合同審查及標(biāo)準(zhǔn)化管理流程指南一、適用業(yè)務(wù)場景與對象本流程指南適用于企業(yè)日常經(jīng)營中各類合同的審查、簽訂、履行及歸檔管理全流程，覆蓋但不限于以下場景：業(yè)務(wù)合作場景：采購合同、銷售合同、服務(wù)合同（如咨詢、技術(shù)服務(wù)、外包服務(wù)）、合作開發(fā)合同等商業(yè)合作類文件的審查與管理；勞動關(guān)系場景：勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等人力資源相關(guān)合同的規(guī)范與風(fēng)險控制；資產(chǎn)處置場景：房屋租賃合同、設(shè)備采購/租賃合同、知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓/許可合同等資產(chǎn)權(quán)屬相關(guān)文件的審核；內(nèi)部管理場景：部門間協(xié)作協(xié)議、費用報銷協(xié)議等內(nèi)部契約文件的標(biāo)準(zhǔn)化制定。涉及部門包括業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、人力資源部門等，需多方協(xié)同完成合同全生命周期管理。二、合同審查及標(biāo)準(zhǔn)化管理全流程操作步驟（一）合同發(fā)起與前置準(zhǔn)備需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同類型、合作方基本信息、合作核心內(nèi)容（如標(biāo)的、數(shù)量、價款、履行期限等），填寫《合同立項申請表》（模板見附件1），經(jīng)部門負責(zé)人*業(yè)務(wù)負責(zé)人審批后發(fā)起合同流程。材料收集：業(yè)務(wù)部門負責(zé)收集合作方主體資格材料，包括：企業(yè)法人：營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（需加蓋公章）、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（如簽約非法定代表人）；其他組織：登記證書、負責(zé)人證件號碼明；自然人：證件號碼復(fù)印件、住址證明（如涉及大額合同）。材料需保證真實、有效，并在合同簽訂前完成更新核驗（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、是否存在經(jīng)營異常）。（二）合同起草與初步審核模板選用：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫中的對應(yīng)模板（如《采購合同模板》《服務(wù)合同模板》），如需定制模板，需由業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門共同擬定，保證模板條款覆蓋核心風(fēng)險點。內(nèi)容填寫：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作細節(jié)填寫合同條款，重點明確：合同主體：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系方式；核心條款：標(biāo)的名稱/規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款/報酬（含稅費承擔(dān)方式）、履行期限/地點/方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)與流程；權(quán)利義務(wù)：雙方主要權(quán)利、違約責(zé)任（違約金計算方式、賠償范圍）、爭議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄或仲裁）；附件清單：技術(shù)參數(shù)、服務(wù)方案、驗收表等作為合同組成部分的文件名稱及份數(shù)。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人*業(yè)務(wù)負責(zé)人對合同內(nèi)容的真實性、完整性、可行性進行審核，重點核對業(yè)務(wù)需求與合同條款的一致性，簽署《合同內(nèi)部審核表》（模板見附件2）。（三）法務(wù)專項審查審查范圍：法務(wù)部門收到完整合同材料及《合同內(nèi)部審核表》后，在2個工作日內(nèi)完成審查，重點包括：主體資格：合作方是否具備相應(yīng)民事行為能力（如經(jīng)營范圍是否包含業(yè)務(wù)內(nèi)容、是否涉及特許經(jīng)營）；條款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷條款；風(fēng)險識別：違約責(zé)任是否明確且對等，知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰，保密條款是否覆蓋保密范圍、期限及泄密責(zé)任，不可抗力條款是否合理；程序合規(guī)：是否需履行招投標(biāo)、審批等特殊程序（如涉及國有資產(chǎn)、重大采購）。審查反饋：法務(wù)部門出具《合同審查意見表》（模板見附件3），對存在問題的條款標(biāo)注修改建議（如“建議明確逾期付款違約金計算標(biāo)準(zhǔn)上限為LPR的4倍”），并通過OA系統(tǒng)反饋至業(yè)務(wù)部門。修訂確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)意見修改合同，如存在爭議條款，需組織業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門溝通協(xié)商，達成一致后形成終稿。（四）財務(wù)與合規(guī)復(fù)核財務(wù)審核：財務(wù)部門對合同中的財務(wù)條款進行復(fù)核，重點包括：價款/報酬是否合理，是否符合企業(yè)定價政策；付款方式（預(yù)付款、進度款、尾款比例）、票據(jù)類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、稅費承擔(dān)是否清晰；是否涉及大額資金支付，是否符合企業(yè)資金管理制度。財務(wù)部門簽署《合同財務(wù)復(fù)核表》（模板見附件4），無異議后進入下一環(huán)節(jié)；存在異議的，與業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門共同協(xié)商調(diào)整。合規(guī)性審查：如合同涉及數(shù)據(jù)安全、反壟斷、出口管制等特殊領(lǐng)域，需由合規(guī)部門或聘請外部專家進行專項審查，保證符合行業(yè)監(jiān)管要求。（五）審批簽署與用印管理審批流程：根據(jù)合同金額、類型及企業(yè)授權(quán)制度，逐級提交審批：金額≤10萬元：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人→法務(wù)部門→財務(wù)部門→分管副總*分管副總；10萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人→法務(wù)部門→財務(wù)部門→分管副總→總經(jīng)理*總經(jīng)理；金額＞50萬元：增加董事長審批權(quán)限。用印管理：審批通過后，由行政部門核對合同文本與審批表一致性，加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同用?。?；如需法定代表人簽字，需由法定代表人本人或其授權(quán)代理人簽字，簽字筆跡需與預(yù)留樣本一致。（六）合同履行與跟蹤管理履行交底：業(yè)務(wù)部門負責(zé)向合作方履行合同義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)），同步向法務(wù)、財務(wù)部門提交《合同履行交底表》（模板見附件6），明確關(guān)鍵節(jié)點（如驗收時間、付款節(jié)點）。過程監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門定期跟蹤合同履行情況，記錄履行進度（如“已完成60%服務(wù)內(nèi)容，對方無異議”），發(fā)覺對方違約或履行異常（如延遲交付、質(zhì)量不達標(biāo)），需在3個工作日內(nèi)書面通知對方并留存證據(jù)，同時向法務(wù)部門報告。驗收確認(rèn)：合同履行完成后，業(yè)務(wù)部門組織雙方按照約定標(biāo)準(zhǔn)驗收，填寫《合同驗收確認(rèn)書》（模板見附件7），由雙方簽字蓋章確認(rèn)；涉及款項支付的，需連同驗收表提交財務(wù)部門辦理結(jié)算。（七）合同歸檔與后續(xù)管理歸檔整理：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門在5個工作日內(nèi)將合同正本（含附件、審批表、審查意見表等）移交至檔案管理部門，檔案部門按“一合同一檔”原則編號歸檔，建立《合同臺賬》（模板見附件8），記錄合同編號、名稱、主體、簽訂日期、履行期限、歸檔號等信息。借閱與保管：合同原件原則上不得借出，確需查閱的，需經(jīng)法務(wù)部門及分管副總批準(zhǔn)，由檔案部門提供復(fù)印件并登記借閱信息；合同保管期限一般為合同履行完畢后10年，涉及知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決的合同保管期限至相關(guān)權(quán)利義務(wù)終止后15年。三、標(biāo)準(zhǔn)化管理工具模板附件1：合同立項申請表項目名稱合作方名稱合同類型申請部門業(yè)務(wù)需求簡述預(yù)計簽訂日期申請人核心條款概要（標(biāo)的、價款、期限等）部門負責(zé)人意見簽字：_________法務(wù)初審意見財務(wù)初審意見附件3：合同審查意見表合同名稱編號審查人審查日期審查項目具體內(nèi)容問題點修改建議主體資格合作方營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍未包含XX業(yè)務(wù)建議增加“合作方需具備XX資質(zhì)”違約責(zé)任逾期付款條款未約定違約金上限建議補充“不超過LPR的4倍”爭議解決約定仲裁未明確仲裁機構(gòu)建議修改為“XX仲裁委員會”附件8：合同臺賬合同編號合同名稱簽訂日期甲方乙方合同金額（元）履行期限歸檔號備注2024-XX-001采購合同2024-03-01A公司本公司100,0002024-03-01至2024-08-31GZ2024-001已驗收四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作規(guī)范（一）主體資格風(fēng)險合作方為企業(yè)的，需核實營業(yè)執(zhí)照副本（復(fù)印件需加蓋公章）、法定代表人證件號碼明，并通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢其是否為失信被執(zhí)行人、經(jīng)營異常；合作方為自然人的，需核對證件號碼原件，留存復(fù)印件，并確認(rèn)其具備完全民事行為能力（如涉及未成年人、精神病人，需法定代理人代理）。（二）條款完整性風(fēng)險合同必須包含《民法典》規(guī)定的必備條款（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責(zé)任等），避免使用“按雙方約定”“具體以實際為準(zhǔn)”等模糊表述；附件（如技術(shù)參數(shù)、圖紙）需在合同中列明名稱、份數(shù)，并作為合同組成部分，與具有同等法律效力。（三）履行過程風(fēng)險業(yè)務(wù)部門需全程跟蹤合同履行，及時向合作方發(fā)出履行通知（如發(fā)貨通知、驗收通知），并保留送達憑證（快遞簽收記錄、郵件回執(zhí)等）；對方違約時，應(yīng)在法定訴訟時效（一般為3年）內(nèi)主張權(quán)利，通過發(fā)送《律師函》、協(xié)商、訴訟/仲裁等方式維護企業(yè)權(quán)益，避免因超過時效導(dǎo)致權(quán)利喪失。（四）檔案管理風(fēng)險合同正本由檔案部門統(tǒng)一保管，業(yè)務(wù)部門可留存復(fù)印件，復(fù)印件需注明“與原件一致”并加蓋公章；電子合同需符合《電子簽名法》要求，使用可靠的電子簽名（如CA認(rèn)證），并存儲于企業(yè)指定的安全服務(wù)器，保證電子檔案的真實性、完整性