會(huì)議室作為企業(yè)開展溝通協(xié)作、決策部署的核心辦公空間，其規(guī)范管理與高效使用直接影響團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率與辦公秩序。為優(yōu)化資源配置、保障會(huì)議活動(dòng)有序開展，結(jié)合實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，制定本管理與使用規(guī)范，供全體人員參照?qǐng)?zhí)行。一、管理職責(zé)劃分綜合管理部（或行政部，依企業(yè)架構(gòu)調(diào)整）作為會(huì)議室的統(tǒng)籌管理部門，主要承擔(dān)以下職責(zé)：1.資源統(tǒng)籌：建立會(huì)議室臺(tái)賬，明確各會(huì)議室的空間容量、設(shè)備配置（如投影、視頻會(huì)議系統(tǒng)、音響等）及適用場(chǎng)景，定期更新信息并公示。2.預(yù)約管理：維護(hù)線上預(yù)約系統(tǒng)（或線下登記臺(tái)賬），審核預(yù)約申請(qǐng)，協(xié)調(diào)使用沖突，確保資源分配公平合理。3.運(yùn)維保障：牽頭制定設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，聯(lián)合IT、后勤部門定期檢查設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理故障報(bào)修；監(jiān)督會(huì)議室環(huán)境清潔與日常維護(hù)，確?？臻g整潔可用。二、預(yù)約與使用流程（一）預(yù)約機(jī)制1.預(yù)約方式：優(yōu)先通過企業(yè)OA系統(tǒng)（或?qū)兕A(yù)約平臺(tái)）提交申請(qǐng)，注明會(huì)議主題、參與人數(shù)、使用時(shí)段、設(shè)備需求及特殊要求（如視頻會(huì)議、保密會(huì)議等）；無線上系統(tǒng)的，可至行政部填寫《會(huì)議室使用登記表》。2.預(yù)約時(shí)效：常規(guī)會(huì)議建議提前1個(gè)工作日預(yù)約，大型會(huì)議、跨部門協(xié)作會(huì)議或需特殊設(shè)備支持的會(huì)議，建議提前2-3個(gè)工作日申請(qǐng)，便于協(xié)調(diào)資源。3.優(yōu)先級(jí)規(guī)則：緊急會(huì)議（如突發(fā)業(yè)務(wù)決策、應(yīng)急協(xié)調(diào)會(huì)）、高層會(huì)議、對(duì)外接待會(huì)議享有優(yōu)先使用權(quán)；同優(yōu)先級(jí)的預(yù)約，按申請(qǐng)時(shí)間先后排序，沖突時(shí)由管理部門協(xié)調(diào)調(diào)整。4.預(yù)約核銷：預(yù)約成功后，若因特殊原因取消或變更，需提前2小時(shí)在系統(tǒng)中操作（或告知行政部）；若預(yù)約后15分鐘內(nèi)無人員到場(chǎng)且未說明情況，預(yù)約自動(dòng)失效，會(huì)議室開放給其他需求方。（二）使用流程1.會(huì)前準(zhǔn)備：使用前5-10分鐘到場(chǎng)，檢查設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)連接）是否正常，如需協(xié)助可聯(lián)系IT支持人員；確認(rèn)會(huì)議資料、座椅擺放等符合需求，若發(fā)現(xiàn)環(huán)境或設(shè)備問題，及時(shí)反饋管理部門。2.會(huì)中管理：保持會(huì)議室安靜，避免大聲喧嘩或無關(guān)討論；規(guī)范操作設(shè)備，禁止私自連接外接設(shè)備（如U盤、移動(dòng)硬盤），確需使用時(shí)需提前報(bào)備并做好病毒查殺；涉密會(huì)議需關(guān)閉無關(guān)通訊設(shè)備，會(huì)后及時(shí)清理敏感資料。3.會(huì)后收尾：會(huì)議結(jié)束后，關(guān)閉所有設(shè)備電源（含投影儀、空調(diào)、照明），整理座椅、桌面，將移動(dòng)設(shè)備歸位；帶走個(gè)人物品及會(huì)議垃圾，保持空間整潔；若使用了白板、投影幕布，需清理或復(fù)位，便于后續(xù)使用。三、使用規(guī)范與禁忌（一）行為規(guī)范禁止在會(huì)議室吸煙、飲食（特殊會(huì)議如茶話會(huì)需提前申請(qǐng)并做好清潔預(yù)案）、存放私人物品或進(jìn)行與工作無關(guān)的活動(dòng)（如娛樂、休息）。愛護(hù)公共設(shè)施，嚴(yán)禁隨意涂改墻面、損壞設(shè)備（如暴力按壓投影儀開關(guān)、拉扯網(wǎng)線等），設(shè)備故障需立即報(bào)修，不得擅自拆解維修。（二）設(shè)備使用規(guī)范投影、視頻會(huì)議系統(tǒng)等專業(yè)設(shè)備，建議由熟悉操作流程的人員使用；首次使用或操作不熟悉時(shí)，可聯(lián)系IT部門提供培訓(xùn)或現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助。外接設(shè)備（如電腦、U盤）需確保無病毒、無違規(guī)內(nèi)容，避免因設(shè)備問題導(dǎo)致系統(tǒng)故障或信息泄露。會(huì)議過程中若出現(xiàn)設(shè)備故障（如網(wǎng)絡(luò)中斷、聲音失真），應(yīng)暫停會(huì)議并聯(lián)系運(yùn)維人員，避免強(qiáng)行操作造成二次損壞。四、維護(hù)與應(yīng)急管理（一）日常維護(hù)管理部門每周對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面巡檢，包括設(shè)備運(yùn)行、環(huán)境清潔、消防設(shè)施（如煙霧報(bào)警器、滅火器）有效性等，形成巡檢記錄并公示問題整改情況。設(shè)備維護(hù)實(shí)行“誰(shuí)使用、誰(shuí)反饋”原則，使用人員發(fā)現(xiàn)故障需24小時(shí)內(nèi)（緊急故障即時(shí)）通過OA系統(tǒng)或電話報(bào)修，運(yùn)維部門需在1個(gè)工作日內(nèi)響應(yīng)并反饋處理進(jìn)度。（二）應(yīng)急處理若會(huì)議期間突發(fā)設(shè)備故障且無法短時(shí)間修復(fù)，管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)備用會(huì)議室（如有），并協(xié)助轉(zhuǎn)移會(huì)議資料、設(shè)備；無備用空間時(shí)，可建議采用線上會(huì)議、延遲會(huì)議等替代方案。遇火災(zāi)、漏水等突發(fā)險(xiǎn)情，使用人員應(yīng)立即疏散并聯(lián)系后勤、安保部門，同時(shí)保護(hù)重要設(shè)備（如服務(wù)器、機(jī)密資料），減少損失。五、監(jiān)督與改進(jìn)（一）監(jiān)督機(jī)制管理部門每月抽查會(huì)議室使用記錄，重點(diǎn)核查預(yù)約履約、設(shè)備使用規(guī)范、環(huán)境維護(hù)等情況；對(duì)違規(guī)使用行為（如占而不用、損壞設(shè)備）進(jìn)行登記，納入員工行為考核（或部門資源使用評(píng)分）。（二）反饋與優(yōu)化設(shè)立“會(huì)議室使用建議箱”（線上/線下），鼓勵(lì)員工反饋使用體驗(yàn)、改進(jìn)建議；管理部門每季度匯總建議，結(jié)合實(shí)際