企業(yè)資源管理計劃(ERP)系統(tǒng)操作手冊一、手冊應用場景與適用對象本手冊適用于企業(yè)內部使用ERP系統(tǒng)的相關崗位人員，涵蓋日常業(yè)務操作中的全流程指引。典型應用場景包括但不限于：倉庫管理：原材料入庫、半成品/成品出庫、庫存盤點、調撥業(yè)務；采購管理：采購申請?zhí)釄?、供應商選擇、采購訂單、到貨驗收、入庫結算；銷售管理：客戶訂單錄入、發(fā)貨出庫、應收賬款確認、銷售退貨處理；財務關聯：業(yè)務單據憑證、成本核算、應收應付賬款管理、財務報表查詢；基礎數據維護：物料信息、客戶檔案、供應商檔案、倉庫檔案的新增與變更。適用崗位：倉庫管理員、采購專員、銷售專員、財務人員、數據維護員及相關業(yè)務主管。二、基礎信息配置操作指引（一）物料主數據創(chuàng)建操作目標：新增或維護企業(yè)物料的基礎信息，保證采購、庫存、銷售等業(yè)務環(huán)節(jié)數據統(tǒng)一。操作步驟：系統(tǒng)登錄：以“數據維護員”身份登錄ERP系統(tǒng)，進入“基礎數據-物料管理”模塊；新增物料：“新增物料”按鈕，進入物料信息錄入界面；填寫核心字段：物料編碼：必填，需唯一且符合企業(yè)編碼規(guī)則（如“材-001”代表原材料類第1號）；物料名稱：必填，需規(guī)范（如“鍍鋅鋼板”而非“鋼板”）；規(guī)格型號：詳細描述物料特性（如“厚度1.0mm*寬度1000mm”）；計量單位：選擇默認單位（如“噸”“件”“米”）；物料分類：選擇所屬類別（如“原材料-鋼材”“半成品-機加工件”）；默認倉庫：選擇物料存儲的默認倉庫（如“原料倉1號庫”）；狀態(tài)：默認“啟用”，停用物料需經*主管審批；附件（可選）：如物料質檢報告、圖片等，“附件”添加；提交審核：“提交”，審核人默認為*部門主管，審核通過后物料生效；查詢與修改：在“物料查詢”界面可按編碼、名稱等條件檢索，修改未審核或審核未通過的物料信息。（二）供應商檔案維護操作目標：建立供應商基本信息，支撐采購訂單、供應商評估等業(yè)務。操作步驟：進入模塊：登錄系統(tǒng)后，選擇“基礎數據-供應商管理”；新增供應商：“新增供應商”，填寫以下信息：供應商編碼：唯一編碼（如“GY-2024-001”）；供應商名稱：全稱（需與營業(yè)執(zhí)照一致）；聯系人：負責對接的業(yè)務人姓名（如“張經理”）；聯系方式：固定辦公電話（禁止填寫手機號）；地址：注冊或辦公地址；所屬分類：如“原材料供應商”“服務供應商”；付款條件：如“月結30天”“貨到付款”；關聯物料：在“供應物料”標簽頁，選擇該供應商可供應的物料編碼及對應價格；保存提交：“保存”并提交審核，審核通過后可在采購業(yè)務中調用。三、采購業(yè)務全流程操作指引（一）采購申請?zhí)釄筮m用場景：生產部門需領用物料、行政部門需采購辦公用品時，由需求部門發(fā)起采購申請。操作步驟：發(fā)起申請：需求部門登錄系統(tǒng)，進入“采購管理-請購管理”，“新增請購單”；填寫請購信息：請購部門：選擇需求部門（如“生產一車間”）；申請人：當前操作人姓名；申請日期：系統(tǒng)自動獲取當前日期；需求日期：填寫物料需到貨的日期（需考慮采購周期）；物料明細：“添加物料”，輸入物料編碼（或選擇物料名稱）、申請數量、用途說明；提交審批：“提交”，按審批流程流轉（如：部門主管→*采購經理→財務總監(jiān)）；查詢進度：在“請購單查詢”界面可查看審批狀態(tài)（如“已審批”“已駁回”），駁回需修改后重新提交。（二）采購訂單與執(zhí)行適用場景：請購單審批通過后，采購員根據供應商信息正式采購訂單。操作步驟：關聯請購單：采購員進入“采購管理-訂單管理”，“新增訂單”，選擇“關聯請購單”，勾選已審批的請購單；填寫訂單信息：供應商：系統(tǒng)自動帶出請購單關聯供應商，可手動修改；訂單日期：當前日期；交貨地點：物料送達倉庫地址（如“原料倉1號庫”）；訂單明細：自動同步請購單物料信息，可修改數量（不超過請購量）、補充備注；單價與金額：根據供應商協(xié)議價格填寫，系統(tǒng)自動計算總金額；確認訂單：核對無誤后“提交”，訂單狀態(tài)變?yōu)椤耙焉А?；下達供應商：打印采購訂單（加蓋公章）后送達供應商，要求其按訂單要求備貨。（三）采購入庫與結算適用場景：供應商送貨到貨后，倉庫員完成質檢、入庫，財務人員關聯訂單結算。操作步驟（倉庫員）：到貨登記：進入“采購管理-到貨管理”，“新增到貨單”，選擇對應采購訂單，錄入實際到貨數量；質檢確認：如需質檢，關聯“質檢單”（合格數量方可入庫）；入庫單：質檢通過后，“采購入庫單”，填寫入庫倉庫、庫位信息，提交后庫存數量自動增加。操作步驟（財務人員）：關聯入庫單：進入“應付管理-采購發(fā)票”，“新增發(fā)票”，選擇對應采購訂單及入庫單，錄入發(fā)票金額、稅率；審核核銷：審核發(fā)票后，與入庫單、訂單進行“三單匹配”，匹配通過應付憑證；付款處理：在“付款管理”中付款單，經審批后安排付款。四、銷售業(yè)務全流程操作指引（一）銷售訂單錄入適用場景：客戶下單后，銷售員在系統(tǒng)中創(chuàng)建銷售訂單，作為后續(xù)發(fā)貨、開票依據。操作步驟：進入模塊：銷售員登錄系統(tǒng)，進入“銷售管理-訂單管理”，“新增訂單”；填寫訂單信息：客戶信息：輸入客戶編碼（或選擇客戶名稱，如“客戶A-XX公司”）；訂單日期：當前日期；交貨日期：與客戶約定的交付日期；收貨地址：客戶指定的收貨地點；銷售類型：如“正常銷售”“樣品銷售”；訂單明細：添加物料編碼（或名稱）、銷售數量、不含稅單價，系統(tǒng)自動計算含稅金額；特殊要求：在“備注”欄填寫客戶特殊需求（如“包裝要求：防潮”“物流：順豐速運”）；提交審核：“提交”，審核人一般為*銷售經理，審核通過后訂單生效。（二）銷售出庫與發(fā)貨適用場景：訂單生效后，倉庫員根據訂單備貨、出庫，安排物流發(fā)貨。操作步驟：出庫單：倉庫員進入“庫存管理-出庫管理”，選擇“銷售出庫”，關聯生效的銷售訂單，系統(tǒng)自動帶出出庫物料及數量；備貨確認：根據出庫單信息到倉庫備貨，掃描物料條碼核對數量、規(guī)格；確認出庫：“確認出庫”，庫存數量自動減少，出庫單狀態(tài)變?yōu)椤耙殉鰩臁?；發(fā)貨登記：打印“發(fā)貨單”隨貨同行，聯系物流公司取貨，在系統(tǒng)中錄入物流單號。（三）銷售退貨處理適用場景：客戶因質量問題、錯發(fā)等原因退貨時，辦理入庫并沖減應收賬款。操作步驟：退貨申請：銷售員登錄系統(tǒng)，進入“銷售管理-退貨管理”，“新增退貨單”，關聯原銷售訂單，填寫退貨數量、退貨原因；審核確認：提交退貨單，經*銷售經理審批通過后，“紅字銷售出庫單”；入庫操作：倉庫員根據紅字出庫單辦理退貨入庫，質檢合格后庫存數量增加；財務核銷：財務人員關聯退貨單、紅字發(fā)票，沖減客戶應收賬款，處理退款（如適用）。五、庫存日常管理操作指引（一）庫存盤點適用場景：定期或臨時對庫存物料進行數量清查，保證賬實相符。操作步驟：創(chuàng)建盤點任務：倉庫管理員進入“庫存管理-盤點管理”，“新建盤點任務”，選擇盤點倉庫（如“成品倉”）、盤點范圍（全倉/指定物料）、盤點日期；盤點單：系統(tǒng)自動“預盤點單”，顯示當前賬面數量；實地盤點：打印預盤點單，到現場清點實際數量，在系統(tǒng)中錄入“實盤數量”；盈虧處理：系統(tǒng)自動計算“盤盈數量”（實盤-賬面）或“盤虧數量”，提交審批；調整單：審批通過后，“庫存調整單”，調整賬面庫存，保證賬實一致。（二）庫存調撥適用場景：物料在不同倉庫間轉移時（如原料倉→生產倉），辦理調撥手續(xù)。操作步驟：發(fā)起調撥：進入“庫存管理-調撥管理”，“新增調撥單”，填寫調出倉庫、調入倉庫、物料編碼、調撥數量；審核確認：提交調撥單，經倉庫主管*審批通過；調出操作：調出倉庫根據調撥單備貨，確認調出后庫存減少；調入入庫：調入倉庫驗收物料無誤后，確認調入，庫存增加，調撥單狀態(tài)更新為“已完成”。六、常用業(yè)務數據模板參考（一）物料主數據表（部分字段）字段名示例值說明物料編碼材-001唯一編碼物料名稱鍍鋅鋼板規(guī)范名稱規(guī)格型號厚度1.0mm*1000mm物料特性描述計量單位噸默認單位物料分類原材料-鋼材所屬類別默認倉庫原料倉1號庫存儲倉庫狀態(tài)啟用啟用/停用創(chuàng)建人*李四創(chuàng)建人姓名創(chuàng)建日期2024-03-15創(chuàng)建日期（二）采購申請單（部分字段）字段名示例值說明申請單號QG-20240315-001系統(tǒng)自動請購部門生產一車間需求部門申請人*王五申請人姓名申請日期2024-03-15申請日期需求日期2024-03-25需到貨日期物料編碼材-001物料唯一編碼物料名稱鍍鋅鋼板物料名稱申請數量10申請數量審核狀態(tài)已審批審批狀態(tài)審核人*趙六審核人姓名（三）銷售訂單（部分字段）字段名示例值說明訂單號XD-20240315-002系統(tǒng)自動客戶名稱客戶A-XX公司客戶全稱訂單日期2024-03-15下單日期交貨日期2024-04-01約定交貨日期物料編碼成品-001銷售物料編碼物料名稱電機X型號銷售物料名稱銷售數量50銷售數量不含稅單價200.00單價（元）含稅金額23400.00總金額（稅率13%）訂單狀態(tài)已生效審批狀態(tài)七、操作關鍵風險提示與建議數據準確性：錄入物料編碼、數量、金額等關鍵信息時，務必二次核對，避免因數據錯誤導致業(yè)務中斷（如庫存差異、賬實不符）。權限控制：嚴格按崗位分工操作，非授權人員不得修改已審核數據（如采購訂單、銷售訂單），如需修改需通過“變更流程”提交申請。異常處理：系統(tǒng)操作卡頓時，避免重復，可刷新頁面或聯系IT支持*工單（工號：IT-2024-001）；發(fā)覺庫存異常（