2026年跨境電商公司公章外借審批管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司公章外借審批管理，強(qiáng)化公章使用安全管控，防范因公章外借不當(dāng)導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)損失及品牌聲譽(yù)損害，保障公司跨境電商業(yè)務(wù)合法合規(guī)開(kāi)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)公司法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，結(jié)合跨境電商行業(yè)公章使用高頻場(chǎng)景（如跨境合同簽訂、海外市場(chǎng)準(zhǔn)入備案、涉外資質(zhì)辦理等）特性，制定本制度。第二條本制度所稱公章，是指公司行政公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章等具有法律效力或公司管理效力的印章；所稱公章外借，是指因公司經(jīng)營(yíng)管理需要，公章保管人將公章借出公司指定保管場(chǎng)所（如行政辦公室保險(xiǎn)柜），由申請(qǐng)部門人員攜帶至外部使用的行為。第三條本制度適用于公司各業(yè)務(wù)部門、職能部門及下屬分支機(jī)構(gòu)因工作需要申請(qǐng)公章外借的所有活動(dòng)，全體涉及公章外借申請(qǐng)、審批、保管、使用的人員均需嚴(yán)格遵守。第四條公章外借審批管理遵循以下基本原則：（一）從嚴(yán)管控原則：公章外借視為高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，實(shí)行“非必要不外借、可替代不外借”，優(yōu)先采用現(xiàn)場(chǎng)蓋章、電子簽章替代外借方式；（二）合法合規(guī)原則：外借公章的使用范圍、場(chǎng)景必須符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，嚴(yán)禁用于違法違規(guī)、超出業(yè)務(wù)權(quán)限的事項(xiàng)；（三）權(quán)責(zé)明確原則：明確申請(qǐng)部門、審批部門、公章保管人、外借使用人的各自職責(zé)，確保每一筆外借都有跡可循、責(zé)任可追溯；（四）閉環(huán)管理原則：建立“申請(qǐng)-審批-登記-外借-使用監(jiān)督-歸還-歸檔”全流程閉環(huán)管理，確保公章外借全周期可控；（五）分級(jí)審批原則：根據(jù)公章類型、外借用途、外借期限及涉及業(yè)務(wù)金額，實(shí)行分級(jí)審批，提升管理效率與風(fēng)險(xiǎn)防控精準(zhǔn)度。第五條公司行政部門是公章外借審批管理的歸口部門，負(fù)責(zé)公章的日常保管、外借申請(qǐng)審核、登記備案、使用監(jiān)督及歸檔管理；各申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)本部門公章外借的真實(shí)需求審核、使用人的指定與管理；法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)公章外借涉及的法律文件進(jìn)行合規(guī)審核；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)涉及資金往來(lái)的公章外借事項(xiàng)進(jìn)行財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)審核；公司管理層按權(quán)限負(fù)責(zé)公章外借的最終審批。第二章公章外借適用范圍與條件第六條公章外借僅適用于以下符合公司經(jīng)營(yíng)管理需求的場(chǎng)景：（一）跨境業(yè)務(wù)合作：需在海外合作方所在地簽訂跨境電商平臺(tái)入駐協(xié)議、供應(yīng)鏈采購(gòu)合同、物流合作協(xié)議等法律文件的；（二）涉外資質(zhì)辦理：向海外監(jiān)管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)提交備案材料、資質(zhì)申請(qǐng)文件，需現(xiàn)場(chǎng)加蓋公章確認(rèn)的；（三）政府部門要求：國(guó)內(nèi)及海外政府相關(guān)部門開(kāi)展檢查、備案、審批工作，需現(xiàn)場(chǎng)提供加蓋公章文件的；（四）緊急業(yè)務(wù)處置：跨境業(yè)務(wù)突發(fā)緊急事項(xiàng)（如海外倉(cāng)庫(kù)緊急備案、平臺(tái)賬號(hào)異常申訴等），需立即使用公章且無(wú)法在公司完成蓋章的；（五）其他經(jīng)公司管理層審批同意的特殊情形。第七條存在以下情形之一的，嚴(yán)禁公章外借：（一）用于個(gè)人事務(wù)或與公司經(jīng)營(yíng)管理無(wú)關(guān)的事項(xiàng)；（二）用于空白合同、空白介紹信、空白證明文件等無(wú)明確指向的文件；（三）申請(qǐng)事由不真實(shí)、申請(qǐng)材料不完整或存在虛假信息的；（四）外借使用人曾有公章使用違規(guī)記錄或未按規(guī)定履行公章使用義務(wù)的；（五）涉及高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)且未完成法務(wù)審核、財(cái)務(wù)審核的；（六）其他不符合法律法規(guī)及公司規(guī)定的情形。第八條申請(qǐng)公章外借需同時(shí)滿足以下條件：（一）有明確、真實(shí)的外借事由，且符合本制度第六條規(guī)定的適用范圍；（二）提前準(zhǔn)備完整的申請(qǐng)材料，包括外借申請(qǐng)、擬使用文件清單及復(fù)印件、合作方資質(zhì)證明（如有）等；（三）指定責(zé)任心強(qiáng)、熟悉公章使用規(guī)定的正式員工作為外借使用人，且使用人無(wú)違規(guī)記錄；（四）明確外借期限，原則上外借期限不超過(guò)3個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，需另行提交延期申請(qǐng)；（五）涉及跨境業(yè)務(wù)合同、資金往來(lái)的，已完成法務(wù)部門合規(guī)審核及財(cái)務(wù)部門風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。第三章公章外借審批流程第九條公章外借審批實(shí)行分級(jí)審批機(jī)制，根據(jù)公章類型、外借用途及涉及業(yè)務(wù)金額分為普通審批、專項(xiàng)審批、重大審批三個(gè)級(jí)別，具體審批權(quán)限如下：（一）普通審批：行政公章用于常規(guī)涉外備案文件、無(wú)資金往來(lái)的業(yè)務(wù)證明，外借期限1個(gè)工作日內(nèi)的，由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部門負(fù)責(zé)人審批；（二）專項(xiàng)審批：合同專用章用于跨境業(yè)務(wù)合同（金額50萬(wàn)元以下）、財(cái)務(wù)專用章用于涉外財(cái)務(wù)備案，外借期限1-3個(gè)工作日的，由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)部門及財(cái)務(wù)部門聯(lián)合審核、行政部門負(fù)責(zé)人復(fù)審、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；（三）重大審批：公章外借用于金額50萬(wàn)元及以上的跨境業(yè)務(wù)合同、外借期限超過(guò)3個(gè)工作日、涉及公司重大權(quán)益的事項(xiàng)，需經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)部門及財(cái)務(wù)部門聯(lián)合審核、行政部門負(fù)責(zé)人復(fù)審、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理終審。第十條公章外借申請(qǐng)需遵循以下流程：（一）申請(qǐng)?zhí)峤唬荷暾?qǐng)部門指定專人填寫(xiě)《公章外借申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明公章類型、外借事由、外借期限、使用地點(diǎn)、使用人信息、擬使用文件名稱及數(shù)量等內(nèi)容，附擬使用文件復(fù)印件、合作方資質(zhì)證明（如有）等材料，經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。（二）部門審核：行政部門收到申請(qǐng)材料后，1個(gè)工作日內(nèi)完成材料完整性、規(guī)范性審核；如需法務(wù)審核、財(cái)務(wù)審核的，同步流轉(zhuǎn)至相關(guān)部門，法務(wù)部門需在1個(gè)工作日內(nèi)完成法律合規(guī)性審核，明確審核意見(jiàn)；財(cái)務(wù)部門需在1個(gè)工作日內(nèi)完成財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，出具評(píng)估意見(jiàn)；審核未通過(guò)的，一次性告知申請(qǐng)部門補(bǔ)充完善材料或說(shuō)明未通過(guò)原因。（三）分級(jí)審批：審核通過(guò)的申請(qǐng)材料，按本制度第九條規(guī)定的審批級(jí)別流轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)審批人審批；審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，明確審批意見(jiàn)；重大審批事項(xiàng)需提交公司管理層會(huì)議審議的，由行政部門統(tǒng)籌安排審議時(shí)間，審議通過(guò)后出具審批意見(jiàn)。（四）登記備案：審批通過(guò)后，行政部門對(duì)公章外借相關(guān)信息進(jìn)行統(tǒng)一登記，建立《公章外借管理臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄審批單號(hào)、公章類型、外借事由、外借期限、使用人、審批人、借出時(shí)間等信息；同時(shí)，行政部門公章保管人需與使用人共同核對(duì)公章信息，明確外借使用要求及責(zé)任，雙方簽字確認(rèn)。（五）公章借出：登記備案完成后，公章保管人按審批意見(jiàn)將公章交付使用人，使用人需當(dāng)面檢查公章完好情況，確認(rèn)無(wú)誤后領(lǐng)??；行政部門需留存使用人身份證復(fù)印件及聯(lián)系方式，便于外借期間溝通對(duì)接。第十一條公章外借延期申請(qǐng)流程：因特殊情況需延長(zhǎng)外借期限的，申請(qǐng)部門需在原外借期限到期前1個(gè)工作日提交《公章外借延期申請(qǐng)表》，說(shuō)明延期原因、延長(zhǎng)時(shí)限及保障措施，按原審批流程重新審批；延期審批通過(guò)后，行政部門更新《公章外借管理臺(tái)賬》，未獲批延期的，使用人需按原期限歸還公章。第四章公章外借期間管理第十二條公章外借期間，使用人是公章安全使用的第一責(zé)任人，需嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：（一）僅限在審批確定的用途、范圍及期限內(nèi)使用公章，嚴(yán)禁超范圍、超期限使用，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人使用或交由他人保管；（二）妥善保管公章，隨身攜帶時(shí)需置于安全的保管容器中，避免公章丟失、損壞或被他人盜用；存放時(shí)需選擇安全場(chǎng)所，嚴(yán)禁隨意放置在公共場(chǎng)所；（三）使用公章前，需再次核對(duì)擬使用文件的真實(shí)性、完整性及合規(guī)性，確認(rèn)文件內(nèi)容與申請(qǐng)事由一致，無(wú)修改、增刪痕跡；涉及跨境業(yè)務(wù)合同的，需與合作方當(dāng)面核對(duì)合同條款，確認(rèn)無(wú)誤后加蓋公章；（四）每次使用公章后，需在《公章外借使用記錄表》中詳細(xì)記錄使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、文件名稱、份數(shù)及合作方（如有）等信息，使用完成后需由相關(guān)方簽字確認(rèn)；（五）外借期間如遇公章丟失、損壞、被盜或被他人冒用等情況，需立即采取應(yīng)急措施（如發(fā)布聲明、報(bào)警等），同時(shí)第一時(shí)間向行政部門負(fù)責(zé)人、申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，不得隱瞞不報(bào)或擅自處理。第十三條外借期間，申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人需對(duì)使用人進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)了解公章使用進(jìn)展，督促使用人按規(guī)定履行責(zé)任；行政部門需通過(guò)電話、微信等方式定期與使用人溝通，核查公章使用情況，確保公章安全可控。第十四條公章外借期間涉及跨境業(yè)務(wù)文件蓋章的，使用人需在蓋章后及時(shí)將文件原件掃描件發(fā)送至行政部門及法務(wù)部門備案，便于后續(xù)核查；如需留存原件的，需在歸還公章時(shí)一并提交行政部門歸檔。第五章公章歸還與歸檔管理第十五條公章使用人需嚴(yán)格按審批期限歸還公章，歸還時(shí)需遵循以下流程：（一）使用人需攜帶公章、《公章外借使用記錄表》、已使用文件原件及復(fù)印件、未使用文件（如有）等材料，到行政部門辦理歸還手續(xù)；（二）行政部門公章保管人需當(dāng)面核對(duì)公章完好情況，檢查《公章外借使用記錄表》填寫(xiě)的完整性、規(guī)范性，核查已使用文件與申請(qǐng)文件清單的一致性；（三）核對(duì)無(wú)誤后，公章保管人將公章放回指定保管場(chǎng)所，使用人、保管人雙方在《公章外借管理臺(tái)賬》中簽字確認(rèn)歸還時(shí)間；（四）如存在未使用文件，需由行政部門核對(duì)后收回銷毀，相關(guān)情況記錄在臺(tái)賬中；如發(fā)現(xiàn)公章使用違規(guī)情況，需立即向行政部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，暫緩辦理歸還手續(xù)，待核查處理完成后再行歸檔。第十六條公章歸還后，行政部門需在3個(gè)工作日內(nèi)完成相關(guān)材料的整理歸檔工作，歸檔材料包括：（一）《公章外借申請(qǐng)表》及審批材料；（二）《公章外借使用記錄表》；（三）已使用文件的原件或復(fù)印件、未使用文件銷毀記錄；（四）外借期間的溝通記錄、核查記錄（如有）；（五）其他相關(guān)佐證材料。第十七條歸檔材料實(shí)行分類管理，電子檔案存儲(chǔ)于公司指定文件管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案整理裝訂后存放于行政部門檔案柜，保管期限不少于5年；涉及公司重大權(quán)益的跨境業(yè)務(wù)公章外借歸檔材料，保管期限不少于10年。第十八條各部門因工作需要查閱公章外借歸檔材料的，需向行政部門提交查閱申請(qǐng)，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審批同意后，在指定地點(diǎn)查閱，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘抄或帶出；查閱過(guò)程中需愛(ài)護(hù)檔案材料，確保檔案完整。第六章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十九條行政部門聯(lián)合法務(wù)部門、風(fēng)控部門建立常態(tài)化公章外借監(jiān)督檢查機(jī)制，定期（每月）或不定期開(kāi)展專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查以下內(nèi)容：（一）公章外借審批流程的合規(guī)性，是否存在未經(jīng)審批、越權(quán)審批等情況；（二）外借期間公章使用的規(guī)范性，是否存在超范圍、超期限使用，轉(zhuǎn)借他人等違規(guī)行為；（三）歸還與歸檔的完整性，是否按規(guī)定及時(shí)歸還公章、整理歸檔相關(guān)材料；（四）《公章外借管理臺(tái)賬》《公章外借使用記錄表》填寫(xiě)的真實(shí)性、完整性。第二十條監(jiān)督檢查可采取查閱臺(tái)賬、歸檔材料、與使用人及相關(guān)負(fù)責(zé)人座談、實(shí)地核查使用場(chǎng)景（如有）等方式開(kāi)展；檢查結(jié)果需形成《公章外借監(jiān)督檢查報(bào)告》，報(bào)送公司管理層，并通報(bào)各部門；對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，相關(guān)部門需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成整改，行政部門跟蹤整改落實(shí)情況，確保問(wèn)題整改到位。第二十一條對(duì)在公章外借審批管理過(guò)程中存在以下行為的，公司將追究相關(guān)部門及人員責(zé)任：（一）申請(qǐng)部門虛構(gòu)外借事由、提供虛假材料申請(qǐng)公章外借的，責(zé)令限期整改，扣減部門年度績(jī)效考核分?jǐn)?shù)，追究部門負(fù)責(zé)人及申請(qǐng)人員責(zé)任；（二）審批人未按規(guī)定履行審批職責(zé)，存在越權(quán)審批、違規(guī)審批或?qū)徟粐?yán)導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的，給予通報(bào)批評(píng)，扣減績(jī)效考核分?jǐn)?shù)；造成公司損失的，承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任；（三）公章保管人未按規(guī)定登記備案、核查公章信息，或未及時(shí)跟蹤外借情況的，給予通報(bào)批評(píng)；導(dǎo)致公章丟失、損壞的，承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；（四）使用人違反規(guī)定超范圍、超期限使用公章，轉(zhuǎn)借他人使用，或隱瞞公章使用異常情況的，給予通報(bào)批評(píng)、扣減績(jī)效考核分?jǐn)?shù)；造成公司經(jīng)濟(jì)損失或品牌聲譽(yù)損害的，承擔(dān)全額賠償責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，按公司員工獎(jiǎng)懲管理相關(guān)規(guī)定給予紀(jì)律處分；涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理；（五）相關(guān)部門未按要求配合監(jiān)督檢查或拒不整改檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，扣減部門年度績(jī)效考核分?jǐn)?shù)，追究部門負(fù)責(zé)人責(zé)任。第二十二條因公章外借違規(guī)導(dǎo)致公司產(chǎn)生法律糾紛、經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)向相關(guān)責(zé)任人員追償；對(duì)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)并及時(shí)制