企業(yè)行政工作手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)行政管理工作流程，提升行政事務(wù)處理效率，為企業(yè)各部門提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引。手冊涵蓋辦公環(huán)境、會務(wù)接待、固定資產(chǎn)、檔案管理、采購執(zhí)行、差旅安排、安全防護(hù)及應(yīng)急處理等核心模塊，適用于企業(yè)全體行政人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門。手冊將根據(jù)實際管理需求定期修訂，保證內(nèi)容的時效性與適用性。目錄第一章辦公環(huán)境與設(shè)施管理第二章會議與接待管理第三章固定資產(chǎn)管理第四章檔案與文件管理第五章辦公采購管理第六章差旅與接待管理第七章安全與應(yīng)急管理第一章辦公環(huán)境與設(shè)施管理一、適用情境日常辦公區(qū)域環(huán)境維護(hù)（如工位清潔、綠植養(yǎng)護(hù)、公共區(qū)域整理）；新員工入職工位配置（工位劃分、設(shè)備安裝、物資申領(lǐng)）；辦公區(qū)域布局調(diào)整（部門搬遷、工位增減、功能區(qū)規(guī)劃）；辦公設(shè)施故障報修（空調(diào)、照明、門鎖、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等）。二、操作流程（一）日常辦公環(huán)境維護(hù)流程制定計劃：行政部每周五制定下周《辦公環(huán)境維護(hù)計劃》，明確清潔區(qū)域、頻次及責(zé)任人（如前臺負(fù)責(zé)公共區(qū)域，保潔人員負(fù)責(zé)衛(wèi)生間/茶水間）。執(zhí)行清潔：每日9:00前，保潔人員完成公共區(qū)域（走廊、會議室、前臺）清潔；每日下班前，各部門員工整理個人工位，文件歸檔、物品擺放整齊；每周三下午，行政部組織全員工位大檢查（含桌面整潔、線纜收納、垃圾處理）。問題反饋：員工發(fā)覺環(huán)境問題（如垃圾未清、設(shè)施損壞）可通過企業(yè)群或行政系統(tǒng)提交《環(huán)境問題反饋單》，行政部2小時內(nèi)響應(yīng)，24小時內(nèi)處理完畢。記錄存檔：行政部每周匯總《辦公環(huán)境檢查記錄表》，每月歸檔備查。（二）新員工入職工位配置流程需求確認(rèn)：人力資源部提前1個工作日向行政部提交《新員工入職信息表》，包含姓名、部門、工位號、所需設(shè)備（電腦、座椅、電話等）。工位準(zhǔn)備：行政部根據(jù)工位號提前清理工位，檢查電源、網(wǎng)絡(luò)接口；IT部配置辦公電腦（安裝系統(tǒng)、常用軟件），行政部發(fā)放辦公用品（筆、本、文件夾等）。設(shè)備調(diào)試：新員工入職當(dāng)天，行政部協(xié)助連接電腦、電話，測試網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備功能，保證正常使用。交接確認(rèn)：新員工確認(rèn)工位配置無誤后，在《工位配置交接單》簽字，行政部留存歸檔。三、相關(guān)表單模板表1-1辦公環(huán)境日常檢查記錄表檢查日期檢查區(qū)域檢查項目（正常/異常/問題描述）處理人復(fù)檢情況檢查人2023-10-08銷售部辦公區(qū)桌面雜物較多（異常）已清理（2023-10-0814:00）2023-10-083樓會議室空調(diào)制冷效果差（異常）已聯(lián)系維修（2023-10-0815:30）表1-2新員工工位配置申請表申請日期員工姓名部門工位號所需設(shè)備（電腦/座椅/電話等）特殊需求申請人2023-10-09*趙六市場部B201電腦1臺、座椅1把、電話1部需雙顯示器*王七四、管理要點保持辦公區(qū)域整潔，禁止堆放與工作無關(guān)物品；公共設(shè)施（如打印機(jī)、微波爐）使用后及時恢復(fù)原狀，節(jié)約水電；工位調(diào)整需提前3個工作日申請，避免影響正常辦公；設(shè)施報修需明確故障現(xiàn)象，便于快速定位問題。第二章會議與接待管理一、適用情境內(nèi)部會議組織（部門例會、項目研討會、全體員工大會）；外部接待安排（客戶來訪、檢查、合作伙伴交流）；會議室預(yù)訂與管理（日常會議使用、設(shè)備調(diào)試、會后整理）。二、操作流程（一）內(nèi)部會議組織流程會議申請：申請人提前2個工作日通過企業(yè)OA系統(tǒng)提交《會議申請表》，注明會議主題、時間、地點、參會人員、議程及所需設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、白板等）。審批與安排：部門負(fù)責(zé)人審批會議必要性；行政部根據(jù)會議室使用情況安排場地，提前調(diào)試設(shè)備（如測試投影儀連接、麥克風(fēng)音量）。會前準(zhǔn)備：會議前一天，行政部布置會場（擺放桌椅、調(diào)試設(shè)備、準(zhǔn)備茶水/資料袋）；會議當(dāng)天，提前30分鐘再次檢查會場，保證設(shè)備正常運行。會中服務(wù)：行政人員全程在場，及時處理突發(fā)問題（如設(shè)備故障、人員遲到）。會后整理：會議結(jié)束后2小時內(nèi)，行政部清理會場、回收設(shè)備，填寫《會議室使用記錄表》。（二）外部接待流程接待需求確認(rèn)：業(yè)務(wù)部提前3個工作日向行政部提交《接待申請表》，包含來訪單位、人數(shù)、職務(wù)、來訪目的、行程安排及特殊需求（如翻譯、車輛接送）。方案制定：行政部根據(jù)需求制定《接待方案》，明確接待人員、車輛安排、餐飲標(biāo)準(zhǔn)、參觀路線等，報總經(jīng)理審批。接待準(zhǔn)備：提前1天布置接待室（擺放企業(yè)宣傳資料、準(zhǔn)備茶水/水果、調(diào)試歡迎屏PPT）；確認(rèn)車輛司機(jī)聯(lián)系方式、餐飲預(yù)訂情況（如需用餐，提前預(yù)留包間）。現(xiàn)場接待：接待人員提前15分鐘在門口等候，主動引導(dǎo)來訪者至接待室；會議期間，提供茶水續(xù)添、資料傳遞等服務(wù)，注意記錄來訪要點。后續(xù)跟進(jìn)：接待結(jié)束后1個工作日內(nèi)，行政部整理《接待紀(jì)要》并發(fā)送至相關(guān)部門，3個工作日內(nèi)完成費用報銷（如餐飲、交通費）。三、相關(guān)表單模板表2-1會議申請表申請日期會議主題時間地點參會人員議程所需設(shè)備申請人審批人2023-10-10第三季度銷售總結(jié)會2023-10-1214:00-16:00301會議室銷售部全體、*張總銷售業(yè)績匯報、下季度計劃投影儀、麥克風(fēng)**張總表2-2外部接待申請表申請日期來訪單位人數(shù)職務(wù)來訪目的時間接待人員特殊需求申請人2023-10-11ABC科技有限公司5人總經(jīng)理、市場總監(jiān)合作洽談2023-10-139:00-11:00、趙六需雙語翻譯*錢七四、管理要點會議室使用遵循“先申請、后使用”原則，避免重復(fù)預(yù)訂；外部接待需注意禮儀規(guī)范（著裝、言談、舉止），維護(hù)企業(yè)形象；會議資料涉密時，需標(biāo)注“保密”字樣，會后收回或銷毀；接待費用需符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，超支部分需提前申請審批。第三章固定資產(chǎn)管理一、適用情境固定資產(chǎn)新增采購（電腦、打印機(jī)、辦公家具等）；固定資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥（部門間轉(zhuǎn)移、人員調(diào)動）；固定資產(chǎn)報廢（設(shè)備損壞、使用年限到期）。二、操作流程（一）固定資產(chǎn)新增流程需求申請：部門因工作需要新增資產(chǎn)時，提交《固定資產(chǎn)新增申請表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估金額、用途及申請人。審批與采購：部門負(fù)責(zé)人審核需求合理性；行政部根據(jù)采購流程（比價、招標(biāo)）進(jìn)行采購，簽訂采購合同。入庫驗收：資產(chǎn)到貨后，行政部、財務(wù)部、需求部門共同驗收，核對資產(chǎn)型號、數(shù)量、質(zhì)量；驗收合格后，填寫《固定資產(chǎn)驗收單》，粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（編號、部門、日期）。登記入賬：行政部將資產(chǎn)信息錄入《固定資產(chǎn)臺賬》，財務(wù)部進(jìn)行資產(chǎn)入賬處理。（二）固定資產(chǎn)調(diào)撥流程調(diào)撥申請：因部門調(diào)整或人員調(diào)動需調(diào)撥資產(chǎn)時，原使用部門提交《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》，注明資產(chǎn)編號、名稱、調(diào)撥原因、接收部門及接收人。審批與交接：原使用部門及接收部門負(fù)責(zé)人審批；行政部監(jiān)督資產(chǎn)交接，雙方核對資產(chǎn)狀態(tài)并簽字確認(rèn)。臺賬更新：行政部更新《固定資產(chǎn)臺賬》中的使用部門及使用人信息，同步通知財務(wù)部。（三）固定資產(chǎn)報廢流程報廢申請：資產(chǎn)使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》，注明資產(chǎn)編號、名稱、報廢原因（損壞/到期）、使用年限及當(dāng)前狀態(tài)。鑒定與審批：行政部組織技術(shù)人員鑒定資產(chǎn)是否可修復(fù)或符合報廢條件；鑒定通過后，報總經(jīng)理審批。處置與銷賬：行政部聯(lián)系回收單位處置報廢資產(chǎn)（如廢品變賣），保留處置憑證；財務(wù)部根據(jù)處置憑證進(jìn)行銷賬處理，行政部更新《固定資產(chǎn)臺賬》。三、相關(guān)表單模板表3-1固定資產(chǎn)新增申請表申請日期資產(chǎn)名稱規(guī)格數(shù)量預(yù)估金額用途申請人部門負(fù)責(zé)人2023-10-12聯(lián)想臺式電腦ThinkCentreM7002臺6000元新員工入職*孫八*周九表3-2固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表申請日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱原使用部門接收部門調(diào)撥原因接收人雙方簽字2023-10-13BG-2023-005打印機(jī)銷售部市場部部門調(diào)整*吳十鄭一（銷售部）/（市場部）四、管理要點固定資產(chǎn)需粘貼唯一標(biāo)簽，定期盤點（每季度一次），保證賬實相符；資產(chǎn)調(diào)撥需雙方確認(rèn)，避免資產(chǎn)流失；報廢資產(chǎn)需經(jīng)專業(yè)鑒定，嚴(yán)禁私自處置；員工離職時，需辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，未歸還資產(chǎn)不予辦理離職手續(xù)。第四章檔案與文件管理一、適用情境企業(yè)內(nèi)部文件歸檔（制度、合同、會議紀(jì)要、報告等）；檔案借閱與使用（員工查閱歷史文件、外部單位調(diào)檔）；過期檔案銷毀（無保存價值的文件、到期合同）。二、操作流程（一）文件歸檔流程文件分類：行政部根據(jù)文件類型（行政類、財務(wù)類、人力資源類、業(yè)務(wù)類）及密級（公開、內(nèi)部、秘密）進(jìn)行分類。整理與編號：文件需去除夾子、回形針等金屬物，按時間順序排序；行政部編制檔案編號（如“XZ-2023-001”，XZ代表行政類，2023為年份，001為流水號）。錄入與歸檔：將檔案信息錄入《檔案管理臺賬》（包含編號、名稱、密級、歸檔日期、存放位置）；將文件存入檔案盒，標(biāo)注檔案名稱及編號，存放于指定檔案柜（秘密檔案需加鎖保管）。定期移交：每季度末，行政部將檔案移交至企業(yè)檔案室，辦理交接手續(xù)。（二）檔案借閱流程借閱申請：員工借閱檔案時，提交《檔案借閱申請表》，注明檔案名稱、編號、借閱原因、借閱期限及申請人。審批與登記：公開檔案：部門負(fù)責(zé)人審批；內(nèi)部/秘密檔案：分管副總審批；審批通過后，行政部在《檔案借閱登記表》中記錄借閱信息，借閱人簽字確認(rèn)。使用與歸還：借閱人需在指定區(qū)域查閱檔案，不得涂改、抽取、拆散；借閱到期后，及時歸還，行政部檢查檔案完整性，注銷借閱記錄。（三）檔案銷毀流程鑒定與審批：行政部每年底組織檔案鑒定，對到期檔案評估是否具有保存價值；無保存價值的檔案編制《檔案銷毀清單》，報總經(jīng)理審批。銷毀與監(jiān)督：由行政部、財務(wù)部共同監(jiān)督銷毀過程（如焚燒、碎紙），保證信息無法恢復(fù)；銷毀完成后，填寫《檔案銷毀記錄表》，簽字確認(rèn)并存檔。三、相關(guān)表單模板表4-1檔案管理臺賬檔案編號檔案名稱密級歸檔日期存放位置保管期限備注XZ-2023-001企業(yè)管理制度匯編內(nèi)部2023-01-15檔案柜A-01長期含2023年修訂版CW-2022-005年度財務(wù)報告秘密2022-12-31檔案柜B-0510年已審計表4-2檔案借閱申請表申請日期檔案名稱檔案編號借閱原因借閱期限申請人部門負(fù)責(zé)人審批人2023-10-142022年度項目總結(jié)報告XM-2022-008項目復(fù)盤參考3個工作日*馮十一*陳十二*楊十三四、管理要點檔案存放需防火、防潮、防蟲、防盜，定期檢查存放環(huán)境；借閱檔案需嚴(yán)格審批，秘密檔案僅限指定人員查閱；電子檔案需定期備份（每月一次），防止數(shù)據(jù)丟失；銷毀檔案需兩人以上監(jiān)督，嚴(yán)禁私自丟棄或外傳。第五章辦公采購管理一、適用情境日常辦公用品采購（筆、本、打印紙、文件夾等）；固定資產(chǎn)采購（電腦、打印機(jī)、辦公家具等）；緊急采購（突發(fā)需求，如會議臨時需采購物資）。二、操作流程（一）日常辦公用品采購流程需求統(tǒng)計：每月25日前，各部門提交《辦公用品需求表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途。匯總與審批：行政部匯總各部門需求，編制《月度采購計劃》，報行政經(jīng)理審批。供應(yīng)商選擇與下單：行政部根據(jù)“比質(zhì)比價”原則選擇供應(yīng)商（至少3家報價，優(yōu)先選擇長期合作供應(yīng)商）；確定供應(yīng)商后，下達(dá)采購訂單，明確交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及付款方式。驗收入庫：物品到貨后，行政部核對訂單與實物，檢查數(shù)量、質(zhì)量；驗收合格后，填寫《辦公用品驗收單》，辦理入庫手續(xù)，更新《辦公用品庫存臺賬》。發(fā)放登記：各部門憑《領(lǐng)料單》領(lǐng)用辦公用品，行政部登記領(lǐng)用信息，每月公示庫存情況。（二）緊急采購流程需求申請：部門因突發(fā)情況需緊急采購時，提交《緊急采購申請表》，注明物品名稱、數(shù)量、緊急原因及期望交貨時間。審批與執(zhí)行：部門負(fù)責(zé)人及分管副總審批；行政部pass月度計劃，直接聯(lián)系供應(yīng)商下單，保證24小時內(nèi)到貨（如本地供應(yīng)商）。驗收入庫與補錄：緊急采購物品到貨后，按常規(guī)流程驗收，1個工作日內(nèi)補錄《月度采購計劃》。三、相關(guān)表單模板表5-1辦公用品月度需求表部門物品名稱規(guī)格數(shù)量用途需求人市場部A4打印紙80g10包會議資料打印*楚十四財務(wù)部憑證裝訂機(jī)-1臺憑證整理*魏十五表5-2緊急采購申請表申請日期物品名稱規(guī)格數(shù)量緊急原因期望交貨時間申請人審批人2023-10-15投影儀燈泡EpsonCB-X051個會議中燈泡損壞當(dāng)天17:00前*蔣十六*沈十七四、管理要點采購需遵守“貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉”原則，杜絕人情采購；緊急采購需嚴(yán)格控制頻次，避免影響常規(guī)采購計劃；辦公用品庫存需定期盤點（每月一次），防止積壓或短缺；采購發(fā)票需與訂單、驗收單一致，財務(wù)部方可報銷。第六章差旅與接待管理一、適用情境國內(nèi)差旅安排（員工出差、客戶拜訪、項目考察）；國外差旅安排（海外會議、國際業(yè)務(wù)對接）；內(nèi)部員工接待（總部檢查、兄弟單位交流）。二、操作流程（一）國內(nèi)差旅流程出差申請：員工出差前提前3個工作日提交《出差申請表》，注明出差事由、時間、地點、行程安排、交通工具及預(yù)算。審批與預(yù)訂：部門負(fù)責(zé)人審批出差必要性及預(yù)算合理性；審批通過后，行政部協(xié)助預(yù)訂機(jī)票/火車票、酒店（優(yōu)先協(xié)議酒店），預(yù)訂信息反饋至員工。差旅執(zhí)行：員工憑出差通知報銷交通、住宿費用，超支部分需說明原因；出差期間，保持與部門聯(lián)系，每日匯報工作進(jìn)展。報銷結(jié)算：出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)，員工提交《差旅報銷單》及發(fā)票（發(fā)票抬頭為企業(yè)全稱），財務(wù)部審核無誤后辦理報銷。（二）國外差旅流程申請與審批：員工提前10個工作日提交《國外差旅申請表》，注明出差事由、國家/地區(qū)、時間、行程及預(yù)算，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理三級審批。手續(xù)辦理：行政部協(xié)助辦理簽證、機(jī)票、酒店預(yù)訂，購買境外保險（保額不低于50萬元）。差旅管理：出差期間，員工需遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，每日向部門負(fù)責(zé)人匯報行程，緊急情況聯(lián)系行政部或企業(yè)駐外機(jī)構(gòu)。報銷與總結(jié)：出差結(jié)束后10個工作日內(nèi)，員工提交《差旅報銷單》及境外消費憑證（需翻譯成中文），財務(wù)部審核后報銷；同時提交《國外差旅總結(jié)報告》，匯報出差成果。三、相關(guān)表單模板表6-1國內(nèi)差旅申請表申請日期姓名部門出差事由時間地點交通工具預(yù)算（元）申請人審批人2023-10-16*韓十八銷售部客戶拜訪2023-10-18-10-20上海高鐵2000*楊十九*張總表6-2差旅報銷單報銷人部門出差時間出差地點費用類型金額（元）發(fā)票號碼備注*韓十八銷售部2023-10-18-10-20上海交通費（高鐵）8005678上海-北京往返住宿費120087654321協(xié)議酒店2晚四、管理要點差旅交通需優(yōu)先選擇公共交通（高鐵/飛機(jī)），緊急情況可乘坐出租車（需注明原因）；住宿標(biāo)準(zhǔn)需符合企業(yè)規(guī)定（如一線城市不超過400元/晚），超標(biāo)部分自理；國外差旅需提前進(jìn)行安全風(fēng)險評估，購買境外保險；差旅報銷需在規(guī)定時間內(nèi)提交，逾期不予受理。第七章安全與應(yīng)急管理一、適用情境日常安全管理（消防安全、用電安全、門禁管理）；突發(fā)事件處理（火災(zāi)、突發(fā)疾病、自然災(zāi)害）；應(yīng)急演練組織（消防演練、疏散演練）。二、操作流程（一）日常安全管理流程安全檢查：每日下班前，各部門員工檢查本區(qū)域電源、門窗、消防設(shè)施是否關(guān)閉/正常；每周五，行政部組織全公司安全檢查（重點檢查消防通道、滅火器、配電箱），填寫《安全檢查記錄表》。隱患整改：檢查中發(fā)覺安全隱患（如消防通道堵塞、滅火器過期），行政部下發(fā)《安全隱患整改通知單》，明確整改責(zé)任人及期限；整改完成后，行政部復(fù)查合格后方可關(guān)閉問題。門禁管理：員工憑工卡刷卡進(jìn)入辦公區(qū)域，外來人員需登記身份證信息并由員工陪同進(jìn)入；門禁卡丟失需及時掛失，補辦需繳納工本費50元/張。（二）突發(fā)事件處理流程（以火災(zāi)為例）事件上報：發(fā)覺火情后，第一目擊者立即撥打內(nèi)部報警電話（分機(jī)號8888），報告火情位置及燃燒物，同時啟動手動報警器。應(yīng)急響應(yīng)：行政部接到報警后，立即啟動《火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案》，組織疏散（引導(dǎo)員工沿消防通道撤離