行政文件歸檔與存儲(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)化指南一、前言為規(guī)范企業(yè)行政文件的全生命周期管理，保證文件的完整性、安全性及可追溯性，提高行政工作效率，降低信息管理風(fēng)險(xiǎn)，特制定本指南。本指南明確了行政文件從形成到歸檔、存儲(chǔ)、借閱至銷毀的標(biāo)準(zhǔn)化流程，適用于企業(yè)各部門及所有涉及行政文件處理的人員。二、適用范圍與職責(zé)分工（一）適用范圍本指南適用于企業(yè)各部門在日常行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類紙質(zhì)及電子文件，包括但不限于：制度類文件（管理辦法、規(guī)定、細(xì)則等）；會(huì)議類文件（會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等）；公文類文件（請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件等）；合同協(xié)議類文件（各類業(yè)務(wù)合同、補(bǔ)充協(xié)議等）；人事類文件（員工花名冊(cè)、入職離職手續(xù)、考核記錄等）；資產(chǎn)類文件（資產(chǎn)臺(tái)賬、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）；其他具有保存價(jià)值的行政文件。（二）職責(zé)分工文件形成部門：負(fù)責(zé)本部門行政文件的規(guī)范擬制、審核、收集及初步整理，保證文件內(nèi)容真實(shí)、格式完整。行政管理部門：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌文件歸檔與存儲(chǔ)管理工作，制定分類規(guī)則、存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督各部門執(zhí)行歸檔流程，定期組織檔案清點(diǎn)與鑒定。檔案管理員：負(fù)責(zé)接收、登記、分類、編目、保管、提供利用檔案，維護(hù)檔案庫(kù)房安全，執(zhí)行檔案借閱、銷毀流程并做好記錄。分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)對(duì)重要文件的歸檔審批及銷毀鑒定的最終審核。三、行政文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）文件形成與收集文件擬制文件內(nèi)容需符合企業(yè)公文規(guī)范，包含標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件（如有）、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期等要素；電子文件采用統(tǒng)一格式（如Word、PDF），紙質(zhì)文件使用A4紙張，字跡清晰、無(wú)涂改（特殊情況需加蓋修改人印章）。文件審核與簽發(fā)文件擬稿完成后，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件（如制度、合同）需報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；審核通過(guò)后，標(biāo)注“已審核”及審核人、簽發(fā)人姓名（電子文件需添加電子簽章）。文件收集部門指定專人*負(fù)責(zé)本部門文件的日常收集，保證文件正本與附件、電子版與紙質(zhì)版同步收集；收集范圍：文件從擬稿至簽發(fā)全過(guò)程的完整版本，不包括草稿（除非有特殊保存價(jià)值）。（二）文件分類與編號(hào)分類規(guī)則采用“年度-機(jī)構(gòu)-問(wèn)題”三級(jí)分類法，具體一級(jí)分類（年度）：按文件形成年度劃分，如“2024年”；二級(jí)分類（機(jī)構(gòu)）：按文件形成部門劃分，如“行政部”“人力資源部”“財(cái)務(wù)部”；三級(jí)分類（問(wèn)題）：按文件內(nèi)容性質(zhì)劃分，如“制度文件”“會(huì)議紀(jì)要”“合同協(xié)議”。編號(hào)規(guī)則文件編號(hào)格式為：“部門代碼-年度-流水號(hào)”，其中：部門代碼：用部門名稱首字母縮寫（如行政部為“XZB”，人力資源部為“RLB”）；年度：文件形成年份的后兩位（如2024年為“24”）；流水號(hào)：按文件形成順序從“001”開始編起，每年重新編號(hào)。示例：“XZB-24-001”表示2024年行政部第1號(hào)歸檔文件。（三）文件整理與裝訂紙質(zhì)文件整理按文件編號(hào)順序排列，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品；檢查文件頁(yè)碼是否連續(xù)，缺失頁(yè)需補(bǔ)充并標(biāo)注說(shuō)明；采用左側(cè)裝訂，對(duì)超寬、超長(zhǎng)的文件進(jìn)行折疊，保證裝訂后平整不損毀。電子文件整理電子文件按“部門-年度-問(wèn)題”建立文件夾層級(jí)，文件名與編號(hào)一致（如“XZB-24-001_2024年行政管理制度.docx”）；電子文件需轉(zhuǎn)換長(zhǎng)期保存格式（PDF/A），重要文件需同時(shí)保存源文件及PDF版本；電子文件禁止修改原始內(nèi)容，確需修改需重新編號(hào)并標(biāo)注版本號(hào)。（四）歸檔移交歸檔時(shí)間紙質(zhì)文件：每年6月30日前完成上一年度文件的歸檔移交；電子文件：每月5日前完成上月文件的歸檔移交。移交流程移交部門填寫《行政文件歸檔清單》（見模板1），詳細(xì)列明文件編號(hào)、名稱、頁(yè)數(shù)、形成日期、密級(jí)等信息；檔案管理員核對(duì)文件數(shù)量、完整性及分類編號(hào)準(zhǔn)確性，核對(duì)無(wú)誤后在清單上簽字確認(rèn)；雙方各執(zhí)一份《歸檔清單》，紙質(zhì)文件由檔案管理員入庫(kù)，電子文件存儲(chǔ)至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。（五）存儲(chǔ)管理紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)檔案庫(kù)房需符合“八防”要求（防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵），配備溫濕度調(diào)控設(shè)備（溫度14-24℃，相對(duì)濕度45-60%）；檔案柜采用統(tǒng)一規(guī)格，按編號(hào)順序排列，柜面張貼“年度-部門”標(biāo)簽，便于查找；定期（每季度）檢查檔案狀況，發(fā)覺霉變、蟲害等問(wèn)題及時(shí)處理。電子檔案存儲(chǔ)電子檔案存儲(chǔ)于企業(yè)專用服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)，實(shí)施三級(jí)備份策略（本地服務(wù)器+異地容災(zāi)中心+云存儲(chǔ)）；定期（每月）驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)的完整性，保證可恢復(fù)；電子檔案管理系統(tǒng)需設(shè)置權(quán)限管理，不同崗位人員按需分配讀寫、查看權(quán)限。（六）借閱與利用借閱申請(qǐng)因工作需要借閱檔案，需填寫《行政文件借閱申請(qǐng)表》（見模板2），注明借閱文件編號(hào)、名稱、用途、借閱期限及歸還日期；普通文件由部門負(fù)責(zé)人審批，密級(jí)文件（如涉密合同、未發(fā)布制度）需報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱管理紙質(zhì)檔案原則上僅限檔案庫(kù)房?jī)?nèi)查閱，特殊情況需借出需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱期限不超過(guò)3個(gè)工作日；電子檔案通過(guò)檔案管理系統(tǒng)在線查閱，禁止（經(jīng)審批同意的需加密存儲(chǔ)）；?閱人需愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，不得擅自復(fù)制或拍照。歸還與登記借閱到期后，借閱人需及時(shí)歸還檔案，檔案管理員檢查檔案完整性無(wú)誤后，在《借閱登記表》上記錄歸還情況；若需續(xù)借，需提前1天提交續(xù)借申請(qǐng)，續(xù)借期限不超過(guò)原期限。（七）到期鑒定與銷毀鑒定流程檔案管理員每年12月組織檔案鑒定小組（由行政部、業(yè)務(wù)部門及法務(wù)人員*組成），對(duì)到期檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定；鑒定結(jié)果分為“繼續(xù)保存”“銷毀”兩類，其中“繼續(xù)保存”檔案需重新劃定保管期限，“銷毀”檔案需填寫《文件銷毀審批表》（見模板3）。銷毀執(zhí)行銷毀審批：普通文件由行政負(fù)責(zé)人審批，密級(jí)文件需報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審批；銷毀方式：紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷毀（需兩人以上監(jiān)銷），電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀；銷毀記錄：監(jiān)銷人需在《文件銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，記錄銷毀文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、日期及監(jiān)銷人，保存期限不少于5年。四、常用管理模板示例模板1：行政文件歸檔清單序號(hào)文件編號(hào)文件名稱形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)備注1XZB-24-0012024年行政管理制度2024-01-1512普通2RLB-24-0052024年第一季度員工考核記錄2024-03-3025普通…移交部門：___________移交人：___________接收人：___________日期：___________模板2：行政文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門聯(lián)系方式借閱文件編號(hào)文件名稱借閱用途借閱期限歸還日期部門負(fù)責(zé)人審批意見：簽字：___________日期：___________分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見（密級(jí)文件）：簽字：___________日期：___________檔案管理員備注：___________________________模板3：文件銷毀審批表序號(hào)文件編號(hào)文件名稱形成日期保管期限銷毀理由1XZB-20-0012020年行政工作總結(jié)2020-12-315年保管期滿，無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值………………鑒定小組意見：經(jīng)鑒定，上述文件確無(wú)保存價(jià)值，同意銷毀。簽字：___________日期：___________分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：___________日期：___________總經(jīng)理審批意見（密級(jí)文件）：簽字：___________日期：___________五、執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)文件完整性控制：文件形成部門需保證文件從擬稿到簽發(fā)的全流程版本完整，歸檔前由部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員雙重檢查，避免遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。分類準(zhǔn)確性控制：檔案管理員需嚴(yán)格按照分類規(guī)則對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)和歸檔，每年組織一次分類規(guī)則培訓(xùn)，保證各部門理解一致。存儲(chǔ)安全控制：檔案庫(kù)房實(shí)行雙人雙鎖管理，電子檔案系統(tǒng)操作需記錄日志（包括登錄、查看、修改等行為），定期開展安全演練。借閱風(fēng)險(xiǎn)控制：借閱申請(qǐng)需明確用途，涉密文件借閱需經(jīng)多級(jí)審批，借閱后檔案管理員需跟蹤歸還情況，防止檔案遺