2026年劇本殺運(yùn)營(yíng)公司行政檔案借閱管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司行政檔案借閱管理工作，保障行政檔案的完整、安全與有效利用，提高檔案資源共享效率，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合劇本殺運(yùn)營(yíng)公司行政檔案管理實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度所稱(chēng)行政檔案，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各類(lèi)行政類(lèi)文件材料，包括但不限于文書(shū)檔案（公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示批復(fù)、通知公告等）、合同檔案（合作協(xié)議、租賃合同、服務(wù)合同等）、人事檔案（員工基本信息、勞動(dòng)合同、考核記錄等，涉密人事檔案借閱另行規(guī)定）、財(cái)務(wù)檔案（財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、審計(jì)報(bào)告等，涉密財(cái)務(wù)檔案借閱另行規(guī)定）、項(xiàng)目檔案（門(mén)店開(kāi)業(yè)資料、活動(dòng)策劃執(zhí)行檔案等）及其他具有保存價(jià)值的行政類(lèi)資料。本制度所稱(chēng)檔案借閱，是指公司內(nèi)部員工或經(jīng)批準(zhǔn)的外部單位/人員，因工作需要查閱、復(fù)制、借用公司行政檔案的行為。本制度適用于公司各部門(mén)、各門(mén)店及全體員工，所有涉及行政檔案借閱的申請(qǐng)、審核、使用、歸還等相關(guān)工作，均需遵守本制度規(guī)定。外部單位/人員借閱檔案的，參照本制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三條行政檔案借閱管理遵循“合法合規(guī)、安全保密、規(guī)范高效、按需借閱”的原則，在保障檔案安全完整的前提下，優(yōu)化借閱流程，提升檔案利用效率，確保檔案資源服務(wù)于公司經(jīng)營(yíng)管理工作。第四條公司建立“行政部門(mén)統(tǒng)籌牽頭+各部門(mén)協(xié)同配合+審計(jì)部門(mén)監(jiān)督核查”的行政檔案借閱管理體系，明確各部門(mén)及崗位的管理職責(zé)，確保檔案借閱全流程閉環(huán)可控。第五條公司保障行政檔案借閱管理工作所需資源，包括檔案存儲(chǔ)設(shè)施、安全防護(hù)設(shè)備、檔案管理軟件、人員培訓(xùn)等相關(guān)費(fèi)用，納入年度行政預(yù)算，確保足額落實(shí)；同時(shí)建立健全檔案借閱管理臺(tái)賬，完整記錄借閱人信息、檔案信息、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、審核意見(jiàn)等全流程信息，臺(tái)賬保存期限不少于3年，確保全程可追溯。第二章管理職責(zé)第六條行政部門(mén)是公司行政檔案借閱管理的歸口管理部門(mén)，主要職責(zé)：（一）牽頭組織本制度的具體實(shí)施，制定完善檔案分類(lèi)整理標(biāo)準(zhǔn)、借閱審核細(xì)則、檔案安全管理規(guī)范及相關(guān)管理表單；（二）負(fù)責(zé)公司行政檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管等工作，確保檔案分類(lèi)清晰、存儲(chǔ)安全、檢索便捷；（三）負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案借閱的審核、登記、跟蹤、回收等全流程管理工作，嚴(yán)格把控借閱權(quán)限，核實(shí)借閱需求的合理性；（四）負(fù)責(zé)檔案借閱過(guò)程中的安全管理，定期開(kāi)展檔案存儲(chǔ)環(huán)境檢查、檔案完整性核查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處置檔案安全隱患；（五）負(fù)責(zé)檔案借閱管理臺(tái)賬的建立與維護(hù)，定期匯總借閱數(shù)據(jù)，形成檔案利用分析報(bào)告，報(bào)公司管理層備案；（六）負(fù)責(zé)組織開(kāi)展行政檔案借閱相關(guān)培訓(xùn)，提升各部門(mén)人員的檔案管理意識(shí)、安全保密意識(shí)及規(guī)范借閱能力；（七）負(fù)責(zé)按規(guī)定開(kāi)展到期檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，確保檔案銷(xiāo)毀流程合規(guī)、全程可追溯。第七條各部門(mén)主要職責(zé)：（一）配合行政部門(mén)開(kāi)展本部門(mén)相關(guān)行政檔案的收集、整理、移交工作，確保檔案材料真實(shí)、完整、及時(shí)歸檔；（二）負(fù)責(zé)本部門(mén)人員檔案借閱的內(nèi)部初審，核實(shí)借閱需求的真實(shí)性、必要性，引導(dǎo)本部門(mén)人員規(guī)范借閱檔案；（三）督促本部門(mén)借閱人員按時(shí)歸還檔案，及時(shí)提醒逾期未還人員辦理歸還或續(xù)借手續(xù)；（四）教育本部門(mén)人員遵守檔案借閱管理規(guī)定及安全保密要求，避免出現(xiàn)檔案涂改、損毀、泄露等違規(guī)行為。第八條員工主要職責(zé)：（一）嚴(yán)格遵守本制度及檔案借閱相關(guān)規(guī)范，按需申請(qǐng)借閱檔案，如實(shí)說(shuō)明借閱用途；（二）借閱檔案后妥善保管，不得涂改、勾畫(huà)、撕毀、替換檔案內(nèi)容，不得將借閱檔案轉(zhuǎn)借他人或帶離規(guī)定使用范圍；（三）按照規(guī)定期限歸還檔案，如需續(xù)借需提前申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)；（四）發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失、損毀、泄露等問(wèn)題時(shí)，立即停止使用并及時(shí)向行政部門(mén)及所在部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告；（五）離職時(shí)需主動(dòng)清理本人借閱的檔案，確保全部歸還行政部門(mén)后，方可辦理離職手續(xù)。第九條審計(jì)部門(mén)主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)對(duì)行政檔案借閱管理工作進(jìn)行監(jiān)督核查，重點(diǎn)核查借閱流程合規(guī)性、檔案安全管理情況、借閱臺(tái)賬完整性等；（二）定期開(kāi)展檔案借閱管理專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，發(fā)現(xiàn)違規(guī)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，跟蹤整改落實(shí)情況；（三）協(xié)助行政部門(mén)處置檔案借閱過(guò)程中的重大違規(guī)事件，核實(shí)損失情況并提出責(zé)任追究建議。第三章借閱管理第十條借閱條件：（一）內(nèi)部員工借閱檔案需同時(shí)滿(mǎn)足：1.確因工作需要，具有合理的借閱用途；2.經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人初審?fù)猓?.提供本人有效工作證件供行政部門(mén)核實(shí)身份。（二）外部單位/人員（如律師事務(wù)所、審計(jì)機(jī)構(gòu)、合作單位等）借閱檔案需同時(shí)滿(mǎn)足：1.提供加蓋單位公章的正式借閱函，明確借閱事由、借閱檔案范圍及使用期限；2.提供借閱人員有效身份證件；3.經(jīng)公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意；4.與公司簽訂保密協(xié)議，明確檔案使用范圍及保密責(zé)任。（三）以下情況不得借閱檔案：1.借閱用途不明確或與工作無(wú)關(guān)的；2.曾存在檔案借閱逾期未還、涂改損毀檔案等違規(guī)行為，未整改完畢的；3.外部單位/人員未按規(guī)定提供相關(guān)材料或未簽訂保密協(xié)議的；4.檔案本身處于整理、修復(fù)或鑒定階段，暫不具備借閱條件的。第十一條借閱流程：（一）申請(qǐng)：借閱人填寫(xiě)《行政檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)填寫(xiě)借閱人信息、借閱檔案名稱(chēng)及編號(hào)、借閱用途、借閱期限等內(nèi)容，內(nèi)部員工需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字初審；外部單位/人員需附加蓋公章的借閱函及保密協(xié)議。（二）審核：行政部門(mén)收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)材料的完整性、借閱需求的合理性進(jìn)行審核；普通行政檔案（如一般文書(shū)檔案）經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意即可；重要行政檔案（如合同檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等）需經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意；外部單位/人員借閱任何檔案均需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。（三）登記：審核通過(guò)后，行政部門(mén)檔案管理人員核對(duì)借閱檔案信息，在《行政檔案借閱登記臺(tái)賬》中詳細(xì)記錄借閱人信息、檔案信息、借閱時(shí)間、借閱期限、審批意見(jiàn)等內(nèi)容，由借閱人簽字確認(rèn)。（四）領(lǐng)?。簷n案管理人員按登記內(nèi)容向借閱人移交檔案，雙方共同核對(duì)檔案份數(shù)、頁(yè)碼及完整性，確認(rèn)無(wú)誤后，借閱人領(lǐng)取檔案。第十二條借閱期限與續(xù)借：（一）借閱期限：普通行政檔案借閱期限最長(zhǎng)不超過(guò)15個(gè)工作日；重要行政檔案借閱期限最長(zhǎng)不超過(guò)7個(gè)工作日；因特殊工作需要延長(zhǎng)借閱期限的，需提前3個(gè)工作日申請(qǐng)續(xù)借。（二）續(xù)借流程：借閱人填寫(xiě)《行政檔案續(xù)借申請(qǐng)表》，說(shuō)明續(xù)借理由及續(xù)借期限，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人初審、行政部門(mén)審核同意后，方可辦理續(xù)借手續(xù)；續(xù)借次數(shù)最多不超過(guò)1次，續(xù)借期限不得超過(guò)原借閱期限，重要行政檔案原則上不允許續(xù)借。（三）逾期處理：借閱人未按規(guī)定期限歸還檔案且未辦理續(xù)借手續(xù)的，行政部門(mén)應(yīng)在逾期當(dāng)日通過(guò)電話(huà)、郵件等方式提醒借閱人；逾期超過(guò)3個(gè)工作日仍未歸還的，行政部門(mén)向借閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人通報(bào)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人督促歸還；逾期超過(guò)7個(gè)工作日仍未歸還的，按本制度第五章相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。第十三條借閱使用規(guī)范：（一）借閱檔案僅限用于申請(qǐng)載明的工作用途，不得用于其他目的；如需將檔案內(nèi)容用于對(duì)外發(fā)布、合作交流等，需另行辦理審批手續(xù)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可使用。（二）借閱檔案應(yīng)在公司指定場(chǎng)所（如辦公室、會(huì)議室）使用，確因工作需要攜帶檔案外出的，需在借閱申請(qǐng)中說(shuō)明外出事由及地點(diǎn)，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意，且需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)返回并歸還檔案。（三）如需復(fù)制借閱檔案內(nèi)容，需向行政部門(mén)提交《行政檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，說(shuō)明復(fù)制用途及份數(shù)，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，由檔案管理人員統(tǒng)一復(fù)制，復(fù)制件需加蓋行政部門(mén)檔案證明章；嚴(yán)禁借閱人自行復(fù)制、掃描、拍攝檔案內(nèi)容。（四）借閱檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失、損毀、錯(cuò)頁(yè)等問(wèn)題，應(yīng)立即停止使用，不得自行修補(bǔ)或調(diào)整，及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告，由檔案管理人員核實(shí)處理。第四章檔案保管與歸還第十四條歸還流程：（一）借閱人在借閱期限屆滿(mǎn)前，將借閱檔案送至行政部門(mén)，填寫(xiě)《行政檔案歸還登記表》，說(shuō)明檔案使用情況。（二）檔案管理人員核對(duì)檔案份數(shù)、頁(yè)碼、完整性及是否存在涂改、損毀等情況，確認(rèn)無(wú)誤后，在歸還登記表中簽字確認(rèn)，完成歸還手續(xù)。（三）如檔案存在缺失、損毀等問(wèn)題，檔案管理人員應(yīng)立即暫停歸還流程，記錄問(wèn)題詳情，向行政部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，同時(shí)通知借閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人，核實(shí)責(zé)任后按本制度相關(guān)規(guī)定處理。第十五條檔案核查與保管：（一）行政部門(mén)檔案管理人員應(yīng)在檔案歸還后3個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)檔案進(jìn)行再次核查整理，確認(rèn)檔案完整后，按原歸檔位置存放，確保檔案檢索有序。（二）檔案存儲(chǔ)環(huán)境需符合安全要求，配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防磁等設(shè)施，定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境溫濕度，及時(shí)處理安全隱患；電子檔案需存儲(chǔ)在加密服務(wù)器中，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，定期備份數(shù)據(jù)。（三）行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，每季度至少開(kāi)展一次，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性，更新檔案管理臺(tái)賬，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改。第十六條檔案修復(fù)與銷(xiāo)毀：（一）檔案出現(xiàn)輕微損毀（如紙張褶皺、字跡模糊等）的，由檔案管理人員及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，修復(fù)過(guò)程需做好記錄；檔案損毀嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)的，由行政部門(mén)組織鑒定，明確是否需要重新收集或永久保存，鑒定結(jié)果報(bào)公司管理層備案。（二）符合銷(xiāo)毀條件的行政檔案（如超過(guò)保存期限、無(wú)保存價(jià)值的檔案），由行政部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《行政檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)審計(jì)部門(mén)核查、公司管理層審批同意后，組織專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀過(guò)程需做好記錄，留存銷(xiāo)毀清單，相關(guān)人員簽字確認(rèn)，確保檔案銷(xiāo)毀全程可追溯。第五章監(jiān)督管理第十七條公司建立多維度行政檔案借閱監(jiān)督管理機(jī)制，確保制度執(zhí)行合規(guī)、檔案安全可控：（一）日常監(jiān)督：行政部門(mén)每日對(duì)檔案借閱登記臺(tái)賬、檔案存儲(chǔ)環(huán)境、檔案歸還情況進(jìn)行自查，重點(diǎn)核查借閱流程合規(guī)性、檔案完整性，形成日常監(jiān)督記錄；（二）定期檢查：行政部門(mén)每月組織一次檔案借閱管理專(zhuān)項(xiàng)檢查，對(duì)各部門(mén)借閱制度執(zhí)行情況、逾期未還檔案清理情況、檔案安全管理情況等進(jìn)行全面核查，形成專(zhuān)項(xiàng)檢查報(bào)告，明確整改要求及期限；（三）不定期抽查：審計(jì)部門(mén)每季度開(kāi)展一次檔案借閱管理不定期抽查，重點(diǎn)核查借閱審批流程完整性、檔案復(fù)制使用合規(guī)性、借閱費(fèi)用使用情況等，確保制度執(zhí)行的嚴(yán)格性；（四）年度考核：將行政檔案借閱管理工作納入各部門(mén)年度績(jī)效考核體系，對(duì)制度執(zhí)行規(guī)范、未出現(xiàn)違規(guī)問(wèn)題的部門(mén)及個(gè)人給予表彰，對(duì)管理混亂、違規(guī)問(wèn)題較多的部門(mén)及個(gè)人進(jìn)行考核扣分。第十八條監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門(mén)需下達(dá)《行政檔案管理整改通知書(shū)》，明確整改責(zé)任部門(mén)、整改內(nèi)容、整改標(biāo)準(zhǔn)及整改期限；責(zé)任部門(mén)需按時(shí)完成整改，整改完成后向行政部門(mén)提交整改報(bào)告，行政部門(mén)對(duì)整改效果進(jìn)行復(fù)核驗(yàn)收。對(duì)存在重大檔案安全隱患或逾期未完成整改的部門(mén)，公司可暫停該部門(mén)檔案借閱權(quán)限，直至整改合格；情節(jié)嚴(yán)重的，追究相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人的責(zé)任。第六章責(zé)任追究第十九條對(duì)違反本制度規(guī)定，存在以下行為之一的部門(mén)或個(gè)人，公司視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、績(jī)效考核扣分、取消評(píng)優(yōu)資格、罰款等處理；造成公司檔案損毀、丟失或信息泄露，引發(fā)經(jīng)濟(jì)損失或品牌聲譽(yù)損害的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的賠償責(zé)任；構(gòu)成違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理：（一）未經(jīng)審批擅自借閱、復(fù)制、摘抄行政檔案的；（二）借閱檔案后涂改、勾畫(huà)、撕毀、替換檔案內(nèi)容，或擅自轉(zhuǎn)借他人、帶離規(guī)定使用范圍的；（三）未按規(guī)定期限歸還檔案，經(jīng)提醒、督促后仍拒不歸還的；（四）擅自復(fù)制、掃描、拍攝檔案內(nèi)容，或泄露檔案信息的；（五）借閱檔案過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題未及時(shí)報(bào)告，導(dǎo)致檔案損失擴(kuò)大的；（六）未按規(guī)定履行檔案借閱審核職責(zé)，導(dǎo)致違規(guī)借閱的；（七）檔案管理人員未按規(guī)定登記借閱臺(tái)賬、核查檔案完整性，導(dǎo)致檔案丟失、損毀的；（八）擅自銷(xiāo)毀行政檔案，或未按規(guī)定流程銷(xiāo)毀檔案的；（九）拒絕配合監(jiān)督檢查、整改工作，或?qū)Πl(fā)現(xiàn)的問(wèn)題弄虛作假、隱瞞不報(bào)的；（十）其他違反本制度及公司相關(guān)檔案管理規(guī)定的行為。第二十條對(duì)因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)向相關(guān)責(zé)任人追償；給公司品牌聲譽(yù)造成不良影響的，公司有權(quán)采取消除影響、恢復(fù)名譽(yù)等措施，相關(guān)費(fèi)用由責(zé)任人承擔(dān)。第二十一條對(duì)嚴(yán)格遵守本制度、在檔案借閱管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)及個(gè)人，公司給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，包括但不限于通報(bào)表?yè)P(yáng)、績(jī)效考核加分、發(fā)放獎(jiǎng)金等；對(duì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)重大檔案安全隱患并有效處置，避免公司損失的，給予專(zhuān)項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)。第七章附則第二十二條本制度由公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和修訂。第二十三條本制度未盡事宜，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》等國(guó)家相關(guān)法律