(guī)范生產(chǎn)過程，保障產(chǎn)品質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有生產(chǎn)活動相關(guān)記錄的存檔管理，包括但不限于原材料采購記錄、生產(chǎn)過程操作記錄、設(shè)備運行記錄、質(zhì)量檢驗記錄、成品出入庫記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：生產(chǎn)記錄應(yīng)如實反映生產(chǎn)活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)全過程的各項關(guān)鍵信息，確保記錄無遺漏。3.準確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)清晰、可靠。4.及時性原則：生產(chǎn)活動發(fā)生后，應(yīng)及時進行記錄，不得拖延。5.可追溯性原則：通過生產(chǎn)記錄能夠清晰追溯產(chǎn)品生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)和相關(guān)信息。二、職責分工（一）生產(chǎn)部門1.負責組織本部門員工按照規(guī)定及時、準確地填寫各類生產(chǎn)記錄。2.對生產(chǎn)記錄的完整性和規(guī)范性進行初步審核，并定期整理本部門的生產(chǎn)記錄，移交至檔案管理部門。（二）質(zhì)量部門1.監(jiān)督生產(chǎn)記錄的填寫情況，確保記錄符合質(zhì)量控制要求。2.負責審核生產(chǎn)過程中的質(zhì)量檢驗記錄，對記錄的準確性和可靠性負責。（三）設(shè)備管理部門1.負責設(shè)備運行記錄的填寫與審核，確保設(shè)備運行狀態(tài)記錄完整。2.配合檔案管理部門做好設(shè)備相關(guān)記錄的存檔工作。（四）檔案管理部門1.制定生產(chǎn)記錄存檔的具體流程和標準，指導各部門進行記錄整理。2.接收各部門移交的生產(chǎn)記錄，進行統(tǒng)一編號、分類、存儲和保管。3.建立生產(chǎn)記錄查詢和借閱制度，為相關(guān)部門和人員提供服務(wù)。（五）各級管理人員1.負責監(jiān)督本部門生產(chǎn)記錄的執(zhí)行情況，確保記錄工作的有效開展。2.根據(jù)工作需要，合理利用生產(chǎn)記錄進行數(shù)據(jù)分析和決策支持。三、生產(chǎn)記錄的分類與內(nèi)容（一）原材料采購記錄1.供應(yīng)商信息：包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式等。2.采購日期、采購數(shù)量、規(guī)格型號。3.原材料質(zhì)量證明文件編號及相關(guān)內(nèi)容。4.采購訂單編號。（二）生產(chǎn)過程操作記錄1.生產(chǎn)批次號、產(chǎn)品型號。2.生產(chǎn)開始時間、結(jié)束時間。3.各工序的操作步驟、工藝參數(shù)（如溫度、壓力、速度等）。4.操作人員簽名。（三）設(shè)備運行記錄1.設(shè)備名稱、編號。2.運行起止時間。3.運行參數(shù)（如電流、電壓、轉(zhuǎn)速等）。4.設(shè)備維護保養(yǎng)記錄，包括維護時間、維護內(nèi)容、維修人員簽名等。（四）質(zhì)量檢驗記錄1.檢驗批次號、產(chǎn)品型號。2.檢驗項目、檢驗標準。3.檢驗結(jié)果（合格/不合格）及判定依據(jù)。4.檢驗人員簽名。（五）成品出入庫記錄1.入庫記錄：成品批次號、產(chǎn)品型號、入庫數(shù)量、入庫日期、倉庫名稱、入庫單編號。2.出庫記錄：出庫日期、出庫數(shù)量、客戶名稱、發(fā)貨單號、運輸方式等。四、生產(chǎn)記錄的填寫要求（一）字跡清晰使用藍黑墨水或黑色中性筆填寫，確保字跡工整、清晰，易于辨認。（二）內(nèi)容完整按照規(guī)定的格式和要求，填寫所有必填項目，不得有空缺。（三）數(shù)據(jù)準確記錄的數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，不得隨意涂改。如需更正，應(yīng)采用規(guī)范的更正方法，在原錯誤數(shù)據(jù)上劃一條橫線，在其上方填寫正確數(shù)據(jù)，并由更正人簽名確認。（四）及時填寫生產(chǎn)活動發(fā)生后，相關(guān)人員應(yīng)立即進行記錄，不得事后補記或拖延記錄時間。（五）簽名確認所有記錄必須由相關(guān)責任人簽名，以明確責任。五、生產(chǎn)記錄的收集與整理（一）定期收集各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間間隔（如每天、每周、每月等），將本部門的生產(chǎn)記錄進行收集整理。（二）初步審核收集后的生產(chǎn)記錄由各部門負責人進行初步審核，檢查記錄的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的記錄及時返回相關(guān)責任人進行更正或補充。（三）分類匯總審核后的生產(chǎn)記錄按照記錄類別進行分類匯總，確保同一類記錄集中在一起，便于后續(xù)的移交和存檔。（四）編制目錄在分類匯總的基礎(chǔ)上，為每一類生產(chǎn)記錄編制詳細的目錄，注明記錄的名稱、日期范圍、數(shù)量等信息，以便于查找和管理。六、生產(chǎn)記錄的存檔（一）移交檔案管理部門各部門整理好的生產(chǎn)記錄應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交至檔案管理部門。移交時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫交接清單，明確記錄的類別、數(shù)量、移交時間等信息。（二）編號與分類存儲檔案管理部門接收生產(chǎn)記錄后，按照預先制定的編號規(guī)則進行統(tǒng)一編號，并根據(jù)記錄的類別進行分類存儲。存儲方式可采用紙質(zhì)檔案存放或電子檔案存儲，或兩者相結(jié)合的方式。1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序排列，確保存放整齊、便于查找。2.電子檔案：應(yīng)進行備份存儲，并建立合理的文件夾結(jié)構(gòu)，按照記錄類別和時間進行分類命名，便于檢索。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）建立索引為便于快速查找生產(chǎn)記錄，檔案管理部門應(yīng)建立索引系統(tǒng)。索引可包括記錄編號索引、日期索引、關(guān)鍵詞索引等，通過索引能夠迅速定位到所需的生產(chǎn)記錄。（四）存儲環(huán)境要求1.紙質(zhì)檔案：存放地點應(yīng)保持干燥、通風，溫度和濕度適宜，防止檔案發(fā)霉、受潮、蟲蛀等。2.電子檔案：存儲設(shè)備應(yīng)定期進行維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)采取必要的安全防護措施，如設(shè)置密碼、安裝殺毒軟件等，防止電子檔案被非法訪問或篡改。七、生產(chǎn)記錄的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱生產(chǎn)記錄的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、記錄名稱、日期范圍等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密或商業(yè)秘密的生產(chǎn)記錄，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得向任何第三方透露記錄內(nèi)容。（二）借閱手續(xù)1.因特殊原因需要借閱生產(chǎn)記錄的，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，詳細說明借閱用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的生產(chǎn)記錄，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印或泄露記錄內(nèi)容。歸還時，應(yīng)確保記錄完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。（三）查閱與借閱登記檔案管理部門應(yīng)對生產(chǎn)記錄的查閱和借閱情況進行詳細登記，記錄查閱或借閱人姓名、部門、查閱或借閱時間、記錄名稱、歸還時間等信息，以便進行跟蹤和管理。八、生產(chǎn)記錄的保管期限（一）一般規(guī)定生產(chǎn)記錄的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準確定，同時考慮公司自身的管理需求。一般情況下，生產(chǎn)記錄的保管期限不得少于[X]年。（二）特殊情況對于涉及產(chǎn)品質(zhì)量追溯、法律法規(guī)糾紛等重要事項的生產(chǎn)記錄，應(yīng)按照相關(guān)要求延長保管期限，直至該事項處理完畢。（三）期滿處置生產(chǎn)記錄保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進行處置。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行清點、造冊，經(jīng)批準后予以銷毀；對于電子檔案，應(yīng)進行備份后刪除，并做好相關(guān)記錄。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司定期對各部門生產(chǎn)記錄的填寫、收集、整理、存檔等情況進行監(jiān)督檢查，確保生產(chǎn)記錄管理制度的有效執(zhí)行。（二）考核機制建立生產(chǎn)記錄管理考核機制，將生產(chǎn)記錄管理工作納入部門和個人績效考核體系。對于在生產(chǎn)記錄管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和