PAGE生產(chǎn)領用樣品管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司生產(chǎn)領用樣品的管理流程，確保樣品領用的合理性、規(guī)范性和安全性，保證生產(chǎn)活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及生產(chǎn)領用樣品的部門和人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保樣品領用活動合法合規(guī)。2.必要性原則：樣品領用應基于生產(chǎn)、研發(fā)、質(zhì)量檢測等必要需求，避免浪費。3.準確性原則：領用樣品的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息必須準確無誤，以保證生產(chǎn)和相關(guān)工作的正常開展。4.責任明晰原則：明確各環(huán)節(jié)的責任主體，確保樣品領用過程中出現(xiàn)的問題能夠及時追溯和解決。二、樣品的分類與標識（一）樣品分類1.原材料樣品：用于生產(chǎn)的各類基礎材料的代表性樣本，如化工原料、金屬材料、塑料顆粒等。2.半成品樣品：生產(chǎn)過程中處于中間階段的產(chǎn)品樣本，可用于質(zhì)量監(jiān)控和工藝調(diào)整參考。3.成品樣品：已完成全部生產(chǎn)工序的最終產(chǎn)品樣本，用于展示產(chǎn)品形象、進行市場推廣或質(zhì)量抽檢等。4.研發(fā)樣品：為新產(chǎn)品研發(fā)專門制備的樣品，用于探索新工藝、新材料或新設計等。（二）樣品標識1.所有樣品均應在顯著位置標注清晰的標識，標識內(nèi)容包括樣品名稱、規(guī)格型號、批次號、生產(chǎn)日期、有效期（如有）、來源等關(guān)鍵信息。2.對于有特殊要求或危險性的樣品，應按照相關(guān)規(guī)定標注警示標識，如易燃、易爆、有毒等標識。三、樣品領用流程（一）領用申請1.生產(chǎn)部門因生產(chǎn)需要領用樣品時，由生產(chǎn)車間主管填寫《樣品領用申請表》，詳細注明領用樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預計歸還日期等信息。2.研發(fā)部門因研發(fā)項目需要領用樣品時，由項目負責人填寫《樣品領用申請表》，并附上項目相關(guān)說明，明確領用樣品對研發(fā)工作的必要性和預期成果。3.質(zhì)量檢測部門因質(zhì)量抽檢等工作需要領用樣品時，由檢測小組負責人填寫《樣品領用申請表》，說明抽檢目的、依據(jù)標準以及預計檢測時間等。（二）申請審批1.《樣品領用申請表》提交至部門負責人進行初審，部門負責人應根據(jù)實際工作需求對申請內(nèi)容進行審核，確認領用的必要性和合理性。2.初審通過后，申請表流轉(zhuǎn)至樣品管理部門負責人進行審批。樣品管理部門負責人需綜合考慮庫存情況、樣品成本等因素，對申請進行最終審批。3.對于涉及貴重樣品、限量樣品或特殊用途樣品的領用申請，需經(jīng)公司分管領導審批后方可執(zhí)行。（三）樣品發(fā)放1.經(jīng)審批通過的《樣品領用申請表》交至樣品倉庫管理員，倉庫管理員根據(jù)申請表上的信息進行樣品發(fā)放。2.倉庫管理員應仔細核對樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保發(fā)放的樣品與申請一致。發(fā)放過程中，雙方需在《樣品領用登記表》上簽字確認，明確樣品的交接情況。3.對于需要特殊包裝或運輸條件的樣品，倉庫管理員應按照相關(guān)要求進行妥善包裝和運輸安排，并向領用人員說明注意事項。（四）樣品歸還1.領用人員應在預計歸還日期前將樣品歸還至樣品倉庫。如因特殊原因需要延期歸還，應提前向樣品管理部門提交《樣品延期歸還申請表》，說明延期原因及預計歸還時間，經(jīng)審批后方可延期。2.倉庫管理員在接收歸還樣品時，應再次核對樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，檢查樣品的完整性和質(zhì)量狀況。如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、缺失等情況，應及時與領用人員溝通并記錄相關(guān)情況。3.對于已歸還的樣品，倉庫管理員應在《樣品領用登記表》上注明歸還日期，并將樣品妥善存放至指定位置。四、樣品庫存管理（一）庫存盤點1.樣品管理部門應定期對樣品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[X]月/季度/年，具體時間由樣品管理部門確定。2.盤點工作由倉庫管理員負責實施，盤點過程中應詳細記錄樣品的實際數(shù)量、規(guī)格型號、存放位置等信息。3.盤點結(jié)束后，倉庫管理員應編制《樣品庫存盤點報告》，報告內(nèi)容包括盤點時間、范圍、實際庫存情況、賬實差異及原因分析等。如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應及時查明原因并進行相應處理。（二）庫存調(diào)整1.根據(jù)《樣品庫存盤點報告》，對于盤盈或盤虧的樣品，樣品管理部門應及時進行庫存調(diào)整。2.盤盈的樣品，倉庫管理員應填寫《樣品盤盈處理申請表》，說明盤盈原因及處理建議，經(jīng)審批后進行入庫登記。3.盤虧的樣品，倉庫管理員應填寫《樣品盤虧處理申請表》，詳細說明盤虧原因、涉及樣品信息及責任追溯情況，經(jīng)審批后進行相應的賬務處理。如因人為原因造成盤虧，應追究相關(guān)人員責任。（三）庫存安全管理1.樣品倉庫應具備良好的存儲條件，確保樣品不受潮、變質(zhì)、損壞等。根據(jù)樣品的特性，設置適宜溫度、濕度、通風等環(huán)境參數(shù)。2.倉庫應配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設施設備，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.對于易燃、易爆、有毒等危險樣品，應按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并設置明顯的警示標識。危險樣品的存儲和管理應符合國家有關(guān)危險化學品管理的法律法規(guī)要求。五、樣品使用管理（一）使用規(guī)范1.領用人員應按照樣品的使用說明和操作規(guī)程進行使用，不得擅自更改使用方法或用途。2.在使用樣品過程中，應注意節(jié)約，避免浪費。對于剩余樣品，應及時歸還樣品倉庫，不得隨意丟棄或挪作他用。3.使用樣品產(chǎn)生的廢棄物、邊角料等，應按照公司相關(guān)規(guī)定進行分類收集和處理，不得對環(huán)境造成污染。（二）使用記錄1.領用人員在使用樣品過程中，應詳細記錄樣品的使用情況，包括使用時間、使用數(shù)量、使用目的、使用過程中出現(xiàn)的問題及處理情況等。2.使用記錄應及時、準確、完整，記錄形式可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄，具體方式由樣品管理部門確定。3.使用記錄應妥善保存，保存期限為[X]年，以便于后續(xù)查詢和追溯。六、樣品報廢管理（一）報廢申請1.當樣品因損壞、過期、不再使用等原因需要報廢時，由樣品使用部門或樣品管理部門填寫《樣品報廢申請表》，說明報廢樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報廢原因等信息。2.對于涉及貴重樣品或批量報廢樣品的申請，應附上詳細的報廢說明和相關(guān)證明材料，如檢測報告、使用記錄等。（二）報廢審批1.《樣品報廢申請表》提交至部門負責人進行初審，部門負責人應根據(jù)實際情況對報廢申請進行審核，確認報廢的必要性和合理性。2.初審通過后，申請表流轉(zhuǎn)至樣品管理部門負責人進行審批。樣品管理部門負責人需綜合考慮樣品價值、報廢成本等因素，對申請進行最終審批。3.對于價值較高或?qū)旧a(chǎn)經(jīng)營有重大影響的樣品報廢申請，需經(jīng)公司分管領導審批后方可執(zhí)行。（三）報廢處理1.經(jīng)審批通過的《樣品報廢申請表》交至樣品倉庫管理員，倉庫管理員根據(jù)申請表上的信息對報廢樣品進行清理和處置。2.對于可回收利用的報廢樣品，倉庫管理員應按照公司相關(guān)規(guī)定進行回收處理，如交予物資回收部門或進行內(nèi)部再利用等。3.對于不可回收利用的報廢樣品，倉庫管理員應按照環(huán)保要求進行妥善處理，如委托有資質(zhì)的環(huán)保企業(yè)進行無害化處理等。在報廢樣品處理過程中，應做好相關(guān)記錄，包括處理時間、處理方式、處理單位等信息。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設立樣品管理監(jiān)督小組，成員包括樣品管理部門、財務部門、審計部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負責定期對樣品領用、庫存管理、使用及報廢等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查頻率等。檢查過程中，應認真查閱相關(guān)記錄、文件，實地查看樣品存儲和使用情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。整改完成后，責任部門應向監(jiān)督小組提交整改報告，監(jiān)督小組對整改情況進行復查。（二）外部審計1.公司定期聘請外部審計機構(gòu)對樣品管理情況進行審計，審計范圍包括樣品管理制度的執(zhí)行情況、財務收支情況、庫存管理情況等。2.外部審計機構(gòu)應出具詳細的審計報告，對公司樣品管理工作進行全面評價，并提出改進建議和意見。3.公司應根據(jù)外部審計報告，及時對樣品管理制度和管理流程進行優(yōu)化和完善，確保公司樣品管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。八、責任追究（一）責任界定1.在樣品領用、庫存管理、使用及報廢等過程中，因違反本制度規(guī)定或工作失誤導致樣品損壞、丟失、浪費、賬實不符等情況的，相關(guān)責任人應承擔相應責任。2.對于因人為故意行為導致樣品管理出現(xiàn)問題的，應追究相關(guān)人員的法律責任。（二）責任追究方式1.對于一般違規(guī)行為，由樣品管理部門對相關(guān)責任人進行批評教育，并責令其限期整改。2.對于造成經(jīng)濟損失的違規(guī)行為，除批評教育外，應根據(jù)損失情況對相關(guān)責任人進行經(jīng)濟處