2026年跨境電商公司財(cái)務(wù)印章與U盾管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司財(cái)務(wù)印章與U盾的管理，保障公司資金安全、財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國票據(jù)法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，結(jié)合跨境電商業(yè)務(wù)資金往來頻繁、支付渠道多元的特點(diǎn)，制定本制度。第二條本制度所稱財(cái)務(wù)印章，是指公司開展財(cái)務(wù)活動(dòng)所使用的各類印章，包括但不限于公章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印章、發(fā)票專用章、合同專用章（財(cái)務(wù)相關(guān)）等；本制度所稱U盾，是指公司用于銀行賬戶操作、跨境支付平臺(tái)操作、稅務(wù)申報(bào)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)登錄等各類電子認(rèn)證介質(zhì)，包括銀行U盾、支付平臺(tái)安全證書、稅務(wù)UKey等。第三條本制度適用于公司各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)涉及財(cái)務(wù)印章與U盾的申請、刻制（申請）、領(lǐng)用、保管、使用、變更、注銷等全流程管理活動(dòng)，所有相關(guān)部門及人員均需嚴(yán)格遵守。第四條財(cái)務(wù)印章與U盾管理遵循以下基本原則：（一）安全可控原則：建立全流程閉環(huán)管理機(jī)制，確保印章與U盾的保管、使用、交接等環(huán)節(jié)安全無遺漏；（二）權(quán)責(zé)分離原則：財(cái)務(wù)印章與U盾的保管、使用、審核等職責(zé)嚴(yán)格分離，嚴(yán)禁一人兼任多項(xiàng)關(guān)鍵職責(zé)；（三）規(guī)范高效原則：明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限，在保障安全的前提下提升業(yè)務(wù)辦理效率；（四）全程追溯原則：對財(cái)務(wù)印章與U盾的所有操作均需記錄存檔，確保操作過程可追溯、可核查。第五條公司財(cái)務(wù)部門是財(cái)務(wù)印章與U盾管理的歸口部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)相關(guān)管理工作；行政部門協(xié)助做好財(cái)務(wù)印章的刻制、備案等工作；風(fēng)控部門負(fù)責(zé)對財(cái)務(wù)印章與U盾的管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門涉及財(cái)務(wù)印章與U盾使用的合規(guī)性審核。第二章財(cái)務(wù)印章的管理第六條財(cái)務(wù)印章的刻制需由財(cái)務(wù)部門提出申請，注明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批同意后，由行政部門統(tǒng)一到具備合法資質(zhì)的機(jī)構(gòu)刻制。嚴(yán)禁任何部門或個(gè)人擅自刻制財(cái)務(wù)印章。第七條財(cái)務(wù)印章刻制完成后，行政部門需及時(shí)辦理備案手續(xù)，并將印章移交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門需建立《財(cái)務(wù)印章管理臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄印章名稱、刻制日期、規(guī)格、備案信息、保管人、使用范圍等內(nèi)容，并對印章進(jìn)行拍照存檔。第八條財(cái)務(wù)印章實(shí)行專人保管、專柜存放制度：（一）財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管；法定代表人印章由法定代表人指定專人保管，或委托財(cái)務(wù)部門專人保管（需簽訂委托保管協(xié)議）；公章、發(fā)票專用章等根據(jù)實(shí)際情況明確專人保管；（二）所有財(cái)務(wù)印章均需存放于帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜中，保險(xiǎn)柜密碼由保管人專人保管，嚴(yán)禁向他人泄露。保管人離職或崗位調(diào)整時(shí)，需及時(shí)辦理密碼交接和變更手續(xù)；（三）保管人需定期檢查印章的完整性和存放環(huán)境安全性，發(fā)現(xiàn)異常情況立即向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理匯報(bào)。第九條財(cái)務(wù)印章的使用需嚴(yán)格履行審批流程：（一）使用財(cái)務(wù)印章前，使用部門需填寫《財(cái)務(wù)印章使用申請表》，注明使用印章名稱、使用事由、使用日期、相關(guān)業(yè)務(wù)憑證編號(hào)等信息，附相關(guān)業(yè)務(wù)資料（如合同、付款申請單、發(fā)票等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理用印手續(xù)；（二）對于金額較大、涉及重大業(yè)務(wù)的用印申請，需經(jīng)總經(jīng)理審批同意；涉及跨境支付、對外擔(dān)保等特殊業(yè)務(wù)的用印，還需經(jīng)風(fēng)控部門審核；（三）保管人需對用印申請材料的完整性、合規(guī)性進(jìn)行審核，確認(rèn)審批流程齊全后，方可加蓋印章。加蓋的印章需清晰、端正，不得模糊不清或蓋在空白憑證上；（四）用印完成后，保管人需在《財(cái)務(wù)印章使用臺(tái)賬》中詳細(xì)記錄使用日期、使用人、使用事由、業(yè)務(wù)憑證編號(hào)、用印次數(shù)等信息，使用人需簽字確認(rèn)。第十條財(cái)務(wù)印章的交接需嚴(yán)格履行交接手續(xù)：（一）保管人因離職、崗位調(diào)整等原因需移交印章的，需提前3個(gè)工作日向財(cái)務(wù)部門提交交接申請，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人監(jiān)督下辦理交接；（二）交接時(shí)，需核對印章的完整性，清點(diǎn)印章數(shù)量，查閱《財(cái)務(wù)印章管理臺(tái)賬》和使用記錄，填寫《財(cái)務(wù)印章交接清單》，明確交接雙方責(zé)任，交接雙方、監(jiān)交人需簽字確認(rèn)；（三）交接完成后，財(cái)務(wù)部門需及時(shí)更新《財(cái)務(wù)印章管理臺(tái)賬》中的保管人信息。第十一條財(cái)務(wù)印章出現(xiàn)磨損、變形等情況需重新刻制的，需按照本制度第六條規(guī)定的刻制流程辦理，同時(shí)將舊印章交回行政部門統(tǒng)一銷毀，并在《財(cái)務(wù)印章管理臺(tái)賬》中注明銷毀日期、銷毀方式等信息。第十二條公司因業(yè)務(wù)調(diào)整、注銷等原因不再需要使用財(cái)務(wù)印章的，需由財(cái)務(wù)部門提出注銷申請，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，將印章交回行政部門統(tǒng)一銷毀，并辦理備案注銷手續(xù)，相關(guān)信息記入《財(cái)務(wù)印章管理臺(tái)賬》。第三章U盾的管理第十三條U盾的申請需由財(cái)務(wù)部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出，注明U盾用途、使用平臺(tái)、申請人等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批同意后，由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一辦理申請手續(xù)。涉及銀行U盾的，需由財(cái)務(wù)部門配合銀行完成身份核驗(yàn)、信息登記等工作；涉及跨境支付平臺(tái)、稅務(wù)系統(tǒng)等U盾的，需按相關(guān)平臺(tái)要求辦理申請。第十四條U盾申請完成后，財(cái)務(wù)部門需建立《U盾管理臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄U盾名稱、用途、申請日期、使用平臺(tái)、設(shè)備編號(hào)、保管人、綁定賬戶信息等內(nèi)容，并對U盾進(jìn)行拍照存檔。第十五條U盾實(shí)行專人保管、專人使用制度：（一）每個(gè)U盾需明確唯一保管人，保管人需對U盾的安全負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人使用；確因工作需要臨時(shí)交接的，需填寫《U盾臨時(shí)交接單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在監(jiān)交人監(jiān)督下辦理交接，交接完成后及時(shí)收回；（二）U盾需存放于安全的環(huán)境中，日常攜帶外出時(shí)需妥善保管，避免丟失或損壞；下班前需將U盾從電腦上拔出，存放于保險(xiǎn)柜或帶鎖抽屜中；（三）U盾密碼需由保管人專人設(shè)置和保管，密碼設(shè)置需符合安全要求（長度不少于8位，包含字母、數(shù)字和特殊符號(hào)），嚴(yán)禁使用簡單密碼或向他人泄露密碼。保管人需定期（每3個(gè)月）更換密碼，并在《U盾管理臺(tái)賬》中記錄密碼更換日期；（四）U盾需安裝必要的安全防護(hù)軟件，避免感染病毒或被惡意入侵。保管人發(fā)現(xiàn)U盾無法正常使用、被盜或丟失時(shí)，需立即采取措施（如凍結(jié)賬戶、掛失U盾），并向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理匯報(bào)。第十六條U盾的使用需嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：（一）使用U盾辦理業(yè)務(wù)前，需確認(rèn)業(yè)務(wù)申請材料齊全、審批流程合規(guī)，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核同意后，方可登錄系統(tǒng)辦理；（二）使用U盾登錄系統(tǒng)時(shí)，需仔細(xì)核對系統(tǒng)地址和登錄信息，避免登錄虛假網(wǎng)站或輸入錯(cuò)誤信息；辦理業(yè)務(wù)過程中，需嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)流程操作，確保操作指令準(zhǔn)確無誤；（三）業(yè)務(wù)辦理完成后，需及時(shí)退出系統(tǒng)，拔出U盾，妥善保管。同時(shí)，需在《U盾使用臺(tái)賬》中詳細(xì)記錄使用日期、使用人、業(yè)務(wù)內(nèi)容、操作指令、辦理結(jié)果等信息；（四）嚴(yán)禁使用U盾辦理與業(yè)務(wù)無關(guān)的事項(xiàng)，嚴(yán)禁利用U盾泄露公司財(cái)務(wù)信息、賬戶信息等敏感數(shù)據(jù)。第十七條U盾的變更、注銷需由使用部門提出申請，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批同意后，由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一辦理。涉及銀行U盾的，需配合銀行完成變更、注銷手續(xù)；涉及其他平臺(tái)U盾的，按相關(guān)平臺(tái)要求辦理。變更、注銷完成后，財(cái)務(wù)部門需及時(shí)更新《U盾管理臺(tái)賬》信息，對注銷的U盾進(jìn)行回收、銷毀，并記錄相關(guān)情況。第四章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十八條財(cái)務(wù)部門需每月對財(cái)務(wù)印章與U盾的管理和使用情況進(jìn)行自查，核查臺(tái)賬記錄與實(shí)際情況是否一致、操作流程是否合規(guī)，并形成自查報(bào)告。第十九條風(fēng)控部門每季度需對財(cái)務(wù)印章與U盾的管理和使用情況進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督檢查，重點(diǎn)核查保管是否到位、使用是否合規(guī)、交接是否規(guī)范、臺(tái)賬記錄是否完整等，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，跟蹤整改落實(shí)情況。第二十條公司審計(jì)部門在年度審計(jì)或?qū)ｍ?xiàng)審計(jì)中，需將財(cái)務(wù)印章與U盾管理情況納入審計(jì)范圍，對存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患提出審計(jì)建議。第二十一條對違反本制度規(guī)定的部門或個(gè)人，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理：（一）未按規(guī)定申請刻制、領(lǐng)用財(cái)務(wù)印章或申請U盾的，責(zé)令限期整改，扣減相關(guān)部門年度績效考核分?jǐn)?shù)；（二）保管人未按規(guī)定保管財(cái)務(wù)印章或U盾，導(dǎo)致印章、U盾丟失、損壞或密碼泄露的，追究保管人責(zé)任，造成公司損失的，承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；（三）未經(jīng)審批擅自使用財(cái)務(wù)印章或U盾，或使用財(cái)務(wù)印章、U盾辦理違規(guī)業(yè)務(wù)的，嚴(yán)肅追究相關(guān)人員責(zé)任；造成公司損失的，承擔(dān)全額賠償責(zé)任；涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理；（四）在財(cái)務(wù)印章與U盾交接、使用過程中，未按規(guī)定履行交接手續(xù)、