PAGE生產(chǎn)記錄保管制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司生產(chǎn)記錄的保管工作，確保生產(chǎn)記錄的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為公司的生產(chǎn)管理、質(zhì)量控制、成本核算、合規(guī)運(yùn)營以及問題追溯等提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與生產(chǎn)活動相關(guān)的記錄保管，包括但不限于原材料采購記錄、生產(chǎn)過程記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、人員操作記錄、成品出入庫記錄等。3.職責(zé)分工生產(chǎn)部門：負(fù)責(zé)組織生產(chǎn)記錄的填寫、收集和初步整理，確保記錄真實(shí)反映生產(chǎn)過程，并及時提交給記錄保管部門。質(zhì)量部門：對生產(chǎn)記錄中的質(zhì)量相關(guān)信息進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保記錄符合質(zhì)量控制要求。記錄保管部門：負(fù)責(zé)生產(chǎn)記錄的統(tǒng)一保管、存儲、檢索和維護(hù)，建立完善的記錄檔案管理體系。各相關(guān)部門：按照制度要求，配合做好生產(chǎn)記錄的填寫、提供和使用工作，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。二、生產(chǎn)記錄的分類與內(nèi)容要求（一）原材料采購記錄1.記錄內(nèi)容原材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、采購日期、采購訂單編號等。原材料的質(zhì)量證明文件（如質(zhì)量檢驗(yàn)報告、合格證等）編號及存放位置。采購價格、運(yùn)輸方式、到貨日期等信息。2.填寫要求采購人員應(yīng)在采購活動完成后及時準(zhǔn)確填寫，確保各項(xiàng)信息完整無誤。質(zhì)量證明文件應(yīng)妥善保存，并在記錄中注明相關(guān)編號以便查詢。（二）生產(chǎn)過程記錄1.記錄內(nèi)容生產(chǎn)批次號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)車間、生產(chǎn)線編號等。各工序的開始時間、結(jié)束時間、操作人員、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)（如溫度、壓力、轉(zhuǎn)速等）。原材料投入量、半成品產(chǎn)出量、成品產(chǎn)量及損耗情況。生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的異常情況（如設(shè)備故障、質(zhì)量問題等）及處理措施和結(jié)果。2.填寫要求操作人員應(yīng)在每道工序完成后立即填寫，確保記錄的及時性和準(zhǔn)確性。對于異常情況，應(yīng)詳細(xì)記錄發(fā)生時間、現(xiàn)象、處理過程及結(jié)果，相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。（三）設(shè)備運(yùn)行記錄1.記錄內(nèi)容設(shè)備名稱、型號、編號、運(yùn)行日期、運(yùn)行時間、開機(jī)時間、停機(jī)時間。設(shè)備運(yùn)行參數(shù)（如電流、電壓、功率、溫度、壓力等）的實(shí)時記錄及變化情況。設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄，包括維護(hù)保養(yǎng)日期、保養(yǎng)內(nèi)容、維修記錄（維修時間、故障原因、維修人員、更換零部件等）。2.填寫要求設(shè)備操作人員應(yīng)按照規(guī)定的時間間隔和要求記錄設(shè)備運(yùn)行參數(shù)，確保記錄的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)人員應(yīng)在完成維護(hù)保養(yǎng)和維修工作后及時填寫相關(guān)記錄，注明詳細(xì)情況。（四）質(zhì)量檢驗(yàn)記錄1.記錄內(nèi)容檢驗(yàn)批次號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)部門、檢驗(yàn)人員。原材料、半成品、成品的檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)結(jié)果（合格/不合格）及判定依據(jù)。不合格品的處理記錄，包括不合格品數(shù)量、處理方式（返工、返修、報廢等）及處理結(jié)果。2.填寫要求質(zhì)量檢驗(yàn)人員應(yīng)嚴(yán)格按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行檢驗(yàn)，并如實(shí)記錄檢驗(yàn)結(jié)果。對于不合格品，應(yīng)詳細(xì)記錄處理過程和結(jié)果，相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。（五）人員操作記錄1.記錄內(nèi)容操作人員姓名、崗位、操作日期、操作內(nèi)容、操作時長。操作人員的培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)日期、培訓(xùn)內(nèi)容、考核結(jié)果等）。操作人員的違規(guī)記錄（違規(guī)時間、違規(guī)行為、處理結(jié)果等）。2.填寫要求操作人員應(yīng)在操作完成后及時填寫個人操作記錄，確保記錄真實(shí)反映工作情況。培訓(xùn)和違規(guī)記錄由相關(guān)部門負(fù)責(zé)填寫和更新，保證記錄的準(zhǔn)確性和完整性。（六）成品出入庫記錄1.記錄內(nèi)容成品批次號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期、入庫倉庫、入庫單編號。出庫日期、出庫客戶、出庫數(shù)量、出庫單編號、運(yùn)輸方式等。2.填寫要求倉庫管理人員應(yīng)在成品出入庫時及時準(zhǔn)確填寫記錄，確保賬物相符。記錄應(yīng)清晰反映成品的流向和數(shù)量變化情況。三、生產(chǎn)記錄的填寫規(guī)范1.記錄方式生產(chǎn)記錄應(yīng)采用紙質(zhì)記錄與電子記錄相結(jié)合的方式。紙質(zhì)記錄應(yīng)使用耐久性好、不易褪色的紙張，采用鋼筆或中性筆填寫，不得使用鉛筆或易褪色的筆。電子記錄應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)和軟件系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。2.填寫要求字跡清晰：填寫的文字、數(shù)字應(yīng)工整、清晰，易于辨認(rèn)，不得潦草、模糊。內(nèi)容完整：按照規(guī)定的記錄內(nèi)容要求，逐項(xiàng)填寫，不得遺漏重要信息。及時準(zhǔn)確：記錄應(yīng)在相關(guān)活動完成后及時填寫，確保記錄的及時性和準(zhǔn)確性。不得事后補(bǔ)記或編造虛假記錄。簽名確認(rèn)：記錄填寫完成后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)簽字確認(rèn)，以明確責(zé)任。四、生產(chǎn)記錄的收集與整理1.收集時間生產(chǎn)部門應(yīng)在每個工作日結(jié)束后，及時收集本部門產(chǎn)生的生產(chǎn)記錄，并進(jìn)行初步整理。對于跨部門的生產(chǎn)記錄，相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)將記錄提交給生產(chǎn)部門或記錄保管部門。2.收集要求收集的生產(chǎn)記錄應(yīng)保持完整，不得丟失、損壞或擅自修改。對于紙質(zhì)記錄，應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行整理，確保整齊有序。對于電子記錄，應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲路徑進(jìn)行存儲，便于檢索和管理。3.初步整理生產(chǎn)部門在收集記錄后，應(yīng)對記錄進(jìn)行初步審核，檢查記錄的填寫是否完整、準(zhǔn)確，簽字是否齊全。對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時通知相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行更正或補(bǔ)充，確保記錄質(zhì)量。五、生產(chǎn)記錄的保管1.保管期限生產(chǎn)記錄的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般情況下，原材料采購記錄、生產(chǎn)過程記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等應(yīng)保管[X]年，人員操作記錄應(yīng)保管[X]年，成品出入庫記錄應(yīng)保管至產(chǎn)品保質(zhì)期結(jié)束后[X]年。對于涉及重大質(zhì)量事故、安全事故或法律糾紛的生產(chǎn)記錄，應(yīng)永久保管。2.保管方式紙質(zhì)記錄：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序進(jìn)行排列，確保存放整齊、便于查找。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。電子記錄：應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲在不同的物理位置。同時，應(yīng)建立電子記錄的索引目錄，便于快速檢索和查詢。存儲環(huán)境：保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，以防止記錄受損。3.保管責(zé)任記錄保管部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)生產(chǎn)記錄的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。保管人員應(yīng)定期對生產(chǎn)記錄進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保記錄的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)記錄有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、生產(chǎn)記錄的檢索與使用1.檢索方式紙質(zhì)記錄：可通過檔案柜的索引標(biāo)簽、目錄清單等方式進(jìn)行檢索，快速查找所需記錄。電子記錄：利用電子記錄管理系統(tǒng)的檢索功能，通過輸入關(guān)鍵詞、日期范圍、記錄編號等信息進(jìn)行快速檢索。2.使用流程公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱生產(chǎn)記錄時，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給記錄保管部門。記錄保管部門收到申請表后，應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容及時提供相應(yīng)的生產(chǎn)記錄，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的地點(diǎn)查閱記錄，不得擅自將記錄帶出保管場所。如需復(fù)印或摘錄記錄內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)記錄保管部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將記錄歸還記錄保管部門，保管人員應(yīng)對記錄進(jìn)行檢查，確保記錄無損壞、丟失等情況。3.使用限制生產(chǎn)記錄的查閱和使用應(yīng)嚴(yán)格遵循保密原則，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向外部單位或個人提供生產(chǎn)記錄。涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的生產(chǎn)記錄，應(yīng)按照公司相關(guān)保密制度進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。七、生產(chǎn)記錄的銷毀1.銷毀條件生產(chǎn)記錄在保管期限屆滿后，經(jīng)記錄保管部門審核確認(rèn)已無保存價值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。對于因公司改制、重組、破產(chǎn)等原因不再需要保存的生產(chǎn)記錄，也應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序記錄保管部門應(yīng)編制《生產(chǎn)記錄銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀記錄的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息?！渡a(chǎn)記錄銷毀清單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行，確保記錄信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《生產(chǎn)記錄銷毀清單》上簽字確認(rèn)銷毀情況。銷毀完成后，《生產(chǎn)記錄銷毀清單》應(yīng)作為檔案保存[X]年。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對生產(chǎn)記錄的保管、檢索、使用和銷毀等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。質(zhì)量部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)部門應(yīng)配合審計部門的監(jiān)督檢查工作，提供必要的資料和信息。2.考核機(jī)制建立生產(chǎn)記