2026年跨境電商公司會議紀要撰寫與歸檔管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司會議紀要的撰寫、審核、發(fā)布、歸檔及使用管理工作，確保會議決策事項清晰可追溯、執(zhí)行落地有依據(jù)，提升會議效率與決策執(zhí)行質(zhì)量，保障跨境業(yè)務(wù)相關(guān)會議信息的安全性與合規(guī)性，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》及公司相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合跨境電商行業(yè)特性（涉及多區(qū)域協(xié)同會議、跨境業(yè)務(wù)專項會議、多語種會議等）及實際運營情況，制定本制度。第二條本制度所稱會議紀要，是指公司各類正式會議（包括但不限于管理層決策會議、跨境業(yè)務(wù)專項會議、部門協(xié)同會議、項目推進會議、跨區(qū)域協(xié)調(diào)會議等）過程中，對會議議題、討論內(nèi)容、決策事項、行動部署等核心信息的系統(tǒng)性記錄文件，是會議精神傳達、決策事項落實、工作追溯核查的重要依據(jù)。本制度適用于公司全體在職員工及所有正式會議的組織與參與部門，包括行政部、各業(yè)務(wù)部門（運營部、采購部、合規(guī)部等）、公司管理層；覆蓋會議紀要從撰寫、審核、發(fā)布、歸檔到查閱使用的全生命周期管理。第三條會議紀要撰寫與歸檔遵循“及時準確、客觀完整、清晰規(guī)范、安全保密、全程可追溯”的原則，確保每一份會議紀要都能真實反映會議核心內(nèi)容，滿足決策執(zhí)行、業(yè)務(wù)追溯及合規(guī)管理的需求。第四條公司建立會議紀要撰寫與歸檔動態(tài)管理機制，行政部作為牽頭部門統(tǒng)籌推進各項管理工作，各業(yè)務(wù)部門協(xié)同配合做好本部門相關(guān)會議紀要的撰寫、審核及資料提交工作，確保制度落地見效。第二章組織架構(gòu)與職責第五條行政部是會議紀要撰寫與歸檔管理的牽頭責任部門，整體職責包括：制定會議紀要撰寫規(guī)范、歸檔標準及具體操作細則；統(tǒng)籌公司重要會議（如管理層會議、跨部門重大協(xié)同會議、跨境業(yè)務(wù)全局會議等）的紀要撰寫、審核與歸檔工作；建立公司會議紀要管理臺賬，統(tǒng)一管理歸檔資料；負責會議紀要查閱、借閱的審核與登記；定期開展會議紀要管理專項檢查，優(yōu)化管理流程；組織相關(guān)培訓，提升員工紀要撰寫能力。第六條各業(yè)務(wù)部門職責包括：負責本部門主導召開的會議（如部門例會、業(yè)務(wù)專項會議、跨境平臺運營專題會等）的紀要撰寫、初審工作；及時將審核通過的會議紀要及相關(guān)附件提交至行政部歸檔；配合行政部開展會議紀要管理檢查與優(yōu)化工作；督促本部門員工落實會議紀要中的決策事項，及時反饋執(zhí)行進展；妥善保管本部門未歸檔的會議紀要初稿及相關(guān)資料。第七條會議主持人職責包括：統(tǒng)籌把控會議流程，明確會議核心議題與討論方向，確保會議內(nèi)容聚焦、高效；會議結(jié)束前，梳理會議核心結(jié)論、決策事項及行動部署，確認關(guān)鍵信息無遺漏；審核會議紀要初稿，確保紀要內(nèi)容與會議實際情況一致，決策事項清晰、責任主體明確。第八條會議紀要撰寫人職責包括：提前熟悉會議議題、參會人員及相關(guān)背景資料，做好會議記錄準備工作；會議過程中，全面、準確記錄會議內(nèi)容，重點標注決策事項、行動項、責任人、完成時限等關(guān)鍵信息；會議結(jié)束后，及時整理記錄，按規(guī)范撰寫會議紀要初稿；配合會議主持人及相關(guān)部門完成紀要審核，根據(jù)審核意見修改完善；將審核通過的會議紀要及附件提交至指定部門歸檔。第九條公司管理層職責包括：審批會議紀要管理相關(guān)制度及重大會議的紀要內(nèi)容；監(jiān)督會議紀要撰寫與歸檔工作的合規(guī)性與有效性；協(xié)調(diào)解決會議紀要管理中的重大問題；督促分管部門落實會議紀要中的決策事項。第十條全體參會人員職責包括：積極參與會議討論，清晰表達觀點；會議結(jié)束后，配合撰寫人核對會議相關(guān)信息，確保紀要內(nèi)容準確；按要求落實會議紀要中明確的本崗位相關(guān)行動項，及時反饋執(zhí)行情況。第三章會議紀要撰寫管理第十一條撰寫范圍界定：公司各類正式會議均需撰寫會議紀要，包括但不限于：管理層決策會議、年度/季度/月度經(jīng)營分析會、跨境業(yè)務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃會、跨境平臺運營專題會、供應(yīng)商合作洽談會、跨部門協(xié)同推進會、重大項目啟動會、合規(guī)風險研判會、跨區(qū)域辦公協(xié)調(diào)會等；非正式的溝通會、短會可根據(jù)需要簡化記錄或不撰寫正式紀要，但涉及業(yè)務(wù)決策或行動部署的，需形成簡易記錄并留存。第十二條撰寫基本要求：（一）及時性：會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成紀要初稿撰寫，復(fù)雜會議（如跨境業(yè)務(wù)多議題會議、跨區(qū)域協(xié)調(diào)會）可延長至48小時，特殊情況需延遲的，需經(jīng)會議主持人審批并說明理由；（二）準確性：嚴格依據(jù)會議實際內(nèi)容撰寫，客觀反映參會人員的觀點與討論過程，準確提煉決策事項與行動部署，避免主觀臆斷或信息偏差；涉及跨境業(yè)務(wù)術(shù)語、平臺規(guī)則、合規(guī)要求、數(shù)據(jù)指標等關(guān)鍵信息的，需反復(fù)核對確保無誤；（三）完整性：涵蓋會議核心要素，確保信息無遺漏；對于有爭議的議題，需記錄不同觀點及最終協(xié)調(diào)結(jié)果；（四）規(guī)范性：語言簡潔明了、邏輯清晰，避免冗余表述；格式統(tǒng)一規(guī)范，按規(guī)定標注會議基本信息、核心內(nèi)容等模塊；（五）保密性：對會議中涉及的商業(yè)機密、未公開業(yè)務(wù)信息、跨境合規(guī)敏感信息等，嚴格做好保密處理，撰寫過程中妥善保管記錄資料，避免信息泄露。第十三條撰寫核心內(nèi)容：（一）會議基本信息：包括會議名稱、會議時間（精確到年月日時分）、會議地點（線下地址或線上會議平臺及會議號）、參會人員（姓名+部門+職務(wù)）、缺席人員（姓名+部門+職務(wù)+缺席原因）、主持人、撰寫人；（二）會議議題：明確會議需討論解決的核心問題，按討論順序依次列出；（三）討論過程與核心觀點：簡要記錄各議題的討論情況，提煉參會人員的核心觀點，重點標注關(guān)鍵爭議點及協(xié)調(diào)過程；（四）決策事項：清晰列出會議達成的最終決策，包括業(yè)務(wù)方向、方案確定、政策調(diào)整、資源配置等核心結(jié)論，涉及跨境業(yè)務(wù)的需明確符合的境內(nèi)外合規(guī)要求；（五）行動部署：詳細記錄會議明確的各項行動項，包括行動內(nèi)容、責任部門/責任人、協(xié)同部門、完成時限、驗收標準、所需資源支持等，跨境業(yè)務(wù)相關(guān)行動項需額外標注跨境對接要求及風險防控要點；（六）其他事項：包括需后續(xù)跟進的問題、下次會議議題建議、會議附件清單等。第十四條跨境業(yè)務(wù)會議紀要撰寫專項要求：（一）涉及多語種會議的，需同步撰寫中文紀要，關(guān)鍵外文表述需準確翻譯并標注原文，確保信息傳遞無偏差；（二）涉及境外供應(yīng)商、境外平臺方的會議，需明確雙方達成的合作條款、權(quán)利義務(wù)、溝通機制等核心信息，避免模糊表述；（三）涉及跨境合規(guī)、稅務(wù)、物流等專項議題的，需詳細記錄合規(guī)要求、風險點及應(yīng)對措施，明確責任部門及落實時限；（四）跨區(qū)域會議紀要需標注各區(qū)域參會方的核心訴求及協(xié)調(diào)結(jié)果，明確跨區(qū)域協(xié)同的具體機制與對接人。第十五條撰寫與審核流程：（一）記錄與初稿撰寫：撰寫人在會議過程中做好實時記錄，可采用文字記錄、錄音輔助記錄（需提前告知參會人員）等方式，確保記錄全面；會議結(jié)束后，結(jié)合記錄快速整理形成紀要初稿；（二）內(nèi)部核對：撰寫人完成初稿后，可與會議主持人或核心參會人員核對關(guān)鍵信息，確保紀要內(nèi)容準確無誤；（三）部門初審：本部門主導的會議，紀要初稿需經(jīng)部門負責人審核，重點審核內(nèi)容完整性、決策事項清晰度、行動項合理性；（四）主持人審核：部門初審?fù)ㄟ^后，提交會議主持人審核，主持人需全面審核紀要內(nèi)容與會議實際情況的一致性，確保無遺漏、無偏差，審核通過后簽字確認；（五）定稿發(fā)布：審核通過的會議紀要，由撰寫人按規(guī)定格式排版，經(jīng)行政部統(tǒng)一編號后，通過公司指定渠道（如內(nèi)部郵件、協(xié)同平臺）發(fā)布至相關(guān)參會人員及責任部門；涉及公司重大決策或全局業(yè)務(wù)的紀要，需經(jīng)公司管理層審批后再發(fā)布。第四章會議紀要歸檔管理第十六條歸檔基本要求：（一）歸檔范圍：包括審核通過的會議紀要定稿（紙質(zhì)版及電子版）、會議議程、參會人員簽到表、會議PPT、匯報材料、討論文件、相關(guān)合同草案、數(shù)據(jù)報表、跨境業(yè)務(wù)合規(guī)證明等會議相關(guān)附件資料；（二）歸檔時限：會議紀要發(fā)布后3個工作日內(nèi)，撰寫人需將完整的歸檔資料提交至行政部；行政部在收到資料后5個工作日內(nèi)完成整理歸檔；（三）歸檔規(guī)范：歸檔資料需完整、清晰，紙質(zhì)版需按要求裝訂，電子版需命名規(guī)范（命名格式：年份-月份-會議名稱-紀要），確保便于檢索與查閱；（四）雙軌歸檔：實行紙質(zhì)版與電子版雙軌歸檔制度，紙質(zhì)版歸檔至公司檔案管理室，電子版歸檔至公司指定的檔案管理系統(tǒng)，確保資料安全存儲與備份。第十七條歸檔流程：（一）資料收集：撰寫人整理會議紀要定稿及相關(guān)附件資料，核對資料完整性后，填寫《會議紀要歸檔申請表》，注明會議名稱、歸檔資料清單、提交人、提交日期等信息；（二）部門確認：本部門主導的會議，歸檔資料需經(jīng)部門負責人簽字確認，確保歸檔資料的完整性與合規(guī)性；（三）行政部審核：行政部接收歸檔資料后，審核資料完整性、格式規(guī)范性，核對《會議紀要歸檔申請表》信息與實際資料是否一致；審核通過的，辦理歸檔手續(xù)；審核不通過的，退回撰寫人補充完善；（四）分類歸檔：行政部按會議類型（如管理層會議、跨境業(yè)務(wù)會議、部門會議等）、年份、部門對歸檔資料進行分類整理，紙質(zhì)版按編號順序存入檔案柜，電子版上傳至檔案管理系統(tǒng)并設(shè)置訪問權(quán)限；（五）臺賬登記：行政部建立會議紀要歸檔管理臺賬，詳細記錄會議名稱、歸檔編號、歸檔時間、歸檔資料清單、撰寫人、保管期限、查閱記錄等信息，實行動態(tài)更新，確保歸檔資料可追溯。第十八條保管期限：（一）普通部門例會、日常溝通會等一般性會議紀要，保管期限為3年；（二）月度/季度經(jīng)營分析會、業(yè)務(wù)專項推進會、跨境平臺運營專題會等會議紀要，保管期限為5年；（三）年度經(jīng)營會、戰(zhàn)略規(guī)劃會、重大項目決策會、跨境業(yè)務(wù)戰(zhàn)略合作會、合規(guī)風險研判會等涉及公司核心業(yè)務(wù)與重大決策的會議紀要，保管期限為10年；（四）涉及公司合并、分立、清算、重大投融資、跨境合規(guī)重大事項等具有永久保存價值的會議紀要，永久保管；（五）保管期限自會議結(jié)束次年1月1日起計算，期滿后由行政部按規(guī)定流程申請銷毀，經(jīng)公司管理層審批后，在監(jiān)督下完成銷毀并記錄。第十九條查閱與借閱管理：（一）內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱會議紀要的，需填寫《會議紀要查閱申請表》，注明查閱事由、查閱范圍、查閱方式（現(xiàn)場查閱/復(fù)制），經(jīng)所在部門負責人審批后，到行政部辦理查閱手續(xù)；查閱過程中需遵守檔案管理規(guī)定，不得涂改、勾畫、損壞歸檔資料，不得泄露資料內(nèi)容；（二）內(nèi)部借閱：需借閱紙質(zhì)版會議紀要的，除填寫《會議紀要查閱申請表》外，還需注明借閱期限，經(jīng)所在部門負責人及行政部負責人審批后辦理借閱手續(xù)；借閱期限一般不超過7個工作日，確需延長的，需提前申請；借閱人員需妥善保管借閱資料，按時歸還，確保資料完整無損壞；（三）外部查閱：外部單位（如稅務(wù)機關(guān)、審計機構(gòu)、律師事務(wù)所等）因工作需要查閱會議紀要的，需提供有效證明文件（如單位介紹信、執(zhí)法證件等），說明查閱事由與范圍，經(jīng)公司管理層審批后，在行政部人員陪同下現(xiàn)場查閱，不得復(fù)制、摘抄涉密資料；涉及跨境業(yè)務(wù)機密、商業(yè)秘密的，需簽訂保密協(xié)議后再辦理查閱手續(xù)；（四）查閱/借閱登記：行政部需詳細記錄每一次查閱/借閱情況，包括查閱/借閱人、單位、事由、查閱/借閱資料清單、時間、歸還情況等信息，存入歸檔管理臺賬。第二十條電子檔案管理：（一）行政部負責維護檔案管理系統(tǒng)的正常運行，定期對電子歸檔資料進行備份，確保資料安全存儲，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞；（二）電子會議紀要按權(quán)限分級管理，根據(jù)會議內(nèi)容的涉密程度設(shè)置不同的訪問權(quán)限，普通員工僅可訪問與本崗位工作相關(guān)的會議紀要，核心決策會議、涉密跨境業(yè)務(wù)會議紀要僅允許指定人員訪問；（三）員工訪問電子會議紀要時，需遵守公司信息安全規(guī)定，不得擅自下載、復(fù)制、傳播涉密資料，嚴禁將電子檔案泄露給外部人員。第五章監(jiān)督考核與責任追究第二十一條監(jiān)督機制：（一）日常監(jiān)督：行政部每月對會議紀要撰寫、審核、發(fā)布及歸檔情況進行抽查，重點檢查撰寫及時性、內(nèi)容準確性、歸檔完整性，及時發(fā)現(xiàn)并糾正管理中的不規(guī)范行為；（二）專項檢查：行政部每季度開展一次會議紀要管理專項檢查，覆蓋各部門各類會議，全面核查管理制度的執(zhí)行情況，形成專項檢查報告并上報公司管理層；（三）反饋機制：設(shè)立會議紀要管理意見反饋渠道，鼓勵員工對紀要撰寫質(zhì)量、歸檔效率、查閱流程等提出意見與建議，行政部及時梳理并優(yōu)化相關(guān)流程。第二十二條考核評估：公司將會議紀要撰寫與歸檔管理工作納入各部門及相關(guān)崗位的年度績效考核體系，考核指標包括紀要撰寫及時性、內(nèi)容準確率、歸檔完整性、查閱服務(wù)滿意度等；考核結(jié)果與績效獎金、評優(yōu)評先直接掛鉤；對在會議紀要管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司給予表彰及物質(zhì)獎勵。第二十三條責任追究：對違反本制度規(guī)定的部門或個人，公司根據(jù)情節(jié)輕重給予通報批評、績效扣分、降薪等處分；情節(jié)嚴重的，追究相關(guān)負責人責任；造成公司經(jīng)濟損失或信息泄露的，依法追究賠償責任；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責任。具體違規(guī)情形包括：（一）未按規(guī)定撰寫會議紀要或延遲撰寫，導致決策事項無法追溯或執(zhí)行滯后的；（二）會議紀要內(nèi)容虛假、不準確、不完整，誤導決策或造成業(yè)務(wù)損失的；（三）未按規(guī)定審核會議紀要，導致違規(guī)內(nèi)容發(fā)布或歸檔的；（四）未按要求歸檔會議紀要及相關(guān)資料，或歸檔資料不完整、不規(guī)范