企業(yè)員工油卡管理制度細(xì)則一、目的為規(guī)范企業(yè)員工油卡的使用與管理，有效控制車輛運(yùn)營(yíng)成本，保障公司公務(wù)車輛用油管理工作的規(guī)范化、制度化，提升資源使用效率，特制定本細(xì)則。二、適用范圍本細(xì)則適用于公司所有配備公務(wù)用車（含公務(wù)用車、業(yè)務(wù)專用車輛等）及需使用油卡開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)的員工。外包車輛、臨時(shí)租賃車輛的用油管理可參照本細(xì)則，結(jié)合合作協(xié)議另行約定。三、管理職責(zé)（一）行政部（或后勤管理部門）統(tǒng)籌油卡的申領(lǐng)、登記、充值、發(fā)放、回收及日常臺(tái)賬管理，確保油卡全生命周期可追溯；定期核查油卡使用記錄與車輛行駛里程的匹配性，排查異常使用情況并及時(shí)處置；協(xié)調(diào)處理油卡丟失、損壞、盜刷等突發(fā)問(wèn)題，對(duì)接加油站及發(fā)行方跟進(jìn)解決方案。（二）財(cái)務(wù)部審核油卡充值、消費(fèi)的費(fèi)用憑證，確保支出合規(guī)、票據(jù)完整，按財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理；定期與行政部核對(duì)油卡賬戶余額、消費(fèi)明細(xì)，分析油卡使用成本并提供數(shù)據(jù)支持；參與油卡管理流程的合規(guī)性審計(jì)，監(jiān)督資金安全。（三）用車部門（含直屬團(tuán)隊(duì)、業(yè)務(wù)單元）指定專人負(fù)責(zé)本部門油卡的領(lǐng)取、保管及使用登記，確保油卡僅限本部門公務(wù)車輛使用；督促駕駛員按規(guī)范使用油卡，及時(shí)反饋油卡使用中的異常情況；配合行政部、財(cái)務(wù)部開(kāi)展油卡使用檢查與成本分析，落實(shí)整改要求。四、油卡管理流程（一）油卡申領(lǐng)新購(gòu)車輛或新增公務(wù)用車需求時(shí)，用車部門填寫《油卡申領(lǐng)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、行政部審核后，由行政部統(tǒng)一向油卡發(fā)行方（如中石油、中石化等）提交申領(lǐng)。申領(lǐng)時(shí)需登記車輛信息（車牌號(hào)、車型）、使用人信息（駕駛員姓名、聯(lián)系方式），原則上實(shí)行“一車一卡”綁定管理。（二）油卡充值行政部每月末匯總各油卡剩余余額（通過(guò)線上平臺(tái)或加油站查詢），結(jié)合下月用車計(jì)劃編制《油卡充值計(jì)劃表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行充值。單次充值金額以滿足車輛下月正常公務(wù)出行需求為限（特殊業(yè)務(wù)需求需超額充值的，需提交書面申請(qǐng)說(shuō)明事由，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部共同審批）。充值完成后，行政部需在《油卡管理臺(tái)賬》中更新賬戶余額，同步通知用車部門領(lǐng)取充值后的油卡。（三）油卡發(fā)放與回收發(fā)放：油卡發(fā)放時(shí)，行政部需與領(lǐng)用人員（或駕駛員）簽訂《油卡領(lǐng)用確認(rèn)單》，明確油卡卡號(hào)、初始余額、綁定車輛/人員信息及領(lǐng)用時(shí)間，確保責(zé)任到人?；厥眨?jiǎn)T工離職、車輛報(bào)廢/調(diào)撥或油卡停用時(shí)，領(lǐng)用部門需在3個(gè)工作日內(nèi)將油卡交還行政部。行政部核對(duì)余額后辦理回收手續(xù)，注銷或凍結(jié)該油卡的使用權(quán)限，余額全額轉(zhuǎn)入公司油卡主賬戶（或按財(cái)務(wù)要求清算）。五、油卡使用規(guī)范（一）使用范圍油卡僅限公司公務(wù)車輛（含經(jīng)審批的臨時(shí)公務(wù)用車）因公出行時(shí)使用，用于支付車輛燃油費(fèi)用，禁止用于購(gòu)買潤(rùn)滑油、洗車、便利店商品等非燃油類消費(fèi)。（二）加油要求駕駛員應(yīng)優(yōu)先選擇公司合作的加油站加油；特殊情況（如偏遠(yuǎn)地區(qū)無(wú)合作加油站）需在外加油的，需保留加油票據(jù)及行駛軌跡證明（如導(dǎo)航記錄、出差審批單），事后2個(gè)工作日內(nèi)提交行政部備案。加油時(shí)需核對(duì)油卡綁定的車輛信息，確保“車卡一致”；加油后需索取正規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭為公司全稱），并在發(fā)票背面注明加油日期、車輛信息、行駛里程（加油前/后），交至用車部門統(tǒng)一保管。（三）禁止行為嚴(yán)禁將油卡轉(zhuǎn)借他人（含公司內(nèi)部非公務(wù)車輛、外部人員）使用，或利用油卡為私人車輛加油；嚴(yán)禁通過(guò)套取加油積分、兌換非燃油商品等方式謀取個(gè)人利益；嚴(yán)禁偽造加油票據(jù)、虛報(bào)行駛里程套取油費(fèi)，或故意浪費(fèi)燃油（如空轉(zhuǎn)車輛、私用車輛等）。（四）異常處理油卡丟失或被盜刷時(shí)，駕駛員需在1小時(shí)內(nèi)通知行政部，并向油卡發(fā)行方申請(qǐng)掛失（保留掛失憑證），行政部協(xié)助查詢消費(fèi)記錄，對(duì)涉嫌盜刷的情況報(bào)警處理；油卡損壞（如芯片故障、卡片變形）無(wú)法使用時(shí)，駕駛員需提交損壞油卡至行政部，由行政部辦理?yè)Q卡手續(xù)，換卡期間的加油費(fèi)用可通過(guò)臨時(shí)油卡或現(xiàn)金墊付（事后憑票據(jù)報(bào)銷）；發(fā)現(xiàn)油卡余額異常（如非本人操作的大額消費(fèi)、余額驟減）時(shí)，需立即停止使用并反饋行政部，配合核查消費(fèi)明細(xì)及加油站監(jiān)控記錄。六、監(jiān)督與考核（一）日常檢查行政部每月抽查30%的油卡使用記錄（通過(guò)加油站系統(tǒng)、油卡管理平臺(tái)導(dǎo)出數(shù)據(jù)），核對(duì)加油時(shí)間、地點(diǎn)、金額與車輛行駛記錄（如GPS軌跡、出差審批單）的一致性；財(cái)務(wù)部每季度開(kāi)展油卡費(fèi)用專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)核查充值審批、發(fā)票合規(guī)性、余額對(duì)賬情況，形成審計(jì)報(bào)告提交管理層。（二）違規(guī)處罰對(duì)違規(guī)使用油卡的行為，視情節(jié)輕重給予以下處罰：首次違規(guī)（如私用加油、虛報(bào)里程）：給予書面警告，責(zé)令退回違規(guī)所得，扣減當(dāng)事人當(dāng)月績(jī)效分5分；二次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重（如盜刷油卡、偽造票據(jù)）：給予記過(guò)處分，扣發(fā)季度獎(jiǎng)金，調(diào)離駕駛崗位或解除勞動(dòng)合同；涉及違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門油卡管理不善、出現(xiàn)多次違規(guī)的，連帶扣減部門績(jī)效分10分，并責(zé)令限期整改。（三）節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)年度內(nèi)油卡使用成本低于預(yù)算目標(biāo)、且無(wú)違規(guī)記錄的部門或個(gè)人，公司給予以下獎(jiǎng)勵(lì)：部門：按節(jié)約金額的10%作為部門活動(dòng)經(jīng)費(fèi)（最高不超過(guò)5000元）；個(gè)人（駕駛員）：給予一次性獎(jiǎng)金2000元，或在年度評(píng)優(yōu)中優(yōu)先考慮。七、附則1.本細(xì)則自2024年X月X日起施行，原有油卡管理制度與本細(xì)則沖突的，以本細(xì)則為準(zhǔn)；2.本細(xì)則由行政部負(fù)責(zé)解釋，如需修訂，需經(jīng)總經(jīng)理辦公