PAGE培訓(xùn)資料保管制度一、總則（一）目的為了加強公司培訓(xùn)資料的管理，確保培訓(xùn)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高培訓(xùn)資料的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有培訓(xùn)資料的保管、使用和處置。（三）基本原則1.合法性原則：培訓(xùn)資料的保管應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.完整性原則：確保培訓(xùn)資料的全面性和系統(tǒng)性，涵蓋公司各類培訓(xùn)課程的相關(guān)資料。3.準(zhǔn)確性原則：培訓(xùn)資料應(yīng)準(zhǔn)確反映培訓(xùn)內(nèi)容和要求，避免錯誤和歧義。4.安全性原則：采取有效措施保障培訓(xùn)資料的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.便捷性原則：方便培訓(xùn)資料的查閱、使用和傳遞，提高工作效率。二、培訓(xùn)資料的分類與編號（一）分類1.內(nèi)部培訓(xùn)教材：包括公司自行編寫的培訓(xùn)教材、講義、課件等。2.外部培訓(xùn)資料：如購買的專業(yè)培訓(xùn)書籍、光盤、在線課程資料等。3.培訓(xùn)記錄：培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)通知、學(xué)員簽到表、培訓(xùn)評估報告等。4.培訓(xùn)證書及相關(guān)文件：員工參加培訓(xùn)獲得的證書、培訓(xùn)合作協(xié)議、培訓(xùn)資質(zhì)文件等。（二）編號為便于培訓(xùn)資料的管理和查找，對每類培訓(xùn)資料進行編號。編號規(guī)則如下：1.內(nèi)部培訓(xùn)教材：以“NJ”開頭，followedbyafourdigitnumberrepresentingtheyearofcompilation,andthenathreedigitnumberrepresentingtheserialnumberofthetrainingmaterialwithinthatyear.Forexample,NJ2023001indicatesthefirstinternaltrainingmaterialcompiledin2023.2.外部培訓(xùn)資料：以“WJ”開頭，followedbyafourdigitnumberrepresentingtheyearofacquisition,andthenathreedigitnumberrepresentingtheserialnumberoftheexternaltrainingmaterialwithinthatyear.Forexample,WJ2023001indicatesthefirstexternaltrainingmaterialacquiredin2023.3.培訓(xùn)記錄：以“JL”開頭，followedbyafourdigitnumberrepresentingtheyearofthetrainingevent,andthenathreedigitnumberrepresentingtheserialnumberofthetrainingrecordwithinthatyear.Forexample,JL2023001indicatesthefirsttrainingrecordin2023.4.培訓(xùn)證書及相關(guān)文件：以“ZS”開頭，followedbyafourdigitnumberrepresentingtheyearofreceiptorissuance,andthenathreedigitnumberrepresentingtheserialnumberofthetrainingcertificateorrelateddocumentwithinthatyear.Forexample,ZS2023001indicatesthefirsttrainingcertificateorrelateddocumentreceivedorissuedin2023.三、培訓(xùn)資料的保管職責(zé)（一）培訓(xùn)管理部門1.負責(zé)制定培訓(xùn)資料保管制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.組織培訓(xùn)資料需求的收集和整理，確定培訓(xùn)資料的采購、編寫或制作計劃。3.對培訓(xùn)資料進行分類、編號、登記，并建立培訓(xùn)資料檔案庫。4.定期對培訓(xùn)資料進行清查和盤點，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。5.負責(zé)培訓(xùn)資料的借閱、歸還和銷毀等管理工作。（二）各部門1.負責(zé)本部門培訓(xùn)資料的收集、整理和保管，并按照公司要求及時提交相關(guān)培訓(xùn)資料。2.配合培訓(xùn)管理部門做好培訓(xùn)資料的清查和盤點工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守培訓(xùn)資料的借閱和使用規(guī)定，確保資料的安全和正常流轉(zhuǎn)。（三）資料保管人員1.負責(zé)培訓(xùn)資料檔案庫的日常管理工作，包括資料的存放、整理、維護等。2.按照規(guī)定對培訓(xùn)資料進行借閱登記和歸還檢查，確保資料的及時歸還和完好無損。3.協(xié)助培訓(xùn)管理部門進行培訓(xùn)資料的清查和盤點工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。四、培訓(xùn)資料的保管要求（一）存儲環(huán)境1.培訓(xùn)資料應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的專用檔案庫或文件柜中。2.檔案庫應(yīng)配備必要的數(shù)據(jù)備份設(shè)備，如硬盤、磁帶等，定期對培訓(xùn)資料進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存放方式1.按照培訓(xùn)資料的分類和編號順序進行存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)培訓(xùn)資料，應(yīng)整齊排列，避免折疊、卷曲或損壞；對于電子培訓(xùn)資料，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并進行分類命名和標(biāo)注。（三）標(biāo)識管理1.在培訓(xùn)資料檔案庫或文件柜上標(biāo)明各類培訓(xùn)資料的存放區(qū)域和編號范圍，便于快速定位。2.對每份培訓(xùn)資料應(yīng)標(biāo)明名稱、編號、版本、編制或獲取日期等基本信息，確保資料的可識別性。（四）安全防護1.檔案庫應(yīng)安裝必要的安全防護設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入。2.對涉及公司機密的培訓(xùn)資料，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保資料的安全性。五、培訓(xùn)資料的借閱與使用（一）借閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱培訓(xùn)資料，應(yīng)填寫《培訓(xùn)資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱原因、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至培訓(xùn)管理部門。（二）借閱審批1.培訓(xùn)管理部門收到借閱申請表后，對申請進行審核。對于一般性培訓(xùn)資料的借閱，由培訓(xùn)管理部門負責(zé)人審批；對于涉及公司機密或重要培訓(xùn)資料的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審核通過后，培訓(xùn)管理部門通知資料保管人員辦理借閱手續(xù)。（三）借閱登記1.資料保管人員在借閱時，應(yīng)詳細記錄借閱人的姓名、部門、借閱資料名稱、編號、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息，并由借閱人簽字確認。2.借閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（四）資料使用1.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的用途使用培訓(xùn)資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非工作目的。2.在使用過程中，應(yīng)注意保護培訓(xùn)資料的完整性和安全性，不得損壞、涂改或丟失資料。（五）歸還要求1.借閱人應(yīng)在預(yù)計歸還日期前歸還培訓(xùn)資料。如需延期歸還，應(yīng)提前向培訓(xùn)管理部門提出申請，并說明延期原因。2.資料保管人員在接收歸還資料時，應(yīng)認真檢查資料的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失或逾期未還等情況，應(yīng)及時向借閱人催還，并按照規(guī)定進行處理。六、培訓(xùn)資料的更新與修訂（一）更新計劃1.培訓(xùn)管理部門應(yīng)定期對培訓(xùn)資料進行評估，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、培訓(xùn)需求變化以及法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的更新情況，制定培訓(xùn)資料更新計劃。2.更新計劃應(yīng)明確更新的內(nèi)容、范圍、時間節(jié)點和責(zé)任人等信息。（二）更新流程1.對于內(nèi)部培訓(xùn)教材的更新，由培訓(xùn)管理部門組織相關(guān)人員進行編寫或修訂，經(jīng)審核、批準(zhǔn)后發(fā)布新版本。2.對于外部培訓(xùn)資料的更新，培訓(xùn)管理部門根據(jù)更新計劃及時采購最新版本，并對原資料進行替換或補充。3.在培訓(xùn)資料更新后，應(yīng)及時對相關(guān)的培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書及相關(guān)文件等進行更新和調(diào)整。（三）版本管理1.對培訓(xùn)資料的不同版本進行標(biāo)識和管理，明確各版本的適用范圍和生效日期。2.在培訓(xùn)資料檔案庫中，應(yīng)保存各版本的培訓(xùn)資料，以便查閱和追溯。七、培訓(xùn)資料的銷毀（一）銷毀原因1.培訓(xùn)資料已過期、失效或不再使用。2.培訓(xùn)資料內(nèi)容存在錯誤、虛假或違反法律法規(guī)等情況。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、培訓(xùn)計劃變更等原因，不再需要保存的培訓(xùn)資料。（二）銷毀申請1.各部門如需銷毀培訓(xùn)資料，應(yīng)填寫《培訓(xùn)資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至培訓(xùn)管理部門。（三）銷毀審批1.培訓(xùn)管理部門收到銷毀申請表后，對申請進行審核。對于一般性培訓(xùn)資料的銷毀，由培訓(xùn)管理部門負責(zé)人審批；對于涉及公司機密或重要培訓(xùn)資料的銷毀，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審核通過后，培訓(xùn)管理部門組織相關(guān)人員對擬銷毀的培訓(xùn)資料進行清點和確認。（四）銷毀方式1.對于紙質(zhì)培訓(xùn)資料，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對于電子培訓(xùn)資料，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。2.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。（五）銷毀記錄1.資料保管人員應(yīng)對培訓(xùn)資料的銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀日期、銷毀資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。2.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.培訓(xùn)管理部門應(yīng)定期對培訓(xùn)資料的保管情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、存放環(huán)境、標(biāo)識管理等方面。2.檢查周期為每季度一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對培訓(xùn)資料的保管情況進行不定期抽查。2.抽查結(jié)果如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)