醫(yī)院財務(wù)電子管理系統(tǒng)操作規(guī)范一、總則醫(yī)院財務(wù)電子管理系統(tǒng)是整合財務(wù)核算、收支管理、票據(jù)管理、報表分析等功能的核心管理工具，其規(guī)范操作直接關(guān)系到財務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量、資金安全及內(nèi)控體系有效性。為統(tǒng)一操作標準、防范操作風(fēng)險、提升財務(wù)管理效率，依據(jù)《醫(yī)院財務(wù)制度》《會計信息化工作規(guī)范》及醫(yī)院內(nèi)控要求，制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于醫(yī)院所有使用財務(wù)電子管理系統(tǒng)的財務(wù)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)科室經(jīng)辦人員及系統(tǒng)運維人員。二、系統(tǒng)登錄與權(quán)限管理（一）賬號管理1.系統(tǒng)賬號由財務(wù)科聯(lián)合信息管理科統(tǒng)一分配，賬號名稱為員工工號或姓名縮寫（含崗位標識），一人一號，嚴禁共用賬號登錄系統(tǒng)。2.新入職人員需提交賬號開通申請，經(jīng)財務(wù)主管審批、信息科核驗后開通；離職、調(diào)崗人員需在3個工作日內(nèi)完成賬號權(quán)限注銷或調(diào)整，由所在科室提交申請，財務(wù)科確認業(yè)務(wù)交接完成后，信息科執(zhí)行權(quán)限變更。（二）權(quán)限分配1.系統(tǒng)權(quán)限遵循“職責(zé)分離、最小授權(quán)”原則，分為基礎(chǔ)操作權(quán)限（如憑證錄入、票據(jù)登記）、審核權(quán)限（如憑證審核、報表審批）、管理權(quán)限（如系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、權(quán)限分配）三類。2.出納崗權(quán)限：僅限現(xiàn)金、銀行收支錄入、票據(jù)核銷、銀行對賬；會計崗權(quán)限：憑證錄入、修改、科目維護、報表生成；財務(wù)主管崗權(quán)限：憑證審核、報表審批、權(quán)限管理、系統(tǒng)參數(shù)調(diào)整。特殊業(yè)務(wù)需臨時授權(quán)的，需填寫《權(quán)限臨時申請表》，經(jīng)分管院長審批后由信息科開通，有效期不超過7個工作日。（三）登錄安全1.登錄密碼需包含字母（大小寫）、數(shù)字、特殊字符，長度不少于8位，每90天強制更換，禁止使用生日、工號等易猜解信息作為密碼。2.登錄系統(tǒng)后，離開工位需鎖定系統(tǒng)（快捷鍵或菜單鎖定功能）；下班前需正常退出系統(tǒng)，嚴禁直接關(guān)閉瀏覽器或終端設(shè)備。三、日常賬務(wù)操作規(guī)范（一）會計憑證處理1.憑證錄入：摘要需準確描述業(yè)務(wù)內(nèi)容（如“門診西藥收入”“行政辦公費支出”），字數(shù)不超過50字，禁止使用模糊表述（如“費用報銷”需補充具體事項）。會計科目選擇嚴格遵循《醫(yī)院會計制度》及醫(yī)院科目體系，輔助核算項（如項目、部門、患者類型）需完整填寫，確保數(shù)據(jù)可追溯。附件上傳：電子憑證需拍攝清晰（分辨率不低于300dpi）、命名規(guī)范（如“某年某月某日-門診收入-張三-發(fā)票”），上傳后需核對附件與憑證金額、事項一致性，確認無誤后提交。2.憑證審核：審核人員需逐項檢查憑證摘要、科目、金額、附件的合規(guī)性，重點關(guān)注收支合理性（如支出是否超預(yù)算、收入是否與收費系統(tǒng)數(shù)據(jù)匹配）。發(fā)現(xiàn)錯誤需退回錄入人員修改，注明退回原因（如“摘要未明確業(yè)務(wù)類型”“附件缺失審批單”）；審核通過的憑證自動生成記賬憑證，禁止反向操作（如已結(jié)賬月份憑證需調(diào)整的，需走沖銷流程）。（二）收支管理1.收入管理：門診、住院收入需與收費系統(tǒng)數(shù)據(jù)實時對接，每日營業(yè)終了，財務(wù)人員需核對系統(tǒng)收入總額與收費日報表，差異需在2個工作日內(nèi)查明原因（如退費、補錄）。醫(yī)保結(jié)算收入需在醫(yī)保回款到賬后，根據(jù)結(jié)算單拆分統(tǒng)籌、個人支付部分，確?？颇繗w集準確，嚴禁提前確認未到賬收入。2.支出管理：費用支出需執(zhí)行“先審批、后支付”流程，系統(tǒng)錄入時需上傳審批單（如采購申請、費用報銷單），審批人需在系統(tǒng)內(nèi)完成電子簽批或上傳簽批掃描件。工資、社保等固定支出，需由人事科提供明細，財務(wù)科核對后批量導(dǎo)入系統(tǒng)，發(fā)放完成后需生成支出憑證并與銀行回單核對。（三）票據(jù)管理1.電子票據(jù)（如門診發(fā)票、住院結(jié)算單）需在系統(tǒng)內(nèi)建立票據(jù)池，記錄票據(jù)編號、開具日期、金額、使用狀態(tài)（已開具、已核銷、作廢），作廢票據(jù)需注明原因并上傳作廢截圖。2.紙質(zhì)票據(jù)（如財政收據(jù)）需與系統(tǒng)票據(jù)信息一一對應(yīng)，領(lǐng)用、核銷需登記《票據(jù)領(lǐng)用臺賬》，月末盤點時需核對系統(tǒng)臺賬與實物數(shù)量，差異需立即排查。四、報表與數(shù)據(jù)分析（一）報表生成1.系統(tǒng)內(nèi)置日報、月報、年報模板，財務(wù)人員需在規(guī)定時間內(nèi)生成報表：日報（次日9:00前）、月報（次月5日前）、年報（次年1月20日前）。2.報表生成前需檢查憑證是否全部審核、結(jié)賬是否完成，生成后需核對關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如資產(chǎn)負債表平衡、收支總額與臺賬一致），確認無誤后提交財務(wù)主管審核。（二）數(shù)據(jù)分析應(yīng)用1.利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析功能，定期開展預(yù)算執(zhí)行分析（如月度預(yù)算偏差率）、成本結(jié)構(gòu)分析（如醫(yī)療成本占比）、收支趨勢分析，形成分析報告供管理層決策。2.特殊分析需求（如專項經(jīng)費使用跟蹤）可通過系統(tǒng)“自定義報表”功能實現(xiàn)，需由財務(wù)主管確認分析維度、指標口徑，確保數(shù)據(jù)邏輯準確。（三）數(shù)據(jù)導(dǎo)出1.系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出需經(jīng)財務(wù)主管審批，導(dǎo)出格式優(yōu)先選擇PDF（只讀）或加密Excel，禁止導(dǎo)出明文敏感數(shù)據(jù)（如患者身份證號、銀行卡號）。2.導(dǎo)出數(shù)據(jù)僅用于內(nèi)部分析、審計配合等合規(guī)場景，禁止外發(fā)或用于非工作用途，導(dǎo)出記錄需在系統(tǒng)內(nèi)留存?zhèn)洳?。五、系統(tǒng)維護與安全（一）數(shù)據(jù)備份1.系統(tǒng)自動備份每日23:00執(zhí)行，備份數(shù)據(jù)存儲于醫(yī)院本地服務(wù)器及異地災(zāi)備中心，備份文件需加密（密鑰由信息科專人管理），每周需抽查備份文件可恢復(fù)性。2.手工備份：每月末結(jié)賬后，財務(wù)主管需導(dǎo)出當月憑證、報表等核心數(shù)據(jù)，存儲于加密移動硬盤，異地保管（如財務(wù)科保險柜）。（二）系統(tǒng)更新1.信息科發(fā)布系統(tǒng)更新通知后，財務(wù)人員需在3個工作日內(nèi)完成更新（非工作時間更新需提前報備），更新前需確認數(shù)據(jù)已備份，更新后需驗證核心功能（如憑證錄入、報表生成）是否正常。2.禁止私自安裝與系統(tǒng)無關(guān)的插件、軟件，避免因兼容性問題導(dǎo)致系統(tǒng)故障。（三）安全防護1.終端設(shè)備（電腦、打印機）需安裝醫(yī)院正版殺毒軟件，每周自動掃描；接入系統(tǒng)的終端禁止連接公共WiFi、插入不明U盤，防止病毒入侵。2.系統(tǒng)操作日志需永久留存，包含登錄時間、操作人、操作內(nèi)容、IP地址等信息，信息科每月抽查日志，排查異常操作（如高頻登錄、批量刪除數(shù)據(jù)）。六、異常情況處理（一）系統(tǒng)故障1.遇系統(tǒng)卡頓、報錯、數(shù)據(jù)加載失敗等情況，首先嘗試刷新頁面、重啟瀏覽器；若問題持續(xù)，立即聯(lián)系信息科運維人員（電話或內(nèi)部通訊工具），同時記錄故障時間、操作步驟、報錯提示，便于快速排查。2.系統(tǒng)故障期間，需啟動手工記賬流程：填寫紙質(zhì)憑證、登記手工臺賬，故障恢復(fù)后2個工作日內(nèi)完成電子數(shù)據(jù)補錄，確保賬賬一致。（二）數(shù)據(jù)錯誤1.發(fā)現(xiàn)憑證金額、科目等錯誤，未審核的可直接修改；已審核的需由審核人取消審核后修改，跨月錯誤需通過“紅字沖銷+藍字重錄”方式調(diào)整，禁止直接修改已結(jié)賬憑證。2.數(shù)據(jù)錯誤需填寫《數(shù)據(jù)調(diào)整申請表》，說明錯誤原因、調(diào)整方案，經(jīng)財務(wù)主管審批后執(zhí)行，調(diào)整記錄需在系統(tǒng)內(nèi)備注。（三）應(yīng)急流程1.停電、網(wǎng)絡(luò)中斷時，若終端配備UPS電源，可維持系統(tǒng)運行30分鐘，優(yōu)先完成未提交的憑證、報表保存；無UPS電源時，需立即退出系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)不丟失。2.重大故障（如服務(wù)器宕機、數(shù)據(jù)丟失）需啟動應(yīng)急預(yù)案，信息科牽頭恢復(fù)系統(tǒng)，財務(wù)科配合提供備份數(shù)據(jù)，故障期間的業(yè)務(wù)需在系統(tǒng)恢復(fù)后48小時內(nèi)補錄完畢。七、附則1.本規(guī)范自發(fā)布之日起施行，由醫(yī)院