供應(yīng)商入庫制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法》《中華人民共和國反不正當(dāng)競爭法》《中華人民共和國合同法》等國家相關(guān)法律法規(guī)，參照《XX行業(yè)管理準(zhǔn)則》《XX集團(tuán)母公司內(nèi)部控制管理辦法》等行業(yè)及集團(tuán)規(guī)定，結(jié)合公司內(nèi)部供應(yīng)鏈管理實際需求，為防控供應(yīng)商入庫環(huán)節(jié)的專項風(fēng)險、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提升管理效能，制定本制度。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬各單位及全體員工在供應(yīng)商入庫管理活動中的行為規(guī)范，涵蓋供應(yīng)商信息收集、資質(zhì)審核、合同簽訂、入庫驗收、績效評估等全流程管理場景。第三條本制度中下列術(shù)語含義：（一）“XX專項管理”指公司針對供應(yīng)商入庫環(huán)節(jié)的風(fēng)險識別、防控、處置及持續(xù)優(yōu)化的系統(tǒng)性管理活動。（二）“XX風(fēng)險”指供應(yīng)商資質(zhì)不符、產(chǎn)品質(zhì)量問題、廉潔合規(guī)風(fēng)險等可能對公司經(jīng)營造成損害的潛在風(fēng)險。（三）“XX合規(guī)”指供應(yīng)商入庫管理活動嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度要求，確保管理行為的合法性與合理性。（四）“XX管理閉環(huán)”指從風(fēng)險識別到整改落實、效果驗證的全流程閉環(huán)管理機制。第四條供應(yīng)商入庫管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則，確保所有入庫供應(yīng)商均納入制度管理范疇；（二）責(zé)任到人原則，明確各層級、各崗位的管理職責(zé)；（三）風(fēng)險導(dǎo)向原則，重點關(guān)注高風(fēng)險供應(yīng)商及關(guān)鍵環(huán)節(jié)管控；（四）持續(xù)改進(jìn)原則，定期評估管理效果并優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司供應(yīng)商入庫管理工作的全面負(fù)責(zé)，承擔(dān)第一責(zé)任人的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)直接責(zé)任，負(fù)責(zé)組織制定管理制度、監(jiān)督執(zhí)行情況及重大風(fēng)險處置。第六條設(shè)立“供應(yīng)商入庫管理專項領(lǐng)導(dǎo)小組”（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括財務(wù)部、法務(wù)部、采購部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組職能包括：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)供應(yīng)商入庫管理工作、審議重大風(fēng)險處置方案、監(jiān)督考核各責(zé)任主體履職情況。第七條明確以下三類主體職責(zé)：（一）采購部為牽頭部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌供應(yīng)商入庫制度建設(shè)、風(fēng)險識別與評估、供應(yīng)商資質(zhì)審核、合同模板管理、培訓(xùn)宣貫及績效考核；（二）法務(wù)部為專責(zé)部門，負(fù)責(zé)審核供應(yīng)商資質(zhì)文件的法律合規(guī)性、合同條款的法律風(fēng)險、處理合規(guī)爭議及提供法律支持；（三）各業(yè)務(wù)部門及下屬單位為業(yè)務(wù)執(zhí)行主體，負(fù)責(zé)落實本領(lǐng)域供應(yīng)商入庫管理要求、開展日常風(fēng)險排查、執(zhí)行入庫驗收標(biāo)準(zhǔn)、反饋供應(yīng)商績效信息。第八條基層執(zhí)行崗位包括但不限于采購專員、倉庫管理員、質(zhì)檢人員等，其職責(zé)包括：（一）嚴(yán)格按照制度要求執(zhí)行供應(yīng)商入庫操作，確保業(yè)務(wù)行為符合合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)；（二）如實記錄業(yè)務(wù)操作過程，妥善保管相關(guān)文件資料；（三）發(fā)現(xiàn)異常情況或潛在風(fēng)險時，及時向?qū)Ｘ?zé)部門報告，并配合調(diào)查處置。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條供應(yīng)商信息收集與盡職調(diào)查供應(yīng)商入庫前，采購部應(yīng)通過官方渠道（如企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、行業(yè)黑名單庫）核實供應(yīng)商基本信息，重點關(guān)注企業(yè)注冊合法合規(guī)性、經(jīng)營狀態(tài)穩(wěn)定性、信用記錄完整性。對涉及重大采購的供應(yīng)商，需開展第三方征信或?qū)嵉乜疾?，形成盡職調(diào)查報告存檔備查。第十條資質(zhì)審核與合規(guī)要求供應(yīng)商入庫必須提供以下資質(zhì)文件并經(jīng)法務(wù)部審核確認(rèn)：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)準(zhǔn)入許可證、生產(chǎn)或服務(wù)能力證明、安全生產(chǎn)資質(zhì)（如適用）、納稅及社保合規(guī)證明。資質(zhì)文件需在有效期范圍內(nèi)，且不存在法律糾紛或行政處罰記錄。第十一條招標(biāo)采購流程規(guī)范（一）采購金額超過XX萬元的供應(yīng)商選擇，必須采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)方式，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批；（二）招標(biāo)文件需明確技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、商務(wù)條款、評審規(guī)則，確保過程公開透明；（三）中標(biāo)結(jié)果需公示X日，接受員工監(jiān)督，無異議后方可簽訂合同。第十二條合同簽訂與履約管理（一）合同條款應(yīng)包含質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨周期、違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等核心內(nèi)容，并由法務(wù)部進(jìn)行法律風(fēng)險審核；（二）供應(yīng)商需在合同簽訂后X日內(nèi)提供履約保證金或保函（金額根據(jù)風(fēng)險評估確定）；（三）采購部需建立合同履約跟蹤機制，每月評估供應(yīng)商交付準(zhǔn)時率、質(zhì)量合格率等指標(biāo)。第十三條入庫驗收與質(zhì)量管控（一）倉庫管理員需依據(jù)采購訂單、質(zhì)檢報告等核對到貨數(shù)量、規(guī)格型號，并配合質(zhì)檢部門進(jìn)行抽樣檢測；（二）發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的，需及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜，并形成質(zhì)量異常報告；（三）對關(guān)鍵物料建立溯源機制，記錄供應(yīng)商批次號、生產(chǎn)日期、檢測數(shù)據(jù)等信息。第十四條廉潔風(fēng)險防控（一）嚴(yán)禁采購人員接受供應(yīng)商任何形式的禮金、禮品或宴請；（二）供應(yīng)商不得以任何名義向采購人員提供有價證券、旅游娛樂等利益輸送；（三）對金額超過XX萬元的采購項目，需執(zhí)行雙人復(fù)核制度。第十五條持續(xù)績效評估（一）采購部每季度組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部對供應(yīng)商履約情況、質(zhì)量表現(xiàn)、價格競爭力等進(jìn)行評分；（二）評估結(jié)果作為供應(yīng)商分級分類管理的主要依據(jù)，優(yōu)秀供應(yīng)商可優(yōu)先獲得合作機會；（三）對連續(xù)兩次評估不合格的供應(yīng)商，需啟動淘汰機制并分析改進(jìn)方案。第四章專項管理運行機制第十六條制度動態(tài)更新機制（一）采購部每年X月組織評估制度適用性，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整提出修訂建議；（二）涉及重大制度調(diào)整的，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后印發(fā)實施，并開展全員宣貫；（三）定期收集業(yè)務(wù)部門反饋，將實踐中的有效做法轉(zhuǎn)化為制度條款。第十七條風(fēng)險識別預(yù)警機制（一）采購部每月編制供應(yīng)商風(fēng)險清單，對資質(zhì)異常、違約頻次高的供應(yīng)商實施重點監(jiān)控；（二）法務(wù)部每季度分析行業(yè)合規(guī)風(fēng)險趨勢，發(fā)布預(yù)警通知；（三）建立風(fēng)險預(yù)警等級標(biāo)準(zhǔn)：紅色（重大風(fēng)險）、橙色（較大風(fēng)險）、黃色（一般風(fēng)險），并匹配相應(yīng)管控措施。第十八條合規(guī)審查機制（一）將供應(yīng)商入庫審查嵌入以下關(guān)鍵節(jié)點：供應(yīng)商準(zhǔn)入階段、合同簽訂前、重大采購審批中、履約驗收時；（二）未經(jīng)合規(guī)審查的供應(yīng)商，不得簽訂采購合同；（三）審查中發(fā)現(xiàn)問題的，需立即停止入庫并要求供應(yīng)商整改，整改通過前不得繼續(xù)合作。第十九條風(fēng)險應(yīng)對機制（一）一般風(fēng)險由采購部牽頭處置，重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組成立專項工作組協(xié)同處理；（二）突發(fā)事件需在X小時內(nèi)啟動應(yīng)急流程，涉及金額超過XX萬元的需上報公司主要負(fù)責(zé)人；（三）明確責(zé)任部門與協(xié)同部門，建立風(fēng)險處置臺賬并定期復(fù)盤。第二十條責(zé)任追究機制（一）違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)：如采購人員收受回扣的，按公司《員工違規(guī)處理辦法》處理；（二）對供應(yīng)商違規(guī)行為的，依法解除合同并列入黑名單，情節(jié)嚴(yán)重的可向司法部門舉報；（三）將責(zé)任追究結(jié)果納入績效考核，連續(xù)兩次違規(guī)的直接責(zé)任人不得晉升。第二十一條評估改進(jìn)機制（一）每年X月組織供應(yīng)商管理效果評估，考核指標(biāo)包括入庫及時率、質(zhì)量合格率、投訴率等；（二）通過數(shù)據(jù)分析識別制度漏洞，如某個環(huán)節(jié)投訴率持續(xù)偏高，需重點優(yōu)化；（三）評估報告需提交領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并轉(zhuǎn)化為制度修訂方案。第五章專項管理保障措施第二十二條組織保障（一）公司主要負(fù)責(zé)人每年聽取供應(yīng)商管理工作匯報，解決重大障礙；（二）分管領(lǐng)導(dǎo)每周召開協(xié)調(diào)會，解決跨部門協(xié)作問題；（三）采購部設(shè)立專項管理崗位，配備專業(yè)人才。第二十三條考核激勵機制（一）將供應(yīng)商合規(guī)情況納入部門年度考核，占比不低于X%；（二）對發(fā)現(xiàn)重大風(fēng)險的員工，給予績效加分；（三）評選年度“供應(yīng)商管理先進(jìn)部門/個人”，獎勵金額不低于XX元。第二十四條培訓(xùn)宣傳機制（一）管理層培訓(xùn)：每年X月組織分管領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)最新法規(guī)政策；（二）業(yè)務(wù)培訓(xùn)：新員工必須參加供應(yīng)商管理專項培訓(xùn)，考核合格后方可上崗；（三）定期發(fā)布《供應(yīng)商管理簡報》，通報典型案例及合規(guī)要點。第二十五條信息化支撐（一）開發(fā)供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資質(zhì)文件電子化存檔、風(fēng)險自動預(yù)警、履約數(shù)據(jù)智能分析；（二）系統(tǒng)需與財務(wù)、質(zhì)檢等模塊互聯(lián)，確保數(shù)據(jù)一致性與實時更新；（三）采購部每年X月評估系統(tǒng)運行效果，根據(jù)需求優(yōu)化功能。第二十六條文化建設(shè)（一）編制《供應(yīng)商合規(guī)手冊》，明確雙方權(quán)利義務(wù)及違規(guī)后果；（二）要求供應(yīng)商簽署《合規(guī)承諾書》，將廉潔條款作為合同附件；（三）設(shè)立舉報郵箱，鼓勵員工對違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督。第二十七條報告制度（一）風(fēng)險事件報告：重大風(fēng)險事件需在X小時內(nèi)上報至領(lǐng)導(dǎo)小組，同時抄送法務(wù)部；（二）年度管理報告：每年X月30日前提交《供應(yīng)商管理年度報告》，內(nèi)容包括：1.合規(guī)審查發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況；2.風(fēng)險處置典型案例及經(jīng)驗教訓(xùn)；3.制度優(yōu)化建議及落地效果。第六章附則