電子資料檔案管理制度一、總則1.目的為規(guī)范單位電子資料檔案的管理工作，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用與安全，充分發(fā)揮電子檔案在業(yè)務(wù)開展、決策支持及歷史追溯中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位各部門在日常工作中形成的、具有保存價(jià)值的電子文件（含電子文檔、數(shù)據(jù)、圖表、音像等）的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、利用及銷毀等全過(guò)程管理。3.管理原則電子檔案管理遵循“全程管理”（從形成到銷毀全流程管控）、“前端控制”（業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)同步規(guī)范歸檔要求）、“安全可靠”（保障數(shù)據(jù)安全與存儲(chǔ)環(huán)境穩(wěn)定）、“便于利用”（優(yōu)化檢索與共享機(jī)制）的原則，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的協(xié)調(diào)管理。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門檔案管理部門是電子檔案管理的統(tǒng)籌機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)包括：制定電子檔案管理實(shí)施細(xì)則，指導(dǎo)各部門開展電子文件歸檔工作；審核歸檔電子資料的完整性、準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的資料退回整改；負(fù)責(zé)電子檔案的集中存儲(chǔ)、備份、安全防護(hù)及日常維護(hù)；建立電子檔案檢索體系，提供檔案利用服務(wù)，定期開展檔案鑒定與銷毀工作。（二）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是電子文件的形成主體，需履行以下職責(zé)：指定專人（檔案聯(lián)絡(luò)員）負(fù)責(zé)本部門電子文件的收集、整理，確保文件形成過(guò)程中元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建人、修改時(shí)間、版本號(hào)等）完整；按歸檔要求將電子文件移交至檔案管理部門，移交前需進(jìn)行自檢，確保內(nèi)容與格式符合規(guī)范；配合檔案管理部門開展檔案利用、鑒定等工作，對(duì)本部門歸檔文件的真實(shí)性負(fù)責(zé)。（三）技術(shù)部門技術(shù)部門為電子檔案管理提供技術(shù)支撐，職責(zé)包括：維護(hù)電子檔案管理系統(tǒng)（或存儲(chǔ)平臺(tái)）的穩(wěn)定運(yùn)行，定期更新安全補(bǔ)丁，優(yōu)化系統(tǒng)性能；協(xié)助檔案管理部門實(shí)施數(shù)據(jù)備份、加密、災(zāi)備等技術(shù)措施，解決檔案管理中的技術(shù)問(wèn)題；對(duì)電子檔案的格式轉(zhuǎn)換、長(zhǎng)期可讀性提供技術(shù)支持，避免因格式失效導(dǎo)致檔案不可用。三、電子資料歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍凡在工作中形成的、具有查考利用價(jià)值的電子文件，均應(yīng)納入歸檔范圍，主要包括：1.文書類：電子公文、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示批復(fù)、工作計(jì)劃總結(jié)、規(guī)章制度等；2.業(yè)務(wù)類：業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議（電子版本）、項(xiàng)目報(bào)告等；3.科技類：科研成果報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙（電子圖檔）、技術(shù)方案等；4.音像類：工作影像、錄音、演示視頻、電子照片（含元數(shù)據(jù)）等；5.其他類：系統(tǒng)日志、電子簽章文件、重要郵件（經(jīng)審批需歸檔的）等。（二）歸檔要求1.格式規(guī)范：電子文件優(yōu)先采用開放格式或長(zhǎng)期可讀格式（如PDF/A、XML、TIFF等），避免使用易失效的專有格式（如早期版本的DOC、XLS等）；音像文件需確保編碼格式兼容主流播放器。2.元數(shù)據(jù)完整：歸檔文件需包含創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄、權(quán)限信息、關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)信息等元數(shù)據(jù)，確保檔案可追溯。3.內(nèi)容準(zhǔn)確：電子文件內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)原件（如存在）一致，無(wú)篡改、缺失；多版本文件需注明版本號(hào)及修訂說(shuō)明。4.移交時(shí)限：日常業(yè)務(wù)文件應(yīng)在辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)移交；項(xiàng)目類、專項(xiàng)工作類文件應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔。四、電子檔案整理與存儲(chǔ)（一）整理規(guī)則1.分類與編號(hào)：電子檔案按“年度—部門—業(yè)務(wù)類型”三級(jí)分類，編號(hào)采用“年度+部門代碼+業(yè)務(wù)代碼+順序號(hào)”的規(guī)則（如2024-RS-001），確保每份檔案唯一標(biāo)識(shí)。2.目錄編制：檔案管理部門需為電子檔案編制電子目錄，包含檔號(hào)、題名、創(chuàng)建時(shí)間、責(zé)任者、關(guān)鍵詞、保管期限等信息，便于檢索。（二）存儲(chǔ)管理1.存儲(chǔ)介質(zhì)：電子檔案采用“在線存儲(chǔ)+離線備份”結(jié)合的方式：在線存儲(chǔ)：使用單位專用服務(wù)器或合規(guī)云存儲(chǔ)平臺(tái)，配置冗余存儲(chǔ)（如RAID），保障數(shù)據(jù)可用性；離線備份：定期將重要檔案?jìng)浞葜敛豢刹翆懝獗P、磁帶等離線介質(zhì)，異地存放（距離主存儲(chǔ)地≥5公里），防止災(zāi)害損毀。2.存儲(chǔ)環(huán)境：在線存儲(chǔ)設(shè)備需部署在恒溫（20-25℃）、恒濕（40%-60%）、防磁、防靜電的機(jī)房?jī)?nèi)；離線介質(zhì)需存放于防光、防潮的專用柜中。3.備份周期：核心業(yè)務(wù)檔案每日增量備份，全量備份周期不超過(guò)1周；非核心檔案全量備份周期不超過(guò)1月，備份數(shù)據(jù)需定期校驗(yàn)完整性。五、電子檔案安全管理（一）訪問(wèn)控制1.權(quán)限分級(jí)：電子檔案按密級(jí)（公開、內(nèi)部、秘密）和利用范圍設(shè)置權(quán)限，分為普通用戶（僅查閱公開檔案）、部門用戶（查閱本部門內(nèi)部檔案）、管理員（全權(quán)限操作）三級(jí)，權(quán)限變更需經(jīng)審批。2.身份認(rèn)證：采用密碼、數(shù)字證書、生物識(shí)別等方式進(jìn)行身份驗(yàn)證，重要檔案訪問(wèn)需雙人復(fù)核或留痕審計(jì)。（二）數(shù)據(jù)安全1.加密措施：秘密級(jí)及以上檔案需加密存儲(chǔ)（采用國(guó)密算法），傳輸過(guò)程中啟用SSL/TLS加密；關(guān)鍵元數(shù)據(jù)同步加密，防止信息泄露。2.防病毒與惡意攻擊：存儲(chǔ)系統(tǒng)部署殺毒軟件、防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)（IDS），定期更新病毒庫(kù)與安全策略，禁止外部設(shè)備（如U盤）未經(jīng)授權(quán)接入檔案系統(tǒng)。（三）災(zāi)備與恢復(fù)1.制定《電子檔案災(zāi)備應(yīng)急預(yù)案》，明確火災(zāi)、斷電、系統(tǒng)崩潰等場(chǎng)景的處置流程，每1年開展一次災(zāi)備演練。2.備份數(shù)據(jù)需定期進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保災(zāi)難發(fā)生時(shí)可在4小時(shí)內(nèi)恢復(fù)核心檔案，3天內(nèi)恢復(fù)全部檔案。六、電子檔案利用與借閱（一）內(nèi)部利用（二）外部利用1.外單位需利用電子檔案時(shí)，需出具單位公函及經(jīng)辦人身份證明，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理員提供脫敏后的檔案（隱藏敏感信息），禁止提供原始文件。2.檔案利用需登記《電子檔案利用登記表》，記錄利用人、時(shí)間、內(nèi)容、方式等，便于追溯。七、電子檔案鑒定與銷毀（一）定期鑒定檔案管理部門每3年組織業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門開展檔案鑒定，依據(jù)《文書檔案保管期限表》《業(yè)務(wù)檔案保管期限規(guī)定》等，重新核定檔案的保管期限，形成《電子檔案鑒定意見書》。（二）銷毀流程1.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的電子檔案，由檔案管理員填寫《電子檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)鑒定小組、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施銷毀。2.銷毀方式：在線檔案通過(guò)系統(tǒng)“邏輯刪除