供應業(yè)務審計制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法》《中華人民共和國反不正當競爭法》《中華人民共和國招標投標法》等國家相關法律法規(guī)，參照行業(yè)內(nèi)供應鏈管理最佳實踐，并結(jié)合集團母公司關于企業(yè)風險防控及合規(guī)管理的總體要求，同時響應企業(yè)內(nèi)部強化供應鏈治理、提升運營效率、防范重大風險的內(nèi)在需求而制定。制度旨在通過規(guī)范化的審計與管控機制，確保供應業(yè)務全流程符合法律法規(guī)及內(nèi)部管理標準，有效識別、評估、應對及化解潛在風險，保障企業(yè)資產(chǎn)安全與市場聲譽。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬各單位（含子公司、分公司及項目團隊）及其全體員工在供應鏈管理、采購執(zhí)行、供應商關系、合同履約等所有涉及供應業(yè)務的場景。具體適用范圍包括但不限于：（一）采購需求識別與審批；（二）供應商資質(zhì)審查與選擇；（三）招標與投標活動組織；（四）合同簽訂與執(zhí)行監(jiān)督；（五）物資驗收與入庫管理；（六）付款與結(jié)算復核；（七）供應商績效評估與優(yōu)化。第三條本制度涉及以下核心術語定義：（一）“XX專項管理”：指為防范供應鏈領域特定風險而建立的一整套管理方法與制度體系，涵蓋風險識別、評估、預警、處置及持續(xù)改進的全過程，以保障業(yè)務合規(guī)性及供應鏈韌性。其外延包括但不限于供應商準入管理、采購流程規(guī)范、合同風險控制、廉潔從業(yè)管理等子模塊。（二）“XX風險”：指在供應業(yè)務中可能引發(fā)資產(chǎn)損失、法律糾紛、聲譽損害或運營中斷的不確定性事件，按嚴重程度可分為一般風險（如輕微流程瑕疵）、重大風險（如供應商資質(zhì)造假、商業(yè)賄賂）及系統(tǒng)性風險（如全球供應鏈中斷）。（三）“XX合規(guī)”：指供應業(yè)務活動嚴格遵循法律法規(guī)、行業(yè)準則及內(nèi)部管理制度要求的狀態(tài)，其核心要素包括程序合規(guī)（如招標文件編制合規(guī)）、交易合規(guī)（如禁止利益輸送）、信息披露合規(guī)（如財務數(shù)據(jù)真實完整）。第四條供應業(yè)務XX專項管理應遵循以下原則：（一）全面覆蓋：確保所有供應業(yè)務場景納入管理范圍，不留盲區(qū)；（二）責任到人：明確各層級、各部門及崗位的XX管理職責，做到權責清晰；（三）風險導向：優(yōu)先管控高風險環(huán)節(jié)，動態(tài)調(diào)整管理資源投入；（四）持續(xù)改進：通過審計與評估，定期優(yōu)化管理體系與操作流程；（五）協(xié)同聯(lián)動：加強供應鏈上下游風險共防與信息共享。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對供應業(yè)務XX專項管理承擔第一責任，負責頂層設計、資源保障及重大風險決策；分管領導為直接責任人，負責制度落實、組織協(xié)調(diào)及日常監(jiān)督。第六條設立公司XX專項管理領導小組，由公司主要負責人牽頭，分管領導任副組長，成員包括總部職能部門負責人及下屬單位主要負責人。領導小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌審議XX專項管理制度及重大風險應對方案；（二）協(xié)調(diào)跨部門、跨單位的XX管理協(xié)同事宜；（三）監(jiān)督評估XX管理體系的運行成效；（四）定期聽取專項審計報告并提出改進要求。第七條明確XX專項管理職責分工如下：（一）牽頭部門（如供應鏈管理部）：1.負責XX專項管理制度建設與修訂；2.主導供應鏈領域風險識別與分級；3.組織XX管理培訓與宣貫；4.指導下屬單位XX管理實踐；5.編制XX管理年度報告。（二）專責部門（如法務合規(guī)部、內(nèi)審部）：1.負責XX業(yè)務合規(guī)性審核；2.優(yōu)化采購合同模板及流程節(jié)點；3.專項風險事件調(diào)查與處置；4.提供XX管理法律支持。（三）業(yè)務部門/下屬單位：1.落實XX管理要求至具體業(yè)務環(huán)節(jié)；2.開展日常供應商風險排查；3.記錄并上報XX管理異常情況；4.參與供應商績效評估。第八條基層執(zhí)行崗位（如采購專員、合同管理員）需履行以下合規(guī)責任：（一）嚴格按流程操作，不得擅自簡化或跳過審批環(huán)節(jié)；（二）在發(fā)現(xiàn)XX管理缺陷或風險線索時，立即向直接上級報告；（三）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人在XX管理中的法律責任；（四）配合專項審計與調(diào)查，提供真實完整資料。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條采購需求管理：（一）業(yè)務操作標準：采購需求必須基于實際業(yè)務需求，經(jīng)業(yè)務部門填寫《采購申請單》后，按權限逐級審批；嚴禁超預算采購及無預算采購。（二）禁止行為：嚴禁通過虛構需求方式套取采購資源；嚴禁將集中采購項目拆分為分散采購規(guī)避監(jiān)管。（三）重點防控點：關注需求提報的及時性、必要性，防止人為干預導致采購資源浪費。第十條供應商盡職調(diào)查：（一）業(yè)務操作標準：新供應商需提交營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、行業(yè)資質(zhì)等材料，并由法務合規(guī)部、供應鏈管理部聯(lián)合核查；涉及核心物資的供應商需開展實地考察。（二）禁止行為：嚴禁向特定供應商支付不合理的“保證金”或“誠意金”；嚴禁因人情關系規(guī)避供應商資質(zhì)審查。（三）重點防控點：警惕供應商背景異常（如關聯(lián)方集中壟斷、歷史違規(guī)記錄），建立供應商黑名單制度。第十一條招標與投標管理：（一）業(yè)務操作標準：公開招標項目須在指定平臺發(fā)布招標公告，投標文件需符合格式要求；評標過程由獨立評標委員會實施，結(jié)果經(jīng)領導小組審定。（二）禁止行為：嚴禁評標專家與特定投標人存在利益關系；嚴禁泄露標底或泄露評標結(jié)果。（三）重點防控點：審查招標文件條款是否公平合理，防止設置排他性技術參數(shù)。第十二條合同簽訂與履行：（一）業(yè)務操作標準：合同條款需經(jīng)法務合規(guī)部審核，重大合同需法律顧問參與談判；合同簽訂后3日內(nèi)完成歸檔。（二）禁止行為：嚴禁簽訂“陰陽合同”或附加違反法律法規(guī)的違約責任；嚴禁在合同中約定回扣條款。（三）重點防控點：監(jiān)控合同履約過程中的變更簽證，防止因管理疏漏引發(fā)糾紛。第十三條物資驗收與入庫：（一）業(yè)務操作標準：倉庫需核對采購訂單、送貨單及實物信息，驗收合格后簽章入庫；不合格物資需拍照留證并啟動索賠流程。（二）禁止行為：嚴禁為完成驗收指標而隱瞞質(zhì)量問題；嚴禁未經(jīng)審批擅自處置不合格物資。（三）重點防控點：強化供應商交付質(zhì)量管控，建立違約供應商處罰機制。第十四條付款與結(jié)算復核：（一）業(yè)務操作標準：財務部門需核驗合同發(fā)票、驗收單等憑證后支付款項；大額支付需經(jīng)主管領導審批。（二）禁止行為：嚴禁虛構發(fā)票套取資金；嚴禁擅自改變付款周期或金額。（三）重點防控點：監(jiān)控異常付款模式（如短時間集中支付、關聯(lián)方集中收款），及時預警資金風險。第十五條供應商績效評估：（一）業(yè)務操作標準：每年對核心供應商開展綜合評分，評分結(jié)果用于優(yōu)化供應商結(jié)構；不達標供應商列入整改或淘汰名單。（二）禁止行為：嚴禁通過干預評分結(jié)果實現(xiàn)供應商利益輸送；嚴禁將供應商績效與不當利益掛鉤。（三）重點防控點：確保評估指標客觀公正，引入第三方評估機構提高公信力。第十六條廉潔從業(yè)管理：（一）業(yè)務操作標準：所有采購人員需簽署廉潔承諾書，重大采購活動實行“雙隨機”監(jiān)督；禁止接受供應商超出正常商務范圍的招待。（二）禁止行為：嚴禁以職務便利索取或收受供應商賄賂；嚴禁利用采購資源謀取私利。（三）重點防控點：建立供應商廉潔檔案，定期開展廉潔風險排查。第四章專項管理運行機制第十七條制度動態(tài)更新機制：（一）牽頭部門每年牽頭評估制度有效性，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》等法規(guī)修訂情況及業(yè)務變化，提出修訂建議；（二）領導小組每年審議修訂草案，重大修訂需提交公司董事會批準；（三）制度修訂后30日內(nèi)完成全員宣貫，并同步更新系統(tǒng)操作手冊。第十八條風險識別預警機制：（一）牽頭部門聯(lián)合各業(yè)務部門每季度開展供應鏈風險排查，形成《XX風險清單》并報領導小組備案；（二）對重大風險（如供應商集中破產(chǎn)、地緣政治沖突）實行“零報告”制度，必要時啟動應急預案；（三）風險預警信息通過公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布，相關單位需在2日內(nèi)制定應對措施。第十九條合規(guī)審查機制：（一）采購業(yè)務必須經(jīng)“合規(guī)審查崗”簽批，未經(jīng)簽批的流程不得執(zhí)行；（二）重大采購項目需提交《合規(guī)審查報告》，由領導小組集體決策；（三）審查結(jié)果納入供應商及個人的績效考核，違規(guī)行為按制度處罰。第二十條風險應對機制：（一）一般風險由業(yè)務部門自行處置，處置方案報牽頭部門備案；（二）重大風險由領導小組成立專項工作組，制定“一案三制”（處置方案、責任分工、應急預案）；（三）風險事件處置過程需全程記錄，處置結(jié)果經(jīng)內(nèi)審部復核。第二十一條責任追究機制：（一）違規(guī)情形：未按制度操作、隱瞞風險事件、違反廉潔要求等；（二）處罰標準：警告、通報批評、績效扣分、降級、解除勞動合同，涉嫌違法的移交司法機關；（三）聯(lián)動機制：違規(guī)行為同時計入個人征信檔案及部門評優(yōu)指標。第二十二條評估改進機制：（一）每年由內(nèi)審部牽頭開展XX管理體系有效性評估，形成《評估報告》并提交領導小組；（二）評估結(jié)果用于優(yōu)化制度流程，連續(xù)2年評估得分低于80分的單位需進行專項整改；（三）評估發(fā)現(xiàn)的問題納入公司年度管理目標責任書。第五章專項管理保障措施第二十三條組織保障：（一）各級領導干部需在季度會議上匯報XX管理履職情況；（二）牽頭部門設立XX管理辦公室，配備專職工作人員；（三）下屬單位需明確分管領導及牽頭部門，確保制度執(zhí)行落地。第二十四條考核激勵機制：（一）XX合規(guī)情況占部門年度考核權重不低于20%，個人考核結(jié)果與晉升掛鉤；（二）設立“XX管理創(chuàng)新獎”，對優(yōu)化制度流程的團隊給予獎勵；（三）連續(xù)3年無重大XX事件的單位，優(yōu)先推薦參與集團評優(yōu)。第二十五條培訓宣傳機制：（一）新員工入職須完成XX管理基礎培訓，考核合格后方可上崗；（二）每年6月開展專題培訓，重點解讀法規(guī)政策及典型案例；（三）制作《XX管理手冊》并發(fā)放至各崗位，內(nèi)容定期更新。第二十六條信息化支撐：（一）開發(fā)XX管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購流程電子化、風險預警智能化；（二）系統(tǒng)需具備供應商黑名單自動攔截、異常交易實時監(jiān)控功能；（三）每年投入XX管理專項預算，確保系統(tǒng)升級與維護。第二十七條文化建設：（一）公司內(nèi)部網(wǎng)開設“XX合規(guī)”專欄，定期發(fā)布制度解讀及案例警示；（二）每年簽署全員合規(guī)承諾書，內(nèi)容納入個人電子檔案；（三）設立“XX管理金點子”征集活動，鼓勵員工提出改進建議。第二十八條報告制度：（一）風險事件報告：事發(fā)單位2小時內(nèi)上報牽頭部門，重大事件立即啟動跨單位協(xié)同處置；（二）年度管理報告：牽頭部門每