XX單位檔案管理制度一、總則1.目的：規(guī)范本單位檔案管理工作，有效保護與合理利用檔案資源，維護單位歷史真實面貌，服務單位發(fā)展與社會利用需求。2.依據(jù)：依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結合本單位實際情況制定。3.適用范圍：本制度適用于本單位及所屬各部門（含下屬機構）的檔案管理活動，涵蓋文書、科技、會計、人事、聲像等各類檔案。4.檔案定義：本制度所稱“檔案”，是指單位在各項工作中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。二、管理體制與職責（一）檔案管理部門單位設立檔案管理部門（或綜合辦公室兼管），作為檔案工作的統(tǒng)籌管理機構，履行以下職責：制定檔案管理工作規(guī)劃、制度及業(yè)務規(guī)范；指導、監(jiān)督各部門檔案的形成、收集、整理工作；負責檔案的集中保管、鑒定、統(tǒng)計、利用及數(shù)字化建設；組織檔案工作人員業(yè)務培訓，開展檔案學術交流與研究。（二）部門職責各部門應指定1-2名兼職檔案員，負責本部門檔案的日常管理：按要求收集、整理本部門工作中形成的檔案材料；定期向檔案管理部門移交歸檔材料，確保移交質量；配合檔案管理部門開展檔案利用、鑒定及專項檢查工作。（三）人員要求檔案工作人員需具備檔案管理專業(yè)知識或相關工作經驗，熟悉單位業(yè)務流程；需遵守保密規(guī)定，堅守職業(yè)道德，確保檔案安全與信息保密。三、檔案歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.文書檔案單位召開的各類會議材料（通知、議程、紀要、報告等）；上級來文、本單位發(fā)文（含請示、批復、決定、制度等）；對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書及重要往來函件；單位年度工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、審計報告；干部任免、考核、獎懲、職稱評審等人事管理文件；黨建、工會、群團工作相關文件材料。2.科技檔案基建項目檔案：立項文件、設計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等；設備檔案：設備采購合同、說明書、安裝調試記錄、維修保養(yǎng)檔案；科研項目檔案：立項申報、研究報告、成果鑒定、專利申請等材料。3.會計檔案會計憑證（原始憑證、記賬憑證）、會計賬簿（總賬、明細賬、日記賬）；財務報告（月度、年度財務報表、審計報告）；銀行對賬單、余額調節(jié)表、納稅申報表等稅務資料。4.人事檔案員工入職登記表、勞動合同、學歷學位證書、職稱證書復印件；員工考核、培訓、獎懲、職務任免等材料；離職、退休人員相關手續(xù)文件。5.聲像與電子檔案重要會議、活動、項目現(xiàn)場的照片、視頻、錄音；電子文件（含郵件、數(shù)據(jù)庫、設計圖紙電子版等），需按要求轉換為標準格式并備份。（二）歸檔要求1.歸檔時間：文書檔案：次年第一季度前完成上一年度檔案的整理移交；科技檔案：項目驗收或完成后3個月內移交；會計檔案：會計年度終了后，由財務部門保管1年，次年移交檔案部門；人事檔案：隨人員變動或材料形成后1個月內整理歸檔；聲像與電子檔案：活動結束或文件形成后1周內移交。2.質量要求：紙質檔案需使用中性筆書寫，紙張規(guī)格統(tǒng)一（A4或A3折疊為A4），無破損、污漬；電子檔案需確保可讀取、無病毒，與紙質檔案內容一致；歸檔材料需完整、準確、系統(tǒng)，簽字蓋章手續(xù)齊全。四、檔案整理與編目（一）分類與組卷1.檔案分類采用“年度—機構（問題）—保管期限”或“年度—保管期限—機構（問題）”的方法，根據(jù)單位實際選擇適用的分類方案。2.組卷以問題、時間、項目為單元，保持文件之間的有機聯(lián)系，一卷內文件按重要程度或時間順序排列。（二）編號與編目1.檔案編號遵循唯一性原則，采用“全宗號—年度—機構（問題）代碼—保管期限代碼—卷號（件號）”的結構。2.編制《案卷目錄》《卷內文件目錄》，電子檔案需建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)目錄與原文的關聯(lián)檢索。五、檔案保管與利用（一）保管條件1.檔案庫房需滿足“八防”要求（防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防光、防高溫），溫度控制在14-24℃，相對濕度45-60%。2.檔案裝具采用符合國家標準的檔案柜、密集架，電子檔案需定期備份（至少雙份，異地保存一份）。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、30年、10年，具體劃分標準參照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。（三）利用服務1.借閱流程：本單位人員借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人審批；借閱機密級以上檔案需分管領導審批。外單位人員借閱需持單位介紹信，經檔案管理部門負責人審批，原則上僅限查閱，如需復制需注明用途并備案。2.利用方式：提供檔案原件、復印件、數(shù)字化副本查閱；開展檔案編研工作（如大事記、專題匯編），為單位決策、審計、訴訟等提供依據(jù)；逐步建設檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案在線檢索與利用。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定小組成立由檔案管理部門、業(yè)務部門、法律顧問等組成的檔案鑒定小組，每5年對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定流程1.鑒定小組對照保管期限表，逐卷（件）審核檔案價值，提出“繼續(xù)保管”“銷毀”或“延長保管”的意見。2.鑒定結果報單位領導審批，審批通過后形成《檔案鑒定意見書》。（三）銷毀要求1.銷毀檔案需編制《檔案銷毀清冊》，列明檔案編號、內容、形成時間、保管期限等信息。2.銷毀工作需由2名以上專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人需在清冊上簽字，銷毀過程需全程記錄（拍照或視頻留存）。3.涉及密級的檔案，需按保密規(guī)定進行銷毀，嚴禁擅自處理。七、安全與保密管理1.建立檔案保密制度，明確涉密檔案的范圍、保管方式及借閱權限，涉密檔案需單獨登記、專柜保管。2.檔案工作人員需簽訂保密協(xié)議，嚴禁泄露檔案內容；離崗時需辦理檔案交接手續(xù)，清退涉密材料。3.定期開展檔案安全檢查，排查庫房隱患、設備故障、信息泄露風險，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。八、附則1.本制度由單位檔案管理部門負責解釋，未盡事宜