PAGE生產(chǎn)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司生產(chǎn)檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在生產(chǎn)經(jīng)營活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司生產(chǎn)過程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于生產(chǎn)計劃、工藝文件、設備檔案、質(zhì)量記錄、生產(chǎn)報表等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理部門，對生產(chǎn)檔案資料進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則生產(chǎn)檔案資料應如實反映生產(chǎn)經(jīng)營活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則檔案資料應齊全完整，涵蓋生產(chǎn)過程的各個環(huán)節(jié)，不得遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的檔案資料，應嚴格保密，防止泄露。二、檔案資料的分類與編號（一）分類1.生產(chǎn)計劃類包括年度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)計劃、周生產(chǎn)計劃等。2.工藝文件類如工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導書等。3.設備檔案類設備臺賬、設備維護保養(yǎng)記錄、設備維修記錄等。4.質(zhì)量記錄類檢驗報告、試驗記錄、質(zhì)量統(tǒng)計報表等。5.生產(chǎn)報表類產(chǎn)量報表、工時報表、物料消耗報表等。6.其他類與生產(chǎn)相關的合同協(xié)議、技術文件、會議紀要等。（二）編號為便于檔案資料的管理和查詢，對各類檔案資料進行統(tǒng)一編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號格式如下：[年份][類別代碼][流水號]例如：2023P01001，表示2023年生產(chǎn)計劃類的第1份檔案資料。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責本部門生產(chǎn)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準確地收集齊全。2.生產(chǎn)過程中形成的各類文件、記錄等，應在完成相關工作后及時交至檔案管理部門。3.對于外來文件，如供應商提供的技術資料、客戶反饋的質(zhì)量信息等，應進行登記并妥善保管。（二）整理1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進行分類整理，按照編號順序進行排列。2.對每份檔案資料進行核對，確保資料的完整性和準確性。如有缺失或錯誤，應及時與相關部門溝通補充或更正。3.對檔案資料進行裝訂、編目，編制檔案目錄清單，以便查閱。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案資料應及時歸檔，歸檔時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門應按照檔案類別建立檔案專柜，將檔案資料分類存放，便于查找和管理。（二）保管1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案資料的安全。2.定期對檔案資料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如檔案資料有破損、褪色等情況，應及時進行修復或復制。3.對電子檔案資料應進行備份，備份存儲介質(zhì)應妥善保管，定期進行檢查和更新。五、檔案資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應按照查閱申請表提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱檔案資料時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案資料帶出。如需復印或摘錄檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）借閱1.因工作需要借閱檔案資料時，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.檔案管理部門應按照借閱申請表提供檔案資料，并與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權利和義務。3.借閱人應妥善保管檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改或損壞。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期滿后，借閱人應及時歸還檔案資料。檔案管理部門應對歸還的檔案資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時追究借閱人的責任。六、檔案資料的保密與銷毀（一）保密1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的檔案資料，檔案管理部門應嚴格保密，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自向無關人員透露檔案資料的內(nèi)容。3.對因工作需要接觸敏感檔案資料的人員，應進行保密教育，并簽訂保密協(xié)議。（二）銷毀1.對于已失去保存價值的檔案資料，應按照規(guī)定進行銷毀。銷毀前，檔案管理部門應填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)公司領導批準后，方可銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，采用適當?shù)匿N毀方式，確保檔案資料無法恢復。銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀人、監(jiān)銷人等。3.監(jiān)銷人應對銷毀過程進行監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。銷毀工作完成后，監(jiān)銷人應在檔案銷毀申請表上簽字確認。七、檔案資料的信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)公司應建立檔案管理信息系統(tǒng)，將生產(chǎn)檔案資料進行電子化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案資料的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應指定專人負責檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，及時刪除已過期或已銷毀的檔案資料信息。（三）信息安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止未經(jīng)授權的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。八、檔案資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應定期對檔案資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立檔案資料管理工作考核評價制度，對各部門的檔案資料管理工作進行考核評價?？己嗽u價內(nèi)容包括檔案資料管理工作的組織實施、制度執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準確性等。2.